Por Raphael Pires

Publicado em 16 de julho de 2019. | Atualizado em 20 de março de 2020


O workflow é essencial para que os processos na agência estejam organizados e os clientes fiquem satisfeitos. Entenda como o iClips resolve todos os problemas do fluxo de trabalho na empresa!

Os desafios de quem está no comando de uma agência de comunicação são muitos:  entender por onde o mercado publicitário está evoluindo, controlar o financeiro e precificar os projetos corretamente são só alguns exemplos. Mas um obstáculo em especial tem tirado o sono de alguns gestores: a dificuldade em organizar o workflow, ou o fluxo de trabalho.

Com o número elevado de demandas, a desorganização é o vilão número um quando o assunto é garantir que os colaboradores trabalhem de forma harmoniosa, sem ruídos na comunicação e com procedimentos pré-definidos para executar atividades  cotidianas.

Nesse sentido, contar com um sistema que resguarde absolutamente todas as ações realizadas na agência é fundamental. Com o iClips — software de gestão desenvolvido especialmente para agências de comunicação — qualquer descontrole é eliminado, o que garante uma administração de projetos mais assertiva, além de um maior controle sobre a distribuição das tarefas para o time.

Neste artigo, mostraremos como o iClips resolve os problemas no workflow de uma agência de comunicação. Continue com a gente para descobrir!

Quais são os principais problemas observados no workflow das agências de comunicação?

Primeiramente, o que é workflow? É a sistematização de uma sequência de ações para transformar o pedido do cliente na entrega de resultados.

Nós que lidamos com agências de diversos tipos e tamanhos, observamos que boa parte delas não possui um fluxo de trabalho bem planejado. Claro que essa situação é pano de fundo para muitos gargalos, como a dificuldade na implantação de processos,
entre outros. A seguir, listamos cada um para que você possa evitá-los na sua agência!

Workflow desorganizado

Além de afetar o rendimento dos colaboradores, a desorganização na agência impacta diretamente na qualidade dos serviços. Se você já passou ou ainda passa por isso, sabe que etapas e processos ineficientes ou mal estruturados são os principais vilões de um
relacionamento saudável com suas contas.

E cá para nós, nenhuma consequência pode ser pior do que clientes não renovando contratos por conta de insatisfações constantes, já que isso impacta diretamente na lucratividade do seu negócio.

Nesse caso, contar com um sistema de gestão que dê suporte a todas as atividades e processos executados na agência contribui para entregas mais rápidas e facilita a integração de todas as informações referentes a clientes e jobs.

Dificuldades na implantação de processos

Não estamos dizendo que toda agência deve seguir um único modelo de trabalho, (até porque isso é impossível) mas sim adaptá-lo às suas necessidades. Garantir que todos trabalhem com o mesmo processo, seja de abertura de JOB, orçamentos, mídia e aprovação do cliente é indispensável para evitar ruídos na comunicação.

Mas nem sempre essa prática é seguida, o que impacta diretamente no desempenho do time e até na qualidade dos serviços. Abaixo listamos alguns cenários que  comprometem a implantação de processos na agência:

Briefings incompletos

Entender do negócio dos clientes é o que vai garantir que as entregas estejam em conformidade com os seus objetivos. Mas, na prática, essa tarefa é um pouco mais complexa. Ou os próprios clientes não manifestam suas necessidades, ou as agências não procuram entender de forma aprofundada o seu perfil e os seus objetivos. Pior ainda é quando não há uma documentação do que foi acordado.

Vamos exemplificar com o briefing — documento que reúne todas as informações necessárias para conduzir as demandas. Não é novidade que os clientes esperam que
absolutamente todos os direcionamentos e especificações feitas nas reuniões sejam levadas em consideração na hora de elaborar o job.

Por outro lado, se essas informações não são especificadas no briefing, os  colaboradores terão grandes dificuldades de colocá-lo em prática, o que aumenta o risco de refações e outros inconvenientes.

Ruídos na comunicação entre os departamentos

Uma boa comunicação com seus clientes é imprescindível, mas você já pensou que não aplicá-la internamente é ainda pior? Na prática, há uma série de recursos, atividades,
regras, entre outros fatores que funcionam como “engrenagens” para que as tarefas e funções sejam realizadas da melhor maneira.

