8 dicas para fiscalizar seu contador – Simples Nacional

Qualquer empresário já teve ou vai ter, em algum momento, problema com seu contador. Seja atraso de impostos, pagamento indevido de algum imposto etc. Porém, o que muitos não sabem é que tem como você se prevenir contra esses males e fiscalizar seu contador.

Na realidade isso é bem simples, pois você precisa apenas de pequenas informações para fazer essa “fiscalização”, como por exemplo: sobre qual valor se calcula os impostos, qual o percentual correto, qual o prazo para pagamento etc.

Toda empresa possui um “perfil tributário”, ou seja, uma forma de pagar impostos. As formas mais comuns são Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Cada um desses perfis traz consigo algumas ações e responsabilidades específicas. O foco deste post é o Simples Nacional.

Visão Geral: Simples nacional

É um imposto calculado sobre a receita bruta da empresa, ou seja, você aplica um percentual (que pode variar de 4 a 17,42%, dependendo da atividade) sobre o valor de venda bruta (o valor que sai na nota fiscal) — simples assim.

Como fiscalizar seu contador se você se encaixa no Simples Nacional

Para realizar uma fiscalização adequada, é bom considerar alguns critérios. Veja quais são eles.

1 – Vencimento

O vencimento do Simples Nacional acontece todo dia 20 do mês seguinte ao faturamento. Geralmente, se cair em final de semana ou feriado, ele é prorrogado para o próximo dia útil. Caso o contador ainda não tenha entregado até o dia 18, fique alerta para não correr o risco de se prejudicar.

2- Alíquotas sobre a receita

O percentual cobrado sobre sua receita bruta varia de acordo com sua atividade, ou seja, se você tem uma empresa comercial, industrial e prestadora de serviço pagará um percentual diferente sobre cada tipo de receita. Um erro comum é pagar um único percentual sobre qualquer atividade, isso faz com que você acabe pagando mais do que deve.

Além disso, as alíquotas variam conforme o valor dos últimos 12 meses de faturamento, assim, quanto mais você fatura, mais pagará de imposto. Ou seja, o percentual do Simples varia de acordo com 2 fatores:

• Faixa de faturamento;
• Atividade exercida.

Empresas comerciais não pagam a mesma alíquota que empresas que prestam serviços. Mas existem empresas que tanto vendem mercadorias quanto oferecem serviços. Nesses casos, há um cálculo segmentado sobre cada faturamento:

• X% sobre as vendas;
• Y% sobre as compras.

3- Abatimentos

Vendas canceladas ou devolvidas podem ser abatidas da sua receita — não “coma bola” nesse ponto. Passe todas as informações necessárias para seu contador.

4- Retenção

Empresa optante pelo Simples Nacional não deve ter retenção de imposto na fonte (são aqueles destacados na nota fiscal), com exceção do ISS, que pode ser retido em atividades como limpeza, portaria, cessão de mão-de-obra etc.

Nesses casos, o valor retido não é perdido, pois você poderá descontá-lo no cálculo do Simples Nacional, afinal, trata-se apenas de um adiantamento parcial do valor que será pago no dia 20 do mês seguinte.

Fique atento para não calcular o imposto novamente sobre o mesmo valor.

Caso seu cliente esteja descontando do seu recebimento, solicite ao seu contador uma cópia comprovando que sua empresa opta pelo Simples Nacional e informe o cliente. Se preferir, poderá pedir ao contador para que o contate e converse amigavelmente com ele.

5- Atividades impeditivas

Não escolha termos ou atividades impeditivas ao Simples Nacional apenas porque “soam melhor”, tais como Consultoria, Gestão ou qualquer outro termo que remeta a atividades profissionais (administração, engenheira, economia, gestão, etc.), pois elas estão excluídas desse regime (sendo que, em muitos casos, a atividade nem sequer está de acordo com o nome).

Simplifique as coisas para sua empresa, conversando com seu contador e certificando-se dos tipos de atividades (ou termos relacionados) que obstam a adoção do regime Simples Nacional.

Nos sites relacionados ao tema “tributação” (inclusive o da Receita Federal), é possível encontrar uma lista de todas as atividades que podem e que não podem ser exercidas para que a empresa adote o Simples Nacional. Para ter uma ideia, alguns tipos de empresas que não podem usufruir dos benefícios desse regime, ainda que sejam micro e pequenas empresas, são aquelas que:

• Exercem atividades de banco comercial, investimentos, financiamentos, créditos imobiliários, corretoras e assim por diante;
• Prestam serviços de comunicação;
• Prestam serviços de transporte de passageiros (intermunicipal e interestadual);
• Realizam atividades de consultoria;
• Trabalham com loteamento e incorporação de imóveis;
• Realizam cessão ou locação de mão-de-obra;
• Forem constituídas sob a forma de sociedade por ações;
• Participarem do capital de outra empresa.

E muitos outros casos. Consulte seu contador para certificar-se de que sua empresa está plenamente desimpedida para adotar o regime do Simples Nacional.

