Conheça os benefícios do VoIP para as agências!

Hoje em dia é cada vez mais importante que a sua agência tenha um canal de comunicação eficiente, rápido e dinâmico. Por isso você precisa estar atento na hora de investir. O sistema de VoIP – Voz sobre Protocolo de Internet, permite que você tenha qualidade com custos reduzidos. São inúmeros os benefícios do VoIP para agências, desde a melhoria na qualidade do atendimento até a facilidade de mobilidade permitindo que você possa operar de qualquer lugar do mundo a partir de um aplicativo de celular.

Mas, um dos recursos mais importantes para agências e disponibilizado pela maioria das plataformas, certamente é a possibilidade de integrar a plataforma VoIP a um sistema de CRM, tornando possível identificar informações importantes sobre o cliente no momento do atendimento.

Ficou interessado e quer saber mais sobre como o VoIP pode ajudar na rotina e crescimento da sua empresa? Então vem com a gente que te contamos!

Mas, afinal, o que é VoIP?

Sendo bem prático na explicação, VoIP é uma tecnologia em que sua voz trafega pela internet em tempo real. Alguns aplicativos famosos utilizam desse sistema em seus softwares para que seus usuários possam realizar chamadas. Mas o VoIP vai além de ser uma ferramenta que possibilita ligar para outro dispositivo.

Ele possibilita um controle maior dos custos com telefonia apresentando dados das ligações em tempo real além de ser mais barato, de fato, gerando uma economia de até 70% com chamadas nacionais e internacionais. E as ligações entre usuários não têm custos.

O sistema de voz sobre IP gera economia ao automatizar processos que antes demandavam um número extensivo de colaboradores. Essa automatização é responsável também pela agilidade desses mesmos processos.

Por ser um sistema virtual, o VoIP coleta dados e gera relatórios simultaneamente às ligações, permitindo uma melhor interação entre empresa e cliente, além de fornecer informações importantes para montar estratégias de marketing e venda.

Os benefícios essenciais do VoIP para agências

Organização das filas de atendimento ao cliente

Um dos benefícios do VoIP é a possibilidade de se unificar ao recurso URA (Unidade de Resposta Audível). Através da URA torna-se possível configurar seu tipo de atendimento de inúmeras maneiras, além de não perder nenhuma ligação. Nada de linhas ocupadas ou telefones mudos, a URA assegura que o primeiro contato com quem procura sua agência seja estabelecido por meio de um menu interativo. 

Construindo bem esse menu, com as opções mais assertivas de acordo com os departamentos de sua empresa, o sistema é capaz de direcionar seu cliente para a fila de atendimento correta. O que poupa o tempo dele e de seus colaboradores, além de deixar a agência com um atendimento mais estruturado e profissional.

A fila de atendimento também é uma ótima oportunidade de colocar em prática algumas estratégias de marketing. Enquanto seu cliente espera na fila para ser atendido deixe tocando uma gravação que apresente produtos ou serviços, informações sobre novidades e convites para conhecer suas redes sociais.

Colete dados de seu lead em tempo real

Esse é o ponto que mais ajuda, de fato, as agências de marketing; informação em tempo real! O VoIP para agências concede ao usuário a facilidade de coleta de dados importantes que geram conversão de leads, fidelização de clientes, excelência em atendimento, planejamento estratégico de marketing e vendas, melhoria de campanhas, produtos e serviços. 

Com a rapidez da coleta desses dados e de integrações com as plataformas de CRM – Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente-, otimizam-se os processos com o auxílio de métricas corretas e análises precisas.

A junção dessas duas ferramentas é uma tendência empresarial poderosa pois é o elo entre os setores de venda e marketing. Todo contato com a sua agência transforma-se instantaneamente em dados valiosos que são centralizados e capazes de agregar um valor imprescindível ao seu negócio; a agilidade. 

Personalizar o atendimento ao mesmo tempo que agiliza o contato com seu cliente é um super ganho para os dois lados. E isso é possível porque o perfil do cliente é acessado no momento da ligação fornecendo dados previamente coletados e que são importantes para a construção de um relacionamento mais próximo com seu público. 

Saber de antemão quais são os interesses e preferências do cliente economiza o tempo do seu colaborador, qualifica o lead e impacta diretamente nos resultados finais sobre, por exemplo, a eficácia de uma campanha. 

Os insights necessários para montar suas estratégias, virão principalmente do engajamento desses contatos com o cliente. Assim, com um bom time montado e recebendo as informações corretas na velocidade que o VoIP proporciona, o processo de planejar os passos de cada departamento vai ser muito mais proveitoso.

Otimização da pesquisa de satisfação

Ouvir o que o seu cliente tem a dizer também faz parte de uma boa estratégia de marketing. O NPS ou Net Promoter Score, é responsável por medir o desempenho de serviços, produtos ou atendimento. É um processo importante para tomada de decisões e reflete diretamente no panorama geral da construção de campanhas.

