Volunteer Week: como foi a experiência de fazer um evento remoto e global com foco em voluntariado

A Rock.org foi criada em 2019 com a missão de compartilhar conhecimento para acelerar a transformação social  e tornar a Rock Content uma referência em responsabilidade social corporativa. 

Por meio de ações educativas e de apoio a organizações não-governamentais, o projeto também tem o objetivo de inspirar outras empresas a investirem em iniciativas de impacto.

Mais de 400 rockers já atuaram como voluntários nas ações realizadas pelo Rock.org que, agora, têm alcance internacional. Com a expansão das operações da Rock Content entre 2019 e 2020, o projeto ganhou o apoio de colaboradores voluntários do México, Estados Unidos e Canadá.

Em 2020, o grande destaque foi o Volunteer Week, um evento remoto global que ajudou a levantar doações para ONGs de apoio à mulher, à comunidade LGBTI+, à comunidade negra e pessoas com deficiência. 

Continue conosco para conferir os detalhes dessa ação, seus resultados e o aprendizado que ficou:

• Sobre a Volunteer Week: uma nova realidade e grandes desafios
• A missão: propostas e objetivos da ação
• Contextos e projetos: a realidade encarada de frente
• O evento: unindo pessoas e criando oportunidades
• Resultados e conquistas: o impacto gerado pela Volunteer Week
• O aprendizado: lições que aprendemos com o primeiro evento neste formato

Sobre a Volunteer Week: uma nova realidade e grandes desafios

A Volunteer Week ocorreu entre 5 e 9 de outubro de 2020 e foi a primeira ação global com foco em voluntariado promovida pela Rock Content realizada de forma remota. 

A iniciativa mobilizou 200 rockers espalhados entre os escritórios da Rock Content em todo o mundo e angariou mais de R$14 mil em doações para ONGs do Brasil, México, Estados Unidos e Canadá.

A primeira edição do evento foi o Volunteer Day, um dia inteiro dedicado ao voluntariado.

Nele, foi promovida uma competição entre os colaboradores da empresa na qual o time vencedor teve a oportunidade de fazer uma doação para uma instituição do terceiro setor (ONGs, fundações, associações comunitárias, entidades filantrópicas e outras organizações sem fins lucrativos).

Em 2020, as restrições impostas pela pandemia de Covid-19 representaram um novo desafio para o projeto, mas a vontade de fazer a diferença foi mais forte.

O evento precisou ganhar um novo formato, dessa vez, 100% online e com os colaboradores voluntários participando de suas casas.

Além disso, a ação também precisava refletir a nova realidade global da Rock Content que, no último ano, firmara suas operações fora do Brasil com a aquisição da estadunidense ScribbleLive. Surgiu, então, a Volunteer Week, uma semana dedicada ao voluntariado com ações de impacto internacional.

A missão: propostas e objetivos da ação

A proposta do Rock.org é muito simples: reservar 1% do tempo de todos os rockers para ações de educação e empregabilidade para grupos minorizados.

Um dos seus pilares, portanto, é criar oportunidades de voluntariado, promovendo experiências que beneficiam a comunidade, fortalecem o envolvimento e também contribuem para o crescimento pessoal de cada colaborador.

Nessa direção, o Volunteer Week apresentou os seguintes objetivos:

• expandir os esforços em prol da igualdade de gênero, inclusão de pessoas com deficiência, igualdade racial e direitos LGBTI+ para além dos escritórios da Rock Content;
• gerar oportunidades de crescimento para grupos minoritários, seja em termos de educação, seja em termos de empregabilidade;
• promover a integração entre toda a comunidade de rockers, especialmente, entre times localizados em países diferentes.

Contextos e projetos: a realidade encarada de frente

A luta por uma causa social, seja ela qual for, parte da compreensão de uma realidade, muitas vezes, ignorada por uma grande parcela da população.

No que se refere à descriminação e à desigualdade — temas que nortearam as pautas do evento em 2020 — os seguintes dados devem ser destacados:

• 61% dos brasileiros LGBTI+ precisam esconder a sua sexualidade nas empresas que trabalham por medo de perder seus empregos (Center for Talent Innovation, 2016 / ANTRA, 2017);
• 17% das mulheres mexicanas (cerca de 4,6 milhões de pessoas) estão desempregadas no México (INEGI – Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo, 2020);
• 54% das pessoas com deficiência em idade ativa no Canadá estão procurando emprego (Canadian Survey on Disability, 2017);
• no último mês de julho, 14,6% das pessoas negras nos Estados Unidos (cerca de 4,6 milhões de indivíduos) estavam desempregadas (Bureau of Labor Statistics, 2020).

