Confira o passo a passo para criar um dashboard no Excel do zero

Criar um dashboard no Excel é uma excelente maneira de centralizar as informações de uma ou mais planilhas para facilitar o acesso aos dados e ter uma visão consolidada sobre eles.

Esse é um recurso que pode ser aplicado para diversas finalidades, como para acompanhar as métricas de campanhas de Marketing, para visualizar os gastos do orçamento e muito mais.

Existem diferentes tipos de dashboard, o que causa muitas dúvidas sobre qual é a melhor opção e o que é mais importante: como realizar essa tarefa no Excel.

Essa parece ser uma atividade muito complexa, entretanto, não é. É possível deixar as informações centralizadas e organizadas com alguns poucos cliques. Para isso, vamos demonstrar neste post:

Continue conosco e boa leitura!

O que é dashboard? 

O dashboard, que significa painel de controle em português, e nada mais é que uma página principal de uma aplicação que contém informações consolidadas sobre os principais dados armazenados na ferramenta.

Trata-se de um recurso amplamente utilizado em diferentes tipos de sistemas, como no WordPress, em diferentes tipos de softwares de gestão e em várias ferramentas como o Google Analytics, Facebook Ads, entre outros.

Entretanto, esse recurso também pode ser implementado no Excel, que além de ser uma poderosa planilha utilizada para realizar cálculos, pode conter uma página de dashboard com a consolidação dos dados mais importantes da tabela.

Para que o dashboard serve? 

Basicamente, o dashboard serve para oferecer em uma só área a consolidação das informações armazenadas na ferramenta. Dessa forma, fica muito mais fácil acompanhar métricas e interpretar o cenário correspondente.

Isso porque podemos utilizar diversos recursos visuais que ajudam a destacar os dados analisados, como gráficos, cores e imagens.

A representação visual que o dashboard proporciona é uma excelente ajuda para as tomadas de decisões estratégicas pela empresa, pois podemos consolidar dados de diferentes formas e com extrema agilidade, já que não é preciso percorrer todos os dados da planilha manualmente para obter a informação desejada.

Quais são os tipos de dashboard?

Existem diferentes tipos de dashboards e cada um exibe informações conforme a necessidade de demonstração de resultados. Na prática, eles consolidam dados de acordo com a estratégia de negócio. Confira os principais a seguir.

Dashboard operacional

O dashboard operacional é utilizado para acompanhar a evolução de processos organizacionais.

Por meio da análise dos números, é possível identificar se a evolução das atividades atende às expectativas e, assim, realizar modificações para melhorar o desempenho.

Dashboard tático

Em um dashboard tático, as principais informações exibidas são voltadas para a tomada de decisões em que o impacto seja sentido a curto ou médio prazo.

Em uma agência de Marketing Digital, por exemplo, esse modelo de painel é utilizado para acompanhar o desempenho de métricas de campanhas digitais. Assim, fica mais fácil identificar os pontos que precisam ser melhorados.

Dashboard estratégico

O dashboard estratégico, como o nome sugere, é utilizado para a tomada de decisões estratégicas na empresa. Ele contém informações consolidadas que permite à gestão identificar qual o melhor caminho a seguir.

Por que utilizar o Excel para criar um dashboard?

Como mencionamos, o painel de controle é comum em diferentes tipos de sistemas e também pode ser desenvolvido no Excel, pois ele é uma ferramenta que permite a importação de dados de diferentes origens, como do Google Analytics, de sites bancários, além de informações de vários outros sistemas.

Quais funções o Excel tem para criação de dashboard? 

Um dashboard é construído a partir de um conjunto de informações. Isso significa que precisamos acessar uma massa de dados para exibir um determinado resultado.

O Excel é uma ferramenta que oferece uma série de recursos que facilitam o desenvolvimento de um dashboard, entre elas:

• recursos de filtragem de dados, o que permite selecionar informações de acordo com condições específicas;
• inúmeras funções que podem ser utilizadas para realizar cálculos e organizar os dados da planilha;
• conexão com fontes de dados externas, como banco de dados, navegadores etc.

Como criar um dashboard no Excel do zero? 

Para criarmos um dashboard no Excel, precisamos seguir alguns passos. Confira a seguir as principais etapas para a realização dessa tarefa.

Realize um planejamento

O primeiro passo é realizar um planejamento de como será o dashboard. Essa tarefa é importante para garantir mais agilidade no desenvolvimento do painel, pois saberemos quais dados serão exibidos, como eles serão dispostos na tela e quais cálculos serão necessários para mostrar o resultado desejado.

Ele pode ser feito em uma aba da própria planilha ou até mesmo em um papel em branco. O importante é criar um rascunho do que queremos.

Crie um arquivo

Para demonstrar esse passo a passo, vamos criar um dashboard para acompanhar as vendas de produtos em diferentes cidades.

Para isso, precisamos ter uma base de dados. Portanto, crie um arquivo no Excel e separe a primeira aba para a construção do nosso dashboard. Se quiser, pode modificar seu nome para “Dashboard”. 

A seguir, crie uma base de dados em uma nova aba. Se quiser, também modifique o nome da aba para outro mais apropriado. Para a construção do nosso exemplo, renomeamos a aba para “Dados” e vamos utilizar as seguintes informações:

Imagem: <tabela-dados.png>

Vale ressaltar que os dados podem ser obtidos de diferentes fontes, pois o Excel oferece o recurso de importação, o que amplia as possibilidades de utilização de dados e do desenvolvimento do painel com a leitura de um maior volume de linhas.