6- Declaração de Imposto de Renda

Empresas do Simples Nacional não entregam declaração de imposto de renda, porém entregam uma declaração muita parecida (a DASN). Esteja atento, pois nela devem ir informações do seu faturamento anual (receita bruta total), despesas, distribuição de lucro, valor das receitas que se referem ao comércio, indústria ou serviço intermunicipal, etc. E, o pior, a falta de entrega implica em multa no valor mínimo de R$ 200,00.

Em suma, a DASN, ou Declaração Anual do Simples Nacional, possui:

• Valor dos tributos de cada mês;
• Valor de apuração;
• Soma dos valores apurados de cada tributo;
• Valor pago pelo empresário.

O importante para que não haja erros ao fazer essa declaração é que o contador realize o cálculo mensal das receitas e guarde em segurança todas as notas fiscais.

7- Declaração de serviços prestados

Caso sua empresa seja prestadora de serviço, além do DASN (citado acima) todo município, ou pelo menos a maioria deles, exige uma declaração mensal (geralmente, em meio eletrônico)  sobre os serviços prestados no mês, constando os dados de notas emitidas, os clientes, principais documentos, etc.

Existe multa para quem não entregar no prazo e o seu valor varia de cidade para cidade, é bom se informar.

8- Contabilidade

Qualquer empresa no Brasil deve ter contabilidade, mesmo que de forma simplificada. Por exemplo, você já viu o Balancete de Verificação da sua empresa? Pode ser um nome inédito para muitos, porém, com uma conversa rápida com seu contador, você entenderá que se trata de um relatório mensal com o valor das vendas, serviços e despesas da sua empresa.

Para fazê-lo o contador precisa das informações de pagamento, recebimento, faturamento, extrato bancário etc. Se ele não estiver pedindo isso, tome cuidado e verifique logo se e como o Balancete tem sido feito.

A contabilidade gerencial certamente trará muitos benefícios à sua empresa. Acerte com seu contador a realização desse serviço e peça contas de suas ações.

Caso ele alegue não saber realizar esse serviço ou não dispor de tempo suficiente, talvez seja melhor procurar outro profissional ou empresa (existem muitas empresas de assessoria contábil que oferecem serviços de boa qualidade).

9- (Bônus) Investimento versus despesas

É necessário compreender o valor de se ter um contador para realizar esses serviços para sua empresa. Muitos consideram isso uma despesa pesada que pode comprometer a rentabilidade do negócio. Acham que é possível dispensar esses serviços em prol da conservação de lucros maiores. Contudo, isso se trata de um engano.

Esses serviços são importantíssimos para que sua empresa se desenvolva, ofereça maiores oportunidades e lucre bem mais. Os serviços de contabilidade asseguram a saúde financeira do negócio e sua situação legal perante a Receita Federal e aos outros órgãos do fisco.

Bons serviços contábeis são uma forma de evitar problemas jurídicos e até melhorar o relacionamento com os clientes que consomem os produtos/serviços da empresa.

Sim, ao invés de ter que se dividir entre as preocupações com o pagamento de tributos, a organização de valores monetários e documentos, o conhecimento mais detalhado da legislação específica, o empresário poderá envolver-se de corpo e alma a traçar estratégias para otimizar suas vendas/serviços.

Ou seja, incrementar um planejamento eficiente que aumente a produtividade, melhore o atendimento ao público, inove sua produção/venda de mercadorias (ou a prestação de seus serviços), ofereça resultados com maior qualidade.

Enfim, o empresário terá mais tempo disponível para fazer o que realmente sabe e otimizar seus lucros.

Considere, portanto, que a remuneração de seu contador é um investimento para sua empresa. Ele vai poupar boa parte de seu tempo e evitar prejuízos com cálculos mal feitos, entregas atrasadas de declarações (inclusive do Simples Nacional), desorganizações em geral na área contábil e financeira.

O profissional de contabilidade deve oferecer soluções e não ser um problema ou peso para sua empresa. Uma informação correta proporcionada pelo contador pode representar uma grande economia (até o equivalente ao contrato de um ano de honorários).

Se estiver percebendo que seu dinheiro com o contador não está tendo o retorno merecido e que seu negócio está, realmente, tendo prejuízos, é o momento de avaliar o que está errado.

Verifique onde está a causa do problema e se concluir que a origem de tudo está nos serviços oferecidos pelo profissional, então é melhor conversar diretamente com ele e pedir esclarecimentos. Se for necessário, procure outro contador.

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Esses são os pontos mínimos para a parte contábil de qualquer empresa, já que caso você tenha funcionários, exporte, importe, fabrique produtos, venda ou compre de outros estados, existem vários outras coisas que devem ser feitas em conjunto com o seu contador.

Para se aprofundar mais no assunto, recomendamos a parte específica sobre Tributos do Abra Sua PJ, um portal com ótimo conteúdo prático sobre as burocracias de abertura de uma empresa.

Por lá você também pode tirar as dúvidas com a nossa equipe sobre o andamento contábil e fiscal da sua empresa. É só clicar aqui.