Assim, é preciso tomar cuidado com o uso de várias ferramentas para a troca de informações e arquivos entre o time. O uso de recursos como o Whatsapp, emails e outras plataformas de comunicação genéricas são ótimas quando utilizadas para a troca de mensagens entre amigos. Todavia, quando se trata de enviar e armazenar dados relacionados ao trabalho, deixam a desejar.

Além de não garantirem a privacidade das informações, esses tipos de ferramentas podem impulsionar a perda de arquivos e informações importantes para a execução dos jobs.

Falta de relatórios assertivos

Não conseguir medir a produtividade de cada funcionário e quais os tipos de peças demandam mais tempo dos colaboradores pode afetar negativamente a maneira como o workflow é estabelecido de início. Em outras palavras, quem não tem números, age pelo instinto e acaba errando, como todo ser humano.

O mundo da publicidade e do marketing está cada vez mais data-driven, com grandes quantidades de dados sendo usados para medir todos os processos tanto da agência quanto das influências e tendências do mercado. Não ter esse tipo de tecnologia a seu favor é um problema a curto e longo prazo.

Por que é importante definir os processos de workflow na agência?

É importante ressaltar que um sistema de gestão por si só não resolverá os problemas no fluxo de trabalho da agência. Nesse caso, estruturá-lo antes de adotar o software é fundamental.

Isso significa que cada tarefa relacionada a um grande projeto precisa ser listada para que os funcionários responsáveis consigam desempenhá-las. Por exemplo, caso o projeto seja um evento para um determinado cliente, o documento deverá especificar todas as atividades que devem ser executadas para que o projeto se concretize.

Essa dinâmica também funciona para os documentos utilizados na agência. O briefing, por exemplo, deve conter as informações básicas para que os colaboradores realizem o que foi acordado com o cliente, do contrário, informações importantes podem ficar de fora e o resultado é comprometido.

Não estamos dizendo que o trabalho ficará engessado, muito pelo contrário, é apenas uma maneira de otimizar a rotina de todo o time, dando respaldo ao seu processo criativo.

Com documentos padronizados e processos bem definidos, todos na agência começam a falar a mesma língua. Por mais que cada funcionário tenha sua própria maneira de trabalhar, tais procedimentos evitam um desalinhamento entre departamentos, concorda?

Além de facilitar o trabalho de seus colaboradores, as informações são asseguradas e a qualidade do serviço não é colocada em risco. Feito isso, o iClips está pronto para receber os dados da sua agência.

Como o iClips resolve problemas no workflow?

Customizando o fluxo de trabalho

Sabendo que cada agência tem necessidades diferentes, o iClips garante flexibilidade para que o workflow seja montado de acordo com as particularidades de cada tipo de demanda. Assim, você consegue administrar os projetos e distribuir melhor as tarefas.

Desenvolvemos um workflow personalizado para tornar o seu fluxo de trabalho mais dinâmico e eficiente. Na prática, significa visualizar possíveis gargalos em cada uma das etapas de criação e observar qual delas contém mais atrasos e refações.

Workflow do iClips

Facilitando a distribuição de tarefas

Muitas agências encontram dificuldades em distribuir as tarefas de forma assertiva, já que não contam com uma visão detalhada sobre a pauta de trabalho de cada colaborador. Com o iClips, dá para visualizar o escopo de trabalho de cada funcionário, o que facilita muito o direcionamento das tarefas e evita a sobrecarga de trabalho.

Com isto, você tem uma melhor clarificação de responsabilidades de todas as campanhas dos clientes. Sendo sua agência pequena, onde uma só pessoa
perpassa por várias funções, ou grande, com maior variedade de cargos e funções, o iClips permite responsabilizar os colaboradores certos para as tarefas certas de maneira integrada.

Assim, os membros do seu time terão uma noção muito mais certa dos seus afazeres diários na agência. Com o iClips na sua gestão de projetos, fica muito mais fácil  visualizar onde a responsabilidade de um acaba e a de outro começa, evitando atropelar tarefas e criar confusão ou duplicação de esforços.

Gerenciando as atividades

E por falar em controle das atividades, a ferramenta possui duas funcionalidades que permitem o acompanhamento de todos os processos que estão sendo executados na agência: o gráfico de gantt e o método kanban.

