Como planejar e fazer uma reunião virtual de sucesso?

A evolução da tecnologia permite que as pessoas se reúnam virtualmente com outras que podem estar até mesmo em outro país.

As reuniões virtuais vêm se tornando cada vez mais populares. Por meio desse tipo de evento, você pode resolver diferentes questões: apresentar um produto a um cliente, desenhar o planejamento de marketing da sua empresa com os membros do seu time e até mesmo transmitir um webinar.

Contudo, não pense que só porque o evento é virtual que você não precisa planejá-lo com antecedência. É importante pensar, por exemplo, sobre quanto tempo ele durará e qual é a melhor plataforma para realizá-lo.

Se está procurando dicas de como planejar e realizar uma reunião virtual, você está no lugar certo! Neste artigo, vamos discutir:

• O que é uma reunião virtual?
• Quais são os benefícios dessa estratégia?
• Como planejar e realizar uma reunião virtual?

Continue a leitura!

O que é uma reunião virtual?

Primeiramente, você precisa entender o formato. Na prática, uma reunião virtual é um encontro entre pessoas em diferentes locais — escritórios, cidades e até países — por meio de vídeo, áudio e texto.

Tudo isso em tempo real, sem que os participantes estejam presentes no mesmo lugar. Dessa forma, é possível compartilhar informações e dados rapidamente.

Uma agência de Marketing Digital, por exemplo, pode mostrar uma apresentação a um cliente que mora em outra cidade. Também é possível exibir infográficos e explorar conteúdo audiovisual de forma eficaz em uma reunião virtual.

Além disso, um gestor pode marcar uma reunião virtual para planejar e definir metas com o time. Com o software mais apropriado, a conversa flui bem como se todos estivessem se encontrando pessoalmente.

Assim, reuniões virtuais são úteis em diferentes situações e propósitos. Entretanto, o mais importante é saber como usar a tecnologia da melhor maneira. Afinal, encontros à distância podem prejudicar um fator relevante: o engajamento.

Por isso, é essencial adotar algumas práticas para tirar proveito do formato. Falaremos sobre isso, mas, primeiramente, vamos analisar os benefícios das reuniões virtuais.

Quais são os benefícios dessa estratégia?

Quais são as vantagens de investir em reuniões virtuais para lidar com clientes, parceiros ou o seu time? Conheça as principais!

Otimização do tempo

Para começar a lista de benefícios de uma reunião virtual, um dos pontos mais importantes é a otimização do tempo de trabalho de todos os envolvidos.

Imagine quantas horas são gastas com deslocamento em uma cidade ou até mesmo para outro estado ou país. Com a tecnologia, esse problema é resolvido com eficiência.

Aumento da produtividade

Sem deslocamentos e formalidades geralmente desnecessárias, uma reunião virtual estimula um processo mais produtivo.

O tempo de conversa é dedicado exclusivamente ao conteúdo de interesse, sem se desperdiçar horas com locomoção. Assim, toda a sua equipe tende a ganhar com produtividade ao longo do dia de trabalho.

Facilidade na realização de reuniões

Pode não ser tão simples se deslocar em sua cidade ou receber um cliente em seu escritório com uma rotina atribulada.

Nesse sentido, uma reunião virtual amplia possibilidades em uma agenda apertada. Desse modo, uma oportunidade de negócios pode aparecer para a sua empresa.

Redução de custos

A transformação digital também permite que você desfrute de todos esses benefícios sem precisar fazer grandes investimentos.

Ferramentas gratuitas integradas a um software com outros objetivos facilitam as reuniões virtuais. Em outras palavras, não é necessário ter uma estrutura complexa para conduzi-las.

Como planejar e realizar uma reunião virtual?

Agora que você sabe o que é uma reunião virtual e quais são seus benefícios, que tal dar o próximo passo e descobrir como planejar e realizar esse encontro? Confira nossas dicas!

1. Incentive o uso do vídeo

Por mais implícito que possa parecer, nem todos os participantes usam o recurso de vídeo durante uma reunião virtual.

Apesar de isso não ser obrigatório, é muito mais agradável quando todos os presentes em uma conferência habilitam o vídeo. Essa é uma forma de gerar mais engajamento durante uma apresentação.

Por exemplo, em uma reunião com um cliente, o vídeo permite que você receba feedback em tempo real sobre o que ele está achando da apresentação. Por isso, o uso do vídeo deve ser encorajado para melhorar o desempenho da reunião.

