16 dicas para vencer a procrastinação e não perder produtividade!

Você sabe que tem algo para entregar e o prazo se aproxima. Junto com a ansiedade vem o medo de não dar conta. Mas tudo o que consegue fazer é navegar em páginas aleatórias da internet, rolar o feed do Instagram ou assistir a um vídeo no YouTube? Calma. Chegou a hora de falarmos sobre como acabar com a procrastinação.

Afinal, o hábito de deixar as tarefas para depois é tão prejudicial para a carreira quanto à sua saúde. Portanto, se pretende melhorar os resultados do negócio e aumentar sua produtividade, mas não sabe por onde começar, este artigo vai te ajudar a entender o problema e buscar as melhores soluções.

Continue a leitura para saber mais. 

Afinal, o que é procrastinação?

Procrastinação é a prática de realizar tarefas menos urgentes em vez das mais urgentes, ou fazer coisas prazerosas no lugar de outras importantes,e, assim, adiar uma atividade atrás da outra. Pode vir a se tornar um vício se não for tratada.

Por mais que a gente saiba que não está certo, muitas vezes a procrastinação entra na nossa rotina e se instala. É a dieta que só começa na segunda, a academia que fica para o mês que vem ou aquele trabalho que deixamos para fazer nos minutos finais do prazo de entrega. 

Outro dia começa e você ainda nem deu início àquele projeto importante que está prometendo fazer há meses… 

Quando precisamos executar determinada ação, geralmente confiamos no autocontrole para conseguir ir em frente. A motivação, baseada no desejo de receber alguma recompensa como resultado da conclusão dessa tarefa, fornece um impulso útil, o que nos ajuda a agir em tempo hábil.

No entanto, existem vários fatores desmotivadores, como ansiedade ou medo do fracasso, que têm um efeito oposto ao do entusiasmo, o que significa que eles podem aumentar a probabilidade de adiar desnecessariamente nossas tarefas, em vez de fazê-las em tempo hábil.

Ah, quando bater aquela falta de motivação ou aquele branco, siga esse fluxo abaixo. Pode ajudar!

Procrastinar faz mal à saúde? 

Naturalmente, os procrastinadores sofrem mais com problemas de saúde. As razões são múltiplas. O fato de adiar tratamentos, colonoscopias, exames regulares e outras visitas ao médico pode significar a evolução de doenças graves como, por exemplo, o câncer.

A procrastinação também coloca um fardo desnecessário no corpo e sistema imunológico, causando altas cargas de estresse e outras emoções negativas como vergonha, autocrítica, culpa etc.

Como se não bastasse, quem costuma adiar tarefas geralmente não tem uma alimentação saudável, não pratica exercícios e nem dorme o suficiente para relaxar. 

Ficar ligado a noite inteira e colocar alimentos de baixa qualidade no organismo pode não ser um grande problema a curto prazo, mas no futuro resulta em sérias condições, como diabetes ou doenças cardíacas. Sem falar na perda de energia, produtividade, vitalidade, longevidade e assim por diante.

Veja quais são os efeitos da procrastinação no organismo humano.

Aumento da carga de estresse

Quando uma pessoa vai empurrando suas atividades até o último minuto, a tendência é que elas se tornem uma bola de neve. Com isso, é necessário fazer várias tarefas em um curto período de tempo. O resultado disso são altas cargas de estresse e outras emoções negativas no corpo. Por exemplo, é comum sentir vergonha, culpa e autocrítica por não ter finalizado os trabalhos com antecedência.

Se o problema acontece continuamente, a culpa pela procrastinação passa a funcionar como um anestesiante, que causa desânimo. Assim, a energia que você costuma ter desaparece. Inclusive, em casos avançados, isso pode se converter em quadros de ansiedade.

Sem falar que a falta de ânimo pode se transformar em um gatilho para o desenvolvimento de depressão. Nesse contexto, o indivíduo se vê totalmente vencido e só consegue pensar em tudo que deveria ter feito mas não fez. Tudo parece perdido e sem solução, então a situação passa a gerar um grande sofrimento.

Baixa de energia e motivação

Como se não bastasse, quem costuma adiar tarefas geralmente não tem uma alimentação saudável, não pratica exercícios e nem dorme o suficiente para relaxar.

Ficar ligado a noite inteira e colocar alimentos de baixa qualidade no organismo pode não ser um grande problema no curto prazo, mas, no futuro, resultará em sérias consequências.

Também ocorre perda de energia, produtividade, vitalidade, longevidade e assim por diante. Desse modo, a motivação para realizar suas atividades vai embora de vez.

Aparecimento de doenças

Como você viu, a procrastinação afeta o seu corpo de diferentes formas. Sua saúde mental é comprometida, podendo provocar estresse, ansiedade e depressão.

