Gestão de projetos: o que é e como fazer na sua empresa

A gestão de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para alcançar objetivos específicos de acordo com os critérios e parâmetros desenvolvidos na concepção. A gestão tem a entrega de resultados limitada por um tempo e orçamento.

Em outras palavras, o gerenciamento é sobre saber quais são seus objetivos, como você vai alcançá-los, quais os recursos necessários e quanto tempo levará para chegar a essas metas. Um dos principais objetivos dessa gestão é ter certeza que todo mundo envolvido no projeto saiba responder as questões acima e tenha conhecimento do propósito da empreitada.

Se tem um lugar que é recheado de novas ideias para melhorias internas e para o sucesso do cliente é a agência de comunicação. São tantas tentativas de inovação que, sem uma organização eficaz de tarefas e processos, fica quase impossível desenvolver um projeto que alcance os resultados delineados lá na concepção.

Essa é a importância da gestão de projetos: estruturar e sistematizar planos, esquemas e propostas para que todos os procedimentos caminhem em uma linha planejada, dando maior controle sobre tudo que acontece dentro do escopo do projeto para a agência.

Interessou? Então acompanhe nosso post e fique por dentro de tudo sobre a gestão de projetos!

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O que é um projeto?

Um projeto é um empreendimento temporário, colocado em prática para criar um produto, serviço ou gerar um resultado ou mudança organizacional. Nesse sentido, tem um início e fim determinados e escopo e recursos predefinidos.

Além disso, um projeto é único, uma vez que não é uma operação rotineira e, sim, uma série de operações específicas traçadas para atingir objetivos singulares. Dessa forma, um time envolvido em um projeto dentro de uma empresa geralmente inclui pessoas que não trabalham em um mesmo setor — e, às vezes, até de organizações e países diferentes.

A aquisição de um software (e o treinamento) para melhorar um processo interno, a implantação de uma nova cultura e a expansão de captação de clientes para uma nova região são todos exemplos de projetos que qualquer agência pode implementar. E todos devem ser gerenciados para entregar resultados dentro do tempo e do orçamento, sem deixar de lado o aprendizado e a integração.

Então, o que é a gestão de projetos?

De acordo com o famoso livro Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK, ou, em português, Guia para o Conjunto de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos), elaborado pela Project Management Institute (PMI), a gestão de projetos é o ato de gerenciar todos os aspectos, desde o time até as tarefas e ferramentas.

E é por isso que a gestão é importante: sem ela, você está simplesmente abandonando seu projeto à própria sorte. Mas quando você olha com atenção, percebe que existem processos e práticas específicas para que as empreitadas tenham sucesso.

Esta disciplina pode ser considerada como uma maneira organizada de administrar um projeto do começo até o fim. A estrutura é imprescindível para um projeto, portanto, quanto mais complexo e maior for, mais avançado e detalhado será o planejamento. De maneira geral, todo projeto passa por cinco fases no seu ciclo de vida:

• descoberta sobre o que sua agência ou seu cliente precisa para determinar os objetivos do projeto;
• elaboração de um plano que vai dizer o que precisa ser feito, por quem, quanto irá custar e até quando deverá ser entregue;
• início dos trabalhos;
• verificação se tudo está indo de acordo com o plano, com identificação de possíveis problemas e realização de ajustes;
• entrega do projeto e fechamento dos contratos assim que o cliente aprovar (ou assim que você decidir que sua agência alcançou os resultados).

Componentes centrais da gestão de projetos

As pessoas têm gerenciado projetos por séculos, mesmo que nem sempre tenham usado esse conceito. Começou com ferramentas rudimentares, passando pelo “papel e caneta” até chegar às tecnologias avançadas dos dias atuais. Mas, de maneira geral, a gestão de projetos deve ter alguns pontos centrais necessários para ser efetiva, como:

• defina porque o projeto é necessário;
• delimite os requisitos do projeto, especifique quais serão os resultados e estime recursos e prazos;
• prepare um case de negócio para justificar o investimento;
• assegure a adesão de toda a empresa;
• desenvolva e implemente um plano de gestão para o projeto;
• motive o time a desenvolver o projeto;
• gerencie os riscos, problemas e mudanças no projeto;
• monitore o progresso em relação ao plano;
• gerencie o orçamento;
• mantenha a comunicação com os colaboradores;
• nunca se esqueça de gerenciar mais ainda;
• feche o projeto de maneira controlada.

Qual a diferença entre processo e projeto?

Muitas vezes, os termos são usados como se fossem equivalentes, mas projetos e processos não são a mesma coisa. Como você viu, um projeto é uma iniciativa temporária, com o objetivo de desenvolver, transformar ou fortalecer algo no negócio.

Já um processo é como se fosse o degrau de uma escada. Ele corresponde a uma ação ou a um conjunto delas, com execução consistente ou contínua. Ou seja, trata-se de algo feito de maneira repetitiva para que seja possível conquistar um resultado de interesse.

Um projeto não é apenas um processo e, sim, pode ser composto por vários deles. Portanto, o gerenciamento de ambos é diferente.

Qual a diferença entre projeto e gestão de projetos?

E, por falar nisso, vale a pena conhecer outra distinção: a que envolve projetos e a gestão desses elementos. Para entender melhor, vamos pensar na melhoria da comunicação com os clientes da agência, por exemplo.

Para tornar esse contato mais eficiente e benéfico, é preciso realizar mudanças. Então, o projeto pode incluir a implementação de uma nova ferramenta para a troca de informações. Porém, isso não acontece de maneira automática. É preciso reconhecer os problemas, identificar as exigências, definir a ferramenta e incorporá-la à agência de comunicação.

Então, a proposta de otimização, o projeto e as ações para que ela se concretize formam a gestão. Portanto, o gerenciamento é essencial para que a execução aconteça dentro do previsto, com bons resultados e máxima capacidade.

Por que a gestão de projetos é importante?

Simplesmente porque nada funciona direito sem um plano concreto, e nenhum plano consegue ser executado sem ambientes, pessoas e processos propícios. A gestão de projetos, como dito, é o conjunto de ações que ajuda a criar e executar o planejamento do projeto.

Ela mira em aplicar habilidades gerenciais e interpessoais para o processo de trazer, com sucesso, um projeto da concepção para a conclusão de acordo com os requisitos estabelecidos.

Se todo mundo souber o que tem que fazer, as chances de atender aos objetivos serão maiores. Além disso, erros que tomariam um tempo extra e causariam gasto de recursos e perda de dados são eliminados já no começo. Assim, os principais benefícios de usar a gestão de projetos na sua agência são:

• a gestão de projetos permite reunir informações, registrar dados não previsíveis em tempo real e usá-los para tomar decisões data-driven;
• ao rastrear o tempo, você pode criar relatórios de timesheet, analisá-los para encontrar tempos livres para tarefas adicionais, estabelecer os próximos passos do projeto e estimar deadlines para planos futuros;
• o estágio de monitoramento da gestão de projetos permite identificar erros e enganos a qualquer momento a partir de um exame detalhado do que os funcionários estão trabalhando e quais recursos são usados;
• a partir da transparência do projeto, todo mundo encarregado do projeto pode ver no que o time está empenhado e, com isso, trazer suas próprias contribuições para o desenvolvimento da atividade;
• sempre que necessário, é possível nomear um membro do time para resolver problemas, mas sem usar recursos extras que não estejam previstos no planejamento;
• membros de times diferentes podem ser indicados para uma tarefa específica, colaborando em tempo real para entregá-la;
• você pode verificar quais tarefas estão a cargo de determinado colaborador e quais recursos (equipamentos, fornecedores, sistemas etc.) devem ser alocados para que o trabalho seja realizado;
• caso seja um projeto para um cliente, permite que ele veja tudo o que acontece e faça sugestões de melhorias, caso algo esteja saindo do eixo.

Não é nada complicado!

A gestão de projetos pode parecer algo complicado, mas é bem provável que você já tenha se envolvido em algum processo parecido. Então, na próxima vez que estiver planejando o aniversário de um amigo, tenha em mente que você está participando de um projeto e você é o gerente. E é por isso que agora vamos ver qual o papel do gestor de projetos.

Quais os maiores benefícios da gestão de projetos para a agência?

Além de toda a importância envolvida, uma boa gestão de projetos é crucial para o desempenho e para a continuidade da agência. Ao caprichar nessa parte, dá para evitar muitos problemas e melhorar os resultados. Na sequência, veja quais são as maiores vantagens de colocar essa etapa em prática.

Maior controle de processos

Um dos impactos principais é que o gerenciamento permite aumentar o controle sobre os projetos e os processos executados. É possível saber o que tem sido feito, quais foram os resultados consolidados e o que ainda precisa ser alterado. Dessa maneira, fica mais fácil reconhecer os pontos de atenção e saber como agir para melhorar a performance.

Cumprimento do cronograma

Inclusive, o aumento do controle se reflete na pontualidade para cumprir as tarefas. Com um gerenciamento efetivo, dá para garantir que todos os resultados serão entregues dentro dos prazos. Longe de atrasos, há mais satisfação e até um aumento na satisfação de todos os envolvidos.

Rastreamento da lucratividade

Quanto mais um projeto demora e consome, mais ele gasta e menor é a sua lucratividade. Com uma gestão de qualidade, dá para reconhecer o nível de produtividade, identificar os desperdícios e saber para onde vão os lucros. Isso permite ajustar a execução para, então, garantir as melhores qualidades para que o projeto seja lucrativo.

Redução dos riscos

A execução de uma mudança, implementação, melhoria ou novidade sempre traz riscos. Se tudo é feito de maneira aleatória, sem um bom acompanhamento, eles se tornam ainda mais intensos.

Por isso, um dos benefícios da gestão de projetos é a capacidade de reduzir os riscos e aumentar a segurança. Com isso, o negócio é favorecido com a execução de tarefas.

Maior engajamento do time

Como visto, a integração das pessoas envolvidas é maior com o gerenciamento. Como cada um entende seu papel e a importância da própria atuação, há um aumento no engajamento. Isso melhora os resultados, assim como garante níveis maiores de participação e produtividade.

