Como montar uma planilha de controle financeiro que organize seu orçamento

Você sabe quais despesas geram os maiores gastos em cada mês? Sabe quanto dinheiro sobraria se você conseguisse evitar certos gastos impulsivos? Tem ideia de qual é valor médio de despesas recorrentes como água, eletricidade, internet e telefone?

Essas são algumas perguntas que apenas quem tem um orçamento bem organizado é capaz de responder com precisão. Para quem deseja acompanhar os gastos, reduzir custos e fazer um uso mais inteligente do dinheiro, esse é um passo fundamental — e que exige bastante disciplina.

Por isso, neste post vamos mostrar como montar uma planilha de controle financeiro, que serve tanto para objetivos pessoais quanto profissionais. Continue conosco, prepare o seu editor de planilhas preferido e entenda todos os campos que ela vai precisar.

O que é controle financeiro?

Se você sente dificuldades em controlar as finanças da sua agência, saiba que não está sozinho. Para boa parte dos publicitários, organizar processos financeiros da empresa é uma atribuição que foge totalmente de seu perfil, já que na maioria das vezes esse profissional ainda possui uma mentalidade voltada para criação. Apesar disso, a vontade de fazer seu negócio prosperar e evitar prejuízos lá na frente criou uma mentalidade que prioriza muito mais os assuntos relacionados à gestão.

Isso porque, é a partir de um bom controle financeiro mensal que são desenvolvidas novas formas de obter resultados positivos para a agência. E engana-se quem pensa que isso significa cortar custos e reduzir a qualidade das entregas.

Na verdade, planejar as finanças de forma eficaz é fundamental para entender se os procedimentos aplicados estão funcionando corretamente. E assim como todas as áreas da agência passam por constantes transformações, o setor financeiro também precisa ser levado em consideração.

Como montar uma planilha de controle financeiro

Estruture a planilha

Não existe uma forma correta de montar uma planilha de controle financeiro. O importante é que seja possível mapear as suas receitas e despesas, e manipular esses dados para saber exatamente o destino que o seu dinheiro está tomando.

Então, o essencial é que seja possível incluir cada um dos custos e ganhos, atentando para que haja um campo para data do lançamento, outro para a descrição, mais um para a categoria e outro contendo o valor.

Se preferir, separe esses lançamentos em guias, criando uma para cada mês. Outra opção é criar uma guia para todos os lançamentos e outra com o balanço mensal, calculado com base nos dados da primeira.

Esses são os campos básicos, mas uma planilha avançada precisará de mais dados, como veremos ao longo deste texto.

Crie categorias de fácil compreensão

Existe a opção de criar categorias bastante detalhadas, mas o mais recomendável é manter a sua planilha simples e evitar perdas de tempo para decidir se um lançamento diz respeito à categoria X ou à categoria Y.

Sendo assim, o ideal é encontrar um equilíbrio para que as categorias não sejam nem gerais, nem muito específicas.

Por exemplo: ao lançar despesas referentes a algum setor da empresa, você poderia separar por “descrição da despesa”, “valor”, “colaborador responsável”, “data”, “fornecedor” etc.

Quer ter uma base de quais categorias usar? Confira nesta lista de sugestão!

Receitas:

• contribuições;
• empréstimos;
• rendimentos;
• lucro;
• outros.

Despesas:

• alimentação;
• compras;
• despesas fixas e serviços;
• dívidas;
• doações;
• treinamentos;
• impostos e taxas;
• investimentos;
• brindes;
• transporte;
• outros.

Separe os lançamentos em contas distintas

Para manter a planilha ainda mais organizada, é fundamental separar as entradas por contas diferentes, como no caso de indicar que o dinheiro saiu de determinada conta bancária, de um cofre ou até mesmo da própria carteira.

Aqui, nos referimos a “conta” de maneira genérica, o que também poderia ser adaptado para meio de pagamento, como “dinheiro”, “débito na conta” e “cartão de crédito”.

