5 tips para comunicarse mejor en mensajes de correo electrónico

La comunicación es fundamental en las empresas que deben utilizarla en todos sus canales, lo que incluye el correo electrónico. Descubre aquí 5 tips para hacerla de la manera correcta.

como comunicarse mejor

    Aunque el correo electrónico sigue siendo una herramienta muy útil, no es un secreto para nadie que es un canal de comunicación que ha perdido importancia.

    Según estadísticas de SaneBox, 62% de los correos electrónicos que recibe un empleado promedio no son importantes.

    Así que si de comunicación interna se trata, el correo electrónico no es el mejor canal para todo tipo de mensajes.

    Además, de acuerdo con esta información revelada por Kayako, el correo electrónico es la vía de atención al cliente menos preferida de los consumidores con un 23%; más arriba están el teléfono y el chat gracias a su inmediatez en las respuestas.

    Siendo sinceros, es probable que todos hayamos tardado más de 24 horas en responder un correo importante y también que hayamos recibido una respuesta muy tardía.

    Mientras que, si se trata de mailing o envío de correos electrónicos masivos como estrategia de marketing digital, la tasa de apertura promedio es de apenas 21,33 % según estadísticas de MailChimp. Aunque tiene un gran ROI, su efectividad no es la mejor

    Una de las interpretaciones que merecen estas estadísticas es que, quizás, no estamos usando los mensajes de correo electrónico de la mejor manera.

    Sigue leyendo para conocer estos 5 tips para comunicarte mejor usando el correo electrónico!

      1. Optimiza la línea de “asunto”

      La comunicación comienza incluso antes de la primera palabra del correo, pues el asunto es parte del mensaje, ya que lo contextualiza y establece una premisa.

      Es una primera impresión, así que cuenta y mucho. No importa si eres un networker construyendo una red de contactos, si solo envías correos corporativos o si estás enviando una oferta a algún cliente, una buena línea de asunto te ayudará a destacar.

      Y el asunto es incluso más inquietante si el destinatario del mensaje está usando su *smartphone*:

      Mientras que un servicio de correo electrónico muestra 60 caracteres en un navegador, suele mostrar solamente entre 25 y 30 caracteres en su app móvil.

      ¡Tienes la mitad de caracteres para ser efectivo!

      Puedes contrarrestar esto usando las palabras más importantes al principio, aquí algunos ejemplos:

      • ¿Comida Thai para la cena?
      • Reunión mensual de seguimiento, Viernes 11 AM
      • ¡Oferta pre Black Friday! 25% de descuento solo por hoy
      • Nuevas medidas de seguridad (actualización IMPORTANTE)

      Si es correo corporativo o de comunicación interna, es probable que el destinatario lo lea de cualquier manera, pero la línea de asunto podría hacer la diferencia entre leer y responder rápidamente o dejarlo para más tarde o el día siguiente

      Ya ni hablar de si el correo es parte de una estrategia de email marketing.

      Una buena línea de asunto no garantiza que tus correos sean leídos, pero sí que interesará a quienes lean el asunto, aumentado la probabilidad de que sean leídos

      2. Sé conciso, evita la sobre-comunicación

      No solo existe tal cosa como la sobre-comunicación, sino que es muy fácil caer en ella cuando se envían mensajes de correo electrónico.

      ¿Recuerdas la estadística que dice que 62% de los correos electrónicos que recibe un empleado promedio no son importantes?

      En ella se esconde un gran ejemplo de sobre-comunicación corporativa, algunas organizaciones mandan a sus empleados demasiados correos con información que no es necesaria para todos.

      Además, no solo se trata de la cantidad de correos, sino de la importancia de la información contenida en cada uno.

      Si alguna vez has recibido un correo y no estás muy seguro de lo que debes hacer con esa información, o si después de enviar un correo has considerado que había una manera más corta de decir lo que ya dijiste, entonces ha vivido en carne propia la sobre-comunicación.

      Pero no solo se da por no saber discernir entre lo realmente importante, es común caer en la sobre-comunicación para evitar una respuesta incómoda. A continuación algunos ejemplos:

      • “Hola Alejandra, ¿está listo el reporte de resultados del últimos mes?”
      • “Hola Rafael, estaba por escribirte. Comencé el lunes, pero me ha tomado más tiempo del pensado, estimo que lo tendré listo.”

      Estaremos de acuerdo es que un “no” y un par de detalles habría sido respuesta habría sido más corta y efectiva.

      • “Buenos días a nuestra clientela, pedimos disculpas por presentar intermitencia en nuestro servicios. Hemos detectado problemas en la fibra óptica y un equipo se encuentra trabajando para solventar el problema. Las fuertes lluvias no han ayudado las labores de…”

      Es probable que hayas recibido un correo como este…

      Ante escenarios adversos, algunas marcas utilizan el correo electrónico para informar a sus clientes de forma poco efectiva, confundiendo incluso más a algunos 

      Para evitar escenarios como este, es clave tener en cuenta lo siguiente:

      • amplificar solo los detalles importantes;
      • decir cada cosa solo una vez;
      • simplificar.

