Entenda o que é e qual a importância da gestão operacional para a agência

Gestão operacional é a área da administração encarregada da coordenação e do gerenciamento das operações desenvolvidas por uma empresa.

Por meio de estudos, análises e monitoramentos, essa abordagem busca garantir que as diferentes práticas produtivas realizadas dentro de uma organização se mantenham otimizadas e incorporadas por seus responsáveis.

O profissional ou equipe contratada para exercer essa função precisa lidar com:

• gestão de estoque;
• planejamento de recursos de produção;
• adequação das instalações;
• questões ambientais;
• benchmarking;
• operações de vendas e marketing;
• recursos humanos;
• demais elementos corresponsáveis pelo funcionamento e manutenção do empreendimento.

Neste post, vamos analisar detalhadamente a gestão operacional, suas definições, importância e o papel dos profissionais da área.

Aproveite a leitura!

Quais são os níveis de gestão de uma empresa?

O que garante o destaque de um bom gestor não é apenas a sua competência técnica, mas a visão ampla sobre o negócio e a clareza sobre o seu papel na atividade administrativa.

A gestão operacional é apenas um dos níveis da gestão de um empreendimento que também depende de um pilar tático e estratégico.

Veja só:

• nível institucional ou estratégico: pilar central da gestão, encarregado da definição de métricas, políticas e objetivos gerais do negócio;
• nível intermediário ou tático: função exercida pelos diretores dos setores em geral, voltada para coordenação e administração tática das equipes de trabalho;
• nível operacional: responsável pelo gerenciamento, manutenção e otimização das operações realizadas pela empresa, como veremos detalhadamente a seguir.

Nada melhor que um sistema de gestão para dar conta de todos esses níveis na gestão operacional. E um sistema desses de graça? Parece coisa impossível? Nada disso. O Studio é um software que garante toda a gestão operacional da sua agência. Se testar gratuitamente a plataforma, basta clicar aqui.

O que é gestão operacional?

Se a gestão institucional de uma empresa define as estratégias do negócio e a gestão intermediária exerce a liderança dos departamentos, a gestão operacional é encarregada de gerir todas as etapas e tarefas necessárias para garantir a entrega dos produtos ao cliente.

Em outras palavras, esse nível da gestão é o responsável pelo acompanhamento de todas as funções que lidam diretamente com a produção e disponibilização dos bens e serviços que uma empresa oferece em seu mercado. Sendo esse um dos motivos que tornam esse trabalho tão importante.

Atividades confusas, desalinhamento entre equipes, falhas técnicas e baixa produtividade são alguns dos sintomas de uma empresa com problemas operacionais.

Tal como um organismo vivo, a sobrevivência de um empreendimento depende do trabalho coordenado de todos os seus constituintes, e basta que um deles funcione mal para que todo o sistema entre em desequilíbrio.

Nesse contexto, um profissional ou uma equipe encarregada é essencial para garantir a plena execução dos processos de uma companhia.

Por que gerenciar as operações da agência?

Adotar medidas que otimizem a gestão operacional da agência ajuda no bom funcionamento de cada departamento e assegura a interação entre todas as áreas.

Executar as operações adequadamente contribui para que a organização apresente um produto final com maior qualidade, de maneira a satisfazer os seus clientes e gerar mais lucros no decorrer do tempo.

A finalidade de qualquer negócio é atrair e conquistar novos clientes, disponibilizando os melhores serviços e produtos para crescer de forma exponencial e, assim, se firmar no mercado e superar a concorrência.

Uma gestão operacional bem planejada e eficiente auxilia a conquistar esse objetivo. Isso acontece pois deixa tudo em ordem, possibilitando aos gestores da parte de cima da hierarquia focarem nas questões estratégicas.

Qual a importância de gerenciar as operações de uma empresa?

Em termos práticos, uma gestão operacional eficiente é capaz de tornar uma empresa melhor como um todo. Desde o aumento da satisfação dos clientes e maior procura pelos produtos ou serviços à melhora do engajamento, da produtividade e, consequentemente, dos lucros.

Problemas operacionais em um setor podem influenciar outros que interdependem dos demais, provocando um grande efeito em cascata no qual os desentendimentos e retrabalhos começam a se tornar frequentes em todas as áreas.

Em cenários como esse, a identificação imediata dos desalinhamentos e a pronta restauração do equilíbrio de todo o sistema organizacional é fundamental para evitar conflitos, prejuízos, perda de clientes e até crises de marca.

Nesse sentido, a gestão operacional permite uma perspectiva ampla de toda a equipe produtiva da companhia, viabilizando o acompanhamento e o aprimoramento contínuo do trabalho realizado em todas as etapas do empreendimento.

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Como garantir a saúde de um negócio?

A função essencial de um gerente de operações é garantir a saúde de um negócio, monitorando as atividades desempenhadas e promovendo melhorias.

Para que isso seja possível, tomamos como base um ciclo de atividades que devem ser conduzidas nesse processo: planejamento, organização, direcionamento e controle.

Planejamento

O planejamento é a etapa primordial de qualquer sistema de gestão. Afinal, como ter alguma perspectiva das etapas de um projeto se não sabemos aonde queremos ou podemos chegar? 

A elaboração de um plano de negócios claro e plausível, portanto, é fundamental.

O desenvolvimento desse documento depende de pesquisas, consultas e reuniões, e precisa apresentar todos os aspectos e premissas da organização, pois todas essas informações serão utilizadas como parâmetros para a gestão organizacional.

Organização

Levantados os dados referentes aos processos e resultados necessários, é hora de organizá-los, o que, nesse caso, significa delimitar as operações. Isto é: definir o papel de cada cargo e etapa na produção, como eles se relacionam e como será feita a integração entre eles.

Um setor A, por exