Como ser mais produtivo: tudo o que você pode aprender vendo Ted Talks

Sabemos que vídeo é um formato de conteúdo que facilita demais a compreensão e a transmissão de conhecimento, por isso, decidimos que em 2018 teremos foco total na produção de lives e webinars no perfil da Comunidade. Confere lá!

Para me preparar, eu decidi assistir a uma série de Ted Talks. Mas não bastava simplesmente assisti-los, era necessário fazer isso da forma mais produtiva possível.

Então, utilizando alguns dos hacks que ensinamos no webinar, assisti exatamente 119 minutos em Ted Talks gastando apenas 78 minutos. Assim, economizei 35% que gastaria nessa tarefa e ainda o fiz muito mais focado.

Cada seção deste artigo, com exceção da primeira, foi inspirada em alguma dessas apresentações. Caso tenha interesse no assunto e queira assisti-la, já vou deixar o vídeo preparado aqui para você apenas clicar no play.

E, para te poupar de refazer todo esse processo, vou te contar agora tudo sobre como fiz isso e o que aprendi. Vamos lá?

Utilize o conceito de time-boxing para ficar mais focado

Mas, em primeiro lugar, o que é time-boxing?

É uma terminologia muito usada no Scrum, que, resumindo bastante, é uma metodologia de gestão ágil. A ideia do time-boxing é estabelecer tempos fixos para começar e finalizar suas tarefas.

Ela é baseada na ideia de que as pessoas, normalmente, têm maior tendência em não serem objetivas, procrastinando e realizando seus afazeres no último minuto possível. É por isso que um estudante pode receber um trabalho para fazer com um mês de antecedência, mas acaba fazendo apenas na véspera. É como diz a Lei de Parkinson:

O trabalho se expande de modo a preencher todo o tempo disponível para sua conclusão.

Para assistir aos Ted Talks, reservei sempre meia hora do meu dia, geralmente no final do expediente e assistia às apresentações com o maior foco possível.

Com o objetivo de ficar ainda mais concentrado, utilizei o hack que ensinamos para aprender rápido com vídeos e o que aprendi sobre produtividade foi o seguinte:

Produtividade é muito mais do que monitorar seu tempo

httpss://www.youtube.com/watch?v=REFh5TMOoS0

Produtividade é saber gerenciar seu tempo, sua energia e sua atenção!

E se você não souber administrar esses três fatores, estará apenas desperdiçando vida útil.

E a grande verdade é que a produtividade é muito subjetiva e individual, ou seja, o que funciona para mim pode não funcionar para você. Então, faça testes:

• Overdose de informação: assista 2h de Ted Talks no menor tempo possível;
• Dê uma aula sobre produtividade;
• Leia artigos sobre o assunto;
• Ou escreva um artigo sobre ele;
• Limite o tempo de uso do seu smartphone;
• Mude de ambiente de trabalho para evitar distrações;
• Acorde cedo para ver se Deus te ajuda quando você cedo madruga;
• Faça exercícios físicos;
• Ou não faça nada e apenas deixe sua mente espairecer.

Assim, descubra o que funciona para você!

Alguns hábitos que você pode incluir em sua rotina são:

1. Comece o dia pensando o que você gostaria de ter realizado ao final do dia: dessa forma, você já separa o que é importante do que não é;
2. Faça uma coisa por vez para não desviar sua atenção;
3. Cultive sua energia;
4. Evite a internet sempre que possível
5. Permita-se descansar sua cabeça: assim, você pode ter devaneios ao se desligar e finalmente conectar os pontos. Também pode ser chamado de momento eureka!

E já te adianto o seguinte: ser produtivo e estar ocupado são coisas completamente diferentes. Veremos no próximo tópico!

Muito ocupado para ser produtivo

httpss://www.youtube.com/watch?v=Jd3_J-J6fsc

A sociedade valoriza demais a super-ocupação e a ideia de que, quanto mais ocupado você está,  mais impressionante você é.

Mas será que estar ocupado é realmente importante?

A verdade é que estamos tão ocupados em estar ocupados que deixamos de ser produtivos. E o resultado é que desperdiçamos o nosso verdadeiro potencial.

Não saber quando será sua próxima pausa ou férias não é impressionante. Pular refeições por não ter tempo, também não é um aspecto positivo. Além disso, é estressante e nada saudável.

Ser produtivo não diz respeito a estar sempre ocupado, mas sim com suas realizações. Ou melhor, diz respeito a realizar o que você planejou.

