Quebrando a cabeça para ser um bom gerente de projetos freelancers? Saiba que você não é o único — a gestão é uma área cheia de desafios e que, muitas vezes, exigirá ir além dos fundamentos teóricos.
São prazos limitados, falta de comunicação, equipe despreparada e muitos outros problemas que tornam um simples projeto uma verdadeira catástrofe. Então, o que fazer?
Neste texto, apresentaremos 5 desafios mais comuns da gestão de projetos e como resolvê-los. Vamos lá?
Qual é a importância da preparação para a gestão de projetos freelancers?
A gestão de projetos é a área responsável por conduzir as tarefas. Isto é, o profissional é encarregado de ajudar a equipe a manter o foco, de passar as orientações e também, de monitorar as atividades.
Com todas essas responsabilidades, a preparação é um ponto fundamental para a execução. Até porque, estar bem alinhado com os fundamentos é a melhor forma de lidar com as questões práticas. Adaptando os ensinamentos para o dia-a-dia.
Mas como se aprende gestão?
Bem, não existe uma única formação para gerente de projetos. Na verdade, a pessoa interessada obtém uma série de competências que a ajudam a exercer a profissão. Entre os temas que ela deverá saber estão:
- métodos de planejamento;
- metodologias ágeis como Kanban, Agile, Scrum, entre outros;
- noções de liderança e gerenciamento de conflitos;
- elaboração de métricas e indicadores;
- conhecimentos avançados de Excel e derivados.
Entre outros.
Quais são os desafios enfrentados pelo gestor? Conheça 5 deles!
Gerenciar freelas é lidar com profissionais que, muitas vezes, terão outros compromissos ou, até mesmo, uma forma diferente de trabalhar. Nesse contexto, os desafios tendem a ser mais específicos do que com colaboradores padrões, pois é preciso adaptar a execução das tarefas com a disponibilidade do freela.
As dicas que separamos aqui procuram mostrar formas de lidar com essa realidade. Continue!
1. Metas incorretas
O processo de definir um projeto passa pelo seu planejamento. É nesta etapa que o plano é dividido em partes e as metas são estabelecidas. Tenha em mente que os objetivos podem estar claros para quem criou, mas não para quem executará as tarefas. Esse é um grande problema, pois temos a tendência a achar que todos entenderão as nossas diretrizes, até mesmo, detalhes subentendidos.
Com as metas incorretas, a execução não é eficiente, gerando desperdícios de recursos, tempo e também o famoso scope creep ou as alterações constantes no projeto.
O que fazer?
Bem, é fundamental que a gestão detalhe ao máximo as diretrizes do planejamento. Não só indicado qual é o objetivo, mas também informações complementares que ajudem a entender o que se quer. Além disso, é uma fase em que a participação do contratante é fundamental, ele precisa estar disposto a passar dados, orientações do que realmente quer para que assim, não aconteça o scope creep.
2. Equipe despreparada
Parte da função da gestão é encontrar a equipe correta. Quando se trabalha diretamente com colaboradores, é possível ter uma noção melhor do desempenho de cada um. Porém, com freelancers, a avaliação dependerá dos portfólios e entrevistas, o que pode gerar até uma equipe com pessoas experientes, mas não capazes de realizar o que se precisa.
Como é comum no universo freelancer que os profissionais estejam focados em resultados rápidos e não tanto em qualidade. Esse é um desafio complicado, pois dependendo do nicho, os números de freelas preparados são reduzidos.
O que fazer?
A melhor solução é que a gestão tenha tempo para fazer uma triagem dos profissionais. Inclusive, com alguns testes para entender se aquele freelancer está apto para o projeto. Além disso, não foque em quantidade e sim em qualidade. Às vezes, é melhor se concentrar em uma equipe pequena, mas competente, do que em muitos freelancers para o mesmo projeto.
3. Má comunicação
A falta de comunicação pode ser considerado um problema originário. Isto porque, ele tende a afetar todas as outras áreas da gestão — planejamento, execução, metas e até a contratação.
Como uma parte da gestão de projetos é lidar com pessoas, será preciso dar instruções, explicar objetivos, fazer cobranças, dar feedbacks. Além disso, é muito comum que boa parte da comunicação aconteça por e-mail, o que pode causar muito mais confusão, já que pelas mensagens não é possível mostrar o tom, a linguagem não verbal e o contexto.
O que fazer?
A melhor solução é dividir os meios, atribuindo cada um para um objetivo específico. Por exemplo, e-mails tendem a ser uma forma para registro e até consulta das diretrizes, portanto, o ideal para uma comunicação mais formal, questões mais simples, avisos e orientações do projeto já discutidas pessoalmente.
Enquanto, para a conversa inicial, passar aspectos mais detalhados e esclarecimento de dúvidas complexas, as reuniões ou chamadas de vídeo são uma boa, pois evitam que haja falhas na comunicação.
4. Perda de prazos
Essa é uma questão que vai além do poder dos gestores, pois, depende da organização e comprometimento do freela. Porém, é uma situação que atinge o projeto e causa grandes problemas para o resultado, já que provoca um efeito dominó — se um atrasa, atrasa os outros membros da equipe.
O que fazer?
O planejamento será de grande ajuda neste desafio, principalmente, se a gestão antecipar os atrasos. O ideal é sempre separar um prazo a mais para essa possibilidade, além disso, ter freelancers reservas caso precise de uma solução rápida.
5. Problemas de orçamento
Manter um orçamento suficiente é um dos desafios mais comuns da gestão de projetos. Muitas vezes, a vontade de desenvolver algo de qualidade barra com as possibilidades financeiras do contratante. Com um orçamento apertado, o gestor deve ir além e não só gerenciar as tarefas, mas também o uso dos recursos.
O que fazer?
Além de monitorar o uso do orçamento, por meio de softwares de gestão, ou mesmo, uma tabela. É importante que as projeções trabalhem com a realidade na hora de definir o que fazer. No momento de definir metas, os valores do orçamento devem ser do conhecimento de todos, funcionando como uma ferramenta para o planejamento.
Hoje, falamos sobre os principais desafios que um gerente de projetos pode enfrentar. Lembrando que, o papel da gestão é facilitar para que o contratante seja entendido pelo freela. Com esse objetivo, além de trabalhar com as metas e torná-las mais claras, ele precisa acompanhar constantemente a execução das tarefas e o uso dos recursos.
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Renato Ribeiro 
Edmar Ferreira 
Lousali Martins