Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 6 de julho de 2020. | Atualizado em 6 de julho de 2020


A estrutura de agências de publicidade precisa ser descomplicada, ainda que seja algo complexo. Uma boa gestão e uma organização de ponta garantem o funcionamento adequado e a qualidade nas entregas e cumprimento de prazos, receita para clientes satisfeitos.

Ao buscar o serviço de uma agência, clientes estão em busca de solução para suas ideias, o que, nesse caso, significa transformá-las em ações, campanhas e trabalhos de branding. Do lado de quem trabalha para entregar isso, uma boa liderança, além de organização com o fluxo de trabalho e com a dedicação diante das demandas, é essencial. Assim, a estrutura de agências de publicidade é um tema fundamental.

Para entregar inovação, saber como aproveitar oportunidades diante do público e comunicar de forma precisa, é necessário ter uma estrutura pronta para isso. Do primeiro contato até a aprovação de uma peça ou campanha, há várias etapas de trabalho, o que envolve também diversos setores e profissionais.

Quando o fluxo de trabalho é bem planejado, é possível entregar resultados com agilidade e com a capacidade de satisfazer os clientes, gerenciando contas e mantendo credibilidade. Por mais que pareça um desafio grande, tudo passa por organização como empresa, para então oferecer um serviço qualificado. Saiba mais sobre essa estrutura de agência e o que a compõe! Passaremos pelos seguintes pontos:

  • Por que é essencial estudar e entender o fluxo de trabalho da agência?
  • Quais os principais departamentos em uma agência e como organizá-los?
  • Como manter organização na estrutura de agências de publicidade?

Por que é essencial estudar e entender o fluxo de trabalho da agência?

Agências de publicidade são estruturas que têm objetivos claros: estudar, conceber, executar e distribuir propaganda para os veículos de comunicação. A ideia, a propósito, é determinada pela Lei 4.680/65, que regulamenta o negócio. Naturalmente, essas quatro bases são uma análise mais generalista e externa, uma vez que o trabalho é bem mais complexo no cotidiano.

A estrutura das agências de trabalho precisam ser planejadas para que seja possível entregar serviços esperados pelos clientes, mesmo que eles não conheçam esses processos. Por isso, além de ter a preocupação de chegar ao resultado esperado, as agências também precisam dedicar esforços a nível de planejamento para ter um gerenciamento interno de qualidade.

Sem organização, definição do fluxo de trabalho, criação de processos que tenham etapas claras e a formação dessa estrutura, é difícil chegar aos resultados esperados. Mais do que isso, será difícil conseguir, por exemplo, respeitar prazos, manter uma série de contas na agência, além de todas as outras obrigações e dificuldades que são comuns a esse tipo de negócio.

Entendimento e organização do fluxo de trabalho

A de agências de publicidade passa pelo entendimento do fluxo de trabalho e de como ele se desenvolve, etapa por etapa. Cronologicamente, há uma ordem nesses esforços, de um briefing à entrega de uma campanha, por exemplo. Esses processos envolvem uma série de departamentos e de pessoas, que também precisam entender suas posições dentro desse fluxo.

É papel do gestor organizar o trabalho da agência, o que possibilitará que os esforços sejam aplicados da forma certa, no tempo ideal. Um fluxo de trabalho eficaz é aquele em que todos sabem seu papel, entendem quais informações são necessárias e suas obrigações para entregar o trabalho à próxima etapa. Essa estruturação garante qualidade e produtividade.

Infraestrutura organizacional e técnica

Uma agência organizada precisa de uma infraestrutura organizacional, o que nesse caso significa uma boa divisão de departamentos. Cada um deve se ater às suas obrigações, tendo elas devidamente definidas. Isso garante, por exemplo, que o fluxo da chegada de um novo cliente à agência seja conduzido da melhor forma, resultando na sua satisfação.

Além de infraestrutura organizacional, é importante oferecer ferramentas e recursos que sejam essenciais ao cotidiano de trabalho. As ferramentas de trabalho, como computadores e softwares, são mais óbvios e, além deles, é importante contar com plataformas de gestão de agências de publicidade. Elas são essenciais para essa estruturação dos processos do negócio.

Quais os principais departamentos em uma agência e como organizá-los?

O Marketing Digital e a Publicidade são setores em que a transdisciplinaridade é essencial, tida como um requisito importante para atuar nesse segmento de mercado. Quanto mais um profissional da agência entende o papel de um departamento, mais ele será capaz de fazer com que sua parte do trabalho seja qualificada, garantindo a chegada adequada ao próximo departamento.

Ainda que não se saiba exatamente como fazer o trabalho de cada um dos setores, é importante saber o que eles fazem e como as demandas são executadas. Isso traz mais consciência da estrutura da agência a cada profissional, garantindo um funcionamento melhor.

A organização da estrutura de agências de publicidade passa pela definição precisa de cada um dos departamentos, seu papel específico e seu impacto ao fluxo de trabalho geral.

A seguir, entenda mais sobre esses setores e suas respectivas importâncias aos negócios!

Comercial

O setor comercial é aquele que lida com as vendas, ou seja, com a contratação do serviço da agência para os clientes que estão interessados. Se a proposta é, basicamente, vender, esse setor se torna responsável por um importante trabalho: a prospecção. Basicamente, trata-se dos esforços da busca por novos clientes para a agência, muitas vezes na prospecção ativa.