Então, esqueça essa fixação de estar sempre ocupado e aprenda a despender energia r da maneira ideal com o próximo item:

As 4 zonas de produtividade pessoal

httpss://www.youtube.com/watch?v=uUhZKS27yyc

Existem basicamente quatro zonas de produtividade e devemos ser capazes de identificar cada uma, para casarmos cada atividade com o momento ideal de realizá-la.

1. Auge da sua produtividade

Esse é o momento que você está mais desperto e inspirado. Aproveite para focar nas tarefas mais importantes e que demandam maior atenção, como:

• Escrever;
• Estudar;
• Criar apresentações em slides.

É claro que você pode aproveitar esse estágio para tarefas mais simples, como responder emails, por exemplo. E você o fará com excelência, mas aqui surge a pergunta: não seria um desperdício de energia?

Por isso, recomenda-se utilizar a próxima zona para essas atividades:

2. Alerta, mas não criativo

Neste modo, você é capaz de desempenhar tarefas mais simples e que não exigem pensar muito. Então aproveite para:

• Responder emails;
• Fazer relatórios mais simples.

3. Lento e indisposto a pensar

Faça as atividades mais banais possíveis e que não exigem pensar. É nesse momento que você pode:

• Checar sua caixa de spams;
• Encontrar imagens para suas apresentações;
• Fazer pausas.

E por último:

4. Mantendo-se acordado apenas

Sabe aquele momento do dia em que você simplesmente sabe que é incapaz de ser produtivo? Pois então, a melhor recomendação que te dou é: não force a barra ao tentar ser produtivo nessas horas.

Não faça nada que envolva utilizar computadores e aproveite para se organizar para o dia seguinte, nem que seja apenas mentalmente.

Fazer qualquer tarefa nessa hora envolve uma probabilidade enorme de retrabalho posterior, ou pior, comprometer parte do que você já fez.

Então, a principal dica aqui é: maximize sua produtividade selecionando tarefas que casem com seu atual nível de energia!

É possível elevar sua zona de produtividade?

Sim! Para isso, recomendamos algumas atividades como:

• Exercícios físicos;
• Conversar com pessoas de energia elevada para te inspirar;
• Espairecer;
• Fazer uma pausa para um café.

É bem comum ocorrer de, após uma pausa estratégica ou uma conversa com outras pessoas, você voltar com um foco e inspiração bem maiores e ser capaz de finalizar suas tarefas em tempo recorde.

Apenas não use as zonas de produtividade como uma desculpa para procrastinar. Afinal, uma pessoa que rouba seu tempo pode ser considerada tão ladra quanto uma que rouba seu dinheiro. Então…

Você está roubando de si próprio?

httpss://www.youtube.com/watch?v=sCXCxpsXnto

Tempo é o recurso mais sustentável e democrático do mundo. Todos temos 24h. Divida seu dia em 3 e deverá ter:

• 8 horas para trabalhar;
• 8 horas para lazer;
• 8 horas para dormir.

Se essa conta não fecha para você, possivelmente há algo errado. Então, vale a pena dar uma analisada em como você vem organizando suas tarefas.

Uma excelente dica é priorizá-las da seguinte forma:

1. Atividades que influenciam diretamente em seus objetivos. Faça-as agora!
2. Atividades que suportam suas atividades primárias. É possível terceirizá-las e focar no que realmente importa;
3. Atividades que não importam tanto e que alguém te passou, porque também não eram importantes para ele. Somente faça essas tarefas se realmente tiver tempo livre para elas.

Algumas outras dicas para ser mais produtivo são:

Nunca agende compromissos para 100% do seu calendário!

Assim você terá planejado para eventos não planejados.

Saiba diferenciar planos de sonhos

Dizer que você vai viajar para a Europa, fazer uma tatuagem nova, emagrecer 15 kg são sonhos, não planos. É um plano se você colocar uma data e um número como objetivos.

Faça planejamentos e revisões semanais

Mesmo que sejam internas e individuais.

Dessa forma, você consegue acompanhar bem seu desempenho e checar o que precisa melhorar.

Seja preguiçoso de forma estratégica

Faça apenas o que for mais importante, sem se importar com o restante. E faça sempre da melhor forma para já evitar o retrabalho.

Sempre que chegar uma demanda nova, analise se pode fazê-la. Se conseguir fazer em dois minutos, faça! Assim que finalizá-la e tirá-la de sua vista, você também vai tirá-la de sua mente. Mas se demandar mais tempo, agende em seu calendário.