Vale ressaltar que a saúde física também fica abalada. Isso porque você se nutre mal, deixando de comer o suficiente ou se alimentando de forma excessiva, o que contribui para o aparecimento de doenças como hipertensão e diabetes.

A preocupação com as tarefas que ainda não foram feitas acarreta ainda a perda de sono, podendo ocasionar insônia.

Diminuição da qualidade de vida

Diante de todos os males da procrastinação apresentados aqui, sua qualidade de vida diminui. Com os atrasos nas tarefas, você vive estressado, além de não ter tempo para curtir com sua família ou seus amigos — haja vista que tem que correr para cumprir os prazos de pendências que deveriam ter sido entregues anteriormente.

Muitas vezes, pessoas próximas também podem pedir ajuda em algo específico, e deixar de ajudá-las pode interferir nas relações interpessoais. Portanto, sua vida pessoal também pode ser afetada pelo ato de procrastinar, o que traz mais problemas. 

Então, como vencer a procrastinação?

Dentro de uma agência de comunicação, na qual o ritmo de trabalho é muito acelerado e surgem inúmeras demandas para “ontem”, é fundamental vencer a procrastinação antes que ela se torne um caminho sem volta. 

Aqui vão algumas dicas para você ficar bem longe do problema.

1. Analise como, quando e por quê.

Especificamente, há três fatores principais que você deve considerar ao avaliar a natureza da sua procrastinação:

• Quando você procrastina? Questione-se em quais situações isso acontece. Por exemplo, ocorre em uma frequência maior quando está trabalhando em casa ou na agência? Você luta para terminar as tarefas depois de iniciá-las ou começar em primeiro lugar?
• Como você procrastina? De que maneira acontece: ao navegar nas redes sociais, jogar videogame, assistir a programas de TV, sair com os amigos ou encontrar tarefas pequenas e sem importância para concluir?
• Por que você procrastina? Questione também os motivos. Você constantemente se distrai ou se sente tão sobrecarregado que não sabe como começar?

2. Mantenha sua agenda organizada para evitar a procrastinação

É fundamental saber o que precisa ser feito e com qual prioridade. Assim, dá para identificar o que é mais importante e o que não pode ser adiado de forma alguma. Isso evita ficar fazendo só as tarefas mais fáceis e deixar as mais complexas para trás.

O ideal é que todas as informações estejam em um local de fácil acesso, como post-its, anotações no celular, app ou softwares. Pense no que você quer alcançar, o que deve fazer para chegar e qual caminho deve seguir para atingir esse objetivo. Isso vai ajudar a orientar os seus pensamentos.

3. Identifique seus ciclos de produtividade

Pessoas diferentes têm diferentes ciclos de produtividade durante o dia. Enquanto algumas trabalham melhor na parte da manhã, outras são mais ativas à noite.  

Uma boa maneira de reduzir a tendência de procrastinar é identificar os horários de pico, período do dia em que você está mais disposto.

Além disso, também é bom planejar a agenda para que apenas as tarefas mais simples sejam organizadas nas horas mais calmas.

Por fim, ao contabilizar seus ciclos de produtividade, lembre-se de que você poderá lidar melhor com diferentes tipos de tarefas durante diferentes horas do dia. Por exemplo, dá para lidar melhor com tarefas criativas quando ainda é cedo e as domésticas quando é relativamente tarde.

4. Divida um trabalho maior em pequenas tarefas

Muitas vezes procrastinamos porque temos medo de enfrentar algo grande e não dar conta do recado. Acontece que quando o todo é dividido em metas simples e alcançáveis fica mais fácil evitar o pânico e a ansiedade.

Existem métodos diferentes de dividir projetos complexos, mas depende da natureza de cada um. Hoje, é possível adquirir softwares de gestão muito eficientes para o dia a dia das empresas, inclusive personalizados para uso em agências de comunicação e marketing. 

5. Liste as etapas de tudo o que precisa ser feito

É importante ter uma data limite para inibir a procrastinação e ajudar a criar um cronograma de todos os passos que precisam ser realizados antes. Portanto, tenha um objetivo e trace o que precisa ser feito para chegar até ele.

Por exemplo, se eu sei que preciso entregar um job na próxima segunda e ainda tenho cinco etapas do cronograma para cumprir, olhando para cada uma consigo determinar melhor quanto tempo vou gastar e qual o meu deadline. Com um software de gestão integrado você pode, inclusive, deixar essas datas pré-programadas para facilitar as demandas recorrentes.