Esses recursos permitem visualizar quais tarefas estão sendo pautadas e executadas, qual o responsável por cada uma, e quando serão concluídas. O uso constante do gráfico de gantt e do método kanban impacta diretamente na produtividade, pois os  seus cronogramas facilitam a visualização dos prazos de forma unificada.

Por exemplo, as tarefas só serão direcionadas para o designer quando o social media terminar sua parte. Isso evita que o criativo fique ocioso esperando para executar o seu trabalho.

Confira outras vantagens destas funcionalidades do iClips:

  • Melhor distribuição de responsabilidades;
  • Fracionamento das tarefas em partes menores;
  • Melhor definição de prazos e previsibilidade de entregas;
  • Análise de desempenho individual e coletivo.

Além disso, os colaboradores conseguem se organizar melhor, priorizando atividades mais urgentes e cumprindo os prazos estipulados. Não dá para falar em fluxo de trabalho sem mencionar as temidas refações. Não tem jeito, elas sempre estarão presentes na rotina de trabalho de qualquer publicitário.

A boa notícia é que com o iClips, o responsável por determinada etapa da atividade consegue solicitar alterações ao responsável pela etapa anterior. Na prática, existem dois tipos de alterações: as que partem do cliente e as que acontecem na própria agência. É importante analisar de onde elas surgem para entender os motivos pelos quais elas são solicitadas, buscando, assim, maneiras de evitá-las.

Método Kanban no iClips

Possibilitando uma visão estratégica das pautas

Claro que não poderíamos deixar de falar sobre um dos principais inimigos das agências, a falta de tempo. E se o relógio teima em não acompanhar o grande volume de demandas, o iClips surge para garantir uma visão mais abrangente de períodos livres na pauta dos colaboradores.

Assim, líderes de cada setor não precisam se preocupar em dedicar um tempo excessivo nesse controle, pois tudo acontece de forma automatizada. O resultado? Mais tempo para pensar em decisões estratégicas!

Com um modelo de fluxo de trabalho focado em trazer organização para a agência, o iClips consegue eliminar qualquer descontrole através de uma interface funcional e
completa. Tudo começa com um dashboard desenvolvido para cada departamento, funcionalidade que pode ser acessada de forma rápida, permitindo, ainda, a utilização do timesheet sem que seja necessário trocar de tela.

Enviando alertas

No que diz respeito à integração operacional, a ferramenta facilita o controle de todos os departamentos envolvidos no job. Quando a comunicação ocorre através de emails ou mensagens as falhas na comunicação podem suceder com mais facilidade, já que um funcionário nem sempre abrirá o seu email diariamente ou verá uma mensagem imediatamente no celular.

No iClips, alertas são gerados automaticamente dentro do próprio sistema para o colaborador responsável. Por exemplo, se o tráfego inserir uma nova peça na pauta, o criativo será rapidamente avisado, isso vai garantir que a tarefa seja iniciada em tempo hábil e evita a perda de prazos.

Centralizando documentos em um só lugar

Você mais do que ninguém sabe que o tempo é um bem precioso na agência. Planejar, colocar ações em prática, mensurar resultados, tudo isso requer dedicação redobrada. É inegável que tudo isso leva tempo, não estamos tentando vender a solução milagrosa.

Em contrapartida, quanto menos tempo você gasta documentando e procurando por informações em pastas e planilhas diversas, mais tempo você e seu time terão para pensar em novas estratégias para os clientes.

No iClips, é possível buscar e acessar rapidamente todos os documentos necessários para fechar negócios (orçamentos, propostas comerciais, ordens de serviço, etc). A prestação de contas aos clientes também é assegurada, já que o sistema gera históricos automáticos, indicando o responsável pela ação e o seu detalhamento.

Proporcionando um canal de relacionamento com os clientes

Ter uma plataforma de comunicação com os clientes é fundamental para agilizar processos de alterações e aprovações. No iClips, existe um canal específico para isso: trata-se do iJob. O recurso é acoplado à ferramenta e permite a indicação de demandas, solicitações e alterações pelos clientes.

