Entenda como legalizar seu negócio com 5 dicas práticas

Simples Nacional, nota fiscal, fluxo de caixa e capital de giro são termos que fazem parte do dia a dia de muitas empresas. Porém, será que você realmente sabe qual é a importância desses e diversas outras palavras e expressões para legalizar o seu negócio?

Na pressão por melhores resultados, alguns empreendedores deixam assuntos fiscais, contábeis e tributários de lado. E é aqui que mora o perigo. A legalização de uma gestão é um aspecto fundamental para ser reconhecido no mercado e conquistar cada vez mais clientes.

Em casos mais sérios, as fraudes são descobertas pela fiscalização, e um profissional pode ter que pagar multas e até mesmo ser processado por sonegar impostos.

Por isso, leia este post e descubra dicas práticas e eficientes para legalizar o seu negócio.

Qual é a importância de legalizar o negócio?

Gestões regularizadas possibilitam que a equipe de trabalho e os sócios paguem impostos em dia, como o INSS. A partir disso, todos os colaboradores têm os seus direitos à previdência assegurados, evitando o pagamento de multas e a atuação dos órgãos fiscalizadores.

Outro aspecto que parece simples é a regularização do número de CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Consumidores e fornecedores estão cada vez mais exigentes na hora de fechar contratos.

Fazer parcerias com empresas que não estão legalizadas é um risco muito grande. Um cliente que não recebe a nota fiscal de uma venda, por exemplo, tem problemas para solicitar trocas ou reembolsos. Nesses casos, você pode perder boas oportunidades para vender mais.

E as vantagens não param por aí. Até mesmo a captação de recursos financeiros é facilitada.

As instituições financeiras têm rigorosos processos, a fim de evitar prejuízos. Existem sistemas de créditos e de juros e taxas especiais para quem trabalha dentro da lei. Apenas tome cuidado para não fazer dívidas desnecessárias, ok?

Quais são 5 boas dicas de legalização de uma empresa?

A seguir, você confere boas práticas para aplicar ainda hoje.

1. Realizar o planejamento tributário

Você já pensou em pagar menos impostos sem burlar nenhuma lei? Pois é exatamente isso que o planejamento tributário proporciona. Essa ferramenta realiza um estudo detalhado sobre todas as obrigações tributárias da empresa, buscando encontrar formas legais de reduzir os valores pagos.

Em alguns casos, por exemplo, o empreendedor consegue adiar o pagamento de impostos sem sofrer nenhuma punição. Isso é bom para ter mais dinheiro e fôlego para organizar as finanças internas.

Além do mais, no Brasil, existem diferentes regimes tributários. As suas características são:

• Microempreendedor Individual (MEI): negócios que faturam até R$ 81 mil por ano, que se enquadram nas atividades listadas no Portal do Empreendedor;
• Simples Nacional: gestões que têm faturamento inferior a R$ 4,8 milhões anualmente;
• Lucro Presumido: empresas que faturam menos que R$ 48 milhões por ano;
• Lucro Real: empresas que faturam mais que R$ 48 milhões por ano.

É essencial fazer uma escolha correta para:

• calcular impostos corretamente;
• entender as limitações de cada regime;
• pagar impostos aos órgãos certos, nas datas exigidas;
• evitar multas e complicações com a fiscalização.

2. Ter um contador parceiro

O tópico anterior mostrou para você como a escolha do planejamento tributário correto é um passo fundamental para legalizar o negócio, certo? Mas como entender todas as questões sobre legislação e tributos sem ser um especialista?

Segundo um Relatório do Banco Mundial, o Brasil é o país em que mais se gasta tempo calculando e pagando impostos: cerca de 1.958 horas por ano. Isso equivale a um desperdício de mais de 80 dias com burocracias fiscais.

Por mais que essas questões atrapalhem o crescimento de um negócio, você deve respeitar todas as exigências dos órgãos federais, estaduais e municipais. Nessas horas, o empreendedor que tem um contador sai na frente da concorrência e tem mais tempo para focar em seu crescimento.

As funções de um contador vão muito além de proteger a empresa da malha fina da Receita Federal. Um profissional contábil tem o conhecimento para te ajudar em decisões financeiras, tributárias e contábeis. A partir disso, você evita processos burocráticos em sua rotina.

Por isso, trabalhe com um especialista pronto para atender às suas demandas e que se atualiza em relação às mudanças do mercado.

É válido lembrar que o uso de ferramentas tecnológicas é um diferencial para essa parceria. Um contador que adota sistemas na nuvem e a automação de notas fiscais, por exemplo, facilita a comunicação com clientes.

Então, considere esses fatores antes de tomar qualquer decisão, ok?

3. Acompanhar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a ferramenta financeira que amplia a visão de um empreendedor. É a partir dele que você acompanha as entradas e as saídas de dinheiro.

É possível fazer o controle por meio de uma simples planilha no Excel ou até mesmo utilizar softwares de gestão robustos. Isso depende do estágio em que a sua empresa se encontra e a complexidade das transações.

De qualquer forma, você deve ser criterioso e registrar tudo que acontece em seu dia a dia, desde a compra de novos materiais de limpeza até o pagamento dos salários dos funcionários.

