Quer saber como fazer a gestão de prazos na sua agência?

Tão importante quanto a qualidade de um job, é a entrega no tempo combinado com o cliente. Mas o que está por trás de uma equipe que sempre termina o projeto na data combinada e sem perder valor? A resposta é: uma boa gestão de prazos.

Se você está habituado a usar períodos pré-definidos, baseado em suposições, e entende que quanto mais rápida for a entrega mais satisfeito ficará o cliente, é hora de repensar seus conceitos.

É o momento de se questionar: será que você está gerenciando bem o tempo da sua equipe? Será que sua equipe sabe dizer com precisão quantas horas leva para executar cada tarefa? Será que o custo está sendo repassado ao cliente de modo coerente?

Muitas perguntas são necessárias para chegar a uma gestão de prazos realista. Por isso, se ficou com a pulga atrás da orelha e quer saber mais sobre o assunto, esse artigo é para você! Siga a leitura e descubra.

O que é gestão de prazos? 

Entender a gestão de prazos apenas como a definição de um deadline é uma concepção ultrapassada e pode ser um dos motivos da sua equipe não estar muito produtiva ou entregar projetos fora do prazo.

Afinal, estipular o tempo de trabalho errado e prometer para o cliente algo que não pode ser cumprido — pelo menos não com a excelência que deveria — pode ser o motivo para entregas sempre atrasadas e com pouca qualidade. 

Para evitar deixar seu time desmotivado, estressado e, o pior, perder clientes, o mais importante é entender que a administração de prazos vai muito além de ter uma data de entrega.

É preciso compreender como será o processo de desenvolvimento da tarefa e o tempo que cada atividade pede para cada profissional envolvido.

Como fazer a gestão de prazos? 

Parece complicado? Nem tanto! Na verdade, toda gestão é complexa uma vez que envolve o gerenciamento de diversas atividades, mas existem metodologias que podem ajudá-lo e é justamente isso que vamos mostrar a seguir.

Confira, então, nossas dicas de como a gestão de prazos pode ser feita. 

1. Regra geral da divisão das tarefas

Essa indicação é extremamente importante para projetos grandes e complexos.

Para tornar tarefas aparentemente complicadas e extensas em algo mais simples e mensurável, o ideal é quebrá-las em pequenas ações. 

Imagine que sua agência precisa criar um blog do zero para um cliente. Como é possível saber quanto tempo levará para entregá-lo se o passo a passo que precisa ser feito para finalizá-lo não está claro?

Sem conhecer as etapas, sua equipe ficará perdida e, com certeza, o prazo também será expirado. Assim, a produtividade só tem a aumentar ao criar pequenas fases em vez de transformar o projeto em um monstro gigantesco.

2. Consulta de opiniões especializadas

Ninguém nasce sabendo administrar prazos perfeitamente. Por isso, se estão acontecendo problemas em sua agência relacionados a isso, talvez seja uma boa pedida marcar uma conversa com consultores especializados em gestão de projetos.

Conversas com profissionais não precisam acontecer sempre, mas são uma ótima maneira de entender a parte teórica que envolve a gestão de prazos e identificar quais as melhores práticas.

Buscar apoio profissional pode ser um divisor de águas. É claro que apenas você e sua equipe podem definir os prazos, pois o desenvolvimento de tarefas varia de pessoa para pessoa, mas um olhar externo pode trazer luz para descobrir a melhor maneira de lidar com o tempo.

3. Estimativa paramétrica

O nome parece complicado, mas simplificando, estimativa paramétrica significa que você vai estimar prazos baseado em parâmetros (sim, é hora de relembrar aquela adorada aula da faculdade que faz parte de muitos cursos de Comunicação, a estatística).

Por exemplo, se o redator da sua equipe escreveu um texto de 1.000 palavras em três horas, conclui-se que para escrever um texto de 3.000 palavras ele levará nove horas.

Usando essa metodologia, a duração das atividades pode ser determinada pela multiplicação da quantidade de trabalho a ser executado pelas horas de mão de obra.

Quanto mais dados reais e detalhados você tiver para calcular a estimativa, mais precisa ela será — porém, também mais complicada. Por isso, é fundamental sempre registrar o tempo que cada colaborador levou para concluir uma tarefa.

Apesar de ser um bom método — principalmente se você for um gênio da matemática — é muito importante levar em consideração que cada campanha tem suas particularidades, justamente por esse motivo, nem sempre o tempo que se levou para realizar uma, será o mesmo tempo para finalizar outra.

4. Estimativa de três pontos (técnica PERT)

Mais uma vez vamos recorrer à matemática, mas agora, é um pouco mais simples.

Nessa técnica levaremos em consideração três estimativas de tempo possíveis para que uma tarefa seja concluída: a duração pessimista (P), a otimista (O) e a mais provável (MP).

Depois de definir os tempos, é só calcular usando a fórmula (P + 4 x MP + O) / 6. Aqui o Pessimista e o Otimista tem peso 1 e o Mais Provável tem peso 4. Ou seja, o resultado tende a ser uma média realista. 

O mais legal dessa metodologia é que você pode atribuir pesos diferentes aos cenários desde que a soma deles não ultrapasse 6. Assim, você pode adaptar a fórmula para a realidade da sua equipe, para as particularidades do projeto e seu nível de complexidade.

5. Cronograma

Por fim, de nada adianta escolher o melhor método para gestão de prazos se a equipe não estiver ciente do tempo que possui para realizar as tarefas.

É imprescindível que seus colaboradores tenham acesso a um cronograma bem definido, com todas as etapas e os prazos do projeto. Afinal, apenas com um bom calendário é possível se organizar e priorizar o que há de urgente.

Cada um dos métodos apresentados neste artigo representa uma maneira de potencializar a produtividade da sua agência de comunicação e tornar a gestão de prazos mais profissional.

Escolha o que mais se encaixa com seu perfil de gestor e comece a aplicá-lo para que a entrega de projetos para o cliente ocorra sempre dentro do período estipulado.

Quer saber mais sobre o assunto? Então confira nosso guia para lidar com prazos curtos!