Se sua empresa ainda não fez um evento online, ela precisa reconsiderar a forma como está fazendo a leitura do cenário atual, não só pelo evidente isolamento social causado pela covid-19, mas porque essa é uma das estratégias mais eficientes da era da Transformação Digital.
Os eventos online são versáteis, podendo ser usados para engajar o público-alvo, desenvolver equipes ou atrair novos negócios. Alguns artistas e profissionais também estão usando esse recurso para angariar fundos e colaborar em ações sociais e da saúde que estão precisando de apoio financeiro.
Ou seja, suas aplicações são infinitas, e para mostrar que os eventos online podem ser a resposta que seu negócio está procurando para buscar resultados, trouxemos neste post:
- O que é um evento online?
- Como se classificam os eventos online?
- Quais são os principais tipos de eventos online?
- Por que vale a pena investir em eventos online?
- Como fazer um evento online?
Assim como nos eventos presenciais, o planejamento e execução do modelo online devem ser personalizados e proporcionarem uma experiência única para sua audiência.
Então, veja a seguir tudo que seu negócio precisa para utilizar essa estratégia eficientemente.
O que é um evento online?
O conceito de evento é muito simples e vale tanto para aqueles realizados presencialmente como em plataformas online. Trata-se de planejar, organizar e executar um acontecimento com um objetivo predefinido e focado em determinado grupo de pessoas.
Porém, as semelhanças não vão muito além disso. Afinal de contas, os custos e as etapas para a organização, entre outras características, são muito diferentes no modelo presencial e no online.
O evento online é uma mídia distribuída pela internet usando tecnologias como streaming, on demand e transmissão ao vivo. Seu conteúdo pode ser transmitido em tempo real ou a partir da liberação de acesso de um conteúdo já gravado e restrito, como é o caso dos cursos premium da Rock University.
Entenda as diferenças básicas entre eventos online e presenciais
Existem alguns pontos fundamentais que diferenciam os dois, seja na seja concepção, seja nas vantagens que proporcionam. Veja alguns deles!
Custos fixos e variáveis do evento
Os custos do evento presencial tendem a ser maiores e mais complexos, já que envolvem locação de espaço, mobiliário, equipamentos, divulgação, contratação de sistemas para gestão de participantes e fornecedores, contratação de equipe de apoio, alimentação, material para distribuição, entre outros.
Capacidade do evento
Eventos presenciais têm capacidade limitada de acordo com o espaço, enquanto aqueles promovidos online podem ser escaláveis, ou seja, ser transmitidos para um número ilimitado de pessoas.
As limitações de plataformas como Facebook e YouTube, por exemplo, só estão relacionadas ao tempo de transmissão ao vivo, ao dispositivo utilizado e à quantidade de inscritos na conta, em alguns casos.
Local de participação
Um evento presencial exige que participantes e organizadores estejam no mesmo ambiente, enquanto o online flexibiliza essa necessidade.
Para empresas que precisam capacitar seus colaboradores em diferentes localidades, os eventos online podem ser a solução ideal para que todos sejam atualizados ao mesmo tempo.
Valores
O valor cobrado para a participação em eventos online e presenciais são proporcionais aos custos. Ou seja, aqueles realizados em ambiente virtual e com cunho comercial costumam ser mais baratos.
Também é possível apontar diferenças na interação da audiência com quem realiza o evento, já que o tempo de resposta das plataformas online podem ter um atraso e afetar a experiência do público.
Outro desafio é a garantia do comprometimento da audiência, já que, estando em diferentes ambientes, não é possível avaliar se os envolvidos estão atentos ao conteúdo. Isso é um ponto importante para reuniões de orientação e também cursos com certificação, por exemplo.
Como se classificam os eventos online?
A realização de um evento online pode ter várias aplicações, e seus objetivos permitem classificá-los em:
- corporativos, que podem ter o público interno ou o externo como alvo do conteúdo. Podem ser realizados para informar diretrizes, premiar desempenhos, apresentar novos produtos, entre outros;
- educacionais são aqueles com o objetivo de transmitir conhecimento, seja o treinamento de uma equipe, seja o ensino de alguma técnica para determinado grupo. Por sua característica, é muito comum que tenham ferramentas de avaliação da absorção do conteúdo e emissão de certificados de participação;
- esportivos e de entretenimento são para a promoção de profissionais, atletas e artistas, seus trabalhos e todo o universo que gira em torno deles, inclusive seus patrocinadores;
- sociais são aqueles eventos realizados para garantir interação, networking e momentos de descontração.
Cada classificação pode ser usada com fins comerciais ou apenas para interesses internos do negócio. É importante lembrar que algumas plataformas online pode ser rentabilizadas de acordo com o número de acessos, ou seja, é possível criar diferentes estratégias com esse modelo de evento.
