Como fazer apontamento de horas e acompanhar produtividade dos colaboradores

Quanto tempo você levou para concluir o seu último projeto? Assim de memória, você talvez não saiba. Mas, existe um método para descobrir essa informação: o apontamento de horas. 

Com ele, conseguimos saber quanto tempo gastamos em simples tarefas do dia a dia ou até mesmo em projetos completos. 

O apontamento de horas é essencial para mensurar o nosso tempo de trabalho e, assim, ter uma boa noção da produtividade dos colaboradores. 

Com ele, você consegue identificar as barreiras no dia a dia, tarefas que estão demandando mais ou menos tempo, e todos os escapes de tempo dentro da sua rotina. 

Se você quer saber mais sobre isso, está no lugar certo! Aqui falaremos sobre como funciona esse método de gerenciamento do tempo e o quanto ele pode ser útil para sua produtividade. 

Boa leitura!

Apontamento de horas: como funciona?

O apontamento de horas é o processo que nos mostra quanto tempo gastamos em determinadas tarefas e projetos. Em geral, é a forma mais fácil de descobrir para onde está indo o nosso tempo de trabalho.

Ele funciona de forma muito simples, basta que você descreva as atividades ou projeto a ser desempenhado e acione uma contagem de tempo. 

Ao final, você terá os apontamentos do período que passou realizando essa tarefa e conseguirá entender qual foi o tempo dedicado a cada uma. 

Com isso, pode muitas vezes ser surpreendido, e descobrir que passou 30 minutos realizando uma atividade que você considerava ser rápida. 

Você pode estar pensando que isso é a mesma coisa que controlar a jornada. Mas não se engane, são duas coisas opostas. 

Quando falamos de controle de jornada, estamos falando de uma obrigação trabalhista para empresas com mais de 20 colaboradores. 

Ele nos ajuda a controlar a frequência dos funcionários e a garantir que sua empresa esteja dentro da legislação. 

Por exemplo, de acordo com a lei trabalhista brasileira, funcionários celetistas devem ter uma jornada de 8 horas diárias e 44 horas semanais. Essa jornada pode ser acrescida de até duas horas extras que devem ser remuneradas com acréscimo no salário ou compensadas posteriormente. 

Esse é o papel do sistema de ponto eletrônico, ele garante que a sua empresa está cumprindo a legislação e consegue identificar a frequência dos funcionários. Isso inclui, as faltas, atrasos, horas estendidas, licenças e diversos outros acontecimentos relacionados à jornada que toda empresa precisa ficar de olho. 

Já o apontamento de horas é o detalhe do que é feito dentro da jornada dos funcionários, o extrato de como o tempo da jornada é gasto. 

Um estudo realizado no Reino Unido pela Voucher Cloud, mostrou que durante o dia de trabalho os colaboradores passavam apenas 2 horas e 53 minutos realmente focados em suas tarefas. O resto de tempo se dividia em diversas outras atividades não relacionadas ao trabalho de fato.

Essa pesquisa nos mostra que quando você alia esse método à um programa de ponto eletrônico, consegue saber exatamente como o tempo da jornada é gasto.

E não somente isso, você também ganha  mais produtividade e incentiva a autogestão do tempo!

Como usar o apontamento de horas a favor do seu time 

Fazer o gerenciamento de tempo é uma das tarefas mais difíceis do nosso dia a dia, e não somente no trabalho. Afinal, na nossa vida muitas vezes nos surpreendemos quando algo levou mais tempo do que o previsto. 

A diferença é que no nosso trabalho cada minuto é um investimento, afinal é o nosso “ganha pão”. Seja você freelancer ou colaborador de uma empresa, o gerenciamento de tempo é importante de qualquer forma. 

Entretanto, antes de ser gerenciado, ele precisa ser medido. 

Você já deve ter ouvido aquela famosa frase “o que não é medido não é gerenciado”, e ela tem muita relação com o apontamento de horas. Como você pode gerenciar melhor o seu tempo, sem ter uma noção de quanto tempo leva cada coisa? 

Por essa razão, o apontamento de horas é um grande aliado do seu time. Veja mais detalhes de como ele auxilia na produtividade e na autogestão do tempo.

