Relatório de vendas: o que é e como fazer em 7 passos simples

Um relatório de vendas traz informações importantes sobre o desempenho do negócio no último ciclo comercial. Eventuais estratégias, mudanças nos processos ou qualquer outro fator que pode influenciar o volume de conversões poderá ser identificado com essa ferramenta.

Por isso, é fundamental reconhecer sua importância para o negócio. Junto com o guia de vendas, ele permite que a empresa possa personalizar suas ações comerciais, entender a resposta de seus clientes e otimizar seus resultados.

Mas como fazer com que ele traga todos esses resultados e possibilidades? A resposta é simples: elaborando uma matriz completa com todos os dados que ele deve conter. Neste conteúdo trazemos orientações práticas que organizamos da seguinte maneira:

• O que é um relatório de vendas e qual seu papel?
• Como fazer um relatório de vendas em 7 passos simples?
• Existem ferramentas que ajudam na formulação dos relatórios de vendas?

O que é relatório de vendas e qual seu papel?

O relatório de vendas é um documento que reúne dados apurados na área comercial, canais de vendas, marketing, atendimento, dentre outros e serve para mostrar o desempenho das estratégias adotadas.

Se a ideia fosse apenas “vender mais”, uma simples estatística mostraria o quanto foi convertido no mês. Mas para uma empresa que deseja conquistar mais fatias do seu mercado, fidelizar clientes e progredir, seus objetivos são mais arrojados.

Em outras palavras, as empresas querem vender mais, de forma saudável e, recorrentemente. Para isso, é claro, montam estratégias de vendarketing, aumentam seus canais de vendas, fazem pesquisas de satisfação, fazem publicidade, adotam marketing digital e outras ações que visam a personalização de seus produtos e serviços.

Mas como saber se elas deram resultados? A resposta, é claro, está no relatório de vendas já que ele apresenta uma visão geral e sistêmica de todo o processo comercial e seus envolvidos.

Qual seu papel na estratégia do negócio?

É importante entender que o relatório de vendas apura o que foi realizado, ou seja, no primeiro momento, funciona como uma leitura do desempenho do negócio.

Mas essa análise também vai oferecer insights para os gestores comerciais, apontar o que deu certo e o que precisa de ajustes para o ciclo seguinte. Nesse sentido, ele também é uma fonte de informações para tomadas de decisão.

Considerando ainda que cada empresa vai ter um modelo de relatório de vendas distinto, cada um deles pode trazer informações adicionais e relevantes para o negócio.

Entre as visões que um relatório de vendas pode proporcionar, podemos destacar:

• desempenho de vendas por canal ou por vendedor;
• desempenho do inside sales;
• número de conversões de vendas comparadas com o volume de prospecção;
• quantidade de produtos vendidos e a necessidade de aumentar a produção do negócio;
• alinhamento da campanha de vendas com as personas ou buyer persona;
• volume de vendas de cada um dos produtos do mix e a necessidade de realizar promoções.

Esses são alguns exemplos de informações que podem ser colhidas em um relatório de vendas, mas, lembrando, como ele pode ser personalizado de acordo com as necessidades da empresa, as abordagens podem ser muito mais complexas e específicas.

Na prática, não existe uma periodicidade obrigatória para a emissão do relatório de vendas. Alguns negócios têm o ciclo mensal, outras, trimestrais. Dessa forma, é preciso criar um padrão para que o documento seja emitido e analisado.

Vale lembrar que o desempenho das vendas e da área comercial, como um todo, não fica restrito a esse documento e, tampouco, ao fim dos ciclos que a empresa adota. Seu acompanhamento pode, e deve, ser o mais frequente possível.

Então, entendendo sua funcionalidade e valor estratégico, agora é hora de otimizar o relatório de vendas da sua empresa. Como fazer isso? Montamos um passo a passo para ajudar. Acompanhe no próximo tópico!

Como fazer um relatório de vendas em 7 passos simples?

Como citado anteriormente, os relatórios de vendas devem ser personalizados de acordo com a necessidade da empresa, inclusive com suas demandas pontuais para cada ciclo. Dessa forma, o primeiro passo é fazer um mapeamento de quais informações são relevantes para o documento. Entenda como.

1. Mapeie as informações que deseja obter sobre suas vendas

Um relatório de vendas deve trazer uma visão sistêmica da área comercial, por isso, é fundamental mapear quais os dados e fontes podem ser utilizadas para a criação do documento.

Alguns deles são: 

• vendedores;
• canais de vendas;
• filiais;
• mix de produtos;
• formas de pagamento de cada venda;
• eventuais custos.

