¿Cómo hacer una reunión de ventarketing realmente productiva?

Las reuniones de Ventarketing son una etapa esencial para la integración de los equipos de marketing y ventas. En ellas serán discutidos y alineados temas que van desde la atracción del lead hasta el cierre de la venta.

Uno de los puntos indispensables de la estrategia de Ventarketing de una empresa son las reuniones de alineación entre Marketing y Ventas.

Al final de cuentas, es a través de ellas que vas a garantizar que los dos equipo están realmente caminando hacia el mismo objetivo siguiendo los puntos definidos en el SLA

Pero es muy común que algunas de estas reuniones dejen de suceder o sean increíblemente improductivas. Especialmente porque, por tratarse de la alineación entre dos equipos, en algunos casos las personas aprovechan para señalar errores y “lavar la ropa sucia”.

Por esta razón existen algunas buenas prácticas que pueden ser aplicadas por empresas de cualquier tamaño o segmento, y que mejoran la sintonía entre los dos equipos sin que ninguno de los involucrados pierda su tiempo.

Antes de comenzar, todos necesitan entender el objetivo de esta reunión

Al contrario de lo que muchos imaginan, la reunión de Ventarketing no es un momento donde el equipo de Marketing habla de lo que esta haciendo y el equipo de Ventas cuenta cómo está el mes.

Mucho menos un espacio para colocar en la mesa los conflictos entre los dos equipos, que además no deberían existir, pues ambos trabajan con un objetivo en común: hacer a la empresa vender más.

Pero es muy común que estas reuniones se conviertan en un verdadero ring en el cual Marketing y Ventas se acusan por los problemas con las metas o reclaman del trabajo de personas del otro equipo o, incluso, del propio.

Esto porque, en teoría, todo el mundo sabe por qué existe esta reunión. Pero no todos están alineados con sus objetivos.

Una reunión de Ventarketing es el momento en que los dos equipos discuten los problemas del proceso de venta –desde la atracción de los leads hasta su cierre- y llegan a una conclusión juntos.

Eso significa que, si bien en muchos momentos un equipo tiene cuestionamientos sobre el otro, esas cuestiones serán hechas con un único fin: llegar al denominador común que sea beneficioso para ambos y, principalmente, para la empresa y los clientes.

Es decir: ¡no es una reunión de problemas sino de soluciones!

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 Designa un responsable por la reunión

El primer punto es que la reunión debe ser coordinada por alguien, generalmente por el profesional de Ventarketing.

Después de todo, no solo será el principal interesado, también será la persona más sabrá sobre los dos equipos, trayendo enfoque y clareza para la discusión.

Pero en caso que tu empresa no cuente aún con ese profesional especializado, podrás comenzar delegando un responsable, que puede ser de cualquiera de los equipos, siempre y cuando, esté interiorizado con los principales números y procesos de ambos.

Documenta lo que está siendo dicho

Otro punto importante es documentar lo que está siendo dicho.

No solo en reuniones de Ventarketing, pero es muy común que las personas discutan, lleguen a una increíble conclusión y:

  • o no coloquen nada en práctica por el hábito;
  • o se olviden de lo que fue acordado.

Por esta razón es importante que por lo menos una persona anote los principales puntos discutidos y los acuerdos levantados, y documente todo en el SLA de Ventarketing.

En caso contrario, posiblemente pueden estar perdiendo tiempo por no aplicar lo que deciden, o por tener retrabajo de repasar puntos que ya habían sido resueltos.

Exige que todos lleguen preparados

¡Otro punto fundamental!

Cuando todas las personas no llegan alineadas y preparadas, individualmente y como equipo, es muy común que problemas internos sobresalgan a las cuestiones de interés común, tomando mucho tiempo de la reunión.

Por eso, este no puede ser el único momento en el que los responsables por el equipo de ventas se sienta a conversar, ni el equipo de marketing.

Sea en las reuniones para cada equipo, o quince minutos antes de la de Ventarketing, deben tomarse un tiempo para alinear las cuestiones internas.

Y si es posible, traer a la reunión los puntos de discusión en común, que interfieran en el trabajo de todos, y no solo en la vida de un vendedor, por ejemplo.

Para esos casos aislados, podemos citar nuestra próxima buena práctica,

No esperes hasta la reunión para tratar todos los problemas

Imagina que el proceso de paso de oportunidades para el equipo de ventas por tu CRM está errado. O que en Marketing, todos los sites se hayan caído de la red, y en consecuencia, perdido diversas oportunidades.

No es necesario esperar hasta la reunión para que esas cosas sean resueltas. Principalmente porque, en muchos casos, eso puede llevar días o hasta semanas.