6. Defina o cronograma e alinhe com todos os envolvidos

Ter apenas um prazo distante para o fim daquele trabalho é um convite à procrastinação, porque você sempre acha que ainda falta muito tempo e adia até que seja tarde demais. Então, depois de definir as metas da equipe, é importante criar uma linha do tempo para concluir cada uma e verificar a viabilidade dessas datas.

É como um jogo de quebra-cabeça em que você tem que encaixar as peças (nesse caso a agenda de todos os envolvidos) para que o processo flua sem problemas. 

Assim, todos sabem que um atraso prejudica toda a linha do tempo e são chamados à ação. O cliente também precisa estar ciente desse processo ou ele vai achar que um site fica pronto “em cinco minutinhos” e isso desvaloriza o seu trabalho e desgasta a sua relação com ele.

7. Livre-se das distrações

Checar notificações no celular a todo minuto é uma mania que atingiu muita gente. Entretanto, é preciso estar atento ao que tira você do foco. Tenha disciplina e pense o quanto é gratificante ver um trabalho concluído na lista de afazeres. 

Identifique o que te leva a procrastinar e crie formas de evitar, limitando seus horários de uso de redes sociais, verificando os e-mails com menos frequência ou mudando de ambiente no trabalho.

Paralelo a isso, faça pausas regularmente. Música instrumental é um ótimo pano de fundo para momentos de concentração. E lembre-se que, por mais que procrastinar seja tentador, só você pode fazer isso por si mesmo.

8. Gerencie suas emoções

Compreender os motivos para procrastinar é uma maneira eficaz de encontrar a solução duradoura. As pessoas fazem isso por várias razões, mas é possível se ajudar ao observar seus sentimentos, pensamentos e comportamentos sempre que sentir necessidade de deixar tudo para depois. 

Qualquer que seja a razão, é importante ficar atento aos sinais. Ao conhecer suas próprias fraquezas, fica mais fácil gerenciar as emoções ou encontrar maneiras de melhorar aquilo que não está bom.

9. Desenvolva um sistema de recompensas

Não há nada mais gratificante que marcar algo na lista de prioridades como concluído. Recompensar-se pelas tarefas feitas é uma maneira bacana de evitar a procrastinação, pois eleva seu senso de realização. Ao mesmo tempo, isso aumenta a autoconfiança para enfrentar desafios futuros.  

Por exemplo, você pode fazer uma pequena pausa e assistir a um capítulo da sua série favorita, curtir o ócio criativo em uma rede na varanda ou comer um pedaço de bolo de chocolate pelas tarefas que conseguiu terminar dentro do prazo.

Observe que dá para se presentear por iniciar uma tarefa, por concluí-la ou por trabalhar em geral. Recompensas devem ser dadas por comportamentos que sejam significativos o suficiente para permitir que você progrida, mas que também sejam acessíveis o bastante para motivá-lo a curto prazo.

10. Estabeleça prazos

Definir prazos para si mesmo ajuda a reduzir a probabilidade de procrastinar, pois eles servem como um dispositivo de compromisso, o que ajuda a planejar com antecedência e motivar-se.

Entretanto, é preciso levar algumas coisas em conta.

• Os prazos devem ser concretos. É mais provável que você cumpra compromissos rigorosamente definidos que outros. Significa, por exemplo, que “quinta-feira às 16:00” é um prazo melhor do que “amanhã”.
• Os prazos devem ser realistas. Escolha prazos que ofereçam o tempo necessário para concluir uma tarefa, mas não mais que isso. Prazos que não lhe dão tempo suficiente podem causar estresse, ansiedade.
• Os prazos devem ser significativos. Ou seja, estabelecidos de maneira que o incentive a cumpri-los. Uma maneira fácil de tornar os prazos mais significativos é anotá-los, mas você pode usar técnicas adicionais quando necessário, como encontrar alguém que o responsabilize ou registrar em um programa.

Também é importante lembrar que os prazos devem encorajá-lo a começar a trabalhar mais cedo. Portanto, defina objetivos proximais para si mesmo, pequenos objetivos que se esforçam para alcançar enquanto trabalham em direção ao seu objetivo distal final.

11. Não se cobre demais 

O perfeccionismo é o melhor amigo da procrastinação. Por isso, não deixe que o medo de errar te impeça de tentar. Será que você está buscando a perfeição somente para adiar ainda mais a entrega daquele trabalho? Começar um hábito novo pode não ser fácil, mas se você associar a uma recompensa a isso também pode ajudar.

Depois de algum tempo agindo dessa forma e vendo as coisas funcionarem vai ficar muito mais natural. Não se preocupe se tiver muitas dificuldades no início ou falhar em algum momento do processo, isso é normal. 

Se ainda assim o medo te dominar, tente enfrentá-lo com argumentos racionais e mostre a si mesmo que com força de vontade e as ferramentas certas, você é capaz de qualquer coisa!

