Auditoria de Vendas: o que é e como fazer

As atividades comerciais são fundamentais para uma empresa ter sucesso. Afinal, não importa o tamanho do seu estoque ou a diversidade dos produtos, se não houver um bom número de negociações. Por isso, é importante investir um tempo na realização de uma auditoria de vendas mais detalhada.

Esse documento permite que você tenha mais clareza sobre todo o processo, os resultados obtidos e para que possa ter uma perspectiva das melhorias que são necessárias.

Pensando no quão importante é esse recurso, organizamos este post detalhado sobre o assunto. Siga a leitura e entenda como fazer uma auditoria de vendas no seu negócio!

O que é auditoria de vendas?

A auditoria de vendas é um processo utilizado para avaliar as tarefas realizadas na empresa. Por meio dela, é possível compreender quais são os pontos fortes e fracos do setor comercial do negócio e, com isso, investir em melhorias para alcançar resultados incríveis.

Assim, a auditoria de vendas pode ajudar a encontrar pontos irregulares e agir de maneira ágil para corrigi-los, além de analisar se o planejamento elaborado está sendo cumprido. Há mais de um tipo de auditoria de vendas, os quais explicamos, a seguir:

• externa: é realizada por membros que não fazem parte da empresa. Por exemplo, existem consultorias que efetuam esse tipo de trabalho;
• interna: é desenvolvida pela própria organização e tem o objetivo de implementar melhorias para se destacar no mercado de atuação.

É importante realizar ambas para entender os principais aspectos do negócio e conseguir melhorar os resultados.

Que tal aprender mais sobre como otimizar as vendas do seu estabelecimento? Separamos três artigos que podem ajudar!

Para que serve a auditoria de vendas?

O primeiro passo para implementar a auditoria de vendas e fechar mais negócios na sua empresa já foi dado. Ao compreender o conceito, fica mais simples encontrar maneiras de aplicá-lo no negócio.

Além disso, vale entender para que ele serve. Nesse sentido, a auditoria de vendas é fundamental para assegurar que os processos comerciais da empresa sejam bem planejados. Também é por meio dela que você consegue verificar se os colaboradores estão aplicando o que foi estabelecido.

Outro objetivo importante da auditoria é compreender o que está dando certo na área de vendas e quais são os pontos que podem ser melhorados para aumentar a taxa de fechamento de negócios. Por isso, implementar esse procedimento de tempos em tempos é importante.

Como fazer auditoria de vendas?

Agora que você já sabe o que é e para que serve a auditoria de vendas, que tal descobrir quais são os principais passos que podem ser usados para fazê-la de maneira eficaz? A seguir, listamos várias etapas relevantes que vão ajudar a colocar esse conceito em prática. Vale a pena continuar a leitura e conferir!

Defina o formato

A primeira etapa que você precisa efetuar para implementar a auditoria de vendas em sua companhia é definir o formato dela. Por exemplo, é possível realizar uma auditoria externa ou interna. Além disso, também é viável realizar a auditoria em todos os pontos de vendas ou apenas em poucos por vez.

Outro ponto relevante é estabelecer prazos para completar a auditoria. Assim, a equipe responsável sabe quando precisa terminar todo o processo.

Também é necessário estipular quando ela vai ser feita novamente. Em geral, é importante desenvolver auditorias periodicamente para manter o acompanhamento dos processos.

Ainda vale a pena estabelecer um dos colaboradores para ficar responsável por essa tarefa tão importante. Encontre um membro do seu time que apresente os conhecimentos relevantes para desenvolver a auditoria com eficiência. Normalmente, escolhe-se o líder do time de vendas.

Defina quais pontos devem ser auditados

Como você pode ver, é possível fazer a auditoria por completo ou apenas de uma parte. Nesse sentido, caso sua escolha seja por auditar somente algumas tarefas, é preciso estabelecer quais serão elas.