Te aconsejamos que las reuniones se realicen por lo menos 1 vez por semana, pero independiente de eso, existen problemas que necesitan una solución inmediata, y no puedes esperar hasta el próximo encuentro para solucionarlos.

Siempre que aparezca un problema que impacte la rutina de trabajo de todos, así sea que un único vendedor tenga alguna cuestión, envía un e-mail o agenda una conversación personal con tu responsable por el Ventarketing,

Esto, además de tornar tus reuniones más productivas, evitará que tengas consecuencias perjudiciales e irreversibles para tu mes de venta.

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Ten un guión

Otro punto importante es tener un guión. Esta etapa puede parecer un poco aburrida, pero el guión asegurará que no nos olvidemos de ningún punto de los que deben ser trabajados.

Puede ser simple, dividiendo la reunión en updates, consideraciones de Marketing, consideraciones de Ventas y nuevas ideas. No hay problema.

Solo es importante que tengan un tiempo separado para que ningún aspecto principal de la alineación entre estas dos partes se pierda.

Además de eso, anota a lo largo de la reunión, todos los problemas que encuentres, independiente de cuál equipo seas.

Al final, no te acordarás de todo en el momento de la reunión, por eso es importante ir levantando los puntos que pueden ser discutidos a lo largo de la semana, para entonces discutirlos con todos.

Trae a las personas indicadas

Esto es fundamental.

Al final, pueden suceder dos grandes problemas aquí:

  1. Tener demasiadas personas, que no deberían estar allí, y que volvieron la reunión más improductiva. Cuanto más personas haya en una reunión, mayor las probabilidades de perder el enfoque.
  2. Tener personas que no impactan en el poder de decisión de los equipos, lo que hará con que todas las medidas tomadas caigan cuando llegue la persona que debe aprobarlas.

Por eso, es tan importante tener a las personas clave ¿quiénes son?

  • El responsable por el Ventarketing
  • Gerentes de Ventas
  • Gerentes de Marketing
  • Responsables por la operación de los dos equipos

Sí, sabemos que no todas las empresas tienen una estructura como esta.

Pero la cuestión aquí es tener representantes de ambos equipos y, al menos, un responsable por esa alineación, y que no es necesario que sea un coordinador, siempre y cuando tenga la autonomía suficiente para conocer y trabajar con los dos equipos.

Enfócate en la resolución de problemas

Esto es válido para cualquier reunión, pero especialmente la de Ventarketing

Porque, en especial en la implementación de esta alineación, los problemas van a aparecer y serán muchos – no tienes idea.

Pero no queremos quitarte el impulso sino traerte una mentalidad de que enfocarse en el problema no será la solución, y que cada esfuerzo en este sentido valdrá la pena.

Por eso, siempre que notes que las personas hablando durante mucho tiempo, sobre el mismo asunto, sin llegar a ninguna conclusión, tienes algunas opciones.

  • Pregunta: “Ok, ya entendimos el problema, ahora, ¿alguien tiene una solución?
  • En caso que la solución no llegue, agendar una reunión con las personas que pueden resolver el problema.
  • Suspender la discusión y mandar un e-mail para todos, para que en la próxima reunión traigan soluciones.

Garantiza que todos tengan oportunidad de hablar

Otro error muy común: o solo las personas de Marketing hablan, o la reunión es dominada por el equipo de ventas, y al final nadie llega a ningún lugar.

Entiende que los dos equipos están en igualdad de condiciones, independiente si en la reunión hay 10 personas de Ventas y una de Marketing, o viceversa.

Y además de eso, más de una vez ten presente que ustedes tienen el mismo objetivo, que es llegar a las mejores soluciones para hacer la empresa vender más.

Por eso, no existe un equipo o una persona más importante en esta reunión, y con esto, todos deben tener derecho o deber de participar, levantar sus puntos , dar opinión y resolver problemas.

Asegúrate que este sea un ambiente seguro en donde las personas se sientan libres para dar ideas y que sean respetadas por eso.

Finalmente, una reunión de Ventarketing no es un lugar para:

  • Resolver problemas personales dentro o fuera de los equipos;
  • Resolver problemas puntuales de CRM, seguimiento y afines;
  • Hacer un “break” en el trabajo y no llegar a ninguna conclusión;
  • Hablar apenas de números y no llegar a nuevas ideas y soluciones;
  • Inflar el ego de una persona o equipo en detrimento del trabajo de la otra;

Y por más que al inicio sea difícil, con el tiempo las personas van a terminar agarrando el ritmo que has estipulado en la conducción de la reunión, esta será cada vez más productiva y traerá resultados cada vez mejores.

En caso que aún tengas dudas sobre esos y otros aspectos de la integración entre marketing y ventas, descarga nuestro ebook acerca de Ventarketing.

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