Sistema de gestão: quais as vantagens e como escolher o melhor para seu negócio

No cenário dos pequenos negócios, é muito comum que diversas tarefas operacionais sejam feitas por um número enxuto de funcionários.

Com isso, resta pouco tempo disponível para desenvolver estratégias que tragam maiores resultados para o negócio, a não ser que a empresa conte com um sistema de gestão.

Para que você entenda como esse tipo de sistema funciona, quais são as suas vantagens e também o que deve ser levado em consideração ao escolher um, leia este post até o fim!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão empresarial é um programa voltado para gerir todas as tarefas executadas dentro de uma empresa. Como ele automatiza todos os processos operacionais, é uma ferramenta essencial para pequenos negócios.

Assim, tanto você quanto a sua equipe podem se dedicar mais às estratégias que visem a aumentar as vendas do negócio. Uma vez que o sistema de gestão centraliza todas as informações da sua empresa, você passa a ter uma visão mais ampla de tudo o que acontece. Isso facilita bastante a tomada de decisões.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

Existem dois tipos de sistemas de gestão de negócios: ERP e CRM.

ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, cujo significado é Planejamento de Recursos da Empresa. Portanto, ele é um programa que tem a função de controlar e acompanhar os recursos financeiros do seu negócio, assim como a parte fiscal.

Assim, o ERP se encarrega do gerenciamento de informações como: faturamento e compras, tarefas administrativas, dados dos colaboradores, recebimento de receitas, pagamento de despesas e tributos aplicados nos processos envolvidos. Ele ajuda inclusive na otimização das vendas.

O CRM, sigla de Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é uma ferramenta que permite a gestão dos contatos que a empresa estabelece com seus leads, com o objetivo de transformá-los em clientes e conseguir fidelizá-los.

Algumas empresas têm o costume de listar os seus contatos em planilhas de Excel ou, até mesmo, em arquivos de papel.

Isso dificulta o acompanhamento para que essas pessoas virem clientes de fato. O CRM organiza todas essas informações e cria um histórico de contato no perfil de cada um, permitindo que você veja o quão próximo o consumidor está de comprar o seu produto ou serviço.

Quando o sistema de gestão é necessário?

A partir do momento em que uma empresa, mesmo sendo pequena, passa a ter funcionários exercendo variadas atividades ligadas a cada setor do negócio (financeiro, marketing, vendas, atendimento etc.), essa é a hora de implantar um sistema de gestão para simplificar e automatizar os processos mais burocráticos e menos estratégicos.

Dessa forma, problemas que envolvam qualquer um desses setores podem ser resolvidos e evitados, visto que o sistema faz com que todas as tarefas fiquem unificadas em um só canal, melhorando a performance do trabalho.

Sem um software de gestão, você e a sua equipe acabam correndo o risco de entrar em um fluxo de retrabalho, isto é, ter mais de uma pessoa executando a mesma tarefa. Esse fato causa um mau aproveitamento do seu capital humano.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Reunimos aqui os 4 principais benefícios na hora de contratar um sistema de gestão.

1. Economia de recursos

Como o sistema é capaz de integrar todos os processos do seu negócio, isso envolve menos esforço por parte de você e dos seus colaboradores na execução das atividades.

Além disso, a solução faz com que você economize recursos, sobretudo de contratação de novos funcionários, uma vez que a sua equipe atual conseguirá realizar com eficiência as tarefas que já têm.

Desse modo, é possível focar nas ações que podem aumentar a lucratividade do negócio.

2. Redução de falhas nos processos

Ao integrar as ações da sua empresa com o sistema de gestão, você consegue reduzir as chances de falhas nos processos. Afinal, o software faz com que você otimize o tempo de trabalho da equipe.

Também é possível prever pontos de melhoria no negócio, pois a unificação das tarefas atribuídas ao sistema ajudam o gestor a tomar as melhores decisões nos processos que acontecem no ambiente de trabalho.

3. Padronização de processos

Ao ter um sistema de gestão, um dos primeiros passos é padronizar os processos para que correspondam ao escopo de trabalho do negócio. Assim, o trabalho se torna mais consistente, sobretudo em empresas que se encontram em status de escalabilidade.

4. Mais dados sobre o negócio

Alguns empresários têm dificuldades para saber em qual nível o empreendimento se encontra. Isso faz com que eles tomem decisões embasadas em “achismos”, por não terem acesso a dados claros e confiáveis.

Logo, a principal função do sistema de gestão é permitir o acompanhamento de todas as ações da empresa sob um único viés, gerando relatórios necessários para analisar o quadro atual da empresa e conduzi-la pelo caminho certo.

Como escolher um sistema de gestão para a sua empresa?

Agora que você já sabe o que é e as suas vantagens, veja o que é fundamental levar em conta na hora de escolher um sistema de gestão para a sua empresa.

Analise o lado prático do software

O sistema de gestão precisa ser de fácil manuseio para que tanto você quanto os demais membros da empresa se adaptem bem à mudança, sobretudo se o produto contratado for um ERP que envolve todos os setores.

Portanto, todas as informações precisam ficar disponíveis em um painel que apresente a empresa como um todo, pois isso faz com que todos os processos estejam integrados e todos os membros do negócio tenham uma visão macro da companhia.

Pense no custo-benefício

Implantar um sistema de gestão na sua empresa requer um investimento financeiro. Embora, em um primeiro momento, isso se assemelhe a um gasto, priorize os benefícios que a solução poderá trazer em curto, médio e longo prazo.

Por exemplo, se os funcionários responsáveis por trazer mais vendas ocupam grande parte da carga horária de trabalho fazendo o cadastro manual das oportunidades de venda, o sistema otimizará esse tempo. Desse modo, eles podem se concentrar verdadeiramente nas vendas, o que aumentará a receita do negócio.

Cheque a segurança das informações

O programa de gestão precisa priorizar a segurança das informações. Afinal, estamos falando dos dados valiosos sobre o seu negócio.

Por isso, é fundamental que os arquivos sejam criptografados. Também é essencial que os servidores contem com código SSL, para que todas as informações inseridas tenham confidencialidade total.

Ao seguir esses pontos, você poderá tomar a decisão certa ao escolher um sistema de gestão que atenda ao cotidiano da sua empresa da maneira mais eficaz.

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