Si hubiera un top 5 de las actividades más complejas en la rutina de un gestor, tomar decisiones estaría en primer lugar. Es algo que requiere tiempo, análisis, responsabilidad y energía.
¡Así es! Nuestro cerebro gasta un quinto de nuestra energía para elegir tareas simples, como por ejemplo, qué comer en el desayuno.
Esa cuestión es tan latente que Mark Zuckerberg optó por usar todos los días una camiseta del mismo modelo y color solo para liberar el cerebro y enfocarse en cosas más importantes. ¿Y cuál es la relación de todo esto con la propuesta de cómo elegir un CRM, el título de nuestro artículo?
Simple: si ya es difícil definir nuestra ropa, ¿te imaginas elegir un sistema que influirá en el modo como tu empresa trabajará con los clientes? Pensando en ese desafío, vamos a contarte algunos consejos para dejar esa elección más fácil. ¡Sigue leyendo!
Evalúa los procesos internos de tu empresa
Cuando vas a comprar muebles para tu casa, seguramente sabes todas las medidas de las habitaciones. Al final, no quieres gastar mucho dinero en un sofá más grande que tu sala. La misma lógica vale para adquirir un software de este tipo. No es lo mismo tener un CRM para PYMES con base pequeña de contactos, a tener una gran empresa. Es necesario evaluar la estructura interna de tu compañía para hacer la adquisición correcta.
Sin embargo, comprar un CRM no tiene que ver solo con el tamaño. La gran relación aquí se refiere a los procesos dentro de tu organización. El gestor debe tener en cuenta las siguientes preguntas durante su análisis:
- ¿cuál es el tamaño de mi empresa?
- ¿cuántos empleados tengo?
- ¿cómo es mi ciclo de ventas?
- ¿cuáles son las ventajas que la herramienta traerá para mi negocio?
- ¿qué puntos quiero/necesito mejorar en mis ventas?
Una vez que hayas sabido contestarlas, tomas la decisión en sí. ¿Sabes por qué este check-list es importante?
Porque un CRM sólo tiene sentido en una compañía si hay una estructura de ventas definida. El sistema tiene como objetivo organizar y optimizar el proceso comercial y, si eso aún no existe o es insuficiente, no traerá resultados.
Ok, ya has entendido que necesitas tener algunos procesos establecidos antes de comprar un CRM.
Pero ¿cuál es el mejor momento para comprar el software? Seamos honestos: ¡ahora! Lo ideal es tener el sistema en el momento que abres la empresa para comenzar la estrategia de ventas y almacenamiento de datos de modo organizado.
Sin embargo, si no es posible iniciar tu negocio con un CRM, la mejor hora para comprarlo es cuando tienes un proceso de ventas bien establecido. De esa forma, el CRM agregará valor a tu empresa.
Ahora que ya sabes cómo evaluar si tu empresa necesita un sistema CRM, te ayudaremos a elegir uno. ¿Estás listo? Entonces, vayamos al siguiente tema.
Descubre qué necesita tener un buen CRM
Piensa en la compra de un auto. Él debe tener algunos elementos básicos para su buen desempeño: motor, dirección hidráulica, trabas eléctricas, ruedas resistentes. La compra de un CRM sigue el mismo principio: existen funcionalidades imprescindibles a tener en cuenta a la hora de la compra. Observa a continuación:
Integración
En una empresa tienes diferentes departamentos: comercial, RRHH y financiero, por ejemplo. Todas las áreas necesitan conversar entre sí y entender cómo las actividades de una influyen en el desempeño de la otra.
Supongamos que el financiero, para pagar los salarios de los colaboradores deba calcular cuántas ventas son necesarias para efectuar la tarea. El CRM facilita la transacción de información dentro de la organización, para que cada sector sepa cuáles son sus metas y cómo actuar para generar mejores resultados.
Además de la integración interna, un buen CRM debe ofrecer la integración con otras herramientas como email, automatización de marketing, conexiones, redes sociales, entre otras que pueden facilitar la vida de los colaboradores.
Un vendedor, por ejemplo, puede optimizar su tiempo de trabajo, tener más productividad y mejorar su relación con el cliente si tiene acceso en una sola pantalla a todo el historial de la relación entre la organización y el consumidor.
Personalización
Cada empresa tiene una estrategia de ventas y métricas diferentes, se pueden hacer ventas B2B o ventas B2C, por ejemplo. Por lo tanto, al elegir un CRM, debes elegir un sistema con panel de control personalizable.
Así, en lugar de perder tiempo reuniendo hojas sueltas y mirando cada métrica por separado, puedes crear filtros con los elementos más importantes para acompañar y reunirlos en un solo lugar.
