Confira 7 dicas para dominar o Kanban na agência!

Você está procurando pelo sistema perfeito de produtividade? Primeiro a má notícia: ele não existe. Você vai ter que fazer o trabalho não importa o sistema que você use. Agora a boa notícia: o Kanban é um sistema fácil de usar e aprender. E agora vamos apresentar 7 dicas para Kanban!

Vamos nessa!

Primeiro, o que é Kanban?

Nós já exploramos a fundo o Kanban aqui no blog, mas vamos resumir o que é essa ferramenta. O Kanban é um sistema simples para concluir tarefas baseado em entregas contínuas. É um quadro no qual você organiza tarefas em colunas que informam seu status, como “a fazer”, “em andamento”, “em aprovação”, “concluído” entre outras. Cada tarefa é composta de um cartão, que é colocado nas colunas dependendo do estado em que está.

Foi criado originalmente por empresas de manufatura japonesa, mas agora você pode usá-lo para fazer mais no trabalho e na sua vida pessoal.

Mas vamos ao que interessa. Agora que você já sabe o que é o Kanban (não se esqueça de ler o artigo completo sobre o tema que mencionei acima!), como fazer para dominar a ferramenta e tirar o máximo de proveito do sistema?

Aqui na Studio somos experts em Kanban, já que nossa plataforma traz o Kanban como uma de suas várias funcionalidades. Nesse artigo vamos compartilhar nossas melhores práticas em 7 dicas para Kanban. Bora!

7 dicas para kanban: domine sua produtividade

O Kanban é uma ferramenta bem visual e simples de usar. Mas não se engane. Não é porque ela é fácil que não é possível se tornar um mestre no sistema e conseguir aumentar sua produtividade mais ainda. Acompanhe nossas dicas para Kanban abaixo e aplique hoje mesmo na agência!

1. Comece simples e adapte seu quadro à medida que for avançando

Um quadro de Kanban serve para enxergar o fluxo de trabalho entre diferentes estados até que chegue em “finalizado”. O princípio básico do Kanban é ter colunas representando estados e cartões representando tarefas. O objetivo é mover os cartões nas colunas que digam como está o andamento da atividade. Então, quando você olha para o quadro, você tem uma boa visão do que está acontecendo na agência.

Mas se você não sabe por onde começar, foque nas três colunas básicas: a fazer, em andamento e feito. Isso irá te ajudar a ter uma noção de como deve ser um workflow.

Lembre-se que os cartões só seguem um caminho, da esquerda para a direita, já que é uma regra básica da visualização de workflows. Assim como um rio flui somente em uma direção, ter o mesmo no trabalho ajuda a identificar problemas no fluxo.

Depois disso, escreva suas tarefas no papel (ou adicione no local apropriado no software, se você estiver usando uma plataforma digital) e coloque-as nas colunas corretas. Assegure-se que cada cartão represente uma parcela independente do trabalho, pois não é bom criar dependências entre as tarefas. Caso contrário, você acaba por esconder complexidades no seu quadro de Kanban, e pode deixar passar problemas potenciais em seus processos.

Claro, você pode (e deve!) customizar este fluxo básico de 3 colunas e adaptar ao seu estilo. Mude-o a qualquer momento, mas tenha certeza que o seu time entenda os motivos da mudança quando você a fizer.

Os tipos de colunas que você usa depende do seu workflow existente, o tipo de tarefa e a estrutura da equipe da agência. Uma das dicas para Kanban é deixá-lo simples, mas você pode ter mais controle e lidar com mais cenários se tiver mais colunas.

2. Puxe, não empurre!

O que você pode puxar em direção à conclusão hoje? De maneira diferente de como um ocidental lê um quadro (da esquerda para a direita), o Kanban é lido da direita para a esquerda (foi criado no Japão, né). Isso porque tem mais valor completar uma tarefa do que começar outra.

Quando completamos uma tarefa, nós percebemos o valor. Então, primeiro cheque se algo pode ser entregue. Então, veja se existe tanto capacidade quanto cartões disponíveis para serem puxados para a próxima coluna e substituir os itens completos.

