Pauta de reunião: o que é, como fazer, modelos prontos e mais!

Reuniões de equipe são uma prática bem comum em qualquer organização, seja nas grandes empresas ou mesmo no trabalho realizado por profissionais autônomos. Quando um cliente entra em contato para realizar algum projeto, vocês vão ter que conversar um pouco e ajustar os detalhes, não é? Se for assim que você trabalha, é uma boa ideia montar uma pauta de reunião.

Para quem está mais acostumado a trabalhar sozinho como freelancer, pode nem saber o que é, nem como montar uma pauta. Mas não se preocupe com isso. Não é uma tarefa difícil. Basta um pouco de orientação e você logo vai ver como ela faz uma grande diferença na qualidade das suas reuniões.

Neste artigo, vamos responder:

O que é uma pauta de reunião?

A pauta de reunião é um documento com todos os tópicos que devem ser abordados em uma reunião. Parece uma coisa pequena, mas faz uma grande diferença no seu resultado.

O estereótipo das reuniões geralmente é de várias pessoas falando mais ou menos sem direcionamento, algumas levantando as próprias opiniões e outras quase não participando. Isso quando o assunto não é algo que seria resolvido mais facilmente por e-mail.

Mesmo quando é uma reunião entre o freelancer empreendedor e seu cliente, há sempre o risco de sair sem alinhar os pontos mais importantes sobre o serviço.

Aí é que entra a pauta de reunião. Nesse documento, você anota todos os assuntos que precisam ser discutidos, já em ordem de prioridade e com um tempo determinado para cada ponto. Pense nela como um roteiro para a conversa que você terá com seu cliente, mas com espaço para “improvisar”.

Qual a importância de uma pauta de reunião?

Se você está pensando “mas em vez de fazer uma pauta de reunião, eu poderia fazer outros trabalhos”, pense de novo. Sabemos que tempo é um recurso escasso para quem se profissionaliza na carreira de freelancer, mas ainda é um bom investimento.

Os principais benefícios de uma boa pauta de reunião são:

• garantir progresso;
• facilitar a comunicação;
• facilitar reuniões futuras.

Confira, a seguir, tudo sobre cada uma dessas vantagens!

Garantir progresso

Como já mencionamos, esse documento serve para direcionar a conversa, esclarecendo quais são as prioridades e evitando que vocês se prendam no mesmo tópico por muito tempo. Assim, você resolve mais assuntos dentro do tempo limitado da reunião.

Facilitar a comunicação

Uma pauta também ajuda a quebrar o gelo com um cliente. Especialmente na hora de alinhar como será o serviço. Algumas perguntas simples sobre o cliente, uma explicação sobre seu trabalho, entre outras coisas do tipo, vão facilitar bastante a conversa. Algo importante para promover um relacionamento de longo prazo com o cliente.

Facilitar reuniões futuras

Você não precisa necessariamente montar uma pauta única para cada reunião. Se for um atendimento continuado, é natural que você se adapte a cada serviço. Porém, ao fazer o primeiro contato, você pode começar com uma pauta padronizada e ir adaptando.

Qual a diferença entre pauta e ATA de reunião?

Para esclarecer, a ATA e a pauta de reunião servem propósitos bem diferentes. Na pauta, você lista os assuntos que serão levantados na reunião, sua ordem de prioridade e o tempo de cada tópico. A ATA, por outro lado, é feita depois da reunião, informando tudo que foi deliberado e concluído. Ela também informa se algum tópico ficou pendente, se tem outro assunto a ser adicionado ou se já existe um plano de ação.

Como fazer uma pauta de reunião?

Montar uma pauta de reunião é bem mais fácil que parece. Claro que não é só escrever o que vem à cabeça minutos antes de ligar para um cliente, mas está longe de ser a parte mais difícil do seu trabalho de freelancer.

Basta seguir os pontos a seguir:

Veja se a reunião é mesmo necessária

Antes mesmo de começar a escrever a pauta, se pergunte “eu preciso fazer essa reunião?”. Se você não tem nada específico a discutir com os outros participantes nem eles têm nenhum assunto a trazer ou se é algo que se resolve com uma mensagem, é melhor não fazer uma reunião. Guarde-as para tratar de assuntos relevantes e que exigem a opinião de todos.

Defina o objetivo da reunião

Ter uma meta clara facilita todo o processo. Você vai apresentar seu serviço ao cliente? Precisa alinhar expectativas? É hora de coordenar a equipe para cumprir a demanda? Tudo isso orienta os tópicos a serem abordados.

Estabeleça os tópicos da reunião e seus responsáveis

Falando em tópicos, sua pauta de reunião vai precisar de alguns. Podem ser perguntas que precisam ser respondidas, direcionamentos ou apenas informações que precisam ser passadas para todos em conjunto. Também é uma boa ideia escrever quem vai ser responsável por cada tópico ou tarefa na reunião.