Insira uma tabela dinâmica

Antes de demonstrarmos como inserir uma tabela dinâmica, é importante entender como ela funciona. Na prática, ela é uma planilha construída com base em outra e podemos configurá-la conforme a necessidade de visualização dos registros.

Além disso, quando alteramos os dados referentes à massa de dados original, essa alteração será refletida na planilha dinâmica.

Por isso, esse é um recurso muito útil para o desenvolvimento do dashboard, pois podemos agrupar e visualizar informações de diferentes maneiras e atualizá-las automaticamente.

Para criar uma tabela dinâmica no Excel, selecione com o mouse os dados da tabela desejada (inclusive o cabeçalho) ou utilize as teclas de atalho Ctrl + Shift + barra de espaço. A seguir, selecione a opção do menu “Inserir” > “Tabela Dinâmica”.

Será aberta uma caixa de diálogo com a demonstração da seleção realizada. Apenas pressione o botão “Ok”. Caso queira, é possível selecionar os dados de uma fonte externa, além de direcionar os dados da tabela dinâmica para uma aba já existente. No nosso caso, vamos seguir com o padrão, que é a criação de uma nova aba.

Perceba que seremos direcionados para a nova aba criada e teremos as seguintes informações na tela:

Repare que, no lado direito, temos a lista dos campos da nossa planilha original e abaixo temos as seguintes áreas:

• filtros;
• colunas;
• linhas;
• valores.

Para montar a nossa tabela dinâmica, precisamos relembrar o que foi planejado no início, ou seja, quais informações pretendemos extrair e de que forma elas serão agrupadas.

Para realizar o nosso exemplo, clique sobre o campo “Categoria” e arraste-o até a área “Linhas”. A seguir, clique sobre o campo “Total Vendas” e arraste-o para a área “Valores”. Por fim, clique sobre o campo “Cidades” e arraste-o para a área “Colunas”. Pronto, nossa primeira tabela dinâmica ficará assim:

Para a construção do nosso dashboard, vamos repetir esse procedimento para mais duas planilhas, pois queremos agrupar dados de diferentes maneiras. Confira como elas foram montadas:

Insira um gráfico dinâmico

Com as tabelas dinâmicas montadas, agora podemos construir os gráficos dinâmicos. Na prática, o gráfico dinâmico reflete graficamente as configurações que fizemos ao construir uma planilha dinâmica.

É importante dizer que para cada gráfico dinâmico precisamos de uma planilha dinâmica correspondente. Isso porque apesar de a base de dados ser a mesma, são feitas seleções diferentes.

Portanto, qualquer modificação em filtros ou valores de uma tabela dinâmica, reflete em seu gráfico correspondente.

Para inserir um gráfico dinâmico para uma tabela dinâmica, basta clicar sobre a tabela dinâmica desejada e selecionar a opção de menu: “Inserir” > “Gráfico Dinâmico”. A seguinte janela será aberta:

Perceba que o Excel já exibe um modelo pré-selecionado com base na tabela dinâmica atual. Portanto, podemos explorar as opções disponíveis para verificar qual alternativa é mais atraente para utilizarmos no dashboard. Faça esse procedimento para todas as tabelas dinâmicas necessárias para a construção do dashboard.

Com os gráficos criados, podemos selecioná-los com as teclas Ctrl + C e colar na aba do dashboard com as teclas Ctrl + V. Posicione os gráficos nas posições correspondentes ao esboço realizado na fase de planejamento.

Insira segmentações

Para que o painel de controle funcione de forma dinâmica, podemos inserir segmentações. Esse é um recurso que funciona como um filtro de valores e conforme selecionamos as opções, os gráficos alteram os resultados.

Para inserir as segmentações, clique sobre um gráfico dinâmico na aba do dashboard e selecione a opção “Analisar” > “Inserir segmentação de dados”. A seguir, selecione os campos desejados.

Perceba que foram inseridos na planilha os seguintes controles:

Agora precisamos criar um relacionamento entre os gráficos e as segmentações para que, ao selecioná-las, todos os gráficos sejam atualizados simultaneamente.

Para isso, clique sobre o botão direito em cada uma das segmentações e clique sobre a opção “Conexões de Relatório”.

Em seguida, selecione as tabelas dinâmicas que fazem parte do dashboard.

Pronto! Agora é só organizar os elementos na aba do dashboard e aplicar a formatação desejada para personalizar o painel de controle.

Perceba que, ao clicar nas opções de controle de segmentação, os dados são alterados conforme a pesquisa realizada.

A utilização de dashboard no Excel permite visualizar os dados da tabela de forma resumida e dinâmica. Existem diferentes modelos de painéis de controle e o Excel oferece recursos para a desenvolvimento dessa ferramenta de forma simples e rápida, como com a aplicação de tabelas e gráficos dinâmicos. Portanto, siga os passos apresentados e utilize esse recurso em suas planilhas.

Gostou do nosso conteúdo sobre como criar um dashboard do zero no Excel? Então, confira nosso post sobre a importância do uso do Excel nas empresas!