12. Redirecione as tarefas

Tratar a si mesmo de forma dura e rigorosa por causa da procrastinação não é saudável. Segundo um estudo da Science Direct, a autoculpa é contraprodutiva. A pesquisa analisou os hábitos das pessoas que estudam em particular e determinou que o perdão faz com que o indivíduo vença o comportamento mal adaptado e consiga se concentrar na próxima tarefa, sem considerar a carga dos atos do passado para seguir estudando.

Contudo, isso não significa que você tem que desistir, mas sim que não deve permitir que o fato de não querer fazer algo o faça se sentir mal. O ideal é redirecionar a procrastinação para uma atividade que seja mais produtiva.

Se você não está conseguindo escrever um relatório importante, por exemplo, pode fazer tarefas menores que ainda precisam ser executadas, como responder a emails. Essa técnica não é à prova de falhas, mas pode ajudá-lo a ter mais vontade de trabalhar nos períodos em que você realmente tem que finalizar algo.

É importante analisar cada tarefa para assegurar-se de que você não está se engajando em um comportamento considerado ‘’automático’’. Por vezes, podemos nos comportar de forma robótica. Acabamos fazendo coisas porque não estamos pensando sobre elas, porque é um hábito ou ainda porque estamos somente copiando outras pessoas.

Tal comportamento pode se transformar em um inimigo para cumprir o seu verdadeiro objetivo. Diante disso, pergunte-se se o que você está realizando o deixa mais próximo do objetivo principal. Tenha em mente que enquanto a tarefa para a qual você está redirecionando seus esforços é relevante para os seus objetivos, não existe nenhum problema em se perdoar e redirecionar o comportamento.

13. Crie tarefas desafiadoras

Manter o entusiasmo é essencial para aumentar a produtividade e a qualidade das tarefas desenvolvidas. Se o profissional acha que todas as suas obrigações são monótonas, chatas e simples, há grandes chances de que ele perca o interesse em realizá-las.

Para estar sempre motivado, é indicado incluir tarefas desafiadoras em seus projetos. Dê preferência para as atividades de que você gosta, mas que também podem ensinar coisas novas e incentivá-lo a crescer profissionalmente, por exemplo.

14. Mude de ambiente de trabalho

Em muitos casos, a procrastinação se inicia porque você está inserido em um local que estimula esse hábito, como em uma sala com a mesa desorganizada e com muito barulho.

Ao notar que o ambiente de trabalho é um dos fatores que está afetando sua produtividade, procure mudar as características do local ou até mesmo solicitar outra sala para trabalhar. Deixe sua mesa sempre organizada, de modo que os objetos de que você precisa nas suas atividades sejam fáceis de encontrar.

15. Desenvolva uma visão de longo prazo

Há pessoas que se tornam procrastinadoras porque não enxergam os benefícios que determinada atividade pode trazer, dando preferência para as tarefas que vão surtir efeitos rapidamente.

Assim sendo, os procrastinadores necessitam receber um reforço positivo imediato. Pense em como a realização das atividades que você está prestes a começar vai trazer recompensas para o seu futuro. Por exemplo, a execução de um projeto difícil pode gerar reconhecimento e contribuir para uma promoção na empresa.

16. Utilize ferramentas de gestão de tempo

A gestão de tempo consiste na coordenação de tarefas e atividades, tendo como finalidade ampliar a eficácia dos esforços de um profissional. O processo inclui recursos e informações que possibilitam a concretização das tarefas de maneira mais produtiva.

O tempo nada mais é do que um recurso fixo, portanto, não importa o que você faça, não é possível alterá-lo. É necessário se adequar a ele. Conhecer e adotar ferramentas que auxiliam na otimização do tempo e na produtividade permite uma organização mais precisa.

As plataformas tecnológicas também asseguram resultados mais efetivos no trabalho. Entre as ferramentas utilizadas para gerir o tempo estão: Trello, Rescue Time e Remember the Milk. Elas trazem praticidade ao viabilizarem o cadastro das atividades e o tempo gasto na execução delas.

Viu como acabar com a procrastinação não é um bicho de sete cabeças? O primeiro passo é reconhecer que tem o problema, estudar as causas, quando e como acontece. Depois, entender o que precisa ser feito com prioridade, organizar as tarefas, entre outras práticas.  

Nos negócios, nem todas as tarefas são igualmente importantes. O que isso significa é que há algumas precisam ser realizadas em primeiro lugar, pois são consideradas significativas para não prejudicar as entregas para os clientes. Quando você prioriza, permite categorizar as atividades de acordo com a urgência e, assim, dedicar mais tempo, energia e atenção à conclusão.

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