      Para unos se trata simplemente de un exceso, pero los mensajes de correo electrónico con sobre-comunicación pueden hacer que los destinatarios se sientan timados e irrespetados.

      Esto puede llevarte a perder clientes, disminuir la efectividad de tus correos electrónicos o incluso a levantar dudas sobre tus habilidades comunicativas o tu desempeño laboral.

      3. Usa los espacios para separar ideas importantes

      Tal y como un espacio de calma en medio de la tormenta es clave para tomar buenas decisiones, el espacio en blanco (o en negro si el modo nocturno está activado) es importante para destacar la información importante en los mensajes de correo electrónico. 

      Si estás en el mundo de las ventas online, es conveniente usar los puntos y aparte para espaciar las ideas y dar la relevancia debida a cada una. A continuación un ejemplo práctico, en lugar de:

      “2×1 en todas nuestras tiendas. Y visita la sede en el centro de Bogotá para encontrar descuentos especiales.”

      Prueba con esto:

      “¡2×1 en todas nuestras tiendas! 

      Y en nuestra sede del centro de Bogotá encontrarás descuentos especiales.”

      Cada una de las ideas principales debe contar con un espacio que les permita destacar su importancia de forma individual.

      Incluso es posible aplicar esto en mensajes de correo electrónico de comunicación interna, de tal forma que el destinatario pueda recordar fácilmente lo que es realmente importante y no tener que discernir por sí mismo las partes de un todo. Ejemplo, en lugar de:

      “Asunto: Informe final de ventas

      Hola Jacobo,

      Gracias por enviarme el informe ayer. Lo leí esta mañana y creo que el Capítulo 2 necesita estadísticas e información general sobre nuestras ventas indirectas. También siento que el tono general del informe podría ser más formal y que los colores de algunos gráficos se confunden fácilmente.

      Por favor, avíseme si puedes hacer las modificaciones a tiempo.

      ¡Gracias!

      Jorge”

      Con unos pequeños cambios, seguro que Jacobo recordará mejor cada punto.

      “Asunto: Revisión del informe final de ventas

      Hola Jacobo,

      Gracias por enviarme el informe, recién lo leo y creo que el Capítulo 2 necesita estadísticas e información general sobre nuestras ventas indirectas. 

      Los colores de algunos gráficos se confunden fácilmente, por favor modifica algún tono.

      También siento que el tono general del informe podría ser más formal, ¿puedes ver eso con Claudia?

      Por favor, avísame si puedes hacer las modificaciones a tiempo. 

      ¡Y gracias por tu esfuerzo en esto! Es muy importante para el equipo.

      Jorge”

      Así luce un mensaje de correo cuando cada idea tiene su espacio y son expresadas de forma concisa, sin sobre-comunicar y con más detalles acerca de cada punto importante.

      Además, hay un ligero cambio en el asunto que ayuda a contextualizar mejor el cuerpo o mensaje del correo y una modificación en el agradecimiento que denota liderazgo.

      4. Si estás emocional ¡no escribas correos!

      Somos humanos, no tenemos por qué renegar de nuestras emociones.

      Sin embargo, muchas veces es conveniente evitar enviar correos electrónicos cuando las emociones están a flor de piel.

      Es común hacer y decir cosas sin pensar en las consecuencias al dejarse llevar por emociones fuertes como la ira. 

      En una interacción cara a cara, una disculpa podría bastar para minimizar las consecuencias, pero la comunicación escrita deja impresiones más fuertes pues el receptor da tono al mensaje y la falta de gesticulación enfatiza lo escrito como literal.

      Pero la ira no es la única emoción que puede llevar a la equivocación en un mensaje de correo electrónico. 

      La euforia puede hacer que se pase por alto el protocolo de ciertas comunicaciones. Puede algunos destinatarios no les importe o lo dejen pasar, pero si es una comunicación con un cliente, quizás no le guste la informalidad o tono de amiguismo en el mensaje.

      En general, las emociones muy vívidas pueden nublar la razón necesaria para la comunicación óptima.

      5. Apóyate en herramientas

      Escribir un mensaje de correo electrónico es muy fácil, pero eso no significa que el apoyo está de más.

      El equipo de Microsoft sugiere tres herramientas esenciales para escribir mejores correos:

      • Contador de palabras: te ayudará a mantenerte conciso.
      • Editor de texto con diccionario: Gmail tiene su propia herramienta ortográfica, pero no está de más usar el diccionario de algún editor de texto para dar con posibles errores.
      • Plantillas: en caso que los correos que envías se parezcan, puedes usar plantillas para facilitar el intercambio de mensajes. Solo recuerda personalizarlas para que los mensajes se sientan pertinentes.

      Fuera de esta lista se quedaron aspectos importantes como releer los mensajes antes de enviarlos y mantener la educación y cortesía.

      Ahora que los mencionamos, no está de más recordar que ambos son tan importantes como estos 5 tips para comunicarse mejor en mensajes de correo electrónico.

      Y ten presente que herramientas de mensajería omnicanal como JivoChat pueden facilitar la comunicación interna de los equipos y también con los clientes (y visitantes a tu sitio web) al centrar todo dentro de una misma aplicación de mensajería.

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