Isso é comum em empresas que apresentam uma estrutura comercial muito grande. Assim, é feita a auditoria em etapas, escolhendo um setor por vez. Dessa forma, é possível entrar em mais detalhes e avaliar todos os pontos que podem ser otimizados para melhorar a lucratividade da empresa.

Por exemplo, uma prática recorrente é se reunir com o gerente de vendas para entender quais são as áreas que apresentam mais dificuldades e desafios. Assim, é possível focar a resolução dos problemas dela para que, então, passe para outro processo da parte comercial da empresa.

Escolha boas ferramentas

Entender quais são as ferramentas importantes na hora de efetuar a auditoria é essencial para conseguir identificar os principais aspectos do negócio que precisam ser melhorados ou evidenciados. Nesse sentido, existem diversas opções que você pode aplicar na hora de desenvolver essa tarefa.

Por exemplo, é possível usar uma ferramenta mais simples e barata, como as planilhas eletrônicas. Porém, elas podem proporcionar dificuldades na análise e acabar atrapalhando o desenvolvimento. Então, essa alternativa deve ser usada apenas caso falte orçamento.

Outra opção são os sistemas tecnológicos, que contam com um grande potencial de armazenamento e tratamento de dados. Nesse sentido, se a sua empresa utilizar um CRM, pode ter mais informações relevantes na hora de entender os problemas da área de vendas.

Isso porque, por meio dele, é possível verificar relatórios, entender como está sendo usada a estratégia de email marketing e outros pontos relevantes.

Estabeleça o que vai ser analisado

Além de estabelecer quais serão as áreas avaliadas na empresa, também é preciso estipular processos que podem ser auditados. Existem diversos procedimentos importantes no setor de vendas e, ao descobrir e corrigir os problemas que apresentam, você consegue otimizá-los.

Por exemplo, é viável observar se o funil de vendas do negócio está bem desenhado. Além disso, pode-se avaliar as ferramentas utilizadas pelo seu time e analisar se não há novas opções no mercado que vão ajudar a melhorar os resultados.

Outro ponto relevante diz respeito à capacitação dos colaboradores. É importante estudar se eles contam com as habilidades relevantes para fechar mais negócios e estabelecer treinamentos que os ajudem a ter mais facilidade na hora de vender. Esses são alguns dos pontos que você pode verificar na sua análise.

Escolha um auditor

Essa etapa é utilizada para definir quem será o responsável por fazer a auditoria de vendas na sua empresa. Como dito, pode ser um agente externo, como um consultor de empresa especializada, ou então, um membro do seu time.

Nesse último caso, o comum é que o líder da área de vendas seja responsável por coordenar toda a operação. Porém, isso não é uma obrigação e você pode escolher colaboradores que contem com as habilidades essenciais para desempenhar tal papel.

Tenha um checklist

Existem diversos elementos que devem estar presentes em sua auditoria de vendas. Cada um desses itens, necessariamente, estão ligados à forma como a empresa gera valor para o público, a experiência de compra, a relação com o cliente e demais fatores que são fundamentais para mapear o processo de vendas.

Por isso, vale a pena criar um checklist com o que deve ser observado em cada auditoria. Vale destacar que quanto mais conciso e direto for esse conjunto de tópicos, é mais fácil evitar erros ou números incorretos.

Entre os tópicos mais comuns para incluir no checklist, podemos destacar:

• verificação do desempenho das vendas em comparação com o orçamento e as metas anteriores;
• revisão dos relatórios de vendas e de produtos;
• análise das políticas de preços e descontos;
• avaliação das práticas de cobrança e pagamento;
• checagem das formas de pagamento, inclusive, cartão de crédito;
• considerações sobre as reclamações dos clientes;
• análise da existência de problemas de integridade, ética ou de conformidade.

Implemente as melhorias

A inclusão de melhorias faz parte do processo de otimização de qualquer protocolo dentro de uma empresa. Nesse quesito, você pode iniciar por meio do ajuste no sistema de rastreamento de vendas.

