Zoom: la guía sobre cómo realizar una reunión de videoconferencia

A lo largo de 2020, probablemente escuchaste sobre Zoom, participaste en una reunión en la plataforma o incluso organizaste un evento allí, ¿no es verdad? ¡Zoom fue la plataforma de videoconferencia que más creció durante la pandemia! Ahora veamos cómo funciona la herramienta y cómo utilizarla en tu empresa.

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    Zoom es un software para videoconferencias y reuniones remotas que se volvió muy popular durante la pandemia de coronavirus. En este artículo veremos cómo funciona esta herramienta y cómo la puedes utilizar en reuniones de negocios o en el Marketing Digital de tu empresa.

    En el proceso de transformación digital de las empresas, potenciado por la pandemia del coronavirus, el trabajo a distancia se ha convertido en una opción principal. Si muchas empresas aún se mostraban reticentes a adoptar el home-office, el año 2020 lo convirtió en una realidad ineludible.

    Este hecho abrió todo un abanico de opciones y novedades, porque no se puede trabajar de forma remota sin contar con herramientas de comunicación e integración entre equipos, ¿verdad? 

    Es por ello que Zoom creció exponencialmente durante la pandemia, ya que la plataforma permite realizar reuniones, webinars, clases y presentaciones remotas, con numerosos recursos para presentadores y participantes.

    Por eso, traemos aquí una guía completa sobre Zoom, para que sepas cómo usar la herramienta y cómo puede serte útil en tu día a día y en las actividades de marketing de tu empresa. 

    A continuación, te diremos: 

      ¡Continúa leyendo!

      ¿Qué es Zoom?

      Zoom es una plataforma para videoconferencias en la nube, reuniones en línea y mensajería grupal. La herramienta ofrece una excelente experiencia de uso compartido de audio, video y pantalla a través de Internet, tanto para usuarios de desktop como de dispositivos móviles.

      La misión de Zoom es hacer que las comunicaciones por video sean sencillas. Para ello, ofrece numerosos recursos para anfitriones y participantes, además de integraciones con herramientas empresariales.

      Fundada en 2011 y lanzada en 2013, Zoom tuvo su gran impulso en 2020, el año en que la pandemia aceleró la adopción del home-office, dada la necesidad de distancia social. En diciembre de 2019, Zoom tenía alrededor de 10 millones de usuarios que, diariamente, realizaban reuniones; en marzo de 2020, ya tenía 200 millones.

      Hoy la empresa tiene una sede en San José, California (EE. UU.) y oficinas en varios países. Entre los clientes de la plataforma se encuentran varias marcas e instituciones como: 

      • HubSpot;
      • TransferWise;
      • Zapier;
      • Delta;
      • University of San Francisco;
      • Columbia Business School.

      ¿Para qué sirve Zoom?

      Zoom se utiliza para realizar reuniones, webinars y presentaciones a través de Internet, con:

      • pantalla compartida, 
      • chat, 
      • grabaciones, 
      • sala de espera, 
      • entre otras funciones. 

      A continuación, veremos los principales usos que puedes hacer de esta plataforma, especialmente teniendo en cuenta las empresas y el marketing. ¡Sigue leyendo!

      Reuniones

      Zoom sirve para conectar a personas que están lejos entre sí. Por este motivo, la plataforma es muy utilizada para realizar reuniones entre equipos remotos, en el día a día profesional y, también, entre amigos y familiares, en la vida personal.

      Algunas empresas también aprovechan las reuniones para realizar encuentros informales, como un happy hour o una celebración, que son importantes para generar integración entre los funcionarios. Esto se aplica al período excepcional de la pandemia, pero también a los equipos globales, por ejemplo.

      Clases

      Zoom también se usa ampliamente en educación. Las instituciones educativas pueden utilizar la plataforma para transmitir clases en vivo, con funciones de seguridad y restricciones para que el docente tenga el control de la transmisión.

      Para las empresas, es posible pensar en capacitaciones para empleados o cursos para público externo, con el fin de educar a clientes y consumidores.

      Seminarios web

      Los seminarios web o webinars, son transmisiones en vivo que se utilizan en la estrategia de Marketing Digital para educar e involucrar al público. En Zoom, puedes realizar webinars con conferencias, entrevistas, tutoriales, preguntas y respuestas, lanzamientos de productos, entre otros tipos.

      Para presentar el contenido, las empresas pueden invitar a sus propios empleados a hablar sobre temas de su área de especialización, traer expertos invitados en un tema determinado o hacer asociaciones de co-marketing con otras marcas.

      A menudo, registrarse en el seminario web es una forma de recopilar datos de los participantes y nutrirlos por email en una estrategia de inbound marketing.

