A gestão de eventos corporativos é, talvez, uma das áreas mais desafiadoras dentro do marketing uma empresa. Independentemente do caráter da cerimônia, o responsável por sua realização precisa, além de agradar os envolvidos, montar e executar um planejamento eficiente.
Sua responsabilidade vai desde o uso inteligente de recursos para a publicidade até a elaboração de campanhas de follow-up. No mundo corporativo, é comum que eventos sejam organizados para colaboradores, clientes, associados e até para a caridade. Em todos os casos, a marca envolvida tem muito a ganhar.
Para tal, porém, é necessário entender todo o processo. Neste artigo, vamos destrinchar a importância dessas atividades e indicar o que deve ser feito para viabilizar sua realização. Além disso, passaremos dicas imperdíveis para facilitar a execução do planejamento e garantir sua eficiência. Confira!
Qual a importância dos eventos corporativos para um negócio?
Em companhias com a mentalidade menos moderna, você ouvirá que a realização de eventos corporativos é um gasto desnecessário para a empresa.
Essa ideia não passa de um pensamento raso e ultrapassado. Sabemos que, no mercado atual, existe a necessidade de proporcionar uma experiência positiva tanto para colaboradores quanto para o público geral.
Isso faz parte não apenas de uma estratégia de vendas, mas sim da formação de algo muito maior: a cultura organizacional. Esse conceito, que diz respeito a ritos, crenças, valores e princípios de uma organização, é essencial para garantir o engajamento dos profissionais envolvidos e melhorar a imagem positiva da marca.
Portanto, uma das principais vantagens dos eventos corporativos é o caminho que eles abrem para aprimorar o relacionamento entre os integrantes da corporação e, assim, garantir um ambiente de trabalho mais produtivo.
Em um momento em que apenas 15% dos trabalhadores ao redor do mundo estão engajados em suas funções, esse esforço se mostra ainda mais essencial. Mas o engajamento do corpo de colaboradores e a melhoria da comunicação interna não são as únicas vantagens da realização de eventos corporativos. Confira outras a seguir!
Divulgação da marca
Mesmo que esse não seja o foco, um evento bem-sucedido acaba por, de uma forma ou de outra, divulgar a imagem da marca.
Esse efeito ainda é potencializado pelo poder das redes sociais, que servem como canal para os participantes compartilharem imagens e informações sobre a cerimônia, de forma completamente espontânea.
Além disso, sabemos que o boca a boca ainda é uma das formas de marketing que apresenta mais resultados.
Portanto, se o seu evento é direcionado a clientes, pode ter certeza que tudo o que acontecer durante sua realização será repassado para outras pessoas. Se o feedback for positivo, você verá o aumento do interesse na sua empresa.
Geração de networking
As atividades corporativas são excelentes oportunidades para criar conexões, tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Por essa razão, em muitas companhias, é comum que eventos de diversos tipos sejam organizados com o intuito de atrair possíveis investidores.
A ideia é proporcionar uma experiência satisfatória e aumentar o conhecimento sobre a marca. A partir daí, é possível estabelecer contatos valiosos que podem se interessar em investir na expansão da empresa, em fazer divulgação de produtos ou em estabelecer parcerias.
Do mesmo modo, trata-se de uma excelente oportunidade para quem está buscando determinado perfil de profissional. Então, se a sua empresa está procurando um especialista em Inbound Marketing com experiência no mercado, por exemplo, organizar um evento focado no assunto pode atrair potenciais candidatos.
Desenvolvimento de profissionais
No que diz respeito aos profissionais já atuantes na empresa, as atividades corporativas representam uma excelente oportunidade para sua capacitação.
Para começar, elas podem ser o ambiente ideal para comunicar de forma mais amigável mudanças que precisam ser feitas nas atividades dos colaboradores. Visto que permite um contato direto entre gestores e demais integrantes da equipe, essa prática é uma forma de eliminar ruídos na comunicação interna.
Além disso, é possível inserir na programação uma atividade com foco na capacitação de profissionais. Palestras, cursos e workshops podem ser oferecidos para aprimorar práticas internas, corrigir falhas e possibilitar que os participantes desenvolvam certas habilidades.
Quais são os principais tipos de evento que uma empresa pode realizar?
Já que abordamos as vantagens que podem ser alcançadas com a realização de diferentes tipos de eventos, vamos nos debruçar nas principais opções no mundo corporativo.
