Planejamento diário: como fazer + 5 apps para ajudar

Em uma agência de comunicação, é essencial que seja feito um planejamento diário, para que as atividades sejam bem conduzidas por todos os profissionais que fazem parte do time. Quanto tudo é planejado, os colaboradores têm mais produtividade e conquistam mais resultados positivos nas entregas.

Mas como fazer esse tipo de planejamento? E será que existe algum aplicativo que pode ajudar nesse sentido? É sobre isso que falaremos neste artigo. Continue a leitura e saiba mais.

A importância do planejamento diário em uma agência

Muitas agências estabelecem um fluxograma semanal para cumprir os seus trabalhos. Também há aquelas que trabalham com um fluxo de trabalho estilo kanban, tendo prazos para cada tarefa de cada projeto. Todos esses métodos são eficazes, mas também podem ser aliados ao planejamento diário.

O planejamento diário consiste em dividir as atividades nos dias da semana, destinando prazos e horários para que sejam cumpridas. Isso pode ser feito pelo gestor da agência, que organiza as demandas de todo o time.

Para elaborar o planejamento diário de cada membro da equipe, o gestor pode utilizar métodos como o timesheet. Trata-se de uma metodologia em que é mensurada a quantidade de tempo que uma tarefa leva para ser realizada.

Veja um exemplo prático. Imagine que a sua agência precisa lançar o site de um cliente. Para isso, o designer ou arquiteto da informação precisa desenhar um wireframe. Com o mapa da página em mãos, o redator já pode desenvolver os textos que serão publicados. Ao mesmo tempo, o designer pode fazer o layout. Depois que essas etapas estiverem cumpridas, o desenvolvedor web pode criar os códigos de programação para colocar o site no ar, em sequência.

Quando tudo isso é monitorado, por meio do timesheet, o gestor consegue ter uma ideia da estimativa de tempo em que cada atividade é realizada. De tal maneira, pode fazer um esquema com o planejamento diário ou workflow da agência para cada colaborador.

Em suma, podemos dizer que o planejamento diário é importante porque permite que os prazos sejam mais organizados. Assim, evita-se que ocorram atrasos e as entregas podem ser feitas aos clientes, dentro do período prometido ou acordado em contrato.

5 apps que ajudam no planejamento diário da agência

Agora que você já sabe mais sobre o que é e qual é a importância de fazer o planejamento diário em sua agência, deve estar se perguntando sobre ferramentas que ajudem nesse momento, não é mesmo?

A seguir, apresentaremos uma série de dicas de aplicativos que podem ser utilizados para essa finalidade. Acompanhe!

1. Asana

O Asana é um excelente software de gestão de projetos, que pode ser utilizado em agências para que o tempo de execução das atividades seja otimizado. 

O aplicativo conta com quatro principais funcionalidades. A primeira delas são os quadros, que podem ser criados e arrastados entre colunas, para que você possa organizar as suas tarefas em categorias, como as que estão pendentes e as que já foram concluídas.

Além disso, o Asana também tem um cronograma, que mostra as tarefas pendentes para cada projeto e as pessoas que estão relacionadas com ele. Também há um calendário, para que as atividades possam ser visualizadas por data a serem cumpridas.

Finalmente, há um painel de controle, que permite acompanhar todas as tarefas de forma simultânea. Isso dá mais agilidade para o gestor verificar o andamento das atividades da agência.

2. Evernote

O Evernote é um app que já tem mais de 1,5 milhão de usuários, apenas no sistema Android. Isso comprova a sua eficiência para as finalidades para as quais se destina.

O aplicativo serve como um bloco de notas, em que as atividades podem ser lançadas, para que você não esqueça do que precisa fazer durante o dia. Podem ser tiradas fotos e anexadas às anotações, gravados áudios, entre outras finalidades.

3. ZenDay

O ZenDay é um excelente aplicativo para quem precisa dar adeus à procrastinação. Trata-se de um app em que as tarefas são lançadas, com os prazos que precisam ser cumpridas.

De tal modo, forma-se uma linha do tempo, com todas as atividades que você precisa executar durante o dia ou semana. As tarefas vão mudando de cor, conforme o prazo se aproxima de ser vencido. Assim, você ou os colaboradores da sua equipe não correm o risco de esquecer de fazer algo importante.

4. Any.do

O Any.do serve para que você crie uma lista de tarefas completa e possa garantir que terá um dia produtivo. O app emite lembretes para que você saiba que está na hora de fazer determinada tarefa.

O aplicativo pode ser usado tanto para atividades profissionais quanto pessoais. É possível, por exemplo, colocar lembretes para não esquecer de tomar um remédio em determinado horário.

5. Pocket

Quem trabalha com comunicação sabe da importância de estar bem informado, não é mesmo? É preciso que o profissional da área esteja sempre por dentro dos assuntos do momento, principalmente os que impactam o setor publicitário ou de marketing.

Porém, vivemos em uma era em que temos excesso de informação à disposição. Isso pode se tornar um problema, tendo em vista que ler notícias toda hora pode fazer com que as pessoas se dispersem e isso afete o seu planejamento diário.

O Pocket ajuda nesse sentido, sendo um aplicativo que possibilita salvar conteúdos da web para ver depois. Assim, quando você se deparar com um link de um artigo interessante, por exemplo, pode salvar no app e fazer a leitura no momento destinado para isso.

Esses são alguns dos aplicativos que podem ajudar você a fazer um planejamento diário eficiente na gestão de agências. Você pode avaliar quais deles são mais interessante para a sua realidade e fazer o download. Certamente eles ajudarão muito a deixar a sua rotina mais produtiva.

Se você conhece algum outro aplicativo que possa fazer parte desta lista, compartihe conosco no espaço abaixo!