Por mais que o trabalho de atração seja uma ótima forma de conseguir novas contas, as agências não podem abrir mão de uma postura ativa. Nem sempre será possível atrair novos interessados apenas com estratégias Inbound, ainda que elas sejam extremamente eficazes. A prospecção do setor comercial é importante para crescer a agência por meio de mais clientes.

Atendimento

Uma vez que uma nova empresa está em contato com a agência, já como cliente, é hora do atendimento entrar em cena. O papel desse departamento é promover a ligação entre a agência e as intenções, expectativas e propostas que o cliente tem. Além de um trabalho de relacionamento, o atendimento também tem impacto no início do trabalho criativo, captando o briefing.

Nessa fase do trabalho, o setor é responsável por entender o que o cliente quer em relação à ação, campanha ou ao serviço que a agência prestará a longo prazo. Por isso, o atendimento, além de qualificação para manter esse contato, precisa entender de toda a estrutura de agências de publicidade, garantindo a satisfação do cliente ao direcionar o trabalho da melhor forma.

Planejamento

A partir das informações coletadas pelo atendimento, o departamento de planejamento pode começar a agir. Seu papel principal é, com base nessas percepções do cliente, estruturar um plano de ação que será direcionado para os setores responsáveis pela criação.

Nesse trabalho, é feita uma análise das expectativas, traçando assim um direcionamento que chegue mais adequadamente possível aos setores que vão, de fato, desenvolver criativamente as campanhas e ações.

Além do direcionamento criativo, o planejamento também precisa estruturar o fluxo de trabalho, informar o orçamento disponível e sugerir estratégias de comunicação.

Pesquisa

A outra parte desse trabalho de gestão antes da entrega da ideia à criação é feita pelo departamento de pesquisa. É importante destacar que as estruturas de agências de publicidade podem ter planejamento e pesquisa em um só setor, ainda que desenvolvam papéis distintos.

Basicamente, na pesquisa a tarefa é levantar dados sobre:

  • mercado do segmento;
  • público-alvo;
  • persona;
  • hábitos de consumo.

Quanto mais informações forem levantadas, melhor é o direcionamento para que a parte criativa da agência saiba como desenvolver ações que acertem em cheio o consumidor, causando impacto no mercado. Esse trabalho é feito por meio de pesquisas, análises de dados e estudos, seja na observação, seja no contato direto com o mercado.

Tráfego

Importante setor estratégico intermediário, o tráfego tem também obrigações administrativas, sendo focado em garantir que a agência seja capaz de ter um fluxo de trabalho eficaz. Na prática, esse trabalho é de monitoramento sobre o andamento dos projetos, de forma que possa garantir que a entrega ao cliente seja feita respeitando os prazos definidos.

Tráfego também é responsável por distribuir tarefas na execução do projeto, mantendo a qualidade do trabalho e produtividade dentro da agência. De modo geral, é um departamento focado em qualidade, garantindo isso por meio da estruturação do fluxo de trabalho.

Criação e redação (departamento de criação)

O departamento de criação é responsável por transformar as ideias captadas junto ao cliente em produtos, independentemente de qual seja. Por isso, a criação tem profissionais das mais variadas qualificações, como publicitários, designers, redatores e o diretor de criação. Desse setor, sai o trabalho pronto, que pode ser de vários tipos, como:

  • identidade visual;
  • campanha para mídias (parte visual e redação);
  • anúncios (parte visual e redação);
  • produtos;
  • peças publicitárias (parte visual e redação).

Mídia

Por fim, o setor de mídia é aquele que estará na obrigação de gerenciar a distribuição de campanhas em ações nos diferentes veículos, dedicando esforços a apontar quais dessas plataformas são as mais adequadas. O departamento garante a negociação, diante do orçamento do projeto, fazendo o contato com as mídias e mensurando todos os resultados de cada campanha.

Dentro desse escopo de trabalho, o setor de mídia deve garantir que o planejamento definido seja devidamente seguido, o que permitirá o alcance adequado ao público da empresa. Esse trabalho demanda relacionamentos, poder de negociação e capacidade de manter uma rede de contatos ampla e ativa.

Como manter organização na estrutura de agências de publicidade?

O grande desafio nas agências é garantir que todo esse fluxo de trabalho, em uma infraestrutura complexa, funcione bem. Antes de tudo, é um trabalho gerencial, o que demanda tecnologia capaz de automatizar todos os processos, elencando etapas, obrigações e padronizações. Hoje, a principal ferramenta que pode fazer isso para agências de pequeno e médio porte é a iClips!

Ela é uma excelente alternativa para garantir um trabalho sólido na gestão de equipes e das etapas de processos da agência. Para isso, elenca clientes, disponibiliza modelos de projeto e garante aos gestores e diretores a liderança positiva, aquela capaz de transformar essa posição em gerenciamento realmente útil às equipes.

Definir e gerenciar uma estrutura de agências de publicidade eficaz e sólida é possível, desde que haja organização e o uso de ferramentas que possibilitem um trabalho produtivo. Assim, mais clientes podem ser captados, alocados na rotina de trabalho e, dessa forma, resultados satisfatórios são entregues.

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