3. Limite o trabalho em andamento (work in progress ou WIP)

Gargalos são muito ruins! E eles acontecem quando você está trabalhando em muitas coisas ao mesmo tempo. Isso é uma das coisas mais legais do Kanban: ao invés de olhar para um gargalo como um problema local, você o enxerga a partir de uma perspectiva de fluxo global.

Com isso, ao aplicar limites para a quantidade de cartões na coluna “em andamento”, você consegue manejar os gargalos de maneira eficiente. Compare o seu workflow com uma avenida movimentada.

É muito mais barato criar um fluxo estável de carros do que construir mais faixas. Comece a colocar limites nas tarefas em andamento e veja como isso impacta em seu rendimento e na gestão de tempo.

4. Estabeleça políticas inteligentes no uso do Kanban

Uma ótima dica para Kanban é determinar diretrizes de como usar o quadro e torná-lo claro para todo mundo em sua equipe. No entanto, essa é uma das regras mais esquecidas do Kanban, mesmo que seja crucial para você tirar o melhor do sistema. Suas políticas devem cobrir:

• quais condições cada cartão deve atender para entrar em uma coluna;
• quais condições um cartão deve atender para deixar uma coluna;
• como e por que você está estabelecendo um limite de número de cartões em uma coluna em particular;
• e muitas outras informações como: quem tem permissão para mover cartões no quadro ou quando você deve remover um cartão.

Você não precisa ser verborrágico e explicar tudo nos mínimos detalhes, mas tudo deve estar claro para que todo o time entenda como usar o Kanban.

Além disso, uma coisa muito importante é a Definição de Concluído (ou definition of done). Se todo mundo concorda sobre o que é uma tarefa finalizada, você evita um monte de problemas (trabalho incompleto sendo enviado para a aprovação, responsabilidades indefinidas e tensão no time, por exemplo).

5. Meça a taxa de transferência, tempo de execução e a duração do ciclo

Um dos maiores benefícios do Kanban é que ele te ajuda a focar no trabalho para fazer mais com a mesma quantidade de tempo. Uma boa ferramenta de Kanban vai te ajudar a medir isso, principalmente se estiver integrada com a parte financeira da agência.

Quer saber quantas tarefas sua agência está finalizando em um determinado período? Então meça a taxa de transferência entre colunas, o que significa o montante de itens completos. Quanto tempo demora para uma tarefa ir do atendimento à entrega para o cliente? Duração do ciclo. E o tempo para um item sair de em andamento para finalizado? Veja o tempo de execução.

6. Vá além do “a fazer”, “em andamento” e “feito”

Essa dica para Kanban faz referência ao primeiro tópico, sobre a simplicidade da ferramenta. É muito comum (e efetivo) que iniciantes no Kanban usem colunas genéricas. Mas na vida real e na prática do cotidiano, o Kanban deve definir passos que realmente acrescentem valor no processo.

Então quebre suas amarras em ficar com processos tão elementares quando você começar a ficar mais craque no Kanban. Seu time, suas necessidades de negócio e o tipo de trabalho são únicos. E seus processos também devem ser. Assim você sai na frente da concorrência, sendo mais inteligente e rápido que os demais.

7. Não esqueça dos feedbacks constantes

O quadro de Kanban não deve ser feito uma vez e ser deixado como está para sempre. Ao passo que sua agência cresce, seus processos evoluem também. Rapidamente você verá espaço para melhorias no seu workflow e você vai querer modificá-lo.

Então, é uma boa dica para Kanban voltar ao início regularmente, olhar para o seu quadro e para seus processos de trabalho e fazer mudanças em sua agência de acordo com seu fluxo. Pode ser uma nova coluna; ou configurar uma nova maneira de distinguir visualmente os diferentes tipos de trabalho em seu quadro (com mais cores, por exemplo); pode ser uma mudança nas políticas de uso; ou pode ser a introdução de uma plataforma de gestão que tenha um Kanban integrado.

Esses feedbacks constantes são geralmente negligenciados na metodologia Kanban, mas eles ajudam bastante a manter o sistema eficiente a longo prazo.

Agora que você leu as nossas dicas para Kanban, que tal implementar essa ferramenta na sua agência de maneira automatizada e gratuita? O Studio é um software de gestão integrada voltado para agências e, dentre suas funcionalidades, está o Kanban totalmente personalizável. Comece agora!