O mundo do entretenimento trouxe exemplos significativos. Recentemente, artistas famosos fizeram transmissões ao vivo de seus shows pelo YouTube e, paralelamente, fizeram ações para arrecadação de fundos para instituições que estão precisando de apoio.
Foram recordes de transmissões que conseguiram cifras importantes para a luta contra a pandemia, visibilidade para as marcas patrocinadoras e credibilidade para a marca pessoal dos artistas.
Segundo dados da pesquisa Social Media Trends de 2018, esses são alguns dos principais objetivos de empresas e profissionais que usam as redes sociais como canal de interação com os clientes, sendo que 78,4% desejam aumentar a visibilidade de suas marcas.
Quais são os principais tipos de eventos online?
Além das transmissões ao vivo de shows, como citamos no exemplo anterior, os eventos online podem ter outros formatos e propósitos.
Workshops
Workshops são eventos para ensinar alguma técnica ou estratégia, e, no modelo online, eles funcionam da mesma maneira. O conteúdo é montado com o objetivo de oferecer um conhecimento aplicável e fazer com que os participantes pratiquem o que aprenderam de forma supervisionada, preferencialmente.
Ou seja, o facilitador traz o conhecimento, oferece exercícios e atividades didáticas e, posteriormente, avalia se os participantes assimilaram integralmente o conteúdo. Isso pode ser feito ao vivo ou por meio de plataformas de conhecimento e troca de emails posteriores.
Uma escola de fotografia, por exemplo, pode fazer um workshop de edição de imagens online, sugerir exercícios com algumas imagens e pedir que os participantes enviem suas atividades por email ao responsável.
Meetups
Já os meetups têm como objetivo promover a socialização e o networking entre indivíduos, profissionais e empresas com interesses comuns. Ou seja, para que eles sejam valiosos, todos os participantes devem perceber oportunidades e ter afinidade com o tema do evento.
Alguns meetups são realizados presencialmente, mas sua organização na maioria das vezes é online, em ferramentas como o Meetup. Nela, é possível participar de um grupo de interesse já existente, criar um novo evento e colocá-lo como privado ou aberto.
Esse tipo de evento online traz benefícios bem particulares para uma empresa porque ela consegue criar uma comunidade e promover seu gerenciamento estratégico, fortalecendo a marca e gerando dados específicos e de qualidade sobre os interesses e as necessidades do público.
Webinar
Webinars são eventos online que, além de servirem para transmitir conhecimentos e conceitos, também ajudam os participantes a interagir, refletir e ponderar sobre o assunto tratado.
Assim, é comum dividi-lo em temáticas que se relacionam e, como parte da programação, salas ou fóruns online de interação podem ser intermediados por um facilitador, fazendo com que ideias contrárias formem um debate rico.
Conferências
A transmissão de conferências que estão acontecendo em algum ambiente físico também é muito comum mesmo quando não existem impedimentos como a necessidade de isolamento social.
Nesse caso, além dos participantes do local, o conteúdo é transmitido pela internet, garantindo que mais pessoas tenham acesso ao que está sendo abordado.
A transmissão, no entanto, segue o cronograma da conferência, que pode, ou não, ter um momento de interação e perguntas sobre o tema.
Transmissões ao vivo
Também são consideradas transmissões ao vivo as interações que podem ser acompanhadas em tempo real em diferentes formatos. No Instagram, por exemplo, é possível que dois usuários iniciem um bate-papo e transmitam esse conteúdo para seus seguidores.
Jogos e simuladores online também podem conectar dois ou mais jogadores e, a partir dessa interação, criar uma experiência para os participantes e quem assiste.
Tecnologias de simulação são muito importantes e têm sido amplamente utilizadas para o treinamento e o engajamento de colaboradores, assim como as estratégias de gamificação. Usar tais soluções no módulo online só aumenta a realidade e o interesse dos participantes.
Por que vale a pena investir em eventos online?
Considerando as diferenças entre os eventos online e presenciais, algumas características já validam a escolha pelo modelo de transmissão pela internet. Mas, é claro, existem aplicações para cada situação e, por isso, o ideal é avaliar a efetividade de cada um deles para o objetivo principal.
A escolha do evento online não deve ser baseada apenas nas economias que ele pode trazer, mas sim na compatibilidade do seu formato com o propósito da empresa ou do profissional.
Entre outros ganhos e benefícios, alguns deles merecem destaque.
Ampliar o número de participantes
Se para um evento a participação ampla é muito importante, escolher o modelo online é mais vantajoso porque ele pode ser acompanhado por mais pessoas sem a limitação do espaço físico.
Além disso, se considerarmos os eventos online nas redes sociais, eles ganham destaque nos stories dos usuários, o que pode atrair mais participantes e ajudar na transmissão do conteúdo.