En la práctica, tener todo organizado a tu manera, significa tener acceso más rápido a los datos, opción de cambiar tus metas, definir qué funcionarios pueden ver ciertas funcionalidades, entre otros beneficios.
Almacenamiento de datos
Esa es una característica básica de un CRM. Si oyes o ves en alguna parte que un CRM no tiene esa función, ¡huye rápido!
Pero debes estar preguntándote por qué almacenar datos es tan importante para tu negocio, ¿no es así? La respuesta es muy simple: porque tu empresa puede tomar decisiones estratégicas y crecer en el mercado usando CRM.
Con los datos almacenados y analizados, una compañía puede, por ejemplo, percibir las fallas de su proceso de compra, cómo el consumidor está reaccionando a un servicio, cuáles son las dificultades de su equipo de ventas, entre otras informaciones. Y si puedes medir datos, puedes tomar decisiones más conscientes y con altas probabilidades de aciertos.
Además de ayudar en la administración del negocio, el gestor puede verificar el desempeño de cada vendedor: cuánto vende, si está realizando todas sus tareas, como está la interacción con el consumidor.
Con esas informaciones, puedes hacer una evaluación del equipo y también individual. Eso ayuda a la hora de dar feedbacks y hacer cambios en el equipo.
Informes
Un buen CRM debe tener la opción de informes personalizados. Tener acceso a esos documentos permite a la empresa identificar dónde están sus errores y oportunidades para adecuar sus productos, precios, servicios y entregas.
Sin embargo, recuerda: para que los informes sean eficientes, tu equipo necesita insertar todos los datos en el sistema, en todas las etapas de ventas. Solo así tendrás informes detallados y completos.
Accesibilidad
Cuando hablamos de accesibilidad en un sistema de CRM estamos hablando de dos elementos: operación en nube y dispositivos móviles. Es importante tener esas opciones para dar más flexibilidad y agilidad al trabajo de tus colaboradores.
Imagina que tu vendedor está en un taxi en camino a una reunión con el cliente y quiere ver qué información es esencial para conducir la oferta de venta. Al tener un CRM en el smartphone, puede comprobar todo eso en pocos clics, logrando agilidad y más confianza.
La operación en nube de un CRM ofrece más seguridad y facilita la actualización de los datos. Cuando todo se almacena en la nube, si la empresa sufre algún problema con los ordenadores, no corre el riesgo de perder toda la información registrada. Considera estos dos puntos antes de comprar un CRM, ellos son los principales a la hora de elegir un buen CRM.
Entonces, ¿ya puedes comprar un sistema para su organización? ¡Espera! Antes de eso, necesitas considerar dos cosas más.
Considera la simplicidad del CRM y realiza una prueba
Después de evaluar las necesidades de tu empresa y las características del CRM, ahora debes tener en cuenta los dos últimos elementos antes de elegir el software ideal para tu compañía. Son ellos:
Simplicidad
La ansiedad por organizar y tener muchos recursos en general es grande entre los gestores. Muchas veces, ya queremos empezar con fuerza total.
Pero piensa con nosotros: ¿de qué sirve tener un Ferrari para conducir si la pista solo permite andar a 80 km/h? De nada. No va a poder aprovechar toda la potencia del coche.
Así es con el CRM. Vale la pena invertir en un modelo que se adecue a tu realidad. De esa forma,cuando tu negocio crezca, recién ahí lo cambias por un software más robusto.
Por lo tanto, enfócate en la simplicidad. Será más fácil entrenar a tu equipo para mover el sistema y adaptar el modelo a tu negocio, creando un embudo de ventas. Ir escalando el uso del CRM poco a poco hasta alcanzar su rendimiento máximo es la mejor alternativa.
Prueba el CRM
Nunca saltes esta etapa. Es importante para entender, en la práctica, cómo el CRM puede mejorar la rutina de tus colaboradores y de tu empresa. Cuando pruebas el sistema, tienes la posibilidad de comprobar si cumple con lo prometido.
Además, puedes tener acceso a funcionalidades que extrapolan tus necesidades, pero son compatibles con las demandas de tu compañía, así podrás adoptarlas.
Una cosa es cierta: tener un CRM, en cualquier momento en tu empresa, dará más ventaja competitiva para tu negocio.
El software permite que tu organización gane en productividad e inteligencia, facilitando la toma de decisiones más planificadas. Aliar estrategia con datos es crucial para tener un buen rendimiento en el mercado.
¿Y? ¿Todavía quedan dudas si vale la pena invertir en esa herramienta y cómo elegir un CRM que atienda a tus necesidades? Quédate tranquilo. ¡Haz una prueba gratuita y comienza hoy mismo a evaluar la mejor solución para tu empresa!
