Saiba como funciona o gerenciamento de projetos PMBOK

As agências de comunicação iniciam novos jobs todos os dias. Diante disso, contar com uma gestão de projetos formal é indispensável para manter a organização dos processos e garantir o sucesso das atividades desempenhadas pelos colaboradores. O gerenciamento de projetos PMBOK é uma das ferramentas mais utilizadas para controlar e promover a qualidade dos serviços desde a etapa inicial até a finalização.

O PMBOK oferece uma visão geral das propostas trabalhadas pela empresa, podendo ser adaptado à cultura de qualquer organização. Por meio dele, é possível otimizar as práticas dos projetos, garantindo o alcance das metas estabelecidas em cada proposta, além de melhorar a colaboração entre as equipes. Quer saber mais? Confira, neste post, como o PMBOK pode ajudar a sua a agência!

Índice

• O que é o PMBOK?
• O que é e qual a importância do gerenciamento de projetos PMBOK na agência?
• Quais os 5 grupos de processos do PMBOK?
• Quais são as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos?

O que é o PMBOK?

Inicialmente, o gerenciamento de projetos era feito de maneira informal. Porém, com a crescente necessidade de organizar esse processo, o Project Management Institute (PMI) criou e publicou um manual, denominado “Um Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projeto”, que ficou famoso como “PMBOK® Guide”. 

Composta por práticas tradicionais com eficiência mundialmente comprovada e práticas emergentes com alto grau de inovação, podendo ser usado com o modelo Canvas, essa ferramenta tem como objetivo principal ajudar na identificação de elementos recorrentes no que diz respeito à gestão de projetos.

Além disso, um dos diferenciais do PMBOK é que ele foi desenvolvido para acompanhar as necessidades e atualizações das empresas. Por isso, está sempre evoluindo. Nele, você encontra tópicos específicos de como aplicar um gerenciamento de projetos com excelência, além de temas relevantes, como orçamento, planejamento, comportamento organizacional e previsão financeira. 

Devido à praticidade que oferece às organizações, por possibilitar a padronização das práticas em todos os setores, de modo simples, o guia se expandiu pelo mundo corporativo. Sendo assim, os colaboradores que estão atuando no desenvolvimento gerenciam os projetos em sincronia com os funcionários responsáveis pela distribuição, por exemplo.

O que é e qual a importância do gerenciamento de projetos PMBOK na agência?

Em suma, o gerenciamento de projetos consiste em um conjunto de práticas a serem seguidas pela equipe de trabalho para atingir os objetivos de um projeto, o que inclui a aplicação de conhecimentos, técnicas, habilidades e ferramentas para atender aos requisitos da proposta.

Se feito corretamente, o PMBOK traz facilidade para que a equipe organize, execute e acompanhe as etapas do desenvolvimento de um produto ou serviço. Isso aumenta a proatividade dos times. Conheça algumas das principais vantagens do gerenciamento de projetos!

Redução de atrasos no cronograma

Entre os principais motivos de reclamação de clientes, está a demora na entrega dos serviços contratados. Embora todo projeto esteja sujeito a enfrentar imprevistos que gerem atraso, é fundamental tomar medidas para evitar que isso aconteça. Afinal, geralmente, um atraso é consequência da falta de organização e falhas, resultando na insatisfação do consumidor, que, por sua vez, pode levar ao cancelamento do serviço.

Por meio do gerenciamento de projetos PMBOK, pode-se montar um cronograma que determine o tempo a ser empregado em cada tarefa, mensurar a performance da equipe em cada fase e compreender quais áreas necessitam de mais recursos para que o projeto siga o percurso planejado. Com isso, há menos chances de o trabalho atrasar.

Escalabilidade

Uma vez que um projeto está bem organizado e coordenado, o gerenciamento viabiliza a escalabilidade dos processos, o que significa que eles podem ser ajustados ou adaptados a qualquer expansão, sem que haja algum tipo de dano ou prejuízo para a proposta que está em desenvolvimento.

Nesse sentido, a agência não terá problemas em atender mais de um projeto ao mesmo tempo, além de garantir que todos eles sejam executados de acordo com a solicitação dos clientes, mantendo a qualidade necessária para alcançar o objetivo principal.

Monitoramento de ganhos

A gestão de projetos traz maior controle sobre as etapas executadas, fazendo com que você saiba com precisão quais foram os gastos despendidos em cada uma delas. Por causa disso, a agência tem mais facilidade para calcular o lucro ideal para o serviço entregue.

Ainda, como há menos falhas durante o projeto e mais garantia de que ele será finalizado com eficiência e qualidade, a empresa ganha credibilidade no mercado, algo essencial para atrair clientes, fechar novos negócios e, consequentemente, ampliar os seus ganhos financeiros.

Maior engajamento do time

O gerenciamento de projetos deixa claro o que tem que ser feito em cada proposta e quem serão os responsáveis pela execução das etapas, além de estabelecer uma comunicação direta entre a equipe, que poderá esclarecer qualquer dúvida sempre que for necessário. Com a redução de obstáculos e um dashboard bem definido, o time tende a ter um maior engajamento e, assim, aumentar sua produtividade.

Quais os 5 grupos de processos do PMBOK?

Para implementar o gerenciamento de projetos PMBOK, é necessário entender como a sua estrutura se organiza. O conceito é dividido em 5 grupos, cujo funcionamento está interligado. Portanto, caso algo dê errado no início do projeto, por exemplo, sua finalização será prejudicada. Veja quais são os 5 grupos. 