Coloque os tópicos em ordem de prioridade

O próximo passo é olhar essa lista de tópicos e definir quais deles devem ser priorizados. Assim, se não for possível resolver tudo de uma vez, você pode ao menos garantir os temas mais importantes primeiro.

Relembre os principais pontos da última reunião

Se essa não for a primeira reunião, considere também recapitular o que foi discutido. Quais pontos foram resolvidos, quais estão pendentes, novos temas que surgiram etc.

Defina um tempo médio para cada tópico

Às vezes é melhor pular um tópico na pauta da reunião que ficar preso nele sem fazer progresso. Para isso, o ideal é estabelecer um tempo limite para cada tema. A mudança de assunto por si só já pode ajudar.

Deixe um espaço para tirar dúvidas

Junto ao tempo para falar do tópico em si, deixe também alguns minutos para tirar dúvidas e discutir outros detalhes. Pode ser que outras questões importantes surjam nesse momento.

Inclua algumas informações

Também é uma boa prática fazer uma introdução à pauta da reunião, uma capa com informações relevantes. Por exemplo.

• data, local e hora da reunião;
• lista de participantes;
• objetivos;
• orientações de preparação;
• tempo de cada tópico;
• tópicos que serão abordados.

É melhor ter esses detalhes pelo bem da sua organização e também dos outros participantes.

Exclua o que não for necessário

Nesse ponto, você já deve ter escrito bastante coisa na sua pauta. Mas, como dizem, excesso de informação pode ser tão ruim quanto a falta. Então, evite sobrecarregar a sua pauta com dados desnecessários. Foque nos tópicos e seja sucinto. O resto você pode mostrar durante a reunião.

Envie a pauta com antecedência

Antes de uma reunião importante, o ideal é que todos os participantes recebam uma cópia da pauta junto ao convite para a reunião, já com todos os detalhes acima. Assim, cada um pode se preparar para contribuir mais com a reunião.

O que não pode faltar? Confira nossos modelos de pauta de reunião!

Então, agora que chegou aqui, vem a grande questão: como montar a sua pauta de reunião do jeito certo? Para não te deixar sem direcionamento, trouxemos dois modelos de pauta de reunião que você pode usar, além de um checklist de como elaborá-los. Confira.

Agenda de reunião

Esse é o modelo mais comum, onde você manda uma mensagem ou e-mail de convite para a reunião junto à pauta. Ela pode vir no corpo do email ou em um documento anexo, o que for mais conveniente.

Basta seguir os pontos que listamos anteriormente e você já terá um bom direcionamento. Mas, na dúvida, tente seguir esta checklist.

• tema/objetivo da reunião;
• data, hora e local;
• tópicos acompanhados de Tempo e Responsável;
• subtópicos, se forem relevantes;
• anexos, links e outras informações relevantes.

É um modelo bem simples de implementar e fácil de elaborar. É ideal também para reuniões esporádicas.

Quadro kanban

Se você tem reuniões frequentes e recorrentes com o mesmo cliente ou equipe, vale a pena colocar tudo em um quadro kanban. Nesse modelo de pauta de reunião, você transforma cada tópico em um cartão e os organiza em colunas. No mínimo, você quer três categorias: “PENDENTES”, “EM DISCUSSÃO” e “RESOLVIDOS”.

Cada cartão tem um tópico da reunião, com os mesmos detalhes do modelo anterior: tempo, responsável, subtópicos etc.

A ideia é seguir um roteiro em cada reunião para organizar as conversas. Confira aqui o passo a passo.

• abrir esclarecendo o objetivo da reunião, qual é o projeto atual etc.;
• ir para a lista “PENDENTES” e começar pelos cartões de maior prioridade (geralmente os que estão no topo);
• mover um cartão para a coluna “EM DISCUSSÃO” e trazer o tema para os participantes;
• se o tempo do tópico acabar e houver uma conclusão, movê-lo para a coluna “RESOLVIDO”;
• caso contrário, adicione informações relevantes sobre o tópico ao cartão e mova-o para o final da coluna “PENDENTES”;
• verifique se é necessário adicionar novos cartões de tópicos à lista;
• reorganize todos os tópicos em ordem de prioridade para a próxima reunião.

Esse processo se repete a cada ciclo. A ideia é que, ao final, você consiga mover a maioria dos cartões para a coluna “RESOLVIDOS”.

Pronto! Tratamos de tudo que você precisa saber para montar sua própria pauta de reunião. A longo prazo, isso vai facilitar bastante a sua vida de freelancer, tanto para conversar com clientes quanto para organizar suas próprias tarefas.

Vale lembrar que é o tipo de coisa que fica mais fácil com a prática. Quem sabe, daqui a um tempo, você terá seu próprio modelo!

Saber montar uma boa pauta de reunião é um passo importante para avançar em sua área e conquistar mais clientes. Quer acelerar seu crescimento? Então, confira também nosso e-book sobre como profissionalizar sua carreira de freelancer agora mesmo!