Gestão de informações de produto (PIM): o que é e por que se preocupar com isso?

Já reparou na quantidade de dados que um único produto ou serviço do seu negócio gera periodicamente? Nesse sentido, a gestão de informações de produto não é só um capricho de organização, mas um elemento essencial na estratégia da empresa.

Com as informações organizadas e centralizadas, uma empresa pode garantir sintonia entre todos os seus canais, campanhas de marketing personalizadas de acordo com o perfil dos compradores ideais e até mesmo o cumprimento de regulamentações do setor.

Sem dúvidas, fazer a gestão das informações de produtos da empresa não é mais um diferencial. É uma ação básica que as empresas precisam executar para manterem-se competitivas e, claro, atender a determinações legais.

A parte boa é que, se todas as empresas estão fazendo isso e novas ferramentas estão surgindo para automatizar suas ações, é possível fazer diferente e melhor, ou seja, inovar com o marketing 4.0. Para ajudar você nessa jornada no seu negócio, organizamos este conteúdo da seguinte maneira:

• O que é gestão de informações de produto?
• Qual é o objetivo da gestão de informações de produto?
• Como funciona na prática?
• Por que é importante se preocupar com essa gestão?
• Quais são as vantagens de fazer a gestão de informações de produto?
• Qual é a diferença entre gestão de produtos e marketing de produtos?
• Como otimizar essa gestão dentro da empresa?
• Por que implementar um sistema?
• Como analisar os resultados?

Vamos começar? Boa leitura!

O que é gestão de informações de produto?

A gestão de informações de produto é conhecida como PIM por conta de seu nome em inglês, Product Information Management. Basicamente, engloba todos os processos e as ferramentas usadas para centralizar e otimizar a organização dos dados de cada produto do negócio.

O PIM funciona como um armazenamento único onde as informações dos produtos são concentradas, tratadas e distribuídas para canais e pontos de vendas de uma empresa. Em alguns casos, isso pode envolver filiais de gestão própria, bem como franquias e revendedoras.

Percebe a importância de centralizar as informações e enviá-las a todos os canais de distribuição ao mesmo tempo? Em alguns desses pontos de contato, a gestão do negócio é feita por parceiros que não compartilham dos mesmos processos nem usam o mesmo guia de vendas.

Assim, garantir que as informações já cheguem a ele prontas para serem compartilhadas é uma forma de garantir melhores resultados, certo? Mas adivinhe só! Não para por aí.

Qual é o objetivo da gestão de informações de produto?

O objetivo de gerenciar as informações sobre os produtos vai além da padronização. Afinal de contas, o PIM não atua somente na divulgação dos dados mapeados e tratados, mas também na forma como eles são coletados.

Nesse ponto, devemos comentar mais uma vez como o volume de dados sobre os produtos, o público-alvo e as vendas de um negócio são imensos.

Segundo o relatório da BSA, “What’s the Big Deal with Data?”, de 2015, são produzidos 2,5 quintilhões de dados diariamente, sendo que, na época do levantamento, 90% de todos os dados haviam sido produzidos nos dois anos anteriores, um dos efeitos da transformação digital.

Já imaginou esses números nos dias atuais? E, melhor, tem ideia de como todos eles são importantes? Chegam em formatos variados (imagem, texto, áudio etc) e podem ser usados para criar as melhores estratégias comerciais para cada um de seus produtos ou serviços.

Picturepark é um sistema de PIM. Nesse gráfico, a empresa mostra como os diferentes dados e formatos (ERP, vídeos, XLS etc) são conectados e transformados em materiais promocionais, conteúdos para e-commerce, entre outros.

Ou seja, padronizar é importante, mas usar quintilhões de dados para gerar resultados é bem interessante, certo? No entanto, como funciona o PIM na prática?

Como o PIM funciona na prática?

Para entender como a gestão de informações de produtos funciona, é interessante imaginar um cenário sem essa preocupação.

Para criar um novo catálogo de produtos no e-commerce, por exemplo, uma empresa que não usa o PIM terá que pegar fotos no arquivo da nuvem, preços dos produtos em uma planilha do Excel e promoções a serem aplicadas no último e-mail da área comercial.

Vai dar um bom trabalho compilar essas informações, certo? E mesmo depois do upload, ainda será importante acompanhar o desempenho dos produtos, os pontos de contato que estão atraindo mais interessados etc.

Colocando a gestão de informações de produtos em prática, ela vai:

• coletar os dados dos produtos de forma automatizada em diferentes fontes e canais, como o armazenamento na nuvem, estatísticas das lojas virtuais, CRM, ERP e outros sistemas usados pelo negócio;
• centralizar informações em um só endereço para que diferentes setores as usem ao mesmo tempo e com atualização instantânea;
• gerenciar acessos dos usuários e pontos de vendas;
• armazenar dados e torná-los disponíveis para o público-alvo e os clientes de acordo com as determinações legais, como é o caso de tecnologias e manuais de peças específicas;
• permitir a criação e a otimização de estratégias de Marketing Digital e vendas, garantindo um melhor retorno sobre o investimento (ROI) nas ações.

É uma economia de tempo de gestão, não é? Dependendo do tamanho do negócio, muitos gestores podem acreditar ser possível fazer tudo isso de forma manual. Então por que a PIM é importante?