Aliás, o cartão de crédito é um excelente motivo para separar as entradas na planilha por contas. Isso porque poderíamos cometer a má prática de incluir a fatura do cartão como uma despesa única, sendo que dentro dela provavelmente haverá uma série de compras individuais.

É incluindo essas despesas, item a item, que você terá uma visão mais precisa das suas finanças e tomará ações concretas para otimizar o orçamento.

Controle os seus investimentos

Se quiser elevar a sua planilha para um outro nível, crie uma guia para acompanhar em quais aplicações o seu dinheiro está, seja em renda fixa (Tesouro Direto, CDB, LCI, LCA, LC etc.), seja em renda variável (ações, opções, fundos imobiliários, fundos de ações etc.). Isso é essencial para ter uma boa noção do patrimônio que você tem acumulado em aplicações.

Aliás, esse controle tem enorme importância na gestão do seu fundo de emergência, uma reserva de recursos que diversos especialistas em finanças recomendam criar.

Ela deve ter um valor de 6 a 12 meses do custo mensal aplicado em investimentos conservadores de resgate relativamente rápido, como o Tesouro Selic.

A finalidade é ter um fundo de ativos que poderão ser utilizados em situações de imprevistos, sem precisar se endividar ao recorrer a empréstimos ou financiamentos.

Reparou que nas nossas sugestões de categorias, entre os itens da parte de receitas estava “rendimentos”? Ele será extremamente útil para um controle maior sobre o retorno dos seus investimentos.

A ideia é incluir na planilha qualquer renda que entre como juros ganhos no vencimento de uma aplicação, dividendos recebidos de ações na bolsa, aluguel de um imóvel que pertença a sua empresa, entre outros.

Estabeleça metas

Outro conjunto de dados interessante para incluir na planilha são suas metas. Reforma do espaço, investimento em novas tecnologias, ampliação da equipe, treinamentos etc. Todos seus sonhos de consumo devem entrar aqui.

Em seguida, é recomendável que você priorize essas metas de acordo com o prazo. Uma boa classificação seria em “curto”, “médio” e “longo” prazo.

Essas definições variam, mas considerar desejos de até 1 ano como de curto prazo, de até 5 anos como de médio prazo e acima de 10 anos como de longo prazo já vai funcionar bem.

Então, estabeleça datas para cada um desses objetivos, de modo a saber em quais você vai precisar focar no momento. Além disso, colocar uma data limite vai ajudar você a se comprometer a alcançar aquele propósito, sem contar que é uma maneira de manter um acompanhamento de suas conquistas.

Tenha atenção apenas para fazer uma revisão das metas de tempos em tempos. Quando fazemos um planejamento muito para o futuro, precisamos considerar que não há como prever o que acontecerá no caminho.

Logo, é comum fazermos ajustes de direção conforme mudamos nossos momentos de vida, situação financeira e interesses.

Permita que a planilha ajude no seu planejamento

Vejamos agora como utilizar a planilha para gerar relatórios que ajudem a tomar ações concretas em relação ao dinheiro.

Evitando o endividamento

Uma das principais consequências de uma falta de organização financeira é não saber se o total de gastos supera o total de receitas durante o mês. Com o uso descontrolado do cartão de crédito, por exemplo, fica fácil estourar o orçamento e entrar em dívidas.

Logo, a planilha pode ser de enorme ajuda para que você compreenda melhor os hábitos de consumo e não gaste um dinheiro que não tem. Dessa forma, evita fazer despesas que saiam do limite, sobretudo aquelas que crescem com o tempo, como os juros do cheque especial.

Encontrando situações de descontrole

Outra informação que a planilha de controle financeiro vai dará é a média de gastos mensais. É claro que isso requer um certo tempo alimentando o arquivo apropriadamente, até que você tenha dados referentes a alguns meses.

À medida que perceber que o orçamento saiu muito da média, é um sinal de alerta de que algo está fora do esperado. Portanto, investigue a origem daquele gasto extra e procure entender se ele poderia ser evitado, afinal, temos que ter em mente que imprevistos também acontecem.