Iniciação

O primeiro grupo compreende todos os processos, atividades e habilidades exigidos para iniciar o projeto. É aqui que são definidas desde as permissões até as ordens de serviço, o que assegura a progressão da proposta a ser executada.

É feita identificação das partes interessadas, o projeto é formalmente autorizado e elabora-se um escopo inicial, permitindo que gestores e colaboradores tenham uma visão do que deve ser entregue ao cliente. Também se decide quem será o gerente do projeto. Em uma agência de comunicação, essa seria a etapa do brainstorming, em que as ideias para o job são concebidas e lapidadas.

Planejamento

No planejamento, são estabelecidos os processos relevantes para o escopo do projeto — ou seja, é feito o briefing do serviço contratado e um checklist do que será executado. Ainda, é preciso definir planos estratégicos que sirvam para maximizar o fluxo de trabalho e preparar listas com as prioridades do projeto e necessidades do time para realizar o serviço.

Essa etapa também esclarece as metas e expectativas a serem atingidas e a estrutura desejada para o cumprimento do serviço conforme o prazo, etapas e restrições orçamentárias.

Execução

Trata-se do grupo que promove o gerenciamento das equipes envolvidas no projeto, de modo a alinhar as etapas com os objetivos iniciais. Os gerentes de projeto devem organizar os processos e os times para que o trabalho evolua de acordo com o planejamento. Durante essa etapa, pode-se utilizar o Kanban para acompanhar as atividades em execução.

É crucial que o gerente abra espaço para uma comunicação direta, que permita que os colaboradores esclareçam toda e qualquer dúvida. O mesmo deve acontecer com as partes interessadas, para que o produto seja finalizado com a qualidade esperada.

Monitoramento e controle

As competências envolvidas nesse grupo são ordens de mudança, questões orçamentárias e resolução de problemas e imprevistos que afetem o andamento do projeto. 

É importante que o gerente estimule o andamento do serviço e o proteja de eventuais paralisações — atrasos dos produtores contratados pela agência para criar uma campanha de vídeo, por exemplo. Ele age dando respostas rápidas para possíveis falhas. Para tanto, é preciso monitorar a execução das atividades de forma ativa.

Inclusive, o monitoramento e controle das tarefas é imprescindível para analisar e regular o progresso e performance do projeto. Nesse sentido, deve seguir três etapas:

• identificar mudanças necessárias para que o projeto seja bem-sucedido;
• realizar as mudanças identificadas;
• comparar o planejamento inicial com o atual e, a partir daí, verificar quais variações aconteceram e determinar medidas corretivas.

Vale ressaltar que, apesar de a equipe do projeto estar autorizada a implementar mudanças, é somente o painel de controle de mudanças que aprova ou rejeita tais alterações.

Fechamento

A finalidade desse grupo é assegurar o sucesso do projeto, respeitando o prazo e orçamento previstos. Basicamente, é a entrega do job para o cliente, quando podem ocorrer pedidos de ajustes. As ações desse grupo são:

• encerrar o projeto formalmente e obter assinatura e aprovação do cliente;
• fechar o projeto, arquivando todos os registros, além de reunir-se com a equipe para discutir as lições aprendidas na empreitada;
• realizar uma avaliação de métricas e resultados. Os erros e acertos do projeto devem ser arquivados, para que sirvam de orientação para projetos futuros.

Quais são as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos?

Para tornar o gerenciamento de projetos ainda mais disciplinado, o PMBOK divide os grupos de processos em áreas de conhecimento, que acabam se sobrepondo ao longo das fases. Entenda como elas funcionam.

Integração

Caracteriza-se como a reunião de tudo o que você sabe para gerenciar o projeto de forma maneira holística, em vez de processos individuais.

Escopo

Define o que será entregue ao cliente de forma clara, para que todos compreendam o que, de fato, é o projeto e quais são seus requisitos. É elaborada a estrutura de distribuição do job.

Tempo

Aborda a gestão do tempo empregado em cada tarefa do projeto e determina o tempo geral para a entrega. Essa área facilita o entendimento da sequência de atividades e de quanto tempo elas demandam até que sejam finalizadas.

Custo

Lida com as finanças da proposta, definindo o orçamento necessário para viabilizar as tarefas por meio de uma listagem dos custos de cada etapa.

Qualidade

Consiste na configuração do controle e gerenciamento de qualidade, para que o resultado final esteja em conformidade com o pedido do cliente.

Aquisição

Planeja todos os recursos a serem adquiridos para a execução do projeto e gerencia os fornecedores envolvidos no trabalho.

Recursos humanos

Levanta o número de colaboradores qualificados e disponíveis para o projeto. O gerente monta o time e o lidera por meio de treinamentos.

Comunicações

Baseia-se na elaboração do plano de comunicação para o projeto e controla as comunicações de entrada e saída.

Gerenciamento de riscos

Identifica os riscos do projeto e estipula como eles serão mantidos sob controle ao longo da realização da proposta.

Gerenciamento de partes interessadas

Promove a identificação das partes interessadas, permitindo que você entenda o papel e necessidades delas no projeto.

Com o gerenciamento de projetos PMBOK, a agência adota práticas mais eficazes para o desenvolvimento e controle das atividades dos jobs contratados pelos consumidores. Assim, é possível cumprir os prazos previstos, ter agilidade na tomada de decisões e reduzir a chance de erros consideravelmente. Tudo isso resulta em projeto com um alto nível de excelência e na satisfação do cliente.

Quer assegurar o sucesso dos seus projetos? Saiba como aplicar o PMBOK na sua agência!