Otimização da tomada de decisão

Como o gerenciamento é essencial para o controle, é responsável por levantar e fornecer informações. Desse modo, podemos entrar no próximo tópico, relacionado ao papel do gestor na execução dos projetos.

Qual a função do gestor de projetos?

Um gestor de projetos é a pessoa que lidera o time, trabalhando em conjunto para atingir os resultados. Mesmo que quem tenha o título de gerente seja, na maioria das vezes, alguém com muito tempo de casa, a liderança é temporária, direcionada a um propósito singular.

Para qualquer projeto, é necessário existir um gestor, mas se esse não for o título oficial dele, é sempre interessante adicionar conhecimentos básicos em gestão ao currículo.

O bom gestor de projetos deve aprender a lidar com a realidade de multitarefas, desenvolver habilidades interpessoais e completar atribuições rotineiras de maneira satisfatória e dentro do prazo. Nem todas as empresas mantêm gestores de projetos full-time, sendo, geralmente, uma função temporária, como já mencionado.

O colaborador que aceita este tipo de responsabilidade ganha visibilidade em toda a agência. Valorize sempre esse tipo de funcionário que atende às expectativas do cargo e ainda gera valor ao participar ativamente de projetos especiais para o crescimento da empresa.

Quais são as principais metodologias para a gestão de processos?

Para um gerenciamento efetivo, é interessante escolher a metodologia certa. Ela nada mais é que uma “receita” pronta, com boas práticas definidas e que ajudam na conquista de resultados. Veja quais são as principais e entenda seu funcionamento!

Tradicionais

As metodologias tradicionais seguem um processo padronizado, dividido em etapas sequenciais. A ideia é partir do planejamento, seguir para a execução e finalizar com o monitoramento. Com características eficientes, atendem à maioria dos projetos — inclusive, para agências.

PMBOK

Desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), o PMBOK é a sigla para Project Management Body of Knowledge ou Corpo de Conhecimento em Gerência de Projetos. É a técnica mais conhecida e utilizada ao falar em desenvolvimento de ações de diversos tipos.

Mais que uma metodologia, corresponde a uma padronização das melhores práticas no processo. É como se fosse um “certificado de qualidade”, que define o que fazer para obter os melhores resultados.

Reconhecido como padrão internacional em 1999, não traz documentação para cada área, como para as agências de comunicação.

No entanto, ele pode ser adaptado conforme as necessidades e inclui áreas de conhecimento, mudanças na comunicação e aumento do controle. Como todos passam a falar a mesma linguagem padronizada, os resultados são fortalecidos.

PRINCE2

Desenvolvida e usada pelo governo do Reino Unido, a PRINCE2 é uma metodologia que pode ser aplicada internacionalmente. Foi consolidado na década de 1970 e, desde então, passou por atualizações.

O método envolve etapas específicas, desde o direcionamento e a iniciação até a execução e o gerenciamento de mudanças. Com isso, é possível controlar as entregas, consolidar o aprendizado e até melhorar os resultados para futuras realizações.

Ágeis

Foi em 2001 que um grupo de programadores lançou o Manifesto Ágil. Considerado o marco zero dessa metodologia, especificou os princípios dessa alternativa.

De maneira simples, é uma metodologia que envolve um processo iterativo, ou seja, que é entregue e mudado. Em vez de deixar tudo para o final, ele é transformado continuamente, com entregas flexíveis.

Kanban

A metodologia Kanban é um exemplo ágil e que pode ser executado sem dificuldades. Basicamente, consiste em dividir um espaço em três (ou mais) colunas e criar as seguintes categorias para as tarefas: “Para fazer”, “Em andamento”, “Finalizadas”. Se for necessário, é possível adaptar para a sua agência de comunicação, como “Em aprovação pelo cliente”.

Com a estrutura criada, as tarefas devem ser distribuídas entre as colunas, o que pode ser feito com a ajuda de post-its. Quando uma mudar de status, basta movê-la de coluna, até que todas sejam finalizadas.

O maior benefício é a facilidade de visualização e a integração das pessoas. Com consciência sobre o que tem sido feito e o que ainda falta, é possível obter os melhores resultados.

Scrum

Na metodologia Scrum, há a divisão do projeto em partes menores, em que cada uma é conhecida como Sprint.

Esse ciclo de desenvolvimento dura de 2 a 4 semanas e são entregues de maneira contínua e cumulativa. Todos os dias, há uma realização do Daily Scrum, uma reunião para acompanhar progressos e etapas restantes.

Com todos a par, há a execução e a entrega é feita para o cliente, que oferece feedback. Se for necessário, há alterações e finalização do Sprint para que o próximo comece até que tudo seja finalizado.

FDD

Sigla para Feature Driven Development, o FDD é um método incremental. Portanto, é uma opção que se baseia na adição de melhorias ao longo da entrega.

Ele parte do desenvolvimento de um modelo e continua com a lista de funcionalidades. O planejamento é pensado nessas melhorias específicas e tudo é desenhado dessa forma. Por fim, há a construção da nova funcionalidade ou qualidade desejada.

É especialmente interessante para a área de tecnologia e pode ajudar a agência a se tornar mais eficiente e robusta.

Ciclo PDCA

Bastante conhecido pelas empresas, o ciclo PDCA é formado por uma abreviação dos verbos na língua inglesa: plan (planejar), do (fazer), check (checar), e act (agir). Cada um deles representa uma etapa do processo.

O seu funcionamento é cíclico. Assim, a cada nova rodada, o nível de aperfeiçoamento e sofisticação dos processos vai se aprofundando. É papel do gestor da organização agir para que o método seja integrado à dinâmica da empresa, de modo que faça parte do seu DNA.

Em suma, o PDCA se caracteriza por ter uma utilização intuitiva, e devido à agilidade do método, ele pode ser aplicado em companhias de todos os portes. Veja como funciona cada etapa do cliclo PDCA.

Planejar (Plan)

É a etapa em que são selecionadas as pessoas mais bem preparadas para aplicar o PDCA. Também são definidas outras metodologias que auxiliam na implementação e são determinados os objetivos do ciclo. Na sequência, eles devem ser hierarquizados e passa-se para os planos de ação.

Fazer (Do)

É quando se executa o plano de ação concebido na fase anterior. Para que tudo saia conforme o planejado, é preciso treinar a equipe e colocar o plano em prática com perfeição. Aqui, é necessário mensurar os resultados, analisar o que está funcionando e documentar tudo para futuras análises.

Checar (Check)

É o período de checar o nível de sucesso ou fracasso do plano de ação. Para isso, o que foi executado deve ser analisado e é preciso conferir se os resultados obtidos permitiram o alcance dos objetivos estabelecidos. Se algo sair errado, é dado um passo para trás, voltando para o planejamento e reiniciando o ciclo PDCA.

Agir (Act)

É quando os resultados do projeto são positivos e estão de acordo com o que foi planejado, possibilitando a implementação de ações corretivas e a melhoria de processos. É imprescindível formalizar os processos, padronizar os procedimentos e treinar os colaboradores. Tempo depois, as medições e as checagens são continuadas, como rotina, para analisar se o ciclo para ser reiniciado.

Seis Sigma

Ao gerenciar projetos de forma eficaz, você pode ter vantagens financeiras. Todavia, existem metodologias de processos específicas para beneficiar a área de finanças, como a Seis Sigma, que se baseia na melhoria contínua a partir da eliminação de imprecisões ou falhas.

Mais do que ajudar na redução de custos e promover o aumento da produtividade, esse método tem como objetivo a implementação de mudanças gerenciais para atingir bons resultados financeiros.

Normalmente ele é usado para resolver problemas complexos, que exigem o uso constante de ferramentas estatísticas. Em função disso, é mais indicado para empresas de médio e grande porte.

Green Belt Seis Sigma é o nome concedido para a certificação pessoal de profissionais que trabalham com a implementação de projetos para melhorias contínuas. Tal certificação se baseia nos princípios do Ciclo DMAIC, que é semelhante ao PDCA e tem as fases: definir, medir, analisar, aperfeiçoar e controlar.

Lean

Em uma tradução livre, o termo lean pode ser compreendido como “enxuto”. Isso significa que é uma metodologia que prevê o uso de recursos necessário para a realização de um trabalho, processo ou de uma etapa, impedindo a ocorrência de desperdícios.

Entre os seus principais benefícios está o fato de reduzir os desperdícios em diferentes frentes. Adotando os princípios da metodologia lean, os líderes e gestores conseguem aproveitar melhor o tempo dos funcionários e alavancar a produtividade dos times. Algumas das medidas do método são:

• identificar e eliminar continuamente todos os problemas que prejudicam os processos;
• assegurar que o fluxo de trabalho esteja bem claro para todos os colaboradores, evitando ruídos de comunicação;
• apontar quais são as demandas e as entregas prioritárias;
• dar suporte para que a equipe faça entregas contínuas e de boa qualidade.

Benchmarking

Essa prática tem sido bastante difundida entre as empresas de diferentes setores nos últimos anos. Ela é conhecida por promover a avaliação constante dos processos de trabalho nas organizações que são vistas como referência no universo dos negócios.

O modelo de gestão de processos se caracteriza por trabalhar a partir do método de comparação de práticas de excelência seguidas pela companhia, de tal maneira:

• interno — se espelha em outro setor da empresa;
• competitivo — entre as empresas que são concorrentes no mercado;
• funcional — compara as áreas afins da organização de outros segmentos;
• genérico — foca no melhor resultado, ainda que se compare a companhias de áreas e segmentos diferentes.

Com isso, a agência de comunicação tem acesso a processos e boas práticas de gestão de todas as fontes. Uma vez estudadas, elas podem ser implementadas e se tornam parte do conhecimento organizacional.

Quais são as cinco fases da gestão de projetos?

De acordo com o PMBOK, há cinco fases da gestão de projetos, as quais atuam como um roteiro para sua conclusão.

Fase 1: Iniciação do projeto

O objetivo deste estágio é definir o projeto, desenvolver um case de negócios para ele e conseguir aprová-lo. Durante esse tempo, o gestor pode tomar algumas ações:

• realizar um estudo de viabilidade;
• criar o título do projeto;
• identificar os colaboradores mais indicados;
• selecionar as ferramentas de gestão de projetos e assim por diante.