Desenvolvendo sua capacidade de economizar

Identificar os gastos dispensáveis é uma excelente alternativa para saber como é possível economizar. Para se ter uma ideia, ao visualizar a quantia gasta com supérfluos ao passar dos meses, é mais fácil conscientizar-se dos gastos evitáveis.

Assim, com a devida disciplina e autocontrole, evitará tomar determinadas decisões de compra que deixem-na mais longe de um sonho ou de um bom investimento.

Obtendo os gastos em cada categoria

Outra forma de reduzir as despesas, e que pode ser utilizada com o item anterior, é a análise de qual categoria tem os maiores gastos ao longo do mês. Com isso, você pode criar ações de mitiguem essas despesas e gerem menos impacto para o financeiro da empresa.

Os custos com serviços, por exemplo, costumam ser significativos para a empresa. Ao avaliar o foco dessas despesas, você pode identificar, por exemplo, que sua empresa tem equipamentos antigos que consomem muita energia elétrica.

Nesse caso, vale cogitar a substituição desses equipamentos por versões mais modernas.

Avaliando a qualidade dos investimentos

Detalhar os rendimentos dos seus investimentos permite enxergar com clareza quais foram as suas melhores escolhas em termos da taxa de retorno. Assim, você evita aplicações que tiveram uma rentabilidade muito baixa e tenta fazer aportes em opções mais rentáveis.

Sabendo da sua lucratividade, é possível descobrir o desempenho dos seus investimentos de modo geral ao longo do ano.

Então, você pode estudar mais sobre as possibilidades do mercado financeiro e se desenvolver como um investidor cada vez mais qualificado, buscando percentuais mais interessantes ano a ano.

Com todas essas dicas, você já tem o que é necessário para organizar o orçamento, com informações relevantes para auxiliar nas decisões que envolvem dinheiro.

Qual a importância das planilhas de controle financeiro?

As planilhas são usadas diariamente na gestão de grandes empresas, fornecendo indicadores que são decisivos para um processo de tomada de decisão mais eficiente.

Por vezes, empresários que estão focados na atividade principal do negócio têm dificuldade no setor financeiro, achando difícil acompanhar os fluxos de pagamento.

Nesse sentido, as planilhas de controle financeiro são utilizadas para analisar os gastos e receitas, facilitando a organização da entrada e saída de dinheiro da agência.

A ferramenta traz a possibilidade de reunir dados de diferentes planilhas. Isso facilita o fluxo de caixa, por exemplo, em que é necessário vincular o saldo do mês atual com o saldo do mês passado.

Além disso, as planilhas de controle financeiro podem ser usadas para elaborar demonstrações financeiras, assegurando a integridade dos dados. É possível criar um modelo composto por todos os dados financeiros e utilizá-lo para registrar as tarefas operacionais da empresa. Assim, os gestores podem acompanhar a performance das atividades.

Uma das maiores preocupações dos gestores é utilizar dados incorretos nas suas análises ou projeções. A partir das planilhas, os dados se tornam mais precisos, dando origem a decisões mais embasadas e estratégias mais eficazes.

Quais são os principais tipos de planilhas de controle financeiro?

Conhecer todos os números relacionados à sua agência é essencial para uma gestão financeira bem-sucedida. Para isso, há diferentes tipos de planilha que trazem uma visão ampla das suas finanças. Confira quais são elas.

Planilha de fluxo de caixa

Uma das principais planilhas. Ela é alimentada diariamente com as entradas e saídas de dinheiro da agência. Os seus dados são utilizados para a construção do relatório de fluxo de caixa, que averígua a diferença entre a receita e despesa do negócio, bem como identifica onde estão os maiores gastos e maiores lucros.

Planilha de capital de giro

Esse documento é composto pelas informações sobre contas financeiras que giram no cotidiano do empreendimento e os valores necessários para pagá-las nos prazos determinados e, consequentemente, garante que as suas atividades continuem funcionando.

Planilha de contas a pagar e receber

Por meio da planilha de contas a pagar e receber, a organização registra os pagamentos que precisa fazer e as contas que os seus clientes devem efetuar.