Essas atualizações devem ser rotineiras, como:

• diariamente: despesas feitas no dia anterior e programação dos próximos pagamentos;
• semanalmente: análise do que foi feito na semana que passou, realizando a conciliação bancária.
• mensalmente: comparação entre o que foi planejado e o que foi gasto.

Como os custos e os recebimentos têm origens diferentes, é comum se confundir no início. A fim de evitar problemas, crie categorias (materiais de limpeza, pagamento de dívidas, vendas mensais), tornando o relatório mais completo.

Com base nisso, o fluxo de caixa fornece as informações necessárias para a tomada de decisões financeiras, fiscais e contábeis corretas e, claro, evitar que a empresa fique no vermelho e adquira dívidas.

4. Conhecer as exigências da prefeitura

Cada município pode ter requisitos diferentes para liberar as atividades de uma empresa. Por isso, é importante verificar junto à sua prefeitura ou consultar um contador antes de abrir ou legalizar o negócio.

Apesar disso, algumas exigências são comuns:

• respeito ao zoneamento: certas atividades não podem ser realizadas em qualquer lugar;
• alvará de funcionamento: documento liberado após a aprovação da planta do imóvel;
• contrato de locação: exigido apenas em caso de aluguéis;
• laudo dos bombeiros: essencial para situações emergenciais, garantindo a fuga segura dos funcionários;
• licenças específicas: autorizações concedidas por órgãos fiscalizadores, como a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa);
• cópias dos documentos dos sócios do empreendimento (CPF, RG e comprovante de endereço);
• IPTU do imóvel pago;

5. Emitir nota fiscais corretamente

Quando se fala em notas fiscais, alguns profissionais ficam de cabelo em pé. Inicialmente, o assunto parece complicado, mas, ao conhecer os conceitos básicos, é possível evitar dores de cabeça.

Primeiramente, saiba se você é obrigado a emitir nota fiscal. A emissão de nota é uma obrigação de todos os empreendedores, a única exceção acontece com quem é Microempreendedor Individual (MEI) e realiza vendas para pessoas físicas. Contudo, se o consumidor exigir, será necessário gerar uma nota fiscal.

Ou seja, toda venda realizada no mercado deve ser formalizada por meio de uma nota fiscal.

No próximo passo, é preciso conhecer os tipos de notas fiscais. A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), como o seu próprio nome diz, representa a prestação de serviços. Gestões escolares, empresas que comercializam cursos digitais e diversos outros empreendimentos devem emiti-la.

A NFS-e é um documento municipal. Cada prefeitura tem exigências e legislações diferentes. Como existem 5.570 municípios no Brasil, é preciso atenção antes de expandir o seu negócio para outras cidades.. 

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento emitido pelo varejo brasileiro. A NFC-e varia em cada estado, e as Secretarias da Fazenda (SEFAZs) são responsáveis por autenticá-las.

Em São Paulo, por exemplo, a NFC-e já é obrigatória a todos os comerciantes, sendo necessário utilizar o SAT Fiscal em momentos de contingência (quando há problemas de comunicação com a SEFAZ).

Em contrapartida, a NFC-e em Minas Gerais não foi implementada em 2018 como prometido, teve os testes iniciados no começo de 2019 e ainda não divulgou o calendário de obrigatoriedade de adesão.

Por último, mas não menos importante, a Nota Fiscal de Produto (NF-e) é utilizada na venda de produtos físicos. Por exemplo, essa é a nota fiscal que você recebe na compra de mercadorias na internet, como livros, eletrônicos e roupas.

Quando chegar a hora de emitir os seus documentos, saiba que existem duas maneiras:

• emissão manual: processo trabalhoso e passível de erros, já que é necessário digitar todos os dados das vendas, uma por uma. Quanto maior for o número de vendas, maior é a possibilidade de erros. Caso haja algum problema de comunicação com a prefeitura, é preciso esperar o sistema retornar para dar continuidade aos trabalhos;
• emissão automática: método escolhido por quem deseja colocar o negócio no “piloto automático”. Um emissor automático de NF-e é uma ferramenta que está integrada aos principais meios de pagamento (PagSeguro, Paypal e Pagar.me), fazendo com que as suas vendas gerem notas fiscais sem que você precise se preocupar.

Qual faz mais sentido para você?

Obs: Em casos mais específicos, você pode até integrar os procedimentos com sistema de gestão por meio de uma API para nota fiscal eletrônica.

O que fazer a partir de agora?

Com a leitura deste post, você ficou por dentro dos principais tópicos para legalizar o seu negócio. Como existem detalhes que não podem ser deixados de lado, é essencial contratar um contador e utilizar as ferramentas tecnológicas corretas.

A emissão de notas fiscais é um ponto que merece destaque em sua gestão. Todas as suas vendas devem ser legalizadas a partir de um documento, que precisa ser armazenado e enviado ao cliente corretamente. Por isso, escolha a maneira ideal para emiti-las em sua rotina.

Agora, continue com a gente e descubra como consultar nota fiscal!

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