Por que é importante se preocupar com essa gestão?

Até aqui, podemos juntar algumas questões que confirmam a importância do uso do PIM, como a grandiosidade do volume de dados produzidos pelos negócios e o uso estratégico das informações para criar estratégias mais eficazes.

Mas entre esses dois pontos existe uma enormidade de funcionalidades e resultados que o PIM pode gerar que torna a gestão por ferramentas de automação ainda mais essencial. São eles:

• otimizar o processo de coleta e armazenamento de dados sobre os produtos;
• criar uma fonte única e confiável de dados sobre os produtos para alimentar todos os setores do negócio;
• aumentar a qualidade e a consistência dos dados, o que ajuda na padronização do discurso de todos os canais de distribuição e pontos de contato com os clientes;
• permitir a entrega de experiências de marketing e vendas mais relevantes para os usuários finais.

Quais são as vantagens de fazer a gestão de informações de produto?

Considerando que o tratamento dos dados permite a personalização de estratégias e abordagens aos clientes, o PIM é uma forma de otimizar a organização para todos os profissionais e setores envolvidos na gestão do produto.

Entre eles, temos as equipes de marketing e vendas, gestores de canais como o e-commerce e até mesmo o time de governança corporativa e de business intelligence.

Sabemos que esses profissionais e setores são estratégicos para o negócio, certo? Nesse sentido, o PIM, como ferramenta, vai otimizar o resultado de todos eles, trazendo resultados como:

• corrigir gargalos no fluxo de informações, fazendo com que as estratégias de marketing de produtos cheguem a todos simultaneamente;
• reduzir desperdícios, já que as informações estarão disponíveis mais rapidamente para os canais de distribuição. Eles, por sua vez, poderão mudar de forma igualmente ágil as estratégias de marketing de produto que não estiverem performando bem;
• diferenciar-se dos concorrentes;
• trazer mais eficiência para processos, bem como ações de marketing e vendas;
• gerar um bom ROI.

Qual é a diferença entre gestão de produtos e marketing de produtos?

Chegando a este ponto do conteúdo, é normal que surjam dúvidas sobre a diferença entre gestão de produtos e marketing de produtos, certo? Afinal de contas, os dois alimentam e fazem parte do PIM.

A gestão de produtos é baseada na coleta de informações sobre as necessidades do público-alvo, enquanto a área de marketing de produtos se encarrega de promover que a solução da empresa é a mais completa ao atender tais requisitos.

De qualquer modo, as duas podem, e devem, usar a mesma fonte de dados que, claro, é a entregue pela gestão de informações sobre produtos.

Como otimizar essa gestão dentro da empresa?

Para otimizar a gestão de informações sobre os produtos da empresa, primeiramente é necessário fazer um mapeamento das necessidades. Também é preciso identificar as fontes de dados presentes no negócio e os setores e canais que usufruem de tais informações.

Depois, é preciso avaliar as ferramentas de PIM disponíveis no mercado e verificar qual delas melhor atende às necessidades do negócio respeitando seu orçamento para investimentos.

Seguindo a linha dos fatos, a escolha da ferramenta e sua implementação demandarão o apoio da equipe especializada em TI, o treinamento dos colaboradores que vão usar a solução e o estabelecimento de indicadores de sucesso para sinalizar a evolução.

Por que implementar um sistema?

Sem dúvida, um sistema torna a gestão de informações de produtos mais ágil. Mas ele também garante que as etapas e funções sejam realizadas com mais precisão.

A ferramenta PIM não é apenas um grande coletador e armazenador de dados. Ele também aceita a configuração de regras que ajudam a definir e limpar os dados que não contribuem para a estratégia do negócio.

Pode ser configurado para priorizar dados na hora de cruzar informações e:

• classificar produtos e direcioná-los para diferentes catálogos;
• traduzir descrições de sites e produtos para outros idiomas;
• dar suporte à gestão do ciclo de vida dos produtos;
• enriquecer a descrição dos produtos usando dados de comentários e opiniões de clientes;
• dar suporte à gestão multicanal, fazendo com que os catálogos de produtos sejam responsivos, ou seja, se adaptem a canais como mobile, e-commerce, marketplaces etc.

Um sistema PIM é bem mais estratégico do que você talvez imaginasse, não é? Mas como saber se ele é o responsável pelos bons resultados do negócio depois de sua implementação?

Como analisar os resultados?

Existe uma preocupação latente nos negócios de garantir o ROI das ferramentas e das estratégias adotadas. Por isso, nada melhor que indicadores de performance para garantir que essa relação seja comprovada, certo?

Mas o ideal é que os KPIs sejam distribuídos para cada setor do negócio que vai contribuir, inclusive por produto. Ou seja, a gestão de informações de produtos vai colaborar para que os itens de vendas de um negócio perdurem em seus ciclos comerciais por mais tempo.

Os indicadores de performance vão mostrar isso antes e depois da implementação e do PIM.

Isso vale, inclusive, para os novos produtos, sabia? Quer entender como a gestão de informações de produtos podem ajudar nos lançamentos e nas campanhas de marketing dos novos itens das empresas?

Então leia mais sobre estratégias de marketing para o lançamento de novos produtos!