Por Raphael Pires

Publicado em 25 de janeiro de 2020. | Atualizado em 6 de março de 2020


Alguns tipos de listas podem ajudar a organizar sua agência e tornar os processos mais simples. A busca por produtividade faz parte do contexto empresarial, sendo importante encontrar maneiras de otimizar as tarefas. Se você quer conhecer algumas opções, confira nosso artigo!

ilustração sobre tipos de listas
Quais listas você usa para organizar sua agência?

Aumentar a produtividade é o objetivo principal de diversas empresas, afinal, todas buscam maneiras de entregar seus produtos e serviços rapidamente, sem perder a qualidade. Alguns tipos de listas podem facilitar essa organização, tornando os processos mais simples e práticos.

É importante criar hábitos produtivos no ambiente de trabalho, pois eles ajudam a fazer com que as tarefas cotidianas fiquem mais simples. Ao estabelecer um espaço organizado, todos os processos passam a ser efetuados mais naturalmente e a dinâmica de serviço se torna mais eficiente.

Neste artigo, vamos entender o que é produtividade, qual é a importância dela e quais são as estratégias mais indicadas para manter uma agência organizada. Além disso, daremos sugestões de 5 tipos de listas que contribuem nesse processo. Acompanhe a leitura!

Saiba o que é produtividade

Antes de falarmos sobre produtividade, é importante entendermos o que significa essa palavra. Podemos definir a produtividade como a capacidade de fazer mais utilizando menos recursos, em menos tempo e com a mesma qualidade. Dessa forma, processos importantes são realizados de forma consistente e contínua.

O objetivo principal da produtividade é melhorar os resultados por meio do estímulo ao trabalho, o que acaba auxiliando no crescimento de uma empresa como um todo. Ela é um conceito essencial para o crescimento da sua agência e para sua competitividade.

A habilidade de uma empresa melhorar seus processos e a qualidade das entregas depende bastante da quantidade de serviços finalizados com determinadas horas trabalhadas.

Entenda a importância da organização para alcançar a produtividade máxima

Com um mercado competitivo, as agências precisam entregar serviços com mais qualidade e velocidade. É preciso organizar a sua e estar preparado para cumprir os prazos sem baixar o nível do que é entregue.

Garantir que é possível fazer mais em menos tempo permite que você possa melhorar os resultados obtidos, ampliando o controle da produção. É importante encontrar um equilíbrio entre criatividade e projetos diferenciados, com agilidade e prontidão nas entregas.

Conheça estratégias essenciais para sua agência se organizar

Algumas estratégias são essenciais para manter a organização em uma agência. Se não forem planejados corretamente, os processos não acontecem de forma natural. Por isso, é fundamental estabelecer uma rotina de trabalho que funcione. Na sequência, confira algumas sugestões para aperfeiçoar a produtividade!

Defina processos-chave

É importante decidir o que deve ser feito primeiro, pois isso evita que horas sejam gastas no que não é prioritário. O interessante é definir as prioridades junto com a equipe, pois a participação dos colaboradores nesse processo trará mais engajamento e comprometimento.

Crie procedimentos internos padronizados

Procedimentos internos padronizados contribuirão para aumentar a produtividade da equipe e a qualidade dos serviços. A intenção não é cortar a criatividade dos colaboradores, mas estabelecer um padrão para que as coisas funcionem otimizadamente.

Um workflow definido de maneira correta é o primeiro passo para criar processos replicáveis e escaláveis, poupando tempo de trabalho e evitando a ocorrência de erros operacionais. Documentos padronizados igualmente contribuem para colocar a empresa em ordem e elevar o desempenho dos serviços.

Determine um plano de metas

As metas são importantes para que os profissionais entendam o resultado final, e todos da equipe devem conhecê-las. Ao estabelecer um plano de metas, o resultado provavelmente será melhor, na medida em que o objetivo estará claro. Para que ele seja alcançado, avalie o que é prioridade e trabalhe para alcançar esses objetivos.

Confira 5 tipos de listas para usar na organização da agência

Para que sua agência fique ainda mais organizada, daremos algumas sugestões de tipos de listas que podem ser utilizadas no cotidiano. Acompanhe!

1. Lista de tarefas delegadas

É importante ter um controle das tarefas que são delegadas, pois, na hora necessária, é preciso saber quem estava responsável por cada processo. Quando isso não é feito, é possível que alguns serviços fiquem “sem dono”, uma vez que ninguém assume a responsabilidade pela execução.

2. Lista de prioridades

Ter uma lista de prioridades é relevante para que coisas cruciais não deixem de ser feitas. Alguns serviços podem tomar muito tempo dos colaboradores, mesmo não sendo urgentes ou necessários naquele momento.

Definir o que deve ser feito primeiro é uma forma de evitar a não realização do que, de fato, é prioritário. A criação de um checklist para verificar o que está sendo feito também é uma solução inteligente.

3. Lista de projetos e o status de cada um deles

Uma lista de projetos e o status de cada um deles também é muito útil para a organização da agência. O controle sobre o que está sendo feito ajuda a ter uma visão completa das responsabilidades.

Portanto, defina se o projeto está em fase de concepção, execução, aprovação com o cliente ou finalizado. Essa é uma maneira de organizar jobs, definir as prioridades e facilitar a distribuição das tarefas.

4. Lista de tópicos da reunião

Você já foi a uma reunião sem nenhuma pauta ou tópicos definidos para serem discutidos? Se sim, sabe que esses encontros se tornam longos e improdutivos e acabam não definindo o que deve ser feito, sendo um grande desperdício de tempo.

Para evitar isso, faça uma lista com os tópicos que serão abordados na reunião. Isso possibilita o planejamento prévio e facilita a distribuição das tarefas entre os colaboradores. Além disso, demonstra organização, considerando que o tempo de cada colaborador é valorizado e soluções são encontradas.

5. Lista de prós e contras para as decisões a serem tomadas

Tomar decisões fundamentadas em dados e informações relevantes ajuda a pavimentar o sucesso do negócio. Para que esse processo seja mais preciso, uma atitude positiva é elaborar listas de prós e contras de cada decisão que será tomada.

Desse modo, fica mais fácil analisar quais serão os ganhos e as perdas que a decisão acarretará. No mesmo sentido, o planejamento do que será necessário para realizar o que foi definido é facilitado.

Essas são algumas sugestões de tipos de listas que podem ajudar a organizar sua agência e contribuir para aumentar a produtividade. Quando os processos estão definidos de forma correta e cada colaborador sabe o que deve ser feito, as tarefas fluem naturalmente, sem perder a qualidade, aumentando a competitividade da agência.

Gostou das nossas dicas de tipos de listas? Então, aproveite para baixar gratuitamente nosso Kit: Aumente sua produtividade, que ajudará você a melhorar a capacidade produtiva da sua equipe e otimizar seus resultados!

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