Produtividade

A pesquisa que citamos acima só nos confirma que produtividade não está relacionada ao tempo de sua jornada de trabalho. Isso porque é fácil nos distrairmos durante o dia a dia e passarmos pouquíssimo tempo realmente focados em nossas atividades. 

Com o apontamento de horas iremos visualizar a nossa real produtividade, o tempo que realmente ficamos focados em cada tarefa. 

A partir disso vem a segunda vantagem, a autogestão do tempo. 

Autogestão do tempo

Sabendo quanto tempo demora cada tarefa fica mais fácil organizar nossa agenda diária. 

Alguns métodos de produtividade consistem em separar o nosso dia em blocos de tempo, e vez ou outra podemos separar de forma equivocada esses blocos, seja para mais ou para menos, o que não é vantajoso. 

Quando separamos menos tempo, podemos atrasar todas as tarefas seguintes. Já quando separamos mais tempo do que o necessário, nos deparamos com um período ocioso, que pode atrapalhar o restante do nosso cronograma. 

De qualquer forma, quando sabemos quanto tempo leva cada tarefa podemos fazer uma melhor autogestão do tempo e distribuir as atividades ao longo do dia, para ter mais precisão e noção de quanto tempo iremos levar para concluir um projeto. 

Quais as vantagens para a empresa?

Não cumprir as demandas dentro do prazo pode ser uma grande dor de cabeça em nossa vida profissional. Aquela famosa pergunta “quando você consegue me entregar?” pode ter uma resposta muito abstrata sem o uso desses dados. 

Vamos usar como exemplo um projeto que envolve gestão de mídias sociais. Esse é um trabalho que envolve muitas etapas. 

Com o apontamento de horas, você pode dizer para o seu cliente o tempo real que o projeto levará e não precisar correr contra o tempo, mas sim usá-lo a seu favor.  O resultado é de  entregas mais otimistas e prazos reais, não precisando sobrecarregar a equipe. 

Além disso, conforme falamos mais acima, você terá uma maior noção sobre a operação inteira, podendo identificar os gargalos, as sobrecargas e quais etapas estão fluindo bem.

E as vantagens não são apenas para a empresa, os colaboradores também podem se beneficiar dos dados sobre o seu dia de trabalho,  já que podem verificar quais os seus períodos mais improdutivos. Além de  alocar suas tarefas mais importantes no período de produtividade máxima. 

Sabemos que quando as coisas não fluem no trabalho, costumamos ir embora e ficar pensando em todas as tarefas, e isso acaba nos trazendo grande frustração. 

Mas, com esse método, fazer a autogestão de tempo será muito mais fácil, e esses sentimentos acontecerão com menos frequência, nos tornando profissionais de alta performance. 

Agora que você já sabe o que é o apontamento de horas e quais as vantagens, precisa saber como implantar este método na sua rotina. 

Ferramentas para realizar os apontamentos e acompanhar a produtividade 

A melhor maneira de fazer esses apontamentos é através de um sistema. Fazê-las na planilha não é de todo mal. Entretanto, vez ou outra, o colaborador pode esquecer de anotar corretamente os horários e assim comprometer os apontamentos. 

Mas então, como fazer?

Para realizar os apontamentos é preciso cadastrar as atividades antecipadamente. O melhor é que você tenha três campos: atividade, duração aproximada e descrição. 

Assim, consegue saber qual atividade foi desempenhada, a duração prévia e a descrição do que é essa atividade. 

Quando você faz esses apontamentos em uma planilha, precisa se lembrar de adicionar as datas, dois campos para início e fim e um terceiro com uma soma para fazer a contabilização do tempo.

Agora com o auxílio de um software, as tarefas já estarão pré-programadas. Basta o colaborador acionar o ínicio e o fim, e cada atividade será apontada no sistema. 

O PontoTel além de fazer o controle de ponto também possui a funcionalidade de registros de atividades. Unindo o controle de jornada ao apontamento de horas, a sua empresa tem uma gestão muito mais precisa!

Conclusão

E então, vai adotar o apontamento de horas daqui por diante? Neste texto você viu que só tem a ganhar. 

Afinal, produtividade é algo que toda empresa busca em seu dia a dia, e com esse tipo de técnica a sua com certeza conseguirá alcançá-la!