Em relação às fontes de dados, é possível colher informações no e-commerce, sistemas de automação de marketing, CRM e ERPs, por exemplo.

2. Registre somente as informações relevantes

Com a Transformação Digital e o volume de dados produzidos diariamente pelos negócios, é preciso ser objetivo. Por isso, entenda que sua empresa deve colocar no relatório de vendas apenas as informações que vão ajudar no seu processo de decisão.

Considerando que os relatórios de vendas podem ter abordagens diferentes a cada ciclo, nenhuma informação será perdida, não é mesmo?

O excesso de informações pode tirar o foco da decisão dos gestores ou fazer com que eles percam o timing da mudança de estratégia.

3. Padronize o formato do relatório de forma inteligente

Além de sistêmico, o relatório também precisa permitir a análise temporal de alguns de seus dados. Assim, é importante padronizar seus principais pontos de acompanhamento.

O volume de vendas por canal, por exemplo, é um dado de foco contínuo do negócio e pode indicar sazonalidades comerciais, impactos da entrada de novos concorrentes, erros estratégicos que precisam ser corrigidos etc.

Uma boa forma de padronizar um relatório de vendas é dividi-lo em blocos. Alguns deles serão rígidos com os dados comerciais mais relevantes, e outros, sazonais, que demandem atenção naquele momento ou que estejam relacionadas a alguma mudança no negócio.

4. Use métricas e metas de vendas

Relatórios de vendas e métricas andam juntas. Elas ajudam a orientar a análise que esse documento permite realizar. Sabendo o que era esperado para o ciclo, fica fácil de entender se os resultados foram realizados, superados, ou quais deles precisam ser ajustados para os meses seguintes.

Algumas métricas que podem ajudar na composição do relatório, são:

• taxa de conversão de vendas;
• faturamento;
• número de vendas;
• ticket médio;
• volume de prospecção;
• volume de oportunidades geradas por canal de vendas;
• novos clientes;
• Custo de Aquisição de Clientes (CAC).

5. Defina prazos

Depois de avaliar os dados e comparar as métricas que apontam se os objetivos foram atendidos ou não, é hora de usar o relatório de vendas para fazer ajustes nas estratégias e, definir prazos para que eles produzam melhorias.

6. Use o relatório para outras funções estratégicas

Além de ajudar nas tomadas de decisão de marketing e vendas, o relatório de vendas também pode ser útil para outras áreas do negócio. Líderes de equipes podem, a partir da análise de dados, identificar colaboradores que estão com performances abaixo do esperado e, então, buscar as ferramentas para desenvolvê-los.

A área operacional também pode usar os dados do relatório de vendas para identificar o aumento do interesse por determinado produto do mix e, assim, programar sua produção, fazer pedidos para fornecedores etc.

7. Oriente que seu time de vendas também faça relatórios de vendas

A visão dos seus colaboradores quanto as vendas também pode trazer outra perspectiva para o negócio, além de fazer com que eles fiquem mais comprometidos com seus resultados e metas.

Como eles lidam diretamente com os clientes, podem coletar percepções dos potenciais compradores, como está o andamento da negociação, principais objeções que estão recebendo, dentre outros dados.

O relatório de vendas deve ser desenvolvido trazendo as informações que o gestor precisa para tomar as decisões que vão definir o rumo das próximas estratégias do negócio e, nem sempre, são apenas os números estatísticos.

Por isso, construa esse documento focando em todos os aspectos que podem ajudar a entender o cenário econômico atual, assim, a decisão do gestor será mais eficiente e no momento certo.

Existem ferramentas que ajudam na formulação dos relatórios de vendas?

Os sistemas de gestão comercial, automação de marketing, CRM e ERPs, em sua maioria, possuem módulos para emissão de relatórios personalizáveis. O usuário seleciona os dados que deseja analisar e a ferramenta gera as informações.

Além disso, sistemas de Business Intelligence (BI) que são integrados com outros sistemas do negócio também podem ser ótimas ferramentas para dar suporte a criação do relatório de vendas.

É provável que sua empresa já tenha um relatório de vendas e, pelas informações que ele reúne, considera esse documento extremamente estratégico. Mas a pergunta é: ele está sendo utilizado eficientemente para a tomada de decisão?

Se existe uma dúvida mínima, é hora de revisar sua concepção e personalizar seu conteúdo para que as informações possam ser utilizadas para escalar as vendas do negócio.

Além do relatório de vendas reformulado de forma estratégica, outras ferramentas podem ajudar na busca por melhores resultados. Quer conhecer mais sobre elas? Então veja como o marketing pode escalar suas vendas.