Inspirada no compromisso da Rock Content com a inclusão e a igualdade, a Volunteer Week abraçou causas de enorme relevância para a sociedade. 

Organizações de apoio à mulher, à comunidade LGBTI+, à comunidade negra e às pessoas com deficiência intelectual de quatro países foram beneficiadas pela ação. Conheça cada uma delas, a seguir.

TODXS (Brasil)

A TODXS é uma startup brasileira sem fins lucrativos que luta pelos direitos e pela inclusão de pessoas LGBTI+. 

Entre seus diversos projetos de educação, pesquisa, conscientização e segurança, destacam-se a TODXS Escola, que visa a reter mais pessoas trans e travestis dentro das escolas, e a TODXS Impacto, uma aceleradora de negócios sociais focados na diversidade e na inclusão.

CREA: Empreendedoras Sociales (México)

A CREA é uma ONG mexicana que atua há mais de 12 anos na promoção do empoderamento feminino e na formação de mulheres empreendedoras em áreas socioeconomicamente marginalizadas. 

Além de dar apoio, a organização oferece programas educacionais para o desenvolvimento de habilidade profissionais e pequenos negócios.

Community Living Toronto (Canadá)

Fundada em 1948, a Community Living Toronto auxilia pessoas com deficiência intelectual e suas famílias em Toronto, Canadá.

Os objetivos da organização são promover programas de emprego e educação relacionados e, também, tornar deficientes mais autoconfiantes e independentes para desfrutar de maior qualidade de vida na sociedade.

Beyond 12 (EUA)

A Beyond 12 é uma organização estadunidense sem fins lucrativos que tem como missão aumentar o número de estudantes de baixa renda, de primeira geração e de grupos historicamente sub-representados que se formam na faculdade.

A ONG atua por meio de uma plataforma digital que conecta estudantes e fornece dados diversos para profissionais e gestores ajudarem esses jovens a se preparar e ter sucesso na vida acadêmica.

O evento: unindo pessoas e criando oportunidades

O uso de dinâmicas e mecânicas de jogos fora do seu contexto original é uma técnica conhecida como gamification.

Essa é uma forma de aumentar o engajamento, facilitar a resolução de problemas e aprimorar o aprendizado, benefícios especialmente relevantes em um evento que envolve muitas pessoas.

Nesse sentido, para alcançar todos os objetivos propostos para a Volunteer Week, uma competição foi promovida.

Quatro times formados por rockers — chamados de comunidades —, tinham como desafio arrecadar doações para as ONGs participantes, sendo cada um deles responsável por uma das organizações beneficiadas:

• Rosa Parks (Beyond 12);
• João Nery (TODXS);
• Frida Kahlo (CREA);
• Terry Fox (Community Living Toronto).

Para cada comunidade, quatro esquadrões foram formados e missões foram conferidas a todos.

Cada conquista era premiada com um valor em Rock Social Coin’s (R$C), a moeda fictícia criada para o evento que, no fim da ação, foi convertida em valores reais disponíveis para doação.

Confira o cronograma:

• Dia 1. Construir os planos de doação e conhecer as ONGs: inicialmente, as comunidades conheceram o trabalho das ONGs e definiram como arrecadariam fundos e fariam a comunicação pública;
• Dia 2. Encontrar influenciadores para as campanhas de crowdfunding: na segunda etapa, os times precisaram se unir para obter apoio de influenciadores digitais e receberam recompensas de acordo com o número de seguidores de cada influencer participante;
• Dia 3. Postagens no perfil do Rock.org: no terceiro dia, foram publicados os posts da Volunteer Week no perfil oficial do projeto no Instagram para aumentar a arrecadação;
• Dia 4. Elevar a estratégia: no quarto dia, a estratégia de comunicação dos times foi potencializada a fim de arrecadar mais doações para todas as comunidades;
• Dia 5. Encerramento: no último dia, foi realizada uma cerimônia de encerramento com a apresentação dos resultados.

O plano foi anunciado em all hands meeting (reunião geral com todos os envolvidos) e emails de aviso foram encaminhados com um mês de antecedência.

Também foram criados canais de mensagens no Slack e uma página de informações oficial foi desenvolvida usando a ferramenta Ion. Além disso, foi disponibilizada uma conta no Instagram com vídeos e fotos para divulgação.