Ao final dessa fase, o gestor deve ter um alto entendimento do propósito, objetivos, requisitos e riscos do projeto.

Fase 2: Planejamento do projeto

Essa etapa é essencial para o sucesso da gestão e foca em desenvolver um guia para todos seguirem e se alinharem. Essa fase começa, em geral, estabelecendo objetivos. Dois dos mais populares métodos para definir suas metas são o S.M.A.R.T. e o CLEAR.

S.M.A.R.T.

Este método ajuda a assegurar que os objetivos foram rigorosamente analisados. Ele também providencia uma maneira de entender claramente as implicações do processo de definição de metas. A sigla é composta dos cinco pontos que compõem o método (em inglês, Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Timely)

• Specific (Específico, preciso) – responda às seguintes questões: quem, o quê, onde, quando, quais e por quê.
• Measurable (Mensurável) – crie critérios que meçam o sucesso de determinado objetivo.
• Attainable (Alcançável) – identifique as metas mais importantes e o que será preciso para cumpri-las.
• Realistic (Realista) – você deve estar disposto e habilitado para trabalhar em direção aos objetivos.
• Timely (Temporal) – crie um prazo para chegar aos resultados.

C.L.E.A.R.

Este é um método novo de delimitar objetivos que leva em consideração o ambiente acelerado dos negócios atuais. A sigla também corresponde às suas características, em inglês: Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable e Refinable.

• Collaborative (Colaborativo) – os objetivos devem encorajar os colaboradores a trabalharem em conjunto.
• Limited (Limitado) – as metas devem ter um escopo limitado e um tempo específico de duração.
• Emotional (Emocional) – objetivos devem tocar nas paixões dos funcionários e serem algo que possa formar uma conexão emocional.
• Appreciable (Considerável) – divida objetivos grandes em tarefas menores que podem ser rapidamente finalizadas.
• Refinable (Aprimorável) – assim que novas situações surgem, seja flexível e redefina objetivos se necessário.

Durante essa fase, o escopo do projeto é definido e o plano de gestão de projetos é desenvolvido. Ele envolve identificar os custos, qualidade, recursos disponíveis e um prazo realista, além de incluir estabelecer parâmetros e métricas de performance (os famosos Key Performance Indicators, ou KPIs).

Algumas dicas extras para essa fase

Nesse momento, funções e responsabilidades são definidas para que todos os envolvidos saibam de suas atribuições. Aqui vão alguns documentos e práticas interessantes para o gestor de projetos para assegurar que tudo esteja caminhando bem:

• declaração do escopo: um documento que define nitidamente as necessidades do negócio, os benefícios do projeto, objetivos, entregas e etapas-chave;
• marcos: identifica etapas importantes a serem finalizadas para a conclusão do projeto;
• gráfico de Gantt – é uma representação visual de tempo usada para planejar tarefas e visualizar os prazos. Use junto com o método Kanban para facilitar ainda mais essa atividade;
• plano de comunicação: particularmente importante se for um projeto para cliente. Desenvolve um bom relacionamento e cria um cronograma de quando se comunicar com membros do time, baseado nas etapas de conclusão;
• plano de gestão de riscos: identifica todos os riscos previsíveis. Os mais comuns podem incluir prazos e custos irreais, problemas com o cliente, corte de orçamento, mudança de requisitos e falta de recursos. Leve sempre em consideração os seus Key Risk Indicators (KRIs)

Fase 3: Execução

É aqui que o trabalho começa para valer! Nesta fase, acontece a maior parte prática do projeto, como relatórios de progresso, reuniões, updates de desenvolvimento e mais relatórios de performance.

Uma reunião de kick off geralmente marca o início dessa etapa, onde os times são envolvidos e informados de suas responsabilidades. Algumas tarefas incluem:

• desenvolver o time;
• alocar recursos;
• executar planos de gestão de projetos;
• direcionar e gerenciar a execução;
• estabelecer sistemas de rastreio;
• atribuir funções;
• fazer reuniões de situação;
• atualizar o cronograma do projeto;
• modificar planos se necessário e mais.

Mesmo que a fase de monitoramento (logo abaixo) tenha características diferentes, estas duas etapas geralmente ocorrem simultaneamente.

Fase 4: Monitoramento

Conforme o projeto avança, o gestor deve ter certeza que tudo está caminhando na direção certa de maneira coordenada. Se for necessário fazer alguns ajustes por conta de circunstâncias não previstas, é aqui que eles acontecem.

Durante essa fase de controle, as seguintes atividades são exercidas:

• gerenciamento de recursos;
• monitoramento da performance do projeto;
• gerenciamento de riscos;
• realização de reuniões para verificar o andamento;
• atualização do cronograma e
• mudanças nos planos.

Ao final dessa fase, todos os resultados acordados são entregues e aceitos pelo cliente, se for o caso.

Fase 5: Fechamento

O fechamento, considerado a última fase, representa o projeto concluído. Todos os colaboradores que participaram do projeto terminam suas atividades e os membros de destaque são reconhecidos. É sempre bom realizar algum evento comemorativo para quem trabalhou e se esforçou, para agradecer o envolvimento.

