Trabalho home office de agências: conheça as 6 melhores práticas

O trabalho home office vem se tornando cada vez mais comum em agências de comunicação ou marketing, sobretudo nestes tempos de COVID em que muitas pessoas passaram a trabalhar de casa. Mas, quais são as melhores práticas dessa modalidade laboral que garantem uma maior proatividade?

Para responder essa pergunta, redigimos este artigo com a finalidade de que donos ou gestores de agências possam orientar seus membros a trabalharem de forma produtiva em casa. Para isso, passaremos pelos seguintes pontos:

• o que é home office;
• a importância da proatividade;
• 6 práticas para o trabalho home office.

Vamos lá?

O que é home office

Quando falamos de home office, nos referimos a trabalhar de casa. Em termos práticos, o trabalho não apresenta muitas diferenças em comparação com o padrão feito dentro de um escritório, tirando o fato de que os funcionários fazem todas as suas tarefas dentro do lar.

Por mais que ainda haja pessoas que considerem isso estranho por estarem habituados a fazer seus trabalhos dentro de um ambiente corporativo, devemos reconhecer que trata-se de uma modalidade cada vez mais presente na vida das pessoas e modus operandi das empresas.

Home office não é férias

Este é um ponto que todos devem ter ciência durante sua aplicabilidade: home office não significa férias. Justamente por conta de algumas pessoas pensarem que trabalhar de casa torna as tarefas mais flexíveis e até mesmo brandas é que este ponto precisa ser reforçado.

Por mais que a tentação de dormir um pouco mais e deixar o trabalho que deveria ser feito pela manhã para mais tarde, depois do horário comercial, esta não é uma boa prática. Além de desordenar o hábito laboral, a indisponibilidade pode atrapalhar outras pessoas que precisam do funcionário para sanar um problema durante o horário em que todos trabalham.

Como o home office deve ser feito

Para que o trabalho home office seja bem executado, é preciso ter definido previamente o horário em que o trabalho será feito e também o ponto da casa em que será realizado.

Quem vive numa casa ou apartamento grande com um quarto extra pode transformá-lo no ambiente para trabalhar de modo que as demais pessoas que lá vivem saibam que aquele é o seu lugar e momento dedicados à sua carga horária.

Disponibilidade

Mostrar-se disponível também é importante para que os colegas e clientes saibam que podem contar com você quando necessário, ainda que esteja trabalhando via home office. 

Para isso, esteja sempre conectado à intranet da agência e também ao chat caso seja utilizado para contato interno. O status online é o indicativo de disponibilidade de modo que todos possam entender que a pessoa que o tem ativo está disponível para falar. Por outro lado, quem estiver em reunião, pode alterá-lo para ocupado ou ausente.

Diferença os momentos de lazer e trabalho

Para algumas pessoas, conseguir trabalhar em casa é um grande desafio. Há pouco demos a dica de escolher um cômodo da casa para dedicar ao trabalho, mas e quanto àqueles que não têm essa opção por viverem em lugares pequenos como uma kitnet?

Não, a solução não é trabalhar dentro do banheiro e sim saber diferenciar quais são os momentos de trabalho e lazer, ainda que o ambiente seja o mesmo. Por mais que uma pessoa esteja habituada a assistir séries e filmes online, das 09h às 18h, por exemplo, esse horário não poderá incluir tais atividades.

No começo é difícil, mas trata-se de uma questão de hábito até se acostumar.

A importância da proatividade

O conceito de proatividade diz respeito às ações feitas de forma rápida e estratégica. Portanto, numa agência, uma pessoa proativa é aquela que consegue prever que problemas e tomar todas as medidas necessárias antes que eles ocorram.

Assim, algumas dicas para ser proativo no trabalho são:

• antecipe os problemas e suas respectivas soluções;
• tenha ciência das suas motivações profissionais;
• invista em novos conhecimentos dentro e fora do seu mercado;
• tenha uma visão sistêmica de todo o trabalho da agência;
• diante de um problema súbito, foque na solução imediata.

Para que o trabalho home office seja tão eficaz quanto o que é realizado no escritório, manter o foco na proatividade é essencial.

6 práticas para o trabalho home office

Agora vejamos quais são as principais boas práticas para trabalhar em casa que você pode passar para a sua equipe.

1) Organização

A organização é a primeira dica, pois ela é fundamental. Para que isso ocorra, organize todas as tarefas que precisa fazer diariamente, assim como os horários em que elas devem ser executadas.

