Como fazer uma reunião de vendarketing realmente produtiva?

Um dos pontos indispensáveis da estratégia de Vendarketing de uma empresa são as reuniões de alinhamento entre Marketing e Vendas.

Afinal, é através delas que você garantirá que os dois times estão realmente caminhando para o mesmo objetivo, seguindo os pontos definidos no SLA.

Porém é bem comum que algumas dessas reuniões deixem de acontecer ou sejam incrivelmente improdutivas. Especialmente porque, por se tratar do alinhamento entre dois times, em alguns casos as pessoas aproveitam o momento para apontar erros e lavar a roupa suja.

Por isso existem algumas boas práticas que podem ser aplicadas por empresas de qualquer porte ou segmento, e que melhoram a sintonia entre os dois times sem que nenhum dos envolvidos perca tempo.

Antes de começar, todos precisam entender o objetivo dessa reunião

Ao contrário do que muitos imaginam, a reunião de Vendarketing não é um momento onde o Marketing fala o que ele está fazendo e o time de Vendas conta como está o mês.

Muito menos um espaço para colocar na mesa os conflitos entre os dois times, que aliás nem deveriam existir, afinal ambos trabalham com um objetivo em comum: fazer a empresa vender mais.

Porém, é muito comum que as reuniões de Vendarketing virem um verdadeiro ringue no qual Marketing e Vendas se acusam pelos problemas com as metas ou reclamam do trabalho de pessoas do outro time ou até mesmo do seu próprio.

Isso porque, na teoria todo mundo sabe porque essa reunião existe. Mas nem todos estão alinhados com os seus objetivos.

Uma reunião de Vendarketing é o momento em que os dois times discutem os problemas do processo de venda — desde a atração das leads até o fechamento — e chegam em uma conclusão juntos.

Isso significa que sim, em muitos momentos um time levantará questionamentos sobre o outro, mas esses levantamentos serão feitos com um único fim: chegar a um denominador comum que seja benéfico para ambos e, principalmente, para a empresa e os clientes.

Ou seja: não é uma reunião de problemas, e sim de soluções!
 
CONTEÚDOS RECOMENDADOS
Por que o Vendarketing é essencial para qualquer empresa?
Como usar o Marketing para escalar suas vendas
9 problemas resolvidos com a integração de Vendas e Marketing

Tenha um responsável pela reunião

O primeiro ponto é que a reunião precisa ser coordenada por alguém, geralmente pelo profissional de Vendarketing.

Afinal, além de principal interessado, ele será a pessoa mais inteirada sobre os dois times, podendo trazer foco e clareza para a discussão.

Mas, caso a sua empresa ainda não tenha esse profissional especializado, você pode começar delegando um responsável, que pode ser de qualquer um dos dois times, desde que ele esteja por dentro dos principais números e processos de ambos.

Documente o que está sendo falado

Outro ponto importante é documentar o que está sendo dito.

Não só em reuniões de Vendarketing, mas é muito comum que as pessoas discutam, cheguem a uma conclusão incrível e:

• ou não coloquem nada em prática pelo hábito;
• ou se esqueçam do que foi acordado.

Por isso é importante que pelo menos uma pessoa anote os principais pontos discutidos e os acordos levantados, e também que documente tudo no SLA de Vendarketing.

Caso contrário, vocês possivelmente estarão perdendo tempo por não aplicarem o que decidem, ou por terem o retrabalho de repassar pontos que já haviam sido resolvidos.

Exija que todos cheguem preparados

Outro ponto fundamental!

Quando todas as pessoas não chegam alinhadas e preparadas, individualmente e como time, é bem comum que problemas internos sobressaiam as questões de interesse comum, tomando muito tempo da reunião.

Por isso esse não pode ser o único momento em que os responsáveis pelo time de vendas sentam para conversar, nem o time de Marketing.

Sejam nas reuniões de cada um dos times, ou quinze minutos antes do Vendarketing, vocês devem tirar um tempo para alinhar as questões internas.

E, se possível, tragam para a reunião os pontos de discussão comuns, que interfiram no trabalho de todos, e não só na vida de um vendedor, por exemplo.

Para esses casos isolados, podemos citar a nossa próxima boa prática.

Não espere a reunião para tratar de todos os problemas

Imagine que o roteamento das oportunidades para o time de vendas pelo seu CRM está errado. Ou que, no Marketing, todos os sites tenham saído do ar e, com isso, você tenha perdido diversas oportunidades.

Vocês não precisam esperar até a reunião para que essas coisas sejam resolvidas. Principalmente porque, em muitos casos, isso pode levar dias ou até mesmo semanas.

Nós indicamos que as reuniões aconteçam pelo menos 1 vez por semana, mas independente disso, existem problemas que precisam de solução imediata, e você não pode esperar até o próximo encontro para levantá-los.