A vida não é sobre tempo, é sobre o que você faz para preenchê-la. Então, não reclame por não ter tempo:

O problema não é a falta de tempo!

httpss://www.youtube.com/watch?v=CHxhjDPKfbY

Ficar sobrecarregado de tarefas  leva você a duas condições: procrastinar ou entrar em um modo enlouquecedoramente ocupado. Então, você coloca a culpa na falta de tempo e chega a desejar por mais tempo no dia.

Mas sabe o que a grande maioria das pessoas faria, caso ganhasse duas horas extras por dia, por exemplo?

Absolutamente nada!

Muito provavelmente apenas prolongariam o tempo de procrastinação e baixa produtividade. Então, elas não terem esse tempo extra é, na verdade, um favor para as pessoas. Lembra da Lei de Parkinson?

Vamos refletir: quanto tempo você precisa para ter uma ideia brilhante? Ou para ficar inspirado?

Zero! Você não precisa de tempo, você precisa de espaço para pensar! Muitas vezes, a pressão por ser produtivo pode estar tirando o seu espaço e, assim, chegamos ao próximo assunto.

Aprenda a abstrair do mito da produtividade

httpss://www.youtube.com/watch?v=2paoNvG5Nmo

Existe um poço sem fim com conteúdos sobre produtividade: vários livros sobre o assunto e intermináveis posts sobre hacks que te deixarão mais produtivo.

É possível que você encontre um material que revolucione completamente sua produtividade e sua rotina. Mas a verdade é que a grande maioria deles não vai mudar muita coisa.

Porque a produtividade é uma função do tempo. Quando você se propõe a aprender algo novo para trabalhar mais efetivamente, é comum que você planeje implementar isso no dia seguinte.

E o amanhã é uma terra mística onde 99% da produtividade, motivação e realizações humanos são armazenados.

Garanto o seguinte: você já sabe exatamente o que precisa fazer para ser mais produtivo. E a única questão é: será que você está realmente disposto a fazê-lo?

É bem comum que, ao invés de agir, você busque mais informações. Isso gera uma expectativa enorme em torno do que você gostaria de ser e fazer. Mas como você não entrega, vira frustração.

Portanto, quero firmar um acordo com você: escolha algo que gostou neste artigo e coloque em prática na sua rotina ainda hoje! Assim, você já vai se tornar mais produtivo. Depois me conta se deu resultado 🙂

E para te motivar ainda mais, vamos falar sobre o tempo mínimo para aprender uma nova habilidade!

Aprender qualquer nova habilidade em 20 horas

httpss://www.youtube.com/watch?v=5MgBikgcWnY

Nessa apresentação, aprendemos que existe um gráfico chamado Curva de Aprendizado, que é bem próxima disso:

O que essa curva mostra é que ao começar a aprender uma nova habilidade o esforço inicial para aprimorar sua competência não é tão grande. Mas a partir de um certo ponto, atingimos o efeito platô, em que para continuar aprimorando exige muito esforço.

Portanto, para ficar excepcional em algo novo, realmente requer muito tempo de treinamento. Mas para ficar bom, não. E segundo Josh Kaufman, apresentador desse Ted Talk, são necessárias apenas 20 horas de prática!

Basta seguir alguns passos bem simples, como:

1. Desconstrua a habilidade que você quer adquirir em etapas;
2. Aprenda o bastante para ser capaz de se corrigir ao praticar, mas não use essa etapa como procrastinação;
3. Remova as distrações que te impedem de praticar;
4. Pratique por um tempo total de 20h.

A verdade é que, quando começamos a aprender algo novo, a grande barreira é intelectual e não uma questão de tempo. Pois começar algo do zero nos faz sentir estúpidos, e ninguém gosta de se sentir assim.

Mas faça as contas: com um tempo de prática diário de 40 minutos em um mês, você ficará bom em uma nova habilidade. Qualquer uma! Então, o que você gostaria de aprender?

Agora você já sabe quais hábitos podem te tornar mais produtivo e que você é capaz de aprender algo novo em apenas 20 horas. Só não se pressione demais a ponto de estar mais focado em estar ocupado do que ser produtivo.

Se quiser conhecer aplicativos e ferramentas capazes de aumentar sua produtividade, listamos mais de 100 nessa planilha. Mas lembre do acordo que firmei com você: escolha ao menos um e já comece a colocar em prática ainda hoje!