O Google Agenda é muito utilizado para esse tipo de organização, mas é muito fácil sabotá-lo, não é verdade? Por isso, é recomendável o uso do Studio.

A ferramenta permite que você crie suas tarefas e também controle o tempo de realização de cada uma. A partir do momento em que você aperta o “play” da tarefa, ela começa a rodar e você precisa completá-la dentro do tempo estabelecido. Esta é uma tática de fazer com que todos que usam Studio as façam em vez de postergar para o dia seguinte.

2) Infraestrutura adequada 

Outro ponto importante para fazer um bom trabalho home office é ter todas as condições necessárias para tal. Podemos começar pela ergonomia, isto é, o conjunto de práticas que visem a saúde do trabalhador durante a execução do seu serviço, sobretudo se for diante do computador.

Se uma pessoa passa 8 horas do dia sentado e fazendo uso do computador, por exemplo, é preciso saber reduzir as consequências que isso possa trazer para a sanidade dela, tal como apontamos neste artigo.

As ferramentas de trabalho também precisam estar em ordem, o que inclui notebook, headsets e outros aparelhos que sejam necessários. Uma boa conexão com a internet também é importante, sobretudo se o trabalho exigir fazer conferências com clientes ou outros membros da equipe.

3) Metas e objetivos

Quem trabalha em agências certamente precisa atingir metas, independente do setor em que atua. Tanto atendimento quanto marketing, vendas, financeiro têm um número que precisa ser alcançado todo mês para garantir o crescimento constante da empresa.

Uma dica para se certificar que a meta será atingida no final do mês é quebrá-la em metas diárias ou semanais. Por exemplo: se um vendedor precisa trazer uma receita de R$ 10 mil, pode trabalhar com uma meta de R$ 2500 semanais. Um analista de marketing que precisa gerar 1000 leads mensais, pode focar em trazer 34 leads por dia no mínimo. 

4) Fluxo de trabalho bem estruturado

Um fluxo de trabalho refere-se aos passos necessários para automatizar os processos laborais de maneira a distribuir as tarefas que todos devem fazer e as regras para isso.

Em agências, muitos departamentos trabalham em conjunto, sendo cada um responsável por uma etapa de um processo. A ativação de um novo cliente é um exemplo, pois nela temos:

• o analista de marketing gera MQLs para a agência;
• o representante comercial atende uma das MQLs e vende um serviço recorrente;
• o financeiro faz o cadastro desse cliente e a primeira cobrança;
• o analista de sucesso do cliente faz o onboarding do novo cliente.

Todas essas etapas fazem parte de um fluxo de trabalho que precisa estar bem construído para que todos tenham ciência das suas responsabilidades.

5) Controle das atividades

Usando o mesmo exemplo acima, é fundamental que cada uma das partes tenha total controle das atividades necessárias para o trabalho fluir bem, pois, do contrário, todo o processo é prejudicado.

Imagine se o analista de marketing deixa de fazer todas as ações para gerar oportunidades, se o vendedor não contata todas as leads e deixa na mão aqueles que aguardam um contato da sua agência, se o financeiro esquece de fazer a cobrança de um cliente, e assim por diante.

Por essa razão, é importante ter um controle de todas as atividades que devem ser realizadas. No Studio você pode criar e gerenciar essas tarefas, o próprio software atua na função de fazer com que nenhuma delas seja esquecida. 

6) Métricas de desempenho

Medir o desempenho das ações realizadas é comum em agências e isso deve ser intensificado quando se trata de trabalhar em casa. Afinal, enquanto algumas pessoas se consideram mais produtivas ao trabalhar em casa, outras se sentem mais relaxadas, o que pode interferir no trabalho.

Assim, medir o desempenho garante que o trabalho esteja sendo bem feito, independente do local, é uma boa prática. Isso inclui desde medições quantitativas – como as metas menores que citamos anteriormente – e também qualitativas – que podem conferir o quão produtivo um dia foi ou será, reuniões de stand-up são bem eficazes para isso.

Ao passar essas práticas para os seus funcionários, as chances de que eles façam um bom trabalho home office aumentarão. Dessa forma, o dono ou gestor da agência pode focar no controle das jornadas de trabalho que os colaboradores fazem em casa.
Para que você saiba como fazer isso de forma eficiente, confira agora o artigo que publicamos sobre o assunto!