Reuniões internas
A realização de reuniões internas é excelente se o seu objetivo é realizar treinamentos ou estabelecer qualquer tipo de comunicação com os colaboradores. Aqui, vale lembrar a necessidade de manter certo grau de informalidade, a fim de não perder a atenção dos participantes.
Esse tipo de reunião não precisa — e nem deve — ser organizada dentro do local de trabalho. Para torná-la mais interessante e atrativa, você pode alugar um espaço específico, reservar um restaurante que agrade a maioria ou até marcar um encontro em um parque.
O importante é garantir algum tipo de entretenimento. Tal ação diferencia essa atividade daquelas que são realizadas de forma corriqueira no horário de trabalho.
Lançamento de produtos
Um bom lançamento de produto é aquele que, antecipadamente, desperta euforia e ansiedade nos consumidores. Esse tipo de evento é um dos únicos que pode reunir em um só lugar gestores, colaboradores, membros da imprensa, clientes e até concorrentes.
Tradicionalmente, membros do mercado de tecnologia são grandes entusiastas desse tipo de atividade. Seja na organização de feiras como a E3, seja em lançamentos específicos como os da Apple, esse tipo de cerimônia atrai grande atenção do público geral e garante a divulgação nos meios de comunicação.
É claro que, para empresas de menor porte, não é possível realizar ações tão grandiosas. Ainda assim, você pode usar criatividade para oferecer atrativos ao público e garantir uma repercussão positiva.
Celebrações corporativas
As celebrações corporativas são fundamentais para a formação da cultura organizacional. Nesse caso, a informalidade deve predominar e os participantes devem ser encorajados a deixar de lado os assuntos de trabalho.
Essas atividades podem ser executadas em feriados comemorativos, como Natal e Páscoa. Além disso, cerimônias podem ser organizadas para celebrar metas alcançadas ou premiar membros da equipe que apresentarem os melhores resultados.
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Como realizar um evento corporativo?
Independentemente do tipo de evento, uma coisa é certa: sua execução requer um planejamento bem elaborado e eficiente, que defina desde os convidados até o orçamento que pode ser despendido.
Ademais, é preciso garantir a eficiência da execução e se preparar para mensurar os resultados alcançados. Então, é possível separar a realização de um evento corporativo em três etapas: planejamento, execução e análise final. A seguir, vamos nos aprofundar em cada uma delas.
Planejamento
Uma das principais razões para o insucesso de um evento corporativo é a falta de um planejamento completo e bem estruturado. É nessa fase que você vai definir a proposta da cerimônia, os fornecedores que devem ser contatados, os gastos que podem ser feitos e a estratégia de divulgação.
A importância dessa fase ser realizada com antecedência, além dos fatores logísticos, tem uma explicação bem simples: a necessidade de definir e comunicar a data. Se você optar, por exemplo, por uma data fora do calendário comercial, é crucial que seus colaboradores tenham tempo para planejar a própria presença.
Falando nisso, o primeiro passo deve ser a definição do público-alvo. Será voltado para colaboradores, clientes, investidores ou imprensa? A partir desse conhecimento, o caminho para decidir o melhor modelo de evento, a localização mais viável e as atrações mais pertinentes é consideravelmente facilitado.
Com tudo isso estabelecido, você pode trabalhar em uma estratégia de divulgação eficiente. Conhecendo seu público e objetivos, você tem a possibilidade de escolher os melhores canais a serem utilizados na comunicação, o que é uma parte vital para o sucesso da empreitada.
Por fim, dedique-se ao estabelecimento de um teto de gastos e comprometa-se a não ultrapassá-lo. Isso funcionará como um norte para guiar as negociações com fornecedores e prestadores de serviço. No orçamento, deixe algum espaço reservado para a resolução de problemas inesperados.
Execução
A execução do evento deve refletir a qualidade do seu planejamento. Para evitar atrasos ou constrangimentos, realize testes com todos os equipamentos necessários para que tudo saia como planejado. Isso inclui, além de microfones e caixas de som, as luzes, o ar-condicionado, o wi-fi e as demais tecnologias envolvidas.
É importante que os envolvidos na gestão da cerimônia contem com um sistema eficiente de comunicação interna. Para isso, existem softwares e aplicativos especializados em organização e realização de eventos corporativos. É importante deslocar alguém para fazer a recepção dos convidados e direcioná-los até o local desejado.
