Como fazer assinatura digital para email: aprenda 5 maneiras

O processo de criação de uma marca profissional, coesa e que passe seriedade para os clientes ou colegas é importante e envolve uma série de detalhes Eles podem ser a fonte usada na comunicação, identidade visual, tom de voz da marca ou a própria assinatura digital para email.

Pois é! Essa informação, que muitas vezes passa despercebida e não é criada com estratégia, pode causar sensações negativas ou confusas nas pessoas que precisam entrar em contato com você e sua equipe.

Neste artigo, reunimos o que você precisa saber sobre o assunto, como o conceito da assinatura, como fazer e benefícios práticos. Confira os tópicos que serão abordados:

Tenha uma ótima leitura!

O que é uma assinatura digital para email?

A assinatura digital para email é um item fixo que está presente em qualquer envio para os seus contatos. Ela fica localizada ao final do conteúdo e serve para reunir as informações de quem escreveu a mensagem.

Também é uma forma de completar o fluxo de informação, aparecendo geralmente após um “Atenciosamente”, “Até logo” ou outra frase de despedida. Suas principais funções são:

• reforçar a identidade visual da empresa;
• tirar dúvidas pontuais sobre contato, cargo e detalhes do remetente;
• passar uma maior seriedade no fluxo de mensagens. 

Como fazer uma assinatura digital para email?

Agora que você entendeu o que é a assinatura, é hora de entender as melhores dicas para colocar a mão na massa e criar a sua.

1. Evite colocar muitas informações

É necessário focar nas informações essenciais. Isso porque o espaço reservado para a assinatura já não é grande e sua função não é a de informar demais. Uma grande quantidade de caracteres e elementos visuais pode confundir o leitor e causar certo desconforto.

Pense naquilo que é extremamente relevante para o seu negócio e não apenas no que é feito por outros profissionais. Por exemplo: caso você tenha um e-commerce, o que é mais importante: links para as redes sociais e e-mail ou o endereço físico da empresa? 

Sempre que estiver em dúvida entre dois dados que cumpram o mesmo objetivo, como é o caso de canais de contato, reflita sobre aquele que faz mais sentido. O excesso de dados causa o efeito contrário: se você acha que o usuário vai clicar em tudo e se sentir informado o suficiente, na verdade causará uma sensação de confusão. 

O conceito de “muita informação” também vale para o visual. Uma assinatura de email que tenha muitas cores, ou até mesmo uma quantidade menor, mas que deixe uma sensação de confusão visual, não é interessante. 

2. Use uma hierarquia de dados

Apesar da assinatura de e-mail contar com um número reduzido de informações, imagina-se que algumas têm uma importância maior do que outras. Use, então, a hierarquia de dados a favor delas. 

Por exemplo: dados importantes merecem maior destaque na assinatura. Seja aumentando o tamanho, seja usando uma cor diferente ou o negrito no texto. É interessante que informações como logo da empresa, nome de quem escreve o email e cargo sejam priorizados nessa ordem.

Informações importantes, mas menos relevantes, devem ocupar um espaço menor. Elas podem ser os canais de contato ou informações padrão, como itens legais. 

3. Adote a simplicidade

A função da assinatura deve ser cumprida de forma básica. Não há motivo para exagerar na criatividade a partir de conceitos abstratos ou que sejam mais difíceis de compreender. 

O ideal é que o leitor entenda o que ele precisa saber em poucos segundos. Afinal, você não quer que o contato seja encerrado por hora com alguma sensação negativa, certo?

Por isso, adote a simplicidade. Uma forma interessante de entender se a estratégia funcionou é mostrar a assinatura para algum familiar ou colega que não trabalhe na empresa. Caso ele se mostre confuso, é hora de repensar o formato e criar algo mais básico.

4. Capriche no design

Um bom design, além de ser importante para reforçar a sua identidade visual e estética do negócio, também auxilia na questão de espaço que mencionamos acima.

Por exemplo: caso você queira colocar três redes sociais, sendo Facebook, Instagram e WhatsApp, teria duas opções.

A primeira delas seria a escrita com adição dos links em cada nome. Mas pense na quantidade de caracteres que ocupariam o espaço já limitado da assinatura? Uma ótima forma de resolver a questão é com a adição de links em ícones.

5. Certifique-se de que a versão mobile é responsiva

Na maioria dos casos, a produção da assinatura de e-mail é realizada no computador. É um modo mais prático e conveniente caso você já esteja trabalhando em outras tarefas ao longo do dia. 

Ao gerar o modo de “preview”, ou seja, na hora em que você vai validar a versão final da sua assinatura, lembre-se de fazer um teste na versão mobile. Segundo dados de uma pesquisa realizada pela Adestra, 61% dos emails abertos em 2019 foram via celular. 

Um outro material da empresa apontou que quando um email não é exibido corretamente para o usuário, ele é deletado em até três segundos por 70% das pessoas ouvidas.

Ou seja: caso a assinatura não seja pensada para esse formato, é provável que ela apareça cortada ou com as proporções de altura e largura erradas. Toda a função desse recurso, então, é desperdiçada.

Quais são os benefícios de fazer assinatura digital?

Uma assinatura digital de email é capaz de trazer maior seriedade para o seu negócio. No mundo corporativo, esse item se tornou tão básico que até estranhamos quando uma pessoa faz o envio e, por algum motivo, se esquece de adicioná-la ao final.

Geralmente, a sensação que pode ficar é a de desleixo ou daqueles emails que são escritos rapidamente pelo celular, sem muito cuidado e detalhe nas palavras. Em resumo, algo amador. 

Além disso, lembre-se que na assinatura você reúne informações valiosas sobre você e o seu negócio. É um ótimo resumo. Por isso, em momentos cruciais, ela será a “salvação” para aquele leitor que precisa recuperar algum canal de contato ou tirar dúvidas importantes.

Por fim, a assinatura de email é uma forma de aproximar o contato com a pessoa que está do outro lado: você relembra o seu nome, contextualiza o seu cargo (e importância para aquela conversa), além de reforçar a marca e proposta de valor da empresa. 

E então? Acredita que está mais perto de construir uma ótima assinatura digital para email? Aproveite para avançar nos estudos e aprender como fazer uma assinatura eletrônica.