      Soporte técnico

      Las reuniones remotas de Zoom también se pueden utilizar para proporcionar soporte técnico. Los equipos de posventa y onboarding pueden atender a sus clientes a través de Zoom, con funciones de uso compartido de pantalla y envío de archivos que hacen que el servicio sea más eficiente.

      Lives

      El año 2020 se popularizó la realización de lives. Aunque han sido más vistos en YouTube, Zoom también se puede usar para este fin. Sin embargo, la plataforma sirve para lives más restringidas, ya que tiene un número limitado de participantes. Las empresas pueden utilizar Zoom para crear eventos para sus empleados durante las vacaciones, por ejemplo.

      ¿Cómo funciona la plataforma?

      Si bien Zoom es una plataforma de videoconferencia, también ofrece varias otras soluciones para la comunicación por video. Observa a continuación qué productos ofrece Zoom y cómo funcionan.

      ¡Sigue leyendo que ahora viene lo mejor!

      Reuniones de Zoom

      Zoom Meetings es el buque insignia de la plataforma. Las reuniones ofrecen audio y video de alta calidad y permiten la participación de hasta 1000 usuarios con video. En la versión gratuita, sin embargo, el límite es de 100 participantes.

      Las reuniones las lleva a cabo un anfitrión, que administra la reunión en línea. El anfitrión tiene varios controles, como:

      • Programar reuniones;
      • Invitar a los participantes;
      • Compartir la pantalla y permitir que los participantes también la compartan;
      • Tomar notas en la pantalla compartida;
      • Grabar la transmisión;
      • Permitir chatear (solo con el anfitrión o entre participantes);
      • Crear encuestas;
      • Crear una sala de espera;
      • Abrir salas de forma simultánea.

      Zoom video Webinars

      Zoom Video Webinars es la solución para transmitir eventos en vivo y on-demand. Es posible crear eventos en línea con hasta 100 oradores y con 100 a 10.000 participantes que solo pueden ver, según el plan. Los seminarios web ofrecen características como:

      • Crear formularios de registro;
      • Personalizar los emails de divulgación;
      • Administrar Suscripciones;
      • Integrar los sistemas CRM;
      • Utilizar fondos virtuales;
      • Compartir la pantalla de los oradores;
      • Integrarse con Facebook Live y YouTube Live;
      • Ofrecer visualización on-demand;
      • Incluir mensajes de texto en el webinar;
      • Crear encuestas y cuestionarios;
      • Promocionar a los participantes y a los oradores;
      • Permitir que los participantes levanten la mano para interactuar;
      • Generar informes de desempeño.

      Zoom Rooms

      Zoom Rooms se utiliza para compartir, fácilmente y sin cables, pantallas en salas de videoconferencia en vivo. Permite integrar a los participantes que están presentes en la sala, pero también a los usuarios remotos, sin necesidad de hardware complejo y pesado.

      Zoom Rooms es muy fácil de usar, solo requiere que la sala tenga una computadora Mac o Windows que ejecute el software Zoom Rooms, además de un Tablet que ejecute la aplicación de la plataforma. También es necesario contar con monitores, parlantes y otros dispositivos que habiliten la conferencia. Los participantes, a su vez, pueden acceder desde cualquier dispositivo con la herramienta.

      Zoom Phone

      Zoom Phone es un sistema telefónico corporativo en la nube. Te permite realizar y recibir llamadas, con funciones de gestión inteligente, como:

      • Enrutamiento de llamadas;
      • Respuesta automática;
      • Soporte para teléfonos fijos;
      • Identificador de llamadas;
      • Historial de llamadas;
      • Grabación de llamada;
      • Mensajes de voz transcritos;
      • Herramienta de escritorio y móvil;
      • Integración con Zoom Meetings y Zoom Rooms.

      Zoom App Marketplace

      El Zoom App Marketplace reúne aplicaciones de terceros que se pueden integrar en la plataforma para hacer que la experiencia del usuario sea más completa. Potencian funciones de CRM, analítica, atención al cliente, ventas, entre otras.

      Estas son solo algunas de las herramientas que se pueden integrar:

      • Eventbrite, para la gestión de eventos de Zoom Meetings o Zoom Webinars;
      • HubSpot, para la gestión de propsects y leads generados en Zoom Webinars;
      • Google Calendar, para programar reuniones y eventos de Zoom;
      • Zendesk, para programar reuniones desde el ticket de un cliente en Zendesk;
      • YouTube, para automatizar la carga de grabaciones de Zoom al canal de YouTube.

      Zoom Video SDK

      Para aquellos que quieran desarrollar aplicaciones e integraciones, Zoom ofrece una plataforma para desarrolladores y, también, para crear aplicaciones personalizadas. Para impulsar tu negocio puedes encontrar: 

      • API;
      • Webhooks;
      • SDK.