Diante desses dados, você evita a inadimplência com quem trabalha (fornecedores) e para quem vende (clientes), garantindo um bom fluxo de caixa.

Planilha de Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Será que a sua agência tem acumulado lucro ou prejuízo a cada mês? Essa pergunta pode ser respondida pela planilha DRE, que mostra as operações realizadas em um determinado período e reflete a situação real do negócio. Isso porque ela indica a receita, custos, despesas e o valor líquido final do mês.

Planilha de balanço patrimonial

Nessa planilha, você insere todos os dados referentes ao patrimônio da empresa. Com isso, pode-se avaliar o quanto a agência evoluiu em relação as suas finanças e patrimônio, e projetar o seu planejamento para continuar crescendo.

Quais são as limitações das planilhas de controle financeiro?

A princípio, as planilhas podem trazer bons resultados para as empresas, mas conforme a quantidade e complexidade das informações que compõem a estrutura empresarial vão aumentando, esse instrumento pode acabar mais atrapalhando do que ajudando.

É importante ressaltar que o uso de planilhas não permite grande automatização. A ferramenta também não está integrada aos processos da agência, o que leva à perda de tempo e queda de produtividade. Apenas com a adesão de um software de gestão é possível integrar o setor financeiro. Outras limitações das planilhas são:

• dificuldade para concatenar informações de diferentes arquivos;
• multiplicidade de arquivos e versões distintas;
• falta de segurança para restringir acesso;
• maior possibilidade de erros em fórmulas e nos seus resultados;
• limitação da comunicação entre os colaboradores.

Ao utilizar uma plataforma de gestão integrada, a empresa otimiza os processos da área financeira, deixando-os mais eficientes.

Como ter um bom controle financeiro na agência?

Já deu para notar que deixar o financeiro de lado pode trazer sérias consequências futuramente, não é? Nesse caso, o primeiro passo é considerar algumas variáveis, como as sazonalidades. Não é novidade que as datas comemorativas geram um maior volume de jobs e merecem atenção redobrada. Você é daquele tipo de pessoa que precisa ter previsibilidade financeira?

Então não se esqueça de um ponto muito importante: as negociações parceladas. Afinal, elas são responsáveis por gerar receitas para os próximos meses, sendo fundamental documentar toda a programação de entradas e saídas. A seguir, reunimos outras dicas para manter em dia o controle financeiro da sua agência:

Analise as despesas recorrentes

Esse é um item obrigatório para entender o custo das operações mensais. Aqui, é válido considerar os desembolsos fixos e variáveis, calcular as aplicações em matéria-prima e serviços terceirizados e o valor da hora trabalhada pelos profissionais responsáveis por determinada campanha.

Além de facilitar o planejamento, tais ações são valiosas para entender os níveis de produtividade do time e, consequentemente, melhorar a lucratividade. Não se esqueça, porém, de incluir gastos rotineiros, tais como água, luz, internet, materiais de escritório, etc.

Conheça o timesheet, recurso fundamental para analisar a produtividade do time!

Analise as receitas para os próximos períodos

Você costuma avaliar quanto falta para fechar o mês no azul? Se você ainda não o faz, recomendamos que comece agora mesmo. Não esquecendo, obviamente, de adicionar as inadimplências e as contas a receber por cliente e realizar esse cálculo baseado na média de períodos anteriores.

Tão importante quanto reunir essa informações, é discuti-las com toda a equipe, portanto não deixe de elaborar relatórios de forma periódica com todos os dados coletados.

À princípio, colocar tais análises em prática pode parecer um tanto quanto complexo, a boa notícia é que já existem softwares de gestão que integram todos os setores da agência, proporcionando a previsão de ganhos em cada departamento.

Tenha indicadores de vendas

Se você já faz o registro de cada movimentação, ótimo! Contudo, é indispensável adicionar a essa conta o quanto cada indicador representa no faturamento total da agência.

Para isso, monitore os indicadores e entenda quais deles são proveitosos e quais não trazem nenhuma informação relevante para o negócio. Assim, é possível entender quais valores sairão do caixa para cobrir determinados gastos e, da mesma forma, a quantia que entrará na empresa.