Nesse estágio, o gestor realiza uma reunião — algumas vezes, referida de “post-mortem” — para avaliar os pontos altos e baixos do projeto. Isso é útil para entender as lições aprendidas para que melhorias sejam feitas em projetos futuros.

Assim que o projeto é concluído, o gestor ainda tem algumas tarefas. Ele precisa criar uma lista de pendências com o que não foi entregue durante o projeto e trabalhar com os colaboradores para cumprir com tudo. Além disso, ele deve lançar um orçamento final do projeto e um último relatório.

Quais são as áreas de conhecimento da gestão de projetos?

Um bom gerenciamento de projetos depende de alguns elementos, que funcionam como pilares. Dentro da própria filosofia PMBOK, existe essa proposta, baseada em vários conceitos. A seguir, veja quais são os aspectos relevantes.

Escopo

O escopo é um dos elementos mais importantes, porque define todos os objetivos, modos de ação e meios de gerenciar as informações. Ele serve de base para a atuação e para direcionar as ações.

Cronograma

Ainda em relação ao planejamento, o cronograma ajuda a definir o gerenciamento de tempo. Ele prevê os prazos de entregas e as sequências de atividades, o que permite a melhor utilização dos recursos.

Custos

Para garantir a lucratividade, a gestão de projetos tem que considerar os custos. O gerenciamento dos gastos tem que ser feito pensando nas prioridades, nos setores e na multidisciplinaridade das atividades.

Qualidade

O pilar da qualidade tem a ver com o nível das entregas e dos resultados esperados. Inclusive, envolve o alinhamento de expectativas e os requisitos para alcançar a satisfação da parte interessada.

Recursos

Os recursos incluem tanto questões como dinheiro e tempo quanto os recursos humanos. Pensar na configuração de equipes, disponibilidade de talentos e responsabilidades ajuda a gerenciar melhor o uso dos demais elementos.

Comunicação

Uma boa gestão de projetos se baseia na comunicação entre todos os envolvidos. É responsabilidade do gestor estabelecer como deve ser feita a troca de informações e como as interações acontecem.

Riscos

Como dito, todo projeto tem riscos e eles precisam ser considerados durante o planejamento e a execução. Esse conhecimento envolve, por exemplo, as possíveis perdas, os atrasos e as dificuldades que podem surgir. Ao conhecer os impactos de cada situação, é possível otimizar o plano.

Aquisições

Nem sempre a agência de comunicação tem tudo de que precisa para realizar projetos. Pode ser necessário contratar um software, por exemplo, o que faz parte das aquisições. Esse conhecimento envolve a seleção, a contratação e a posterior finalização de insumos e bens para a execução das etapas.

Partes interessadas

Também chamadas de stakeholders, as partes interessadas incluem as pessoas afetadas pelo projeto. Além do próprio cliente, que pode ser externo ou interno, há os gestores, os líderes e assim por diante.

Integração

Uma gestão de projetos de qualidade é feita com sincronia e sinergia. Para tanto, é preciso que haja integração de setores, profissionais e conhecimentos. Cabe ao gestor planejar meios de integrar todos os elos de um projeto, rumo a um resultado otimizado.

Quais são os principais indicadores de desempenho?

O acompanhamento do projeto é essencial para desenvolver uma gestão de sucesso. Ao conhecer os resultados, há como encontrar gargalos, caminhos de melhoria e meios de alcançar os objetivos.

Para que a análise seja consistente, o ideal é utilizar os indicadores de performance. Na sequência, veja quais são os mais importantes.

ROI

O Return on Investment ou Retorno Sobre Investimento (ROI) denota os lucros em relação ao que foi investido para executar o projeto. A fórmula é dada por:

ROI = [(Ganhos – Gastos) / Gastos] x 100%

Se o valor for maior que 0, significa que o projeto rendeu retorno financeiro para a agência. Se for nulo ou próximo de 0, indica que não ocorreram ganhos reais — potencialmente, pelos custos elevados. Já se o valor for negativo, o projeto causou prejuízos e seus ganhos não cobriram as despesas.

Com isso, é uma métrica importante para compreender o nível de sucesso associado ao projeto.

Valor agregado

O valor agregado é um indicador que aponta o quanto já foi efetivamente realizado e entregue, até o momento. O cálculo é simples:

Valor agregado = Realizado / Planejado

Quanto mais perto o resultado estiver de 1, maior é o nível de entrega e de conclusão. O mais importante é que esse indicador é utilizado no cálculo de vários outros.

Índice de desempenho de custos (IDC)

Também conhecido como Cost Performance Index, ajuda a entender a condição do projeto em relação às finanças. Veja a fórmula:

IDC = Valor agregado / Custos reais

Se o número for igual ou maior que 1, significa que o projeto agrega mais valor que gasta dinheiro. Se for menor, aponta para uma condição desfavorável e até indesejável.

Índice de Desempenho de Prazos (IDP)

Já o Índice de Desempenho de Prazos (IDP) ajuda a gestão de projetos a medir o alinhamento do cronograma. Assim, é possível saber se esse planejamento temporal tem sido eficiente. O cálculo é o seguinte:

IDP = Valor agregado / Valor planejado

Se o resultado é igual ou maior que 1, significa que o que foi feito, até o momento, está dentro ou supera o plano. Se for menor, há indícios de atraso.