Resultados e conquistas: o impacto gerado pela Volunteer Week

Após quatro dias intensos, a comunidade Frida Kahlo, que representava a ONG “CREA: Empreendedoras Sociales” saiu na frente com R$C9.090 arrecadados.

Na sequência, ficaram a João Nery (TODXS), a Rosa Parks (Beyond 12) e a Terry Fox (Community Living Toronto). Confira o ranking das comunidades!

A ação mobilizou centenas de colaboradores da Rock e contou com o apoio de influenciadores digitais de prestígio.

Além disso, o evento foi mencionado em um dos mais tradicionais jornais do estado de Minas Gerais e arrecadou mais de R$14 mil em doações. Veja os números oficiais, a seguir:

• 11 influenciadores postaram sobre a campanha em seus perfis nas redes sociais;
• a ação ganhou uma matéria no jornal “O Tempo”.

Além de todas essas conquistas, vale destacar a criação de um webinar por uma das equipes do evento, no qual doadores conferiram conteúdos exclusivos produzidos por profissionais da Rock. 

A estratégia de gamification, portanto, não apenas fortaleceu as campanhas de angariamento, como permitiu que o público geral também fosse beneficiado pelo evento.

O aprendizado: lições que aprendemos ao fazer um evento nesse formato pela primeira vez 

Realizar um trabalho dessa magnitude em um ano tão conturbado é um enorme desafio, mas com empenho e o direcionamento certo tudo se torna possível.

A Volunteer Week trouxe aprendizados valiosos, que se aplicam a qualquer tipo de evento e que também demonstram a importância de um bom planejamento.

Entre as lições que aprendemos na prática, devemos destacar algumas:

1. A qualidade da comunicação é crucial (especialmente, em um evento remoto e global)

Ter uma comunicação alinhada é essencial em qualquer contexto, mas merece uma atenção especial em um evento que envolve muitas pessoas de países diferentes atuando remotamente.

É necessário criar uma estratégia de comunicação atrativa, capaz de envolver todos os participantes.

Também é preciso iniciar os comunicados com antecedência (ao menos um mês), além de adotar uma linguagem clara, apresentar as informações de forma detalhada e criar diferentes canais e formas de acesso à informação.

Na Volunteer Week aprendemos muito sobre a importância da comunicação, e entendemos que vídeos, momentos de conversa e reuniões são fundamentais2. Testar é fundamental para ter sucesso

Um evento dessa magnitude não pode ser realizado às cegas. É fundamental colocar o seu plano em teste para comprovar a eficácia da comunicação, das ferramentas e das dinâmicas que serão executadas.

Dessa forma, é interessante convidar um grupo de pessoas que não se envolveram no planejamento para validar as estratégias e colher feedbacks. Essa é, também, uma forma de experimentar coisas novas de forma segura e controlada.

3. É preciso dar atenção à diversidade cultural

Um dos maiores desafios de realizar um evento global é trabalhar de forma produtiva as diferenças entre as nações. Isso envolve o idioma adotado, o fuso horário, os hábitos e costumes locais, bem como a realidade econômica e social de cada país.

Diversos aspectos devem ser levados em consideração e o seu trabalho é garantir que a ação contemple essa diversidade e permita que todos os envolvidos, sobretudo, aqueles de regiões diferentes, compartilhem uma experiência integrada.

Isso significa que devemos atuar globalmente, mas não podemos nos esquecer das ações locais.

4. Seu cronograma deve viabilizar a plena participação de todos

No mesmo sentido, o cronograma do evento deve ser definido de forma que as diferenças de horário e atividade de cada país sejam respeitadas.

Além disso, ao estipular um período fixo para a ação, os colaboradores voluntários podem se empenhar nas atividades realizadas com maior dedicação.

O novo formato adotado pela Rock foi fundamental para viabilizar a realização de um evento global com a participação de rockers dos quatro países em que está presente.

Embora tenha sido o primeiro evento dessa escala desenvolvido pela empresa, os resultados foram extremamente positivos.

A Volunteer Week foi cheia de aprendizados e conquistas, esperamos inspirar pessoas e organizações de todos os tipos a também desenvolver iniciativas de apoio à sociedade.

Uma verdadeira transformação social depende de todos nós. Conheça todas as ações promovidas pelo projeto de impacto social da Rock Content em Rock.org!