Com a ajuda do VoIP é possível automatizar esse recurso através de uma URA interativa. Cria-se uma pesquisa simples pela plataforma para saber a opinião do consumidor sobre seu nível de satisfação, por exemplo. 

Pode-se pedir para que ele avalie por um sistema de notas, teclando número entre 0 e 5 de acordo com seu grau de aprovação ou pode optar por um cenário objetivo de “sim” ou não”; onde teclar 1 equivale ao sim e 2 representa a resposta não.

Essa é uma forma de diagnosticar eventuais pontos negativos de sua empresa e ajustá-los para evitar a perda de clientes e amenizar um possível impacto negativo em sua empresa. Também é possível rever investimentos, planejar as próximas ações e melhorar a qualidade de suas campanhas. Além, claro, de estreitar seu relacionamento com o consumidor ao valorizar e dar voz à opinião dele.

Disparos de SMS em massa

O SMS é uma ótima forma de se massificar uma mensagem. Com o VoIP para agências, você pode utilizar tanto o sistema convencional com mensagens de texto, como também pode enviar torpedos de voz personalizados. A URA permite que você automatize os disparos para segmentos específicos de clientes, qualificando o lead e trazendo mais resultados. 

E ainda há a vantagem dos torpedos de voz não se limitarem aos telefones móveis, eles também podem ser disparados para telefones fixos.

Além de enviar conteúdo de marketing ou remarketing, os sms de texto ou voz também podem ser usados para criar um relacionamento mais próximo entre você e seu cliente. Seja com um agradecimento por adquirir um produto ou serviço, um convite para conhecer um lançamento que se encaixa no perfil do cliente ou até mesmo felicitações por datas comemorativas.

É uma maneira muito simples e prática de transmitir mensagens em massa a um leque específico de clientes, de acordo com a temática, economizando um tempo valioso na execução desse processo. Desse modo não há a necessidade de ocupar colaboradores de realizar contatos com clientes que não manifestem interesse. E os interessados com certeza já chegarão prontos para conversão.

Construa bem o seu mailing para o disparo de SMS, a quantidade nem sempre é garantia de bons resultados. A escolha correta de contatos gera um excelente retorno com uma taxa de conversão considerável.

Comodidade e versatilidade dos números VoIP 

Ter uma telefonia VoIP é garantia de uma comunicação clara, eficiente e com baixo custo. Esse sistema oferece muitas possibilidades, recursos e benefícios em ligações. Uma delas é a comodidade de ter apenas um número de contato que atenda diversas localidades. 

Se sua empresa possui filiais ou se seus colaboradores estão em locais físicos diferentes (em qualquer parte do mundo), não é necessário que cada um deles possua um número próprio, você consegue interligá-los em um número único. 

Além disso, ele disponibiliza a criação dos números máscara utilizados em suas campanhas de call tracking possibilitando entender de onde está vindo seu lead. Como é um sistema digital, ele completa todo o processo rastreando e monitorando os movimentos do lead. Ou seja, de acordo com a necessidade de sua agência, facilmente você pode ter um único número ou cinquenta e com redução de custos comparado a uma telefonia convencional.

Call Tracking, métricas e leads

Um importante aliado das agências, o call tracking utilizado através do VoIP oferece dados e métricas confiáveis colhidos de cada ligação. Todas as ligações podem ser gravadas e utilizadas para conhecer melhor o perfil do seu lead, tornando cada vez mais eficaz sua forma de interagir com ele.

As métricas geradas a partir desse contato são indicadores valiosos para a sua agência. 

• Quais campanhas renderam mais contatos 
• Qual o tempo médio de ligação de cada campanha 
• Em quais horários o volume de ligações aumenta
• Qual o perfil do lead de acordo com a campanha que o levou ao contato com sua empresa

Com a disponibilidade desses dados é muito mais fácil conseguir redirecionar os atendentes para horários de pico ou campanhas que estejam rendendo mais leads, por exemplo. 

Os números máscaras, como já dissemos, possibilitam distinguir de quais campanhas seus leads se originam. Por eles, as ligações são rastreadas e o volume mensurado, o que permite tomadas de decisões vitais para o andamento de ações de sua agência. 

Adaptar suas estratégias de acordo com as necessidades dos leads de cada mídia específica, sejam de conversões offline ou online, e entender a sua jornada de compra fará com que a empresa consiga aumentar o ROI naturalmente.

Sucesso para todos

Mesmo ainda não tendo todo o espaço que merece, o VoIP vem ganhando força no mercado justamente por oferecer todos os recursos que vimos com baixos custos. Ele promove uma eficiência operacional ao mesmo tempo que oferece uma maior mobilidade e versatilidade ao que sua agência possa precisar.

O VoIP para agências pode agregar mais valor à sua empresa com baixos custos, conectando seus colaboradores em qualquer parte do mundo ao mesmo tempo que fornece todas as informações que você precisa para manter sua agência a todo vapor. Se você ainda não tinha dado importância a essa tecnologia tão importante, espero que com esse texto você possa mudar de ideia!