Taxa de tarefas realizadas

Por falar em eficiência e produtividade, é preciso usar a taxa de tarefas realizadas como um dos indicadores. Especialmente diante da divisão em porções menores, permite conhecer o andamento. Veja a fórmula:

Taxa de tarefas realizadas = Ações concluídas / Total de ações planejadas

O número, antes do encerramento, é sempre menor que 1. Mas quanto mais perto estiver de 0, mais desfavorável é a análise. A partir desse cálculo, é possível prever ações para acelerar a execução.

Taxa de retrabalho

O retrabalho é uma situação indesejada, pois indica que houve um erro ou algo incompleto que teve que ser refeito. Nesse caso, o índice de retrabalho ajuda a medir essa questão, para que ela possa ser solucionada. O cálculo é dado por:

Índice de retrabalho = (Número de tarefas repetidas / Total de tarefas executadas) x 100%

O ideal é chegar a 0 e, quanto mais alto ele estiver, maior é a necessidade de atuação por parte da gestão para melhorar o desempenho.

Net Promoter Score

O Net Promoter Score serve para medir a satisfação de clientes, internos ou externos. Então, é uma boa forma de entender o nível de satisfação com todos os processos. Ele se baseia em duas perguntas:

1. Baseado na sua interação com o time desse projeto, qual é a probabilidade de trabalhar novamente no futuro, de 0 a 10?
2. De 0 a 10, qual o seu grau de satisfação com o resultado?

Deve ser feita uma pesquisa de opinião e os dados são coletados. Quem der de 0 a 6 é detrator, entre 7 e 8, é neutro e 9 ou 10, promotor.

O NPS é dado por:

NPS = % Promotores – % Detratores

Quanto maior for o NPS, maior é a satisfação e melhores são os resultados.

Produtividade

É o indicador que estabelece métricas para controlar o tempo de entrega entre uma etapa e outra, garantindo que o trabalho prático esteja corretamente alinhado ao escopo do projeto. Vale dizer que a porcentagem do tempo total para a conclusão tem que estar clara no escopo. A sua fórmula é:

Produtividade = tarefas/horas

Nesse sentido, em uma agência de comunicação, um redator que entrega duas redações por hora é considerado mais produtivo do que aquele que entrega uma redação por hora, por exemplo.

Recursos

A equipe da agência sabe prever e monitorar os recursos que vai utilizar para desenvolver um projeto? A análise e o monitoramento dos custos é indispensável para que não aconteçam imprevistos, nem que o projeto acabe extrapolando o investimento estabelecido na fase de planejamento.

Nessa métrica, é feita uma avaliação de cada etapa entregue. Em muitas situações, a empresa tem que efetuar reajustes ou cortar custos para que o processo alcance o sucesso esperado. A sua fórmula é:

Recursos = etapa/recursos utilizados

Qualidade

Manter a qualidade dos projetos é crucial para garantir a satisfação dos clientes da agência. Para isso, é preciso contar com indicadores de desempenho que, por meio de padrões rigorosos, objetivem a manutenção da qualidade dos trabalhos desenvolvidos, diminuindo as falhas que possam comprometer a finalização e a entrega do projeto.

Pode-se utilizar como fórmula:

Qualidade = projeto/número de erros

Também é indicado ter um padrão de qualidade preestabelecido, o que ajuda a equipe a automatizar os processos, melhorando a qualidade das entregas.

Quais são as certificações mais importantes?

A profissionalização da gestão de projetos é muito bem-vinda e gera impactos positivos. Para obter as melhores práticas, é interessante pensar na certificação. Ela garante a formação de gestores capacitados e prontos para driblar os principais desafios. Ficou com curiosidade? Veja quais são as certificações mais importantes!

CAPM

O Certified Associate in Project Management (CAPM) é oferecido pelo PMI. É uma certificação de entrada, ideal para quem começa agora nessa atividade.

O exame conta com 150 questões, que devem ser respondidas em 150 horas. São exigidas 23 horas de treinamento em um curso certificado e diploma de segundo grau. A cada 5 anos, é preciso renovar a certificação.

PMP

A Project Management Professional Certification, do PMI, é considerada a certificação mais importante. Tem caráter global e é ideal para os responsáveis por todas as etapas do projeto.

Como pré-requisito, é necessário ter 7500 horas de gestão de projetos, 35 horas de educação no tema e diploma de segundo grau. Alternativamente, é possível usar diploma de graduação, 4500 horas de gestão e 35 horas de educação.

O exame tem 200 questões, que são respondidas em 4 horas. A cada 3 anos, é necessário adquirir 60 das chamadas unidades profissionais.

PMI-ACPSM

O Agile Certified Practitioner (PMI-ACPSM) garante a certificação em métodos ágeis. Com isso, é indicado para quem deseja ter mais versatilidade de atuação.

É obrigatório ter experiência de 2000 horas em projetos e 1500 horas em equipes ágeis. O treinamento mínimo é de 21 horas. O exame tem 120 questões e 3 horas de duração. Para a manutenção, é preciso adquirir 30 unidades de desenvolvimento profissional a cada 3 anos.