      ¿Cuánto cuesta usar Zoom?

      Zoom ofrece diferentes opciones de planes para diferentes necesidades y tipos de clientes. Hay de todo, desde el plan gratuito para realizar reuniones hasta opciones completas para cada producto de la plataforma.

      Los precios de Zoom son diferentes para cada solución que ofrece la empresa:

      • Zoom Meetings: desde USD 149,90 / año (por licencia);
      • Zoom Rooms: desde USD 499 / año (prueba gratuita de 30 días);
      • Webinars de Zoom Video: desde USD 400 / año (por licencia);
      • Zoom Phone: desde USD 96 / año (por usuario);
      • Zoom United (Reuniones, Teléfono, Chat): desde USD 300 / año (por usuario).

      En Zoom Meetings, que es la solución Zoom más popular, hay un plan gratuito. Es posible realizar reuniones individuales ilimitadas, pero las reuniones de grupos solo pueden tener hasta 100 participantes y un tiempo máximo de 40 minutos.

      En los planes de pago de Zoom Meetings, es posible realizar reuniones grupales sin límite de tiempo, alojar más participantes (hasta 1000 con el uso de un complemento) y grabar en la nube, entre otras funciones adicionales.

      En Zoom Video Webinars, los valores de los planes varían según la cantidad de participantes que desees incluir, que puede variar desde 100 (USD 400/año/ licencia) hasta 10.000 usuarios (USD 64,900/año/licencia). Si hablas con el equipo de Zoom y personalizas el plan, puedes llegar a 50.000 participantes.

      También hay planes adicionales para mejorar el uso de la plataforma, como el almacenamiento en la nube, el plan de audio y otros servicios profesionales. También existen planes específicos para clientes en el área de Educación y Salud, con valores más ventajosos.

      ¿Cuáles son los pros y los contras?

      Zoom es una plataforma de videoconferencia muy completa, con varias soluciones para comunicación de audio y video y numerosos recursos de control de transmisión. La plataforma ganó miles de clientes en 2020 y mostró su fuerza.

      Sin embargo, es posible que algunas funciones de Zoom no cumplan exactamente con lo que necesitas o esperas de una plataforma de videoconferencia.

      Entonces, ahora veamos algunos pros y contras de Zoom para que puedas evaluar si la plataforma satisface tus demandas. 

      Calidad de trasmisión y de recursos

      Zoom ofrece una excelente calidad de transmisión de audio y video, que algunos competidores no pueden ofrecer.

      Además, la plataforma ofrece valiosos recursos para hospedar eventos en línea en vivo o reuniones con equipos grandes. Puedes enviar invitaciones, enviar enlaces de acceso y crear un entorno colaborativo. Y los usuarios pueden participar en reuniones y seminarios web sin tener que tener una cuenta en la plataforma, algo que sí requieren algunos competidores.

      Participantes simultáneos

      Zoom es la plataforma de videoconferencia que ofrece la mayor cantidad de participantes simultáneos en el plan gratuito. Es posible incluir hasta 100 usuarios con video.

      En los planes pagos, es posible aumentar hasta 1000 participantes en reuniones y hasta 10.000 participantes en webinars.

      Limitación de tiempo

      El límite de tiempo para las reuniones es una desventaja de Zoom. En el plan gratuito, es posible realizar reuniones grupales de hasta 40 minutos (las reuniones individuales son ilimitadas). En los planes pagados, no hay límite de tiempo.

      Google Meet, uno de sus competidores, te permite realizar videollamadas grupales gratuitas de hasta 60 minutos. WhatsApp, a su vez, no tiene límite de tiempo, aunque solo permite hasta 8 participantes y tiene algunas limitaciones de calidad y recursos.

      Plataforma completa de soluciones de audio y video

      Zoom no es solo una plataforma de videoconferencia. Con todas sus soluciones, es posible realizar reuniones, webinars, llamadas e integrar todas estas herramientas con plataformas de ventas y marketing. Para ello, lo ideal es elegir el mejor plan pago para suscribirte, existen opciones para empresas de todos los tamaños.

      Problemas de soporte

      El crecimiento de Zoom en 2020 fue asombroso. Llegaron millones de nuevos usuarios y sorprendieron a la empresa, que tuvo que adaptarse. La herramienta estaba enfocada a clientes corporativos, pero la explosión de uso durante la pandemia atrajo a usuarios de varios tipos, que querían usar la plataforma para los propósitos más diversos.

      En el proceso, surgieron demandas inesperadas y muchos usuarios se quejaron de la falta de soporte de la empresa y las demoras en las respuestas. Según Zoom, los problemas se solucionaron en los meses siguientes, con la creación de nuevos recursos y ampliación de la capacidad de soporte, además de webinars, capacitaciones y tutoriales para el uso de la plataforma.

