O que é o deadline e como não perder o prazo limite?

Deadline é aquela palavra que chega a arrepiar, dependendo do contexto. É como um dia lotado no trabalho que, horas antes de chegar ao fim, fica marcado por aquele deadline “pra ontem”.

O termo, que vem do inglês e ganhou força, principalmente, em escritórios de publicidade e marketing brasileiros, tem um significado simples e que atinge a todo e qualquer trabalhador.

Além de esclarecer o conceito de deadline, o post de hoje tem como objetivo ajudar a lidar melhor com ele e se antecipar para que surpresas negativas se tornem cada vez mais raras no dia a dia.

Vamos lá?

Afinal, o que é deadline?

Situações como as citadas no início do post são comuns na vida de muita gente. Descobrir que o deadline daquela tarefa é para o final do mesmo dia ou, no mais tardar, logo na manhã seguinte pode gerar desespero e ansiedade.

A palavra, por mais que seja inevitável na rotina, é comumente associada a reações negativas e chatas por parte do trabalhador — mas não precisa ser assim!

O deadline é nada mais nada menos do que o famoso prazo. Seu significado, quando traduzido ao pé da letra, pode ser algo como “linha de morte” (lembra-se das conotações negativas que citamos anteriormente?).

Qual é a sua importância?

É inevitável: o mercado de trabalho é movido a prazos.

Se o deadline não existisse, o fluxo de trabalho seria totalmente comprometido e as entregas teriam menor qualidade.

Cada pessoa funciona de um jeito particular. Se fôssemos contar com os prazos pessoais de todos os trabalhadores de uma empresa, seria muito difícil — quase impossível, talvez — fazer com que as demandas seguissem um caminho correto.

Dentro dessa bagunça, inclusive, várias tarefas seriam esquecidas e perdidas.

O deadline é importante para alinhar a necessidade de entrega de uma demanda específica ao andamento de todo o trabalho.

Sabemos que toda tarefa precisa ser entregue a alguém, mas nem sempre nos lembramos de que definir o “quando” é essencial. Quando existem processos bem delineados, as demandas são alinhadas com antecedência, a alocação das equipes é realizada com calma e, no final do dia, as possibilidades do surgimento de um deadline monstruoso são reduzidas!

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Como não perder o prazo limite?

Agora que você compreendeu o significado de deadline e entendeu os motivos pelos quais ele é tão importante, é hora de descobrir algumas maneiras muito simples de não perder o prazo.

Esteja sempre em contato com a equipe

Boa parte dos deadlines abusivos poderia ter sido evitada caso houvesse maior clareza na comunicação entre a equipe.

Muitas vezes, ao evitar reuniões e conversas com a equipe — ou, por outro lado, se perder em reuniões e conversas demais, — você perderá um fluxo de informações importantes para o futuro.

Por exemplo: é possível prever a chegada de demandas a partir de uma simples conversa de alinhamento. Dessa forma, mesmo que a demanda e o prazo ainda não estejam oficializados, você poderá reservar um tempinho no calendário para planejar aquela entrega!

Organize-se!

Se perder em meio a deadlines simultâneos é muito mais fácil do que você imagina, e grande parte da confusão pode ser justificada pela falta de organização das tarefas.

Uma boa forma de organização é, no início de cada período — pode ser semana, quinzena ou mês —, selecionar todas as demandas e organizar o prazo de cada uma delas.

Depois de separá-las por prioridade, é hora de analisar como os seus dias serão distribuídos.

Transforme cada uma das tarefas em listas de afazeres e, sempre que finalizar alguma coisa, marque aquela etapa como concluída. Dessa forma, além de saber o que foi feito e o que não foi, você terá uma ótima sensação de “dever cumprido” sempre que entregar alguma coisa.

Existem ótimos aplicativos de organização que podem te ajudar nisso, mas a boa e velha agenda de papel continua sendo uma ótima opção!

Não se cobre demais

É importante ter em mente que, assim como a vida pessoal, sua vida profissional é feita de fases. É comum viver fases “horríveis” em relação aos deadlines e ter a sensação de que todos os dias serão intermináveis.

Não conseguir cumprir todos os deadlines impostos é normal. Por isso, não devemos nos frustrar quando a situação acontecer — desde que isso não se torne rotina.

Se suas tarefas estão sempre atrasadas, pode ser que haja algum problema no trabalho: seja falta de organização, de gestão de tempo ou fatores externos como um volume de demandas maior do que o suportável por você.

Mantenha a calma ao se deparar com um deadline surpresa

Surgiu uma demanda para o mesmo dia às 18 horas? Não se desespere!

Por mais que a solicitação de uma tarefa de última hora possa ser assustadora, a chave para o sucesso é manter a calma e realizar aquela demanda como se você tivesse 1 mês inteiro para fazê-la.

Isso não significa que ela será feita com lentidão, mas, sim, com tranquilidade. Tenha sempre em mente que o deadline é urgente, mas não faça as coisas correndo.

Se você o fizer, pode ter certeza que o resultado não terá a qualidade esperada, o que pode prejudicar até mesmo a impressão que seus superiores ou outros colegas têm de você.

Antes de realizar a tarefa, certifique-se que o deadline é realista

Lembra do que falamos acima sobre estar em constante diálogo com a equipe?

Gostamos de pensar da seguinte forma: prazos são negociáveis, mas prazos negociados não são renegociáveis de jeito nenhum! É uma frase um pouco confusa, mas resume em poucas palavras o que vamos explicar a seguir.

Se antes de firmar o compromisso em entregar aquela demanda naquela data houver uma conversa a respeito do deadline, está tudo bem: as pessoas provavelmente vão entender o seu ponto, a não ser que se trate de prazos muito urgentes.

O problema está em receber a data, confirmar que está tudo bem e, um dia antes da entrega (ou até mesmo no dia!), você recorrer a alguém pedindo mudança no prazo. A atitude não cai bem e não será bem-vista pelos outros.

Quando aprendemos a lidar com o deadline, não é somente a rotina de trabalho que se transforma em algo mais bem-sucedido: seu corpo e mente vão agradecer muito, já que o estresse no trabalho interfere diretamente na sua saúde mental.

Por fim, uma última dica: o deadline e a gestão de processos do time têm total ligação e dependem um do outro para funcionarem com sucesso. Por isso, não perca também nosso conteúdo completo sobre rotinas de marketing!