PgMp

Assim como os outros, o Program Management (PgMP) Certification é oferecido pelo PMI. É ideal para quem deseja dar um novo passo e gerenciar projetos complexos ou múltiplos na agência, por exemplo.

Os pré-requisitos incluem diploma de segundo grau, 4 anos de experiência no gerenciamento de projetos e 7 anos na gestão de programas.

Alternativamente, é possível usar diploma de graduação (de 4 anos), 4 anos de gestão de projetos e 4 anos de gerenciamento de programas. Para manter a certificação, é preciso conseguir 60 unidades a cada 3 anos.

Como um software pode auxiliar na gestão de projetos?

Realmente, a gestão de uma agência demanda muito tempo e dedicação dos gestores para que tudo saia como o planejado e qualquer desvio no meio do caminho seja tratado de maneira assertiva.

Atualmente, realizar essa gestão sem a ajuda da tecnologia pode colocar o seu negócio atrás da concorrência e te fazer gastar mais tempo do que o necessário para elaborar e finalizar seus projetos.

O Studio, por exemplo, é uma plataforma voltada para a integração de todas as áreas da agência e a automação de algumas tarefas. É possível visualizar o fluxo de trabalho em diversos formatos, acompanhar tudo que é produzido pela equipe e gerenciar melhor o tempo gasto nas atividades. Sua gestão de projetos fica muito mais eficiente e com maior quantidade de dados para auxiliar na sua tomada de decisão.

O que esperar do futuro da gestão de projetos?

Ao longo das décadas, a gestão de projetos já sofreu diversas expansões e melhorias. Com o alto nível tecnológico e as novas necessidades de mercado, é possível esperar que isso se concretize ao longo do tempo.

Para que a sua agência de comunicação se mantenha atualizada, o melhor é já se antecipar sobre o futuro do gerenciamento. Por isso, veja o que promete se destacar nos próximos meses e anos!

Mais aplicação de métodos ágeis

A metodologia ágil é recente, mas já se consolidou como uma das mais utilizadas no mundo. Com a crescente aplicação de tecnologia, haverá cada vez mais necessidade de adotar esse tipo de desenvolvimento.

Além de ocorrer um aumento no total de projetos gerenciados dessa forma, é possível esperar novas metodologias, além do Scrum e Kanban, por exemplo.

Mais inovação

Por falar nisso, também faz sentido aguardar por mudanças que tragam inovação para os procedimentos de gerenciamento. Embora tudo tenha sido feito de maneira “clássica” ao longo do tempo, agora a tecnologia permite imprimir novos modos de agir.

Nos próximos anos, é possível que surjam meios inéditos de controlar o cronograma ou o orçamento, outros indicadores e relações positivas entre eles.

Ampliação do uso da cloud computing

E já que a tecnologia está no centro das transformações, a cloud computing se destaca. Graças à nuvem, a gestão de projetos promete ser cada vez mais disponível e integrada. Por meio de um software baseado na web, por exemplo, todos podem acessar as informações correspondentes ao projeto, de qualquer lugar.

Isso também estimula a questão da colaboração, bem como aumenta a facilidade de salvar as informações. Com o desenvolvimento contínuo desse recurso, há segurança ampliada.

Popularidade do home office

A gestão de projetos já não precisa ser feita apenas presencialmente. A flexibilidade vai ganhar destaque, ainda mais ao falar da atuação de agências de comunicação. O caminho? O home office!

Graças à nuvem e aos novos meios de comunicação e integração, será possível trocar informações, acompanhar rendimentos e entender quais são as decisões certas a tomar. Graças à popularidade desse método de trabalho, os resultados também prometem ser melhores.

Evolução do mobile

A tecnologia desktop tem dado espaço à navegação móvel e isso também vai impactar o gerenciamento de projetos. A sua agência poderá usar, cada vez mais, recursos do tipo mobile para manter a comunicação e o controle das tarefas.

Com essa evolução, somada à computação na nuvem, é possível ter mais agilidade, dinamismo e um tempo de resposta menor.

Aplicação de BI

O conceito de Business Intelligence já é aplicado nos negócios e fará parte da gestão de projetos de modo progressivo. Graças a essa atuação, é possível encontrar correlação entre dados, prever indicadores e até tomar decisões melhores.

O principal objetivo do uso dessa ferramenta é conquistar resultados cada vez mais precisos e levar ao máximo aproveitamento de recursos.

Uso de machine learning

Inclusive, o BI caminha lado a lado ao aprendizado de máquina ou machine learning. Com a ajuda dessa abordagem, há como conquistar recursos que aprendem com cada projeto e necessidade.

Também se torna viável aproveitar a ideia de inteligência artificial (IA), com entendimento crescente sobre as melhores práticas e atividades.

A gestão de projetos é essencial para qualquer negócio, inclusive para a sua agência de comunicação. Realizada de maneira profissional e consistente, permite criar novidades e mudanças importantes na rotina empresarial.

Depois disso tudo, que tal testar o Studio gratuitamente e experimentar todas as funcionalidades do sistema? Com certeza, a sua gestão de projetos será uma empreitada com resultados muito melhores!