Funciona assim: a própria agência configura o acesso dos clientes ao sistema, definindo login e senha. Em seguida, será aberto um módulo no qual estarão todos os jobs do fluxo de aprovação, de acordo com os comandos acionados no iClips. Sempre que uma ação for solicitada, um alerta automático é enviado por email.

Registrando o tempo gasto nas atividades

O timesheet é uma ferramenta utilizada para contabilizar o tempo gasto em uma determinada tarefa. Uma de suas vantagens é saber o nível de produtividade dos colaboradores, já que é possível analisar os dados gerados pela ferramenta,  proporcionando uma gestão de tempo mais eficiente.

Essa análise só poderá ser feita se cada colaborador inserir o tempo gasto nas tarefas executadas. Como essa ferramenta é de certa forma vista como um meio de monitorar o que está sendo feito, criou-se certa resistência em adotá-la na rotina de trabalho.

Isso mostra que os gestores precisam deixar claro que o uso desse recurso nada tem a ver com vigilância, já que o seu papel é o de melhorar os níveis de aproveitamento das horas laborais e defender prazos mais realistas, pois a agência terá informações reais sobre o tempo necessário para executar cada tarefa.

Mensurando a quantidade de refações

Este é o pesadelo de qualquer agência. Nada mais chato do que ter que ficar fazendo dezenas de alterações em peças, né? Mas pior ainda é não saber direito de onde estão vindo esses pedidos e qual o impacto no workflow.

Com as funcionalidades do iClips de relatório de refações e o relatório de índice de refações mensais você consegue mensurar o retrabalho na agência. No relatório de refações você terá informações da quantidade e porcentagem de alterações solicitadas na agência e de onde elas vieram: da própria agência ou do cliente. Por ali você  consegue ver inclusive os comentários feitos que geraram essas refações.

No relatório de índice de refações mensais você tem uma análise mais aprofundada, ao longo do tempo, sobre as refações. Com ele você consegue ver quantas peças foram finalizadas e quantas alterações foram solicitadas, gerando assim um índice de refações. Quanto menor a proporção de refações, menor o índice mensal.

O resultado? Uma melhora significativa na produtividade

Muita gente acha que ser produtivo significa trabalhar ininterruptamente, por diversas horas a fio. Na verdade, a produtividade está relacionada com a capacidade de usufruir do tempo disponível para realizar as tarefas com qualidade. E tudo isso só vai  acontecer quando os processos estiverem bem definidos.

Paralelo a isso, é preciso levar em consideração que o workflow nas agências não é nada modesto, é por isso que contar com ferramentas que dão suporte aos colaboradores garante que a equipe trabalhe de forma mais produtiva. Itens como briefings, prazos, especificações de layouts, informações sobre orçamentos e tudo o que for relacionado a um job também é detalhado na ferramenta.

Tais funções garantem um controle muito mais eficiente dos projetos, tornando a equipe mais produtiva. Não podemos nos esquecer da mensuração dos resultados, etapa crucial para identificar quais ações estão trazendo bons resultados e definir os próximos passos.

Uma das funcionalidades do iClips é, justamente, ter relatórios completos de resultados. Através deles você consegue descobrir o valor de cada hora trabalhada e ter em mãos relatórios de jobs por determinado período de tempo. Assim, você consegue mensurar o fluxo de trabalho da agência e acompanhar o rendimento do trabalho.

Tenha um workflow bem elaborado!

Um fluxo de trabalho estruturado e com processos bem definidos é essencial para qualquer agência que deseja se manter à frente da concorrência e, ao mesmo tempo, garantir que todos os colaboradores trabalhem de maneira organizada.

Da mesma forma que a estrutura de uma casa precisa ser feita de forma correta, dando equilíbrio e segurança à sua construção, ter processos bem definidos deve ser a base primordial para que uma agência consiga desempenhar o seu melhor. Afinal, de nada adianta contar com colaboradores sensacionais se não há o mínimo de procedimentos por trás de todos os departamentos, não é mesmo?

Depois de ler este artigo, ficou claro que contar com um sistema que ajude a estruturar o workflow da agência é fundamental. Só assim você conseguirá ter todas as atividades documentadas, ter um maior controle das tarefas e distribuição dos jobs e otimizar a comunicação interna e com os clientes. Então que tal usar o iClips gratuitamente e começar a organizar seus processos?

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