Permitir que o conteúdo seja consumido em qualquer lugar do mundo
Outra limitação que o evento online supera é a obrigatoriedade de os participantes estarem em um mesmo lugar.
Para empresas que têm filiais em diferentes cidades, palestrantes que querem alcançar pessoas em diferentes localidades ou mesmo profissionais que precisam interagir estando de home office, usar os canais virtuais é a solução perfeita.
Promover economias em relação aos eventos presenciais
Além de viabilizar que as pessoas continuem interagindo ou adquirindo conhecimentos, os eventos online também proporcionam economia para as empresas que os organizam e também, claro, para os participantes.
Isso porque um evento presencial exige aluguel de espaço, gastos com deslocamento, hospedagem e alimentação dos participantes e demais custos necessários para sua realização.
O evento online também tem seus custos, até mesmo para uma reunião usando o Zoom, que tem limitação de tempo em sua versão gratuita. Mas, ainda assim, os gastos são infinitamente menores, principalmente quando se leva em conta o número de participantes.
Garantir a continuidade da transmissão de conteúdos em tempos de crise
A pandemia da covid-19 fez com que milhares de empresas colocassem seus colaboradores em home office, não é mesmo? Mas além dos negócios, outras atividades e eventos também precisaram se adaptar.
Escolas, faculdades, prestadores de serviços e até profissionais da saúde tiveram que adaptar seus modelos de negócio para o ambiente online, garantindo a continuidade de suas atividades.
Porém, vale ressaltar que a plataforma utilizada deve ser compatível com o porte da transmissão. Afinal de contas, o número de acessos pode levar a inconsistências ou até mesmo fazer com que ela fique indisponível nos horários de pico de usuários logados simultaneamente.
Engajar o público-alvo
É evidente que a tecnologia faz parte da rotina de pessoas e empresas mas, ainda assim, algumas ferramentas ainda despertam mais interesse do que outras. É o caso de soluções que permitem a interação no ambiente online e em tempo real.
Poder conversar por videoconferência, acompanhar um treinamento em tempo real ou receber um serviço online é engajador e atrai a atenção das pessoas.
Além de todas essas vantagens, é interessante lembrar da sua versatilidade. Com os eventos online é possível inovar nas relações internas, com os colaboradores, e externas, com clientes e público em geral.
Sendo assim, é hora de falarmos um pouco sobre como organizar um evento desses.
Como fazer um evento online?
Para criar um evento online, é importante seguir alguns passos para que ele traga os resultados esperados. Por exemplo, videoconferências de projetos exigem, além do escopo da reunião, o estabelecimento de regras para que a discussão seja organizada e eficiente.
Por isso, confira algumas etapas que fazem parte de um bom planejamento.
Determine o objetivo do evento
O ponto inicial para o sucesso do evento online é determinar seu objetivo. Ainda que sejam interações profissionais, é preciso considerar que cada participante está em um ambiente diferente que pode gerar interferências e distrações.
Além disso, a interação online, em si, também pode perder seu foco e se desviar para outros assuntos. Por isso, é essencial determinar o objetivo e o escopo do evento online.
Em uma reunião por videoconferência, por exemplo, é possível determinar objetivos como:
- exposição do problema;
- tempo para cada especialista expor suas dúvidas e ponderações;
- definição do plano de ação;
- a forma como o conteúdo será compartilhado entre os participantes;
- agendamento para próxima reunião.
Além de definir os objetivos, é importante fazer com que as pessoas que participarão do evento online tenham ciência deles. Elas também devem ser sensibilizadas com respeito às boas práticas que vão garantir o sucesso da interação.
Ao realizar um webinar, por exemplo, o palestrante pode enviar um cronograma das temáticas que serão abordadas, definir regras para deixar o microfone do dispositivo no silencioso durante a exposição dos conteúdos e explicar quais serão os momentos de interação para que dúvidas sejam solucionadas.
Essas medidas vão garantir a organização e a qualidade da transmissão, e evitar que a sequência seja interrompida para pedir que um dos participantes cesse os ruídos, por exemplo.
Escolha o modelo de evento ideal
Depois do objetivo, é o momento de escolher o modelo de evento ideal. Para isso, é preciso considerar se a interação dos participantes é fundamental, qual é o tamanho do público, entre outros fatores.
Para um webinar de Marketing Digital, por exemplo, a apresentação de slides pode ser importante. Isso pode ser feito em uma live no Instagram para vários participantes ou em uma plataforma de conhecimento com acesso restrito por senha.
Por isso, avalie os canais e os tipos de eventos online que são mais adequados para seu conteúdo e seu público-alvo.