      Problemas de seguridad

      El crecimiento de la base de usuarios también ha provocado problemas de seguridad imprevistos. Los incidentes de acoso, las intrusiones en reuniones privadas y la invasión por parte de hackers de las cámaras y micrófonos de los usuarios, por ejemplo, eran motivo de preocupación para la empresa.

      Por lo tanto, se tomaron medidas para aumentar el control del host y la seguridad y privacidad de los datos de los usuarios, incluido el cifrado de extremo a extremo, que aumenta la protección y era una demanda recurrente de los usuarios.

      ¿Cómo utilizar Zoom?

      Ahora veremos un tutorial sobre cómo usar Zoom y realizar las principales acciones en la plataforma, desde la creación de la cuenta hasta los principales controles del host.

      Si solo deseas asistir a una reunión o asistir a una presentación, no es necesario crear una cuenta en Zoom. Solo necesitas hacer clic en el enlace proporcionado por el anfitrión y acceder a la videoconferencia a través del navegador, el programa de Windows o Mac o la aplicación móvil.

      Pero si deseas organizar una reunión, un webinar o una presentación, el registro es obligatorio. A continuación, te explicaremos cómo empezar.

      Cómo crear una cuenta de Zoom

      Crear una cuenta en Zoom es el primer paso para usar la plataforma. Para hacer esto, ve al sitio web oficial de Zoom y haz clic en el botón para registrarte. La plataforma solicita tu email y envía un mensaje para activar la cuenta. Cuando haces clic en el enlace de activación, tu cuenta ya está creada.

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      A continuación, Zoom sugiere que invites a colegas a la plataforma, pero puede omitir este paso. Después de eso, ya recibirá una URL personal para tus reuniones y ya puedes realizar una reunión de prueba.

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      Cómo descargar Zoom

      Cuando comienza la reunión de prueba, Zoom te solicita que descargues el programa, ya sea en el desktop o en tu teléfono celular.

      El sitio web oficial de Zoom ofrece un Centro de descargas que ofrece todas las versiones de la plataforma, como el programa para Windows o Mac y la aplicación para Android o iOS.

      Cómo organizar una reunión en Zoom

      Para organizar tu primera reunión, simplemente abre el programa e invita a los participantes. Zoom ofrece un panel de control en la parte inferior de la pantalla, con funciones de seguridad (crear una sala de espera, ocultar fotos de perfil, etc.), invitar participantes, abrir el chat, compartir la pantalla y grabar la reunión.

      En la esquina inferior izquierda, también tienes los controles de micrófono y video. En las opciones de video, es posible incluir filtros y un fondo personalizado.

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      Cómo programar una reunión

      A través del navegador, puedes programar una reunión. Simplemente inicia la sesión y haz clic en «Programar una reunión«. En este punto, ya se pueden configurar algunos ajustes, como la hora de inicio, duración, contraseña, la creación de una sala de espera, el permiso para que los participantes se incorporen en cualquier momento, entre otros.

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      Cómo actualizar el plan

      Si deseas realizar reuniones con más de 100 participantes, más de 40 minutos de duración u otros recursos de transmisión, debes comprar uno de los planes pagos en la plataforma.

      En la configuración de tu cuenta, ve a <Administración de cuentas> Facturación. Esta página te informa cuál es tu plan actual y los beneficios de actualizar tu cuenta.

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      Cuando haces clic en «Actualizar cuenta«, el sitio web te lleva a una página de pago, que guía tu compra de acuerdo con tus necesidades y preferencias. La plataforma te pide que ingreses la cantidad de licencias que deseas, el plan, el ciclo de facturación (mensual o anual), opciones adicionales (como grabación en la nube y reuniones con más participantes) y la inclusión de otros productos Zoom.

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      Luego, ingresa los detalles de la forma de pago, revisa el pedido y confirma la suscripción. Es posible pagar con tarjetas de crédito internacionales o PayPal, entonces ya puedes disfrutar de los beneficios de los planes de pago.

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      Finalmente, siempre que las experiencias remotas sean relevantes, Zoom tendrá una audiencia cautiva para su plataforma. Y no creas que esta tendencia disminuirá con la pandemia. Los encuentros remotos seguirán aumentando durante mucho tiempo en la era digital.

      Ahora ya sabes cómo utilizar y aprovechar esta herramienta que pasó a formar parte del día a día de muchas personas en 2020. ¡Úsala en tu trabajo, en tus estudios, en tu vida personal, pero también aprovecha todo el potencial de Zoom para el marketing de tu negocio!

      A propósito, lee nuestros consejos sobre cómo planificar y ejecutar una reunión virtual productiva, para que puedas aprovechar al máximo esta herramienta y aumentar la rentabilidad de tu empresa.

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