Problemas do dia a dia: como amenizar o impacto deles na realização das suas tarefas de freelancer

A vida de freelancer nos garante algumas regalias, como trabalhar embaixo do edredom nos dias frios ou à beira de uma piscina nos dias quentes, aproveitar nossos horários de maior produtividade e ganhar mais quando a aumentamos, mesmo que isso signifique trabalhar enquanto os mortais dormem e dormir enquanto eles trabalham.

Porém, toda essa liberdade tem um preço: estamos muito mais expostos aos problemas do dia a dia. Por exemplo, a máquina de lavar quebrada pede um técnico que apareça para consertá-la, e como estamos “em casa”, acaba sobrando para nós a responsabilidade de recebê-lo. E é incrível como esse tiozinho ama mostrar o serviço dele justamente quando faltam cinco minutos para entregarmos aquela tarefa de 3 mil palavras, não?

Se você é freelancer, claro que se identificou com o que acabou de ler. Mas já aprendeu a lidar com esse tipo de situação? Sério: eu ainda estou tentando encontrar a fórmula secreta e foi por isso que resolvi dividir com você os métodos que tenho experimentado. Vem comigo!

O sentido de ser freelancer

Voltando à nossa máquina de lavar quebrada, antes de amaldiçoar o tiozinho que a consertará, lembre-se de que se você estivesse dentro de um escritório, talvez não haveria ninguém em casa para recebê-lo e esse conserto poderia sair muito mais caro, demorado e complicado. Portanto, comece considerando-se uma pessoa privilegiada por poder receber o técnico da máquina de lavar em uma quarta-feira à tarde.

Um dos maiores benefícios de ser freelancer é ter disponibilidade para resolver essas coisinhas chatas em vez de empurrá-las com a barriga ou estar sempre dependendo de favores para isso, como ter que pedir para sair mais cedo do trabalho ou recorrer ao vizinho.

A relação com o tempo

É pura gestão de tempo. E a quantidade de tempo que você tem está diretamente ligada à quantidade de coisas que você faz, ou seja, quanto mais você faz, mais tempo tem. Quer ver?

Se, em vez de ser redator freelancer, você fosse redator dentro de uma agência e tivesse que “bater o ponto” todos os dias, você provavelmente produziria a mesma quantidade de textos — ou até menos — que produz hoje. Porém, não teria tempo para o conserto da máquina de lavar, ou seja, você faria menos coisas porque teria menos tempo.

Como freelancer, em casa, você produz os mesmos textos e ainda consegue resolver o problema da máquina de lavar, mesmo que acabe trabalhando até um pouco mais tarde; logo, você faz mais coisas porque tem mais tempo para fazê-las no horário mais oportuno. Sacou?

A agenda conceitual

Aprendi essa lição em uma aula sobre gestão de tempo de um professor que tive na faculdade, o Ari Brito. Ele estava nos ensinando um método que chama de agenda conceitual, quando sem querer esbarrou em uma caixa de canetas que estava sobre a mesa. Imediatamente, outros alunos e eu nos levantamos para catá-las do chão e ele nos mandou sentar novamente, dizendo que as canetas ficariam ali até que a aula acabasse ou que alguém precisasse delas.

Ninguém entendeu muito bem, mas depois ficou claro que aquilo era um imprevisto que, se parássemos naquela hora para resolver, perderíamos tempo de aula — e não faria a menor diferença para ninguém se as canetas estivessem na caixa, na mesa ou no chão.

Recolher as canetas só seria algo urgente se alguém precisasse usá-las. Nesse caso, se um aluno se levantasse para pegar uma caneta para usar, guardaria as demais; senão, essa tarefa poderia ser realizada por qualquer pessoa depois da aula, sem a necessidade da interrupção.

Assim, aprendi a dividir minhas tarefas em quadrantes: as urgentes, as importantes, as menos importantes e as fúteis. Passei anos sem visualizar a aplicação disso na minha vida, mas hoje, como freelancer, descobri que é a melhor ferramenta que eu poderia aplicar para gerir o meu tempo e não precisar pedir tantas extensões de prazos (risos).