2. Permita entrada de áudio

Embora o vídeo seja muito relevante, você não pode deixar o áudio de lado. Afinal, uma vantagem significativa da reunião virtual é justamente a praticidade, não é mesmo?

Em alguns casos, o serviço de áudio pode ser muito conveniente. Imagine que você precise passar o feedback de um cliente para que a sua equipe continue um projeto, mas você está no aeroporto voltando para a sua cidade.

É essencial transmitir essa informação o mais rápido possível, e você pode usar o recurso de áudio para conversar com todos os participantes.

3. Faça testes antes do encontro

Quanto mais importante é a reunião virtual, mais cuidado você deve ter antes de realizá-la. Afinal, ao entrar em contato com a sua equipe, existe a possibilidade de surgir um problema de conexão.

Uma apresentação para um cliente, por sua vez, demanda muito mais cautela com a qualidade da transmissão. Por isso, é crucial fazer alguns testes antes da apresentação.

Garanta que o computador esteja funcionando perfeitamente, cheque quais documentos você vai exibir e verifique a conexão com a internet. Por fim, reduza as possibilidades de erros durante a reunião o máximo que conseguir.

4. Escolha o ambiente certo

Além desses testes mais técnicos, é essencial ter cuidado com o lugar onde a transmissão acontecerá, já que a luz pode impactar a qualidade da reunião.

Procure um espaço bem iluminado, com ótima conexão à internet e, se possível, sossegado o bastante para que não haja perturbações.

5. Tenha cuidado com a duração

Outro fator crítico que deve ser considerado é a duração de uma reunião virtual. No entanto, não é assim tão fácil capturar a atenção dos participantes como em um encontro presencial.

Por isso, a reunião virtual deve ser mais curta que a convencional. Quanto mais direto ao ponto você for, melhores serão os resultados. Isso ajuda a reduzir distrações e garante que apenas os tópicos mais importantes serão discutidos.

Além de contribuir para a produtividade de todos os envolvidos no projeto, essa é uma maneira de evitar que uma reunião crucial seja entediante.

6. Tenha a mesma postura que em uma reunião presencial

Em geral, temos cautela ao escrever emails e enviar mensagens. Quando falamos com alguém com quem não estamos acostumados, tais cuidados se tornam ainda mais importantes.

Porém, em uma reunião virtual, é fundamental ter a mesma postura que você teria em um encontro presencial. Afinal, a proposta é substituir uma reunião presencial por algo que seja muito mais produtivo do que um email, não é?

Por isso, é necessário ter a mesma atitude e se certificar de que até mesmo os tópicos mais sensíveis e controversos sejam levantados durante a conversa. Desse modo, você garante mais eficiência e produtividade para a reunião.

7. Envie lembretes

Sem um contato presencial, é importante enviar lembretes aos participantes. Afinal, algumas pessoas podem se esquecer de conferir a agenda e acabar perdendo o evento.

Por isso, cabe ao organizador da reunião virtual evitar que isso aconteça, e, para isso, basta enviar um lembrete. Também é possível enviar informações adicionais, como os tópicos que fazem parte da pauta, os objetivos da reunião e até mesmo a lista de participantes.

Assim, o time estará a par de tudo que será discutido e os participantes poderão se preparar adequadamente para tirar o máximo de proveito quando estiverem reunidos.

8. Selecione a ferramenta apropriada

Outro aspecto fundamental para a qualidade da reunião virtual é o uso de ferramentas adequadas. Isso envolve usar uma plataforma que valorize a segurança da informação e seja fácil de usar para otimizar a experiência dos participantes.

Existem muitas plataformas e softwares para realizar encontros online. Os mais conhecidos são:

• Zoom;
• Google Hangouts;
• Teams.

Escolha aquele que atende às necessidades da sua equipe e que pode facilitar o trabalho para todos os envolvidos no projeto. Também é possível usar soluções pagas que oferecem uma experiência muito mais completa.

Com essas dicas, conduzir uma reunião virtual se torna uma tarefa muito mais fácil. Dessa maneira, seu time pode aproveitar os benefícios que a tecnologia oferece. É verdade que não é tão simples garantir o engajamento em encontros remotos. Mas ao seguir essas práticas, você conseguirá otimizar sua rotina de trabalho. 

Além das reuniões virtuais, é possível apostar em outros formatos de eventos online. Quer saber mais sobre como webinars podem incrementar sua estratégia de Marketing de Conteúdo? Confira nosso checklist para realizar um webinar perfeito!