Há exatamente três meses, tracei por meio de um Plano de Desenvolvimento Individual a meta de me organizar melhor e ter uma produtividade maior.
Estava prestes a assumir o cargo de Analista de Planejamento e várias das demandas exigem uma organização exemplar. Daí surgiu o desafio.
Neste texto, reuni todos os passos que percorri nesse período tempo para mostrar na prática o que deu certo para mim. Acredito que é melhor do que ficar dando mais dicas “do mesmo”, não é?
Se você não aguenta mais dicas de organização como “evite interrupções”, “use ferramentas de produtividade” e quer ver um case de sucesso, basta ler este artigo até o final.
Primeiro passo: pedir ajuda
Consultei várias pessoas e procurei entender melhor o que elas faziam. O objetivo era tentar absorver ideias e as melhores práticas, antes de buscar dicas na internet para isso.
É sempre bom consultar pessoas próximas a você e que realizam tarefas similares. Assim, você acaba tirando várias boas ideias que funcionaram na vida real e ainda poupa o tempo que gastaria pesquisando.
Ouvi gente que anotava tudo o que fazia em um caderninho, outras que usavam o Google Calendar para tudo, além de planilhas e os mais diversos aplicativos. Isso me ajudou muito no próximo ponto.
Paralelamente, me reuni com meus gestores (obrigado Carol e Thiers <3) para montar um plano de ação:
- ler ao menos um conteúdo sobre o tema por semana;
- me reunir com alguém que era produtivo e organizado dentro da própria Rock;
- usar o Google Calendar como guia;
- escrever este texto.
Na prática, como funcionou o PDI?
Ao ler os conteúdos, percebi que a grande maioria dos conteúdos me diziam coisas parecidas, sempre repetindo os mesmos tópicos. Mas dois deles acabaram me chamando bastante a atenção:
⮞ O Guia Definitivo da Produtividade Pessoal;
⮞ O mito da produtividade e o hack que mudou minha vida.
O primeiro porque era de uma leitura leve e trazia uma técnica inovadora (falarei dela mais pra frente também). E o segundo, por ser diferente de tudo que já tinha visto ou aquele que me deu a melhor dica: começar a colocar algo em prática.
De 15 em 15 dias, passei a reunir com o mestre da produtividade e organização — além de editor-chefe do Comunidade e autor do 2º texto que acabei de recomendar —, e a experiência foi ótima! Valeu Dimitri Vieira!
Dos conteúdos, tirava conhecimentos e ideias para levar para a reunião com o meu mentor, como possíveis práticas, ferramentas e técnicas para ir utilizando e testando.
Logo de cara, concordamos que o uso excessivo de aplicativos e softwares acaba sendo ruim porque pode-se perder muito tempo organizando esses aplicativos.
Já estava usando o Google Calendar para programar lembretes, organizar o que faria no dia seguinte e estava tudo certo.
Segundo passo: aplicar no dia a dia
Para aumentar minha produtividade, anotava o tempo que gastava em cada uma das minhas tarefas. Em média, por pauta — uma das principais tarefas do time de Planejamento — gastava 25 minutos.
Além disso, tentei usar a técnica Pomodoro para concentração, mas não me adaptei muito bem. Não conseguia seguir o tempo correto de foco para cada intervalo por vários motivos.
Olhava email a toda hora, celular, além de ser disperso e ter uma certa dificuldade de focar. Para piorar, tenho muita dificuldade em dizer “não”. Então, toda hora que alguém pedia ajuda, parava tudo e demorava bastante para concentrar novamente.
Músicas, sons ou um fone de ouvido para ajudar
Para melhorar meu foco, utilizei muito o Noisli, que reproduz sons ambientes para ajudar na concentração e na produtividade.
Se você não gosta de música ou sons durante o trabalho, o simples fato de colocar o fone de ouvido sem reproduzir já pode ajudar. Só de fazer isso já conseguia me concentrar mais no que precisava fazer.
Outra coisa que me ajudou muito também foi utilizar duas janelas diferentes no Chrome. Assim, o email ficava em uma e, na outra, eu seguia realizando as tarefas mais importantes. Isso ajudou demais para não me distrair com os novos emails no instante em que eles chegam.
Uma versão manual e melhorada da clássica to-do list
Para me organizar, comecei com um caderninho e uma to-do list para isso. Usava a técnica inovadora que comentei no texto denominada Kiko, que é uma forma de anotar as tarefas na parte direita do caderno.
Cada folha é um dia e a anotação na parte direita é proposital para ficar mais fácil de passar a limpo no outro dia, caso necessário.
O que é visto é lembrado
Hoje, abandonei o caderno, mas ainda uso o Wunderlist para tarefas importantes e casuais e o Google Calendar com lembretes para as tarefas rotineiras.
Pra mim, funciona muito melhor ter tudo anotado e, visualmente, é extremamente agradável e prazeroso ver uma tarefa feita riscada ou “checada” em uma lista. E o Wunderlist acrescenta ainda um efeito sonoro que vai te inspirar e motivar a finalizar suas tarefas.
Pode até parecer bobo para quem não conhece o app, mas basta experimentar que você com certeza vai entender o prazer que ele proporciona ao checar uma tarefa.
Também uso bastante o Google Keep para anotações e salvar links para futuras consultas em notas. Ajuda muito ter tudo em só lugar:
Organizar a caixa de email é fundamental para não se perder em meio a um emaranhado de informações. No meu caso, arquivo todos os emails, tenho uma separação para salvar os mais importantes e deixo só os não lidos na caixa de entrada ou aqueles que preciso resolver alguma pendência.
Ter uma barra de favoritos melhor planejada também foi fundamental para ter os links mais importantes:
Hoje, também uso uma planilha para organizar minha semana toda sexta-feira, ao final do dia, com o que vou fazer na semana que vem. Nela, já estimo o tempo de cada tarefa, para cada dia. Deixando e respeitando tempo para reuniões, por exemplo.
Além do Google Calendar, Pomodoro, Noisli, Wunderlist e Google Keep, existem vários outros aplicativos e técnicas para produtividade e organização, que podem funcionar para você. Nesta planilha, você encontra mais de 100 para escolher e testar à vontade.
Conclusão
Para cada pessoa funciona de um jeito e o maior segredo é testar para descobrir o que vai dar certo para você.
Esse foi um pequeno histórico de como eu consegui me organizar e ser mais produtivo. No fim das contas, tive que ter paciência e persistência para entender melhor os processos e ter uma melhor visão do escopo para conseguir me organizar.
Resumo do que faço hoje:
- Caixa de email sempre organizada;
- Usar o Google Agenda como melhor amigo e para agendar lembretes;
- Planilha com as tarefas da semana inteira (e mensurando o tempo para cada);
- Wunderlist para tarefas que fogem do escopo;
- Barra de favoritos organizadas;
- Google Keep para salvar links importantes;
- Usar de música, Noisli ou simplesmente um fone de ouvido para focar;
- Deixar o celular virado pra baixo para evitar de ver notificações.
No fim das contas, a produtividade começa com organização e planejamento. Caso queira entender melhor como traçar um Plano de Desenvolvimento Individual nos moldes do que mencionei na introdução, basta assistir essa vídeoaula sobre PDI com os especialistas da Rock em planejamento de carreira.
* Obrigado Dimi, Carol e Thiers, o resultado disso tudo tem participação direta de vocês.
Dimitri Vieira 
Luiza Drubscky 
Breno Magalhães