Essa mesma pessoa pode ser responsável por realizar o cadastro dos participantes, por meio de um aplicativo especializado. Essa prática pode reunir dados úteis tanto para a organização do evento quanto para o setor de marketing da companhia. Além disso, possibilita a reunião posterior de feedbacks.
Outro fator crucial é que todos os envolvidos estejam devidamente treinados para realizar suas funções, assim como para agir em casos inesperados. Isso evita que imprevistos, como a eventual falta de um palestrante, prejudiquem a execução do planejamento.
No mais, é fundamental garantir o conforto dos convidados. Reserve espaços para descanso, providencie assentos confortáveis e garanta uma limpeza periódica do ambiente. Para melhorar a experiência, providencie um planejamento completo das atividades e garanta que os horários sejam cumpridos à risca.
Análise final
Uma vez que o evento chega ao fim, é hora de colher os frutos. Verifique se o orçamento foi respeitado e se os fornecedores atuaram conforme planejado. Além disso, busque reunir informações a respeito da opinião dos participantes sobre a experiência. Se você utilizou um programa para cadastrar os convidados, essa tarefa pode ser facilmente realizada.
A ideia é que os feedbacks sejam solicitados após o fim do evento, e não durante sua execução. É válido, porém, deixar os convidados cientes da importância dessa avaliação, para que eles fiquem mais inclinados a realizá-la.
Com isso, você ganha informações valiosas sobre a percepção do público em relação à sua marca, além de seus produtos e serviços. É possível, também, medir o sucesso do evento. Dessa forma, você tem uma base para calcular o ROI de todos os investimentos que foram necessários para sua realização.
Quais ferramentas podem ser úteis para a gestão de eventos corporativos?
Na era pós transformação digital, utilizar a tecnologia para facilitar o desenvolvimento de projetos é praticamente uma obrigação e, com a gestão de eventos, não é diferente. Já citamos aqui que a utilização de aplicativos especializados pode ser muito interessante para aprimorar e mensurar a experiência dos convidados.
Mas, além disso, dependendo da magnitude do evento, é comum que os organizadores utilizem leitores de QR code para otimizar o entendimento dos participantes.
Em uma exposição de produtos que utilize essa tecnologia, por exemplo, basta uma pessoa escanear o código referente a um item para receber informações detalhadas em seu smartphone.
Ademais, a inscrição em palestras e workshops que contem com espaço limitado pode ser realizada de forma totalmente digital. Isso diminui as filas e o tempo de espera, evitando uma reação negativa por parte do público. Naturalmente, é crucial que o local disponibilize um acesso rápido e eficiente à internet.
Como garantir a eficiência do planejamento?
Nem sempre o produto final faz jus ao que foi planejado. Ainda assim, é importante tomar medidas para que o planejamento seja seguido da forma mais apropriada possível. O principal fator para isso é a capacidade da equipe em lidar com imprevistos. Não adianta, porém, esperar que seus colaboradores resolvam tudo por intuição.
Assim, é crucial que os profissionais envolvidos na organização passem por treinamentos específicos. Além de definir as etapas para o cumprimento do que foi planejado, essas sessões devem incluir orientações para circunstâncias não previstas. Afora isso, todos devem saber como utilizar as tecnologias necessárias.
A fim de garantir a eficiência, tente prever os problemas que podem ocorrer. Elabore planos alternativos a serem executados caso algo não saia como o planejado. Por isso, tenha substitutos bem encaminhados para o caso de um palestrante não comparecer e certifique-se da credibilidade de seus fornecedores.
Para assegurar que o evento contará com a divulgação esperada, faça uso de press releases para chamar a atenção da imprensa para o acontecimento.
Os eventos corporativos são comuns em empresas de todos os segmentos, com objetivos que vão desde o engajamento de colaboradores até a divulgação de ações e produtos.
O caráter da cerimônia é definido de acordo com os objetivos da organização, mas sua execução sempre depende de um planejamento bem estruturado. Para garantir seu sucesso, esteja pronto para imprevistos, faça bom uso da tecnologia disponível e não deixe passar a oportunidade de coletar dados valiosos.
E aí, pronto para organizar o evento da sua empresa? A mensuração dos resultados em eventos corporativos é uma excelente oportunidade de medir o sucesso do investimento. Por isso, leia agora mesmo a respeito das sete métricas que podem ser utilizadas com esse objetivo.
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