Para tornar sua auditoria mais eficiente, vale a pena ter um sistema de rastreamento de vendas que possa acompanhar todas as transações, a fim de garantir que sejam contabilizadas corretamente.

Isso pode incluir a implementação de um sistema de controle de estoque que registre todas as entradas e saídas, assim como a criação de relatórios de vendas que possam ser analisados regularmente.

Para que as melhorias sejam mantidas, também é válido criar políticas e procedimentos que sejam padronizados. Isso pode ser feito por meio da inclusão de regras de verificação de dados, acompanhamento de documentos e outras medidas de segurança para garantir que a auditoria seja feita de forma precisa e completa.

Por fim, é importante treinar a equipe para que todos entendam as mudanças que a auditoria propõe, além de compreender os diferentes processos implementados.

Isso inclui ensinar como usar o sistema de rastreamento de vendas, como interpretar relatórios de vendas e como identificar erros e inconsistências.

Quais são as vantagens da auditoria de vendas?

Criar esse tipo de documento pode exigir um grande esforço, não é mesmo? Então, descubra quais são os principais benefícios de realizar esse tipo de verificação nas atividades comerciais da empresa.

Aumenta a precisão dos relatórios de vendas

Ao adotar todos os cuidados listados anteriormente, você garante que os relatórios de vendas sejam precisos e confiáveis. Isso é importante para o desenvolvimento de estratégias de marketing eficazes e para que os relatórios financeiros sejam auditados corretamente.

Afinal, é preciso de informações reais e atualizadas para entender as dinâmicas de mercado e como a equipe de marketing pode atuar para aumentar as vendas do time.

Portanto, criar relatórios corretos é imprescindível para ter segurança nas etapas seguintes do seu planejamento estratégico.

Reforça o senso de responsabilidade dos funcionários

Uma auditoria de vendas oferece um meio para que os funcionários de uma empresa permaneçam responsáveis por seus resultados. Saber que os dados serão revisados faz com que cada membro da equipe tenha mais cuidado na hora de realizar seus registros.

Isso ajuda a criar uma cultura de trabalho melhor, em que cada funcionário se sente responsável pelo sucesso da empresa. Desse modo, há um vínculo de confiança entre os colegas de trabalho, oferecendo melhores condições para o desenvolvimento de projetos conjuntos envolvendo o setor comercial, o financeiro e o de marketing.

Otimiza o processo de vendas

Por meio de uma visão mais clara do atual processo de vendas, sua equipe consegue identificar pontos fortes e fracos. Desse modo, é possível coletar informações de valor para que a equipe publicitária possa trabalhar.

Caso a auditoria aponte para um baixo desempenho de algum produto, o time de marketing pode trabalhar na divulgação, na quebra das objeções dos clientes e demais aspectos que possam melhorar os resultados em vendas. 

Por meio desse trabalho, também é possível identificar e corrigir problemas com o processo de pagamento, serviço ao consumidor, entrega e outros. Isso se traduz em melhores resultados de vendas e um aumento da satisfação do cliente.

Detecta fraudes e erros de contabilidade

Um problema menos comum, mas ainda existente, refere-se aos erros ou fraudes que podem ser registrados nos relatórios de vendas. Nesse quesito, a auditoria é fundamental para fazer o cruzamento de dados e validar as informações que foram registradas.

Isso pode ajudar a evitar prejuízos financeiros e outros problemas que podem afetar o desempenho financeiro da empresa. Além disso, para quem está em busca de sócios ou algum meio de financiamento externo, a auditoria de vendas é um documento importante de validação dos resultados, oferecendo melhores chances de negociar para obter recursos.

Viu como a auditoria de vendas é um trabalho essencial para garantir que seus registros estejam alinhados com a realidade? Esse tipo de cuidado contribui diretamente para que a empresa se torne organizada e que os colaboradores realizem suas atividades com mais responsabilidade. No longo prazo, representa ganho de competitividade e aumento do valor de mercado.

Quer saber como melhorar seus resultados? Então, confira 4 ideias de marketing para vendas!