Veja o que significa cada categoria de tarefa.

Tarefas urgentes: faça o que é preciso

As tarefas urgentes são os imprevistos previstos, ou seja, aquelas que se tivessem sido feitas ou delegadas antes não teriam se tornado um problema. Ou ainda, podem ser causadas por acidentes. Elas acabam se tornando prioridade e você precisa fazê-las, querendo ou não, pois geram resultados — ou causam a perda deles, se não forem realizadas.

Por exemplo, todo mundo sabe que um carro que não é ligado por muito tempo perde a carga da bateria. Portanto, se você não usa o carro, precisa ligá-lo de vez em quando, ou então, quando precisar dele, vai precisar também acionar o eletricista ou uma turma para empurrá-lo se quiser que ele funcione. Resumindo: a tarefa não cumprida de ligar o carro de vez em quando transformou-se em um problema urgente.

Por outro lado, seu filho pode estar na escola e se machucar no recreio. Nesse caso, trata-se de um acidente que não dependia de nenhuma ação sua para ser evitado, mas que você precisa resolver, pois se tornou uma prioridade independentemente do seu planejamento. Já pensou se é exatamente nessa hora que você descobre que a bateria do carro arriou?

Os acidentes são as poucas situações em que vale pedir a extensão de prazo. E saber negociar entregas com clientes faz parte das skills necessárias para um freelancer.

Tarefas importantes: priorize o que você quer fazer

As tarefas importantes são aquelas que, além de você gostar e querer fazer, dão resultados. São as que você inclui no seu planejamento como prioritárias e realiza sem grandes problemas, normalmente com grande satisfação e excelentes resultados.

Mas lembre-se: quando essas tarefas não são feitas como foi planejado, podem acabar se tornando urgentes. Um exemplo disso é aquele e-book de 2 mil palavras que você teve uma semana e um feriado para fazer, planejou terminar no segundo dia de prazo, mas começou a fazer no último dia.

Nesse caso, não vale extensão de prazo e, se você não for ligeiro, pode acabar com uma tarefa não entregue.

Tarefas menos importantes: delegue o que outra pessoa pode fazer

As tarefas menos importantes também podem se tornar urgentes e precisam ser feitas, mas não necessariamente por você. Ou seja, você pode delegá-las e apenas se certificar de que estão sob controle. Por exemplo: ligar o carro de vez em quando, lavar a louça, limpar a casa, ir ao supermercado e ao banco, entre outras tarefas que podem ser realizadas por qualquer pessoa, apenas com a sua orientação.

As tarefas delegáveis, normalmente, são as que você não gosta de fazer ou não valem o tempo que você gasta nelas, mas ainda assim precisam ser feitas. Essas são as mais fáceis de resolver.

Tarefas fúteis: transforme o que você curte fazer em motivação

Essas são ao mesmo tempo as melhores e as piores. Normalmente, são as causadoras das urgentes, pois são aquelas que amamos, como o Netflix ou o Play 4, mas o resultado que geram não é considerado tão essencial (quanto deveria, diga-se de passagem).

Use essas atividades como prêmio para as suas realizações. Ou seja, inclua-as no seu planejamento e, sempre que você entregar qualquer outra tarefa no prazo, o tempo para elas estará garantido, a não ser que apareça alguma urgência.

Em meio aos problemas do dia a dia, você acabará com quatro listas de tarefas no seu planejamento que deverão ser realizadas de acordo com o seguinte grau de prioridade: primeiro as urgentes, depois as importantes, as menos importantes (que podem não ser feitas por você) e, por fim, as fúteis. E cabe a você não permitir que nada que não seja um acidente se transforme em urgência.

Agora, voltando ao tiozinho da máquina de lavar, eu hoje o colocaria na minha lista de tarefas fúteis, já que o poder de resolver esses problemas é um dos prêmios da carreira de freelancer. E você, em qual lista o colocaria? Comente!