Acompanhe o fluxo de caixa

Efetuar um controle do fluxo de caixa diariamente é fundamental para manter uma boa condição financeira e evitar erros estratégicos de gestão. Tais análises também trazem informações valiosas sobre o negócio, bem como oportunidades de crescimento. Como falamos anteriormente, a sazonalidade é um fator que precisa ser levado em consideração para nortear o controle financeiro.

Nesse caso, a partir da análise do fluxo de caixa referente a um período específico fica fácil saber quando há uma queda na quantidade de jobs, por exemplo. Assim, a agência poderá traçar metas que solucionem esse tipo de gargalo.

Esses objetivos podem ser relacionados, por exemplo, ao aumento do lucro da agência para o próximo ano, à economia de receita mês a mês ou ao corte de despesas para o próximo semestre.

Invista em ferramentas para otimizar a gestão

Você deve ter notado que não faltam recursos para aprimorar a gestão financeira e evitar desgastes futuramente. Mas, como tornar essa tarefa mais simples? Quais mecanismos podem facilitar essas análises e garantir que nada saia do controle? Esse tópico trata justamente disso!

O Studio, software especializado em gestão de agências de comunicação, proporciona um controle do fluxo de caixa e de comissões, ordens de serviço, horas trabalhadas e outros recursos importantes.

Além disso, a ferramenta conta com relatórios completos dos principais indicadores financeiros, centro de custo, repasses e honorários aos veículos e fornecedores e até emissão de notas fiscais e boletos.

Como fazer um orçamento empresarial?

Quanto mais você conhecer e controlar as suas finanças, menos problemas enfrentará e mais possibilidades terá de potencializar os seus resultados. Para isso, um grande aliado é o orçamento empresarial, que mostra quanto dinheiro a empresa realmente tem, os valores que precisa gastar (custos fixos e variáveis) e quanto deve receber para bater as suas metas. Assim sendo, saiba como fazer esse processo.

Calcule todas as suas fontes de renda

Em primeiro lugar, é necessário calcular todas as suas fontes de renda, como:

• vendas;
• economias;
• investimentos;
• empréstimos.

Liste os custos fixos

Na sequência, liste todas as despesas que são fixas no seu orçamento, algumas delas são:

• salários;
• aluguel;
• telefone;
• internet;
• hospedagem do site;
• serviços de contabilidade;
• seguros;
• serviços legais;
• ferramentas contratadas;
• taxas do Governo e bancos.

Liste os custos variáveis

Se os gestores estudarem com cautela os gastos da empresa, vão perceber que muitos deles podem ser reduzidos ou ampliados a partir dos lucros obtidos.

Isso significa que se a agência tiver um desempenho acima do esperado, você pode usar esse fundo extra e acelerar o crescimento do negócio. Para tanto, liste os custos variáveis, como:

• matéria-prima;
• papel e impressão;
• água;
• luz;
• freelancers;
• comissões;
• transporte;
• eventos.

Preveja as despesas únicas 

Essa etapa define os itens que podem surgir de forma inesperada, como a compra de um novo computador para substituir o que estragou, ou demais gastos que possam ser orçados com antecedência. Entre essas despesas estão:

• computadores e eletrônicos;
• reformas;
• móveis;
• material de escritório;
• alimentos;
• brindes para clientes;
• recompensas para funcionários.

Reúna todas as informações nas planilhas de controle financeiro

Todas as informações coletadas anteriormente devem ser reunidas em uma planilha de um software integrado. Dessa forma, você consegue conhecer melhor os seus processos e tomar decisões financeiras mais assertivas.

Agora que já tem o conhecimento de como montar uma planilha de controle financeiro, não se esqueça de manter por perto as fórmulas e atalhos do Excel para qualquer adaptação que tenha que fazer.

Gostou do post? Queria mais orientações de finanças, mas com o foco em empresas? Então veja como montar seu orçamento empresarial em 7 etapas!