Busque a plataforma certa
Cada tipo de evento tem uma plataforma mais adequada para seu propósito e, claro, seu público. Algumas são para uso restrito e demandam soluções de interação entre todos os participantes. Outras devem apresentar alto potencial de alcance. Assim, entre as principais, podemos citar as seguintes.
Lets.events
A Lets.events é uma ótima opção para você organizar o seu evento online. Ela permite que você centralize a participação e conecte com as ferramentas de transmissão online através de um link de participação. Funciona da seguinte maneira:
- Você cria seu evento e oferece ingressos pagos ou gratuitos
- Se quiser, você pode também criar uma campanha de doação!
- Após definir a ferramenta que você vai usar para transmitir o seu evento (Zoom, Hangouts, etc), você compartilha o link na Lets.events
- Todos os participantes do seu evento terão acesso ao link e poderão acessar ao evento, evitando, assim, problemas com falta de comunicação ou troca de links.
Ela ainda tem vários recursos que ajudam na sua estratégia de marketing para o seu evento e também para entender melhor o perfil dos seus participantes.
EventMobi
A plataforma Eventmobi oferece a gestão do evento desde o planejamento, interações durante a apresentação e até pesquisas pós-evento.
Zoom
O Zoom é uma plataforma muito conhecida e fácil de usar, e permite realizar uma videoconferência com até 500 participantes. Tem uma versão gratuita com limitação de tempo e uma paga com outras ferramentas para otimizar a experiência.
Hangouts
O Hangouts é conectado com a conta do Google, o que facilita a interação entre os usuários.
Ele pode ser acessado no computador ou no smartphone e, além do chat, também permite troca de arquivos e outras integrações com funcionalidades do buscador, como compartilhamento de eventos com o calendário dos participantes e de documentos para edição no Google Drive.
YouTube
Para transmissões ao vivo, o YouTube é uma ótima plataforma, garantindo, inclusive, dados sobre a performance do evento online depois que ele é concluído.
Canais com menos de mil inscritos têm algumas restrições no YouTube, como possibilidade de promover transmissões apenas a partir da webcam ou do computador.
Defina como as pessoas participarão do seu evento
Um ponto importante ao organizar um evento online é definir como será a participação das pessoas. Se será necessário fazer uma inscrição prévia e se será um evento pago ou gratuito.
Independentemente do valor do ingresso, uma boa alternativa para gerar engajamento com quem participa do seu evento é fazer uma inscrição prévia. Há várias plataformas para gestão de participantes. Com elas você pode colher informações sobre os inscritos e criar estratégias de relacionamento para gerar engajamento antes, durante e até mesmo após a realização do seu evento.
Promova o evento online
Parte da organização do evento online é a sua promoção, ou seja, o convite e o despertar do interesse dos participantes.
Nesse ponto, é importante usar ferramentas e estratégias de marketing para personalizar a linguagem e o layout do convite, além de considerar o uso de campanhas patrocinadas nas redes sociais, se for o caso.
Artistas e seus patrocinadores que fizeram lives musicais recentemente usaram influenciadores digitais para convidar as pessoas para seus eventos, além de hashtags marcantes. Alinhar a forma de promoção do acontecimento, portanto, pode ser essencial para gerar engajamento e atrair um bom público.
Ofereça uma experiência de qualidade
Ainda que a tecnologia seja interessante e engajadora, os eventos presenciais ainda oferecem um grande número de vantagens que o ambiente online não permite aproveitar.
Por isso, ao planejar um evento online, considere a melhor maneira de proporcionar uma experiência de qualidade. Profissionais da saúde que vão atender por videoconferências, por exemplo, devem ter cuidado com o ambiente externo, ruídos e outros elementos que podem comprometer a interação.
Analise a satisfação da audiência
Analisar os resultados da participação e da satisfação da audiência também é essencial. Por isso, sempre que possível, durante o evento online, faça enquetes e pergunte sobre a qualidade do som, se todos estão assimilando o conteúdo e se a imagem está clara e bem definida.
Depois do evento, faça uma ação por email trazendo o resumo do que foi tratado. Inclua uma pesquisa dos pontos que poderiam ser melhorados e questione sobre a satisfação dos participantes.
Esse acompanhamento deve ser feito tanto para eventos em que os participantes pagam para participar quanto em interações virtuais entre colaboradores de uma empresa. Afinal de contas, essa também é uma ferramenta que substitui etapas importantes da rotina de trabalho.
Os eventos online têm muitas aplicações e, diante das necessidades das empresas e da sociedade, têm sido palco para recordes de utilização e, claro, de maneiras inovadoras de utilizá-los, não é mesmo?
Aliás, muitos negócios estão aproveitando essa ferramenta durante o isolamento social para atualizar seus colaboradores com webinars de aprendizagem.
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