Quando nos deparamos com uma pessoa bem-sucedida, daquelas que realmente fazem a diferença em seu campo de atuação, nos perguntamos como ela chegou lá — mas, mais do que isso, queremos saber: como eu posso chegar lá também?
Formação, talento e determinação são fundamentais, é claro, mas não são os únicos segredos por trás do sucesso.
Há duas palavras que fazem parte do cotidiano de todo profissional bem-sucedido: organização e produtividade. É apenas assim que eles conseguem ir além dos demais e transformarem todos os seus planos e sonhos em realidade. Sem elas, não há talento que sustente uma carreira longeva.
Se você quer entrar para esse time, então, precisa entender também que organização e produtividade andam de mãos dadas, pois uma influencia diretamente na outra. Quando você mantém a organização, consegue produzir muito mais e melhor — o que, por sua vez, ajuda-o a continuar organizado. Afinal, ninguém rende tanto quanto pode em meio à bagunça, não é mesmo?
Portanto, se você quer saber como tornar a organização e a produtividade partes integrantes do seu dia a dia, continue a leitura e veja as táticas que separamos especialmente para você. Mãos à obra!
Estabelecimento de prioridades
Ter muitos e grandiosos sonhos é algo excelente, mas cuidado! Não tente abraçar o mundo todo de uma vez. Estabelecer prioridades é um dos pontos mais importantes da organização e da produtividade, pois isso funcionará como um norte para todas as demais estratégias que você verá adiante.
Comece o dia listando todas as demandas de que você precisa dar conta, tanto profissionais quanto pessoais. Agora, reflita: quais são as mais urgentes? Quais são as de maior importância? Quais são as mais complicadas/demoradas de resolver? Essas serão suas prioridades. Enumere-as e obedeça a essa ordem! Parta para a próxima tarefa apenas depois de finalizar a anterior.
Dessa forma, você consegue visualizar claramente tudo o que tem que fazer, em vez de ficar com aquela impressão de que é tanta coisa para resolver que você nem sabe por onde começar.
Definição de deadlines
Se a tarefa já tiver uma deadline oficial, ótimo! Leve-a em consideração na hora de listar suas prioridades. Entretanto, é importante estabelecer um prazo final para tudo o que você tiver que fazer, para evitar que você enxergue aquilo como algo que pode ser adiado (ou melhor, empurrado) sem consequência alguma.
As deadlines devem ser realistas, ou seja, nem curtas demais (o que apenas deixaria você frustrado quando não conseguir cumpri-las) nem extensas demais (o que seria contraproducente). Para estabelecê-las, pense na dificuldade e na importância da demanda.
Com isso, você também não vai precisar se desesperar por não ter conseguido terminar uma tarefa com muita antecedência. Quando você é organizado e entende seu ritmo, saberá exatamente de quanto tempo vai precisar para cada coisa.
Organização do ambiente físico
Muitas pessoas deixam isso de lado quando pensam em organização e produtividade, o que é um grande erro. Isso acontece, primeiramente, por que a bagunça faz com que você desnecessariamente perca tempo procurando materiais, livros, documentos etc. Com isso, as tarefas acabam demorando mais tempo para serem finalizadas.
O outro motivo, igualmente importante, é que a desorganização afeta nosso bem-estar. Quando você trabalha em um ambiente limpo, bem arrumado e confortável, em que tudo está em ordem e pode ser facilmente encontrado, se sentirá muito mais motivado para produzir mais — tanto em termos de quantidade quanto de qualidade.
E lembre-se: é muito mais fácil manter a arrumação do que arrumar tudo do zero! Portanto, para começar, faça uma limpeza e uma organização gerais no seu ambiente de trabalho. Jogue fora tudo o que for desnecessário e coloque tudo em seu devido lugar, tentando manter perto de você aquilo que for usado com mais frequência. Nos próximos dias, basta se esforçar para que a arrumação sobreviva. Logo, isso se tornará algo praticamente automático.
Auxílio da tecnologia
A busca pela organização e produtividade é uma das grandes preocupações do profissional moderno. Consequentemente, há uma série de excelentes ferramentas que vão ajudar muito!
O Google Calendar é ótimo para registrar todos os seus compromissos e até mesmo metas, e você pode acessá-lo tanto no computador quanto pelo celular — ou seja, carregará a sua agenda com você aonde for. O aplicativo Evernote é incomparável para fazer anotações e compartilhar informações com a sua equipe. Enquanto isso, com o Dropbox, você poderá carregar seus arquivos para todo lugar, além de também dividi-los facilmente com quem precisar.
Há, ainda, apps específicos para a gestão financeira, para ajudar você a ficar longe do telefone enquanto trabalha e muitas outras ferramentas tecnológicas voltadas para quem quer ser mais produtivo e organizado. Descubra as que funcionam melhor para você!
Espaço próprio para o trabalho
Se você trabalha exclusivamente em casa, ou se sempre acaba levando trabalho para fora do expediente, é muito importante que você tenha em casa um espaço próprio para as demandas profissionais. Isso vai ajudar você a ficar mais focado nas tarefas e a não se distrair com a família, os animais de estimação, a televisão, o telefone e tantos outros “obstáculos” da produtividade que surgem quando você produz no sofá ou na cama, por exemplo.
Quando trabalhamos no mesmo lugar em que realizamos outras tarefas não-relacionadas (como assistir televisão ou dormir), é mais difícil fazer nosso cérebro entender que agora é hora de trabalho, não de lazer ou descanso.
Além disso, a organização física do ambiente ficará muito melhor se você tiver seu home office — que não precisa ser um cômodo inteiro; pode ser um cantinho só seu na sala de estar ou até mesmo no quarto, com uma escrivaninha espaçosa e uma cadeira confortável. Aliás, a ergonomia correta é outro ponto importante que você não terá caso instale-se em qualquer lugar para trabalhar.
Viu só? No começo, conquistar mais organização e produtividade pode ser difícil, mas, com nossas dicas, você logo vai torná-las parte do seu cotidiano de maneira natural e tranquila. Para ajudar você nessa missão, aproveite para baixar agora mesmo o Quadro de Produtividade da Rock Content!
Dimitri Vieira 
Autor Convidado 
Katiuscia Couto