Sempre que um problema que esteja impactando a rotina de trabalho de todos esteja acontecendo, ou mesmo quando um único vendedor tiver alguma questão, mande um email ou marque uma conversa individual com o seu responsável pelo Vendarketing.

Isso, além de tornar as reuniões mais produtivas, evitará que você tenha consequências ruins irreversíveis para o seu mês de venda.

Tenha um roteiro

Outro ponto importante é ter um roteiro. Essa etapa pode parecer um pouco chata ou engessada, mas o roteiro garantirá que todos os pontos que precisam ser trabalhados não serão esquecidos.

Ele pode ser simples, dividindo a reunião em updates, considerações de Marketing, considerações de vendas e novas ideias. Não tem problema.

Só é importante que vocês tenham um tempo separado para que nenhum aspecto principal do alinhamento entre essas duas partes se perca.

Além disso, anote, ao longo do período que antecede a reunião, todos os problemas que você encontrar, independente de qual time você seja.

Afinal, você não se lembrará de tudo na hora da reunião, por isso é importante ir levantando os pontos que podem ser discutidos ao longo da semana, para então discuti-los com todos.

Traga apenas as pessoas certas

Isso é fundamental.

Afinal, podem acontecer dois grandes problemas aqui:

1. Ter pessoas demais, que não deveriam estar ali, e que tornaram a reunião ainda mais improdutiva. Afinal, quanto mais pessoas em uma reunião, maiores as chances de se perder o foco.
2. Ter pessoas que não impactam no poder de decisão dos dois times, o que fará com que todas as medidas tomadas caiam por terra assim que chegarem a quem deve aprová-las.

Por isso é tão importante ter as pessoas-chave. E quem são elas?

• O responsável pelo Vendarkerting
• Gerentes de Vendas;
• Gerentes de Marketing;
• Responsáveis pelas operações dos dois times.

Sim, nós sabemos que nem todas as empresas apresentam uma estrutura como essa.

Mas a questão aqui é ter representantes dos dois times e um responsável por esse alinhamento, no mínimo, e que não precisa ser um gestor, desde que ele tenha autonomia suficiente para conhecer e trabalhar com os dois times.

Foque na resolução de problemas

Isso vale para qualquer reunião, mas especialmente para a de Vendarketing.

Porque, especialmente na implementação desse alinhamento, os problemas vão aparecer e eles serão muitos — você não faz ideia.

Mas nós não queremos te desencorajar e sim trazer uma mentalidade de que focar no problema não será a solução, e que cada esforço nesse sentido valerá a pena.

Por isso, sempre que perceber que as pessoas estão a muito tempo falando sobre o mesmo assunto sem chegar a uma conclusão, você tem algumas opções.

• Pergunte: “Ok, o problema nós já entendemos, agora alguém tem alguma solução?”
• Caso a solução não chegue, marcar uma reunião com as pessoas que podem ajudar ou resolver o problema.
• Suspender a discussão e mandar um email para todos, para que na próxima reunião eles tragam soluções.

Garanta que todos tenham oportunidade de falar

Outro erro muito comum: ou só as pessoas do Marketing falam, ou a reunião é dominada pelo time de vendas, e no final ninguém chega a lugar nenhum.

Entenda que os dois times estão em pé de igualdade, independente da reunião contar com 10 pessoas de Vendas e uma de Marketing, ou vice-versa.

E, além disso, mais uma vez, tenha em mente que vocês têm o mesmo objetivo, que é chegar nas melhores soluções para fazer a empresa vender mais.

Por isso, não existe um time ou uma pessoa mais importante nessa reunião e, com isso, todos devem ter o direito e até mesmo o dever de falar, levantar os seus pontos, dar opinião e resolver problemas.

Garanta que esse seja um ambiente seguro onde as pessoas se sintam à vontade para dar ideias e que sejam respeitados por isso.
 

Por fim, uma reunião de Vendarketing não é um lugar para:

• Resolver problemas pessoais dentro ou fora dos times;
• Resolver problemas pontuais de CRM, roteamento e afins;
• Fazer um “break” do trabalho e não chegar a nenhuma conclusão;
• Falar apenas de números e não chegar a novas ideias e soluções;
• Inflar o ego de uma pessoa ou uma equipe em detrimento do trabalho da outra;

E por mais que no início seja difícil, com o tempo as pessoas vão acabar pegando o ritmo estipulado por você na condução dessa conversa, e ela será cada vez mais objetiva e trará resultados ainda melhores.

Caso você ainda tenha dúvidas sobre esses e outros aspectos da intergração entre marketing e vendas, confira o nosso ebook Vendarketing 2.0!