Diagrama de Afinidades: o que é, para que serve e como fazer um?

Por meio do avanço das tecnologias de análise, monitoramento e gestão, líderes e profissionais de diferentes áreas têm se pautado cada vez mais em dados quantitativos em suas análises, o que torna a tomada de decisão muito mais precisa.

Mas o que fazer diante de questões importantes que não contam com estatísticas disponíveis?

Embora a cultura data-driven seja o grande horizonte das empresas no momento, especialmente, quando tratamos de Marketing, as metodologias de gestão clássicas continuam sendo essenciais para identificar problemas, aprimorar processos e melhorar resultados.

O Diagrama de Afinidades é uma dinâmica que pode ser utilizada como ferramenta complementar ao tradicional brainstorming e que abordamos, em detalhes, neste artigo. Confira o material que preparamos:

• O que é Diagrama de Afinidades?
• Quais as aplicações do Diagrama de Afinidades?
• Como construir um Diagrama de Afinidades?

O que é Diagrama de Afinidades?

Diagrama de Afinidades (DA), método KJ ou, ainda, método LP (Language Processing), é uma metodologia de gestão utilizada para identificar padrões e auxiliar a análise de um conjunto de ideias, opiniões ou questionamentos obtidos por meio de feedbacks ou brainstorming.

A dinâmica permite que um tema seja analisado sob diferentes perspectivas que, quando combinadas, geram novas visões sobre o mesmo problema ou desafio proposto.

O que contribui significativamente para os resultados e que ilustra o papel do Diagrama de Afinidades na gestão de processos, porém, é o fato de todo o trabalho ser construído e analisado visualmente.

O modelo foi desenvolvido nos anos 1960 pelo antropólogo japonês Jiro Kawakita e se baseia na premissa de que a organização das informações favorece a capacidade intuitiva.

Na prática corporativa, o método envolve lousa, cartões e post-its, tal como outras dinâmicas do tipo, mas deve obedecer a algumas recomendações específicas.

Quais as aplicações do Diagrama de Afinidades?

O Diagrama de Afinidades exige tempo e esforços relativos, mas, de forma geral, é recomendado para tratar questões de maior importância ou complexidade.

Problemas simples costumam levantar informações menos numerosas e pouco variadas nas discussões, o que compromete a eficácia do método e o torna uma alternativa demorada para pautas que pedem soluções imediatas.

O que o gestor ou profissional de Marketing deve ter em mente é que essa metodologia propõe uma análise qualitativa de um tema, sendo um meio de orientar a tomada de decisão, especialmente quando não há estudos suficientes disponíveis.

É, portanto, muito utilizada para desenvolver projetos inéditos, identificar problemas internos e, também, para enriquecer dados quantitativos, cobrindo brechas ou “pontos cegos” que as pesquisas ou ferramentas de monitoramento não são capazes de abranger.

Dito isso, podemos citar alguns cenários em que o diagrama pode ser indicado:

• uma indústria pode estar recebendo muitos feedbacks negativos a respeito da qualidade dos seus produtos, mas não encontrou nenhuma avaria em suas operações de produção;
• uma empresa de serviços é bem avaliada pelo público e por seus clientes, mas está registrando uma regressão em seu LTV (Life Time Value);
• uma organização pretende expandir as suas operações em seu mercado e tem recursos disponíveis para isso, no entanto, não sabe exatamente em qual produto ou serviço investir, nem como fará esse lançamento;
• uma companhia percebe um crescimento expressivo em sua demanda e precisa encontrar novas soluções e estratégias para ser capaz de atendê-la.

Em todos esses casos, o brainstorming e o Diagrama de Ainidades têm o objetivo de reunir a visão de diferentes envolvidos nesse processo para tentar identificar a origem do problema.

Como construir um Diagrama de Afinidades?

Para facilitar a aplicação dessa metodologia, separamos o processo em 6 etapas. Confira!

1. Definição do tema

O ponto de partida do seu Diagrama de Afinidades é, geralmente, uma dor ou um objetivo. Ou seja, pode ser um problema enfrentado pela sua empresa ou uma estratégia para manter o seu negócio inovador e competitivo no mercado.

Para estimular a capacidade imaginativa dos participantes, o ideal é que esse tema seja apresentado como uma pergunta. Alguns exemplos são:

• Como normalizar o abastecimento de produtos da categoria “x”?
• Como aumentar a produtividade e o engajamento dos colaboradores em trabalho remoto?
• Quais são as demandas menos exploradas em nosso mercado e que nossa tecnologia ou expertise é capaz de suprir?
• Quais novas informações (ou métricas) deveriam passar a ser monitoradas pela empresa em sua estratégia de Marketing de Conteúdo?

2. Escolha do líder

O líder será o responsável por agendar dias e horários para a dinâmica, escolher os participantes, providenciar o material necessário (cartões, post-its, pinceis, lousa ou tecido) e conduzir todo o processo de brainstorming e construção do diagrama.

Não há nenhum critério para essa escolha, mas é recomendável que seja uma pessoa com perfil de liderança e boa capacidade de oratória, de modo a garantir a ordem e a plena execução da dinâmica.

3. Escolha dos participantes

Homens e mulheres de diferentes perfis e departamentos relacionados devem ser convidados a participar da dinâmica. Afinal, uma das propostas do Diagrama de Afinidades é, justamente, destacar olhares distintos sobre uma mesma questão.

Essas pessoas poderão ser divididas em grupos na etapa de organização de ideias, mas é importante que cada um deles conte com representantes de diferentes setores. Dessa forma, evitamos possíveis disputas e garantimos que os princípios da metodologia se cumpram.

4. Brainstorming

As ideias que serão organizadas na etapa seguinte podem ser obtidas por meio de opiniões e feedbacks fornecidos por parceiros, gestores, clientes ou colaboradores.

Entretanto, como essa prática é, geralmente, utilizada para obter novos insights e pontos de vista, o mais recomendável é realizar um brainstorming com os participantes.

Nesse processo, o líder deve apresentar o tema que será trabalhado de maneira breve, tomando o cuidado para que os tópicos abordados não criem tendências de pensamento.

É fundamental que todos expressem suas ideias de maneira espontânea, nesse caso, escrevendo-as em cartões (caso a organização seja realizada em uma mesa) ou post-its (se for usada uma parede ou lousa).

5. Organização de ideias

O líder, então, deve solicitar aos participantes que organizem os post-its em categorias, preferencialmente, de forma espaçada para que todos possam se movimentar pelo espaço. Essa organização pode se dar por:

• afinidade;
• similaridade;
• dependência;
• proximidade.

Pouco a pouco, grupos começam a surgir e, quando definidos, um título deve ser atribuído a cada um deles. Também podem ser feitas anotações, conexões, setas e símbolos para descrever os temas, as subdivisões e as interdependências entre as ideias.

O mais importante é que organização das ideias se dê de maneira fluida, ou seja, todos devem ter a liberdade de mudar um post-it de categoria, se julgar necessário, ou fazer cópias, caso a ideia se relacione com mais de um grupo, mas sempre mantendo uma postura colaborativa. Não deve haver disputas nem barreiras para a criatividade.

O processo de organização pode ser realizado várias vezes seguidas ou se desenrolar ao longo de dias, de acordo com a disponibilidade dos participantes.

Caso a dinâmica envolva muitas pessoas, o líder também pode dividi-las em grupos para que cada um deles organize as ideias em um período determinado.

6. Ideação e próximos passos

Após organizar as ideias, uma discussão aberta pode ser realizada com o diagrama em destaque. O objetivo, agora, é traçar uma linha única e clara de raciocínio a fim de elaborar um plano de ação a partir das propostas apresentadas.

Vale destacar que o diagrama, por si só, já é suficientemente capaz de apresentar padrões e novas ideias interessantes, mas o ideal é que a dinâmica seja conduzida a uma análise posterior.

Outras metodologias, como o diagrama de Ishikawa, a matriz GUT e o método PDCA podem ser usados para enriquecer a sua análise e a elaboração do seu planejamento.

Por fim, vale destacar que, embora essa prática seja comumente trabalhada presencialmente, como descrito neste artigo, é possível desenvolvê-la remotamente com a ajuda de planilhas e documentos online, como o Google Docs, ou plataformas para criação de fluxogramas, como Lucidchart, draw.io e Canva.

O Diagrama de Afinidades é um instrumento poderoso, seja para obter insights para estratégias e ações de mercado, seja para identificar problemas internos, definir objetivos ou promover o consenso entre opiniões divergentes.

Colocando esse método em prática, você tem a oportunidade de tomar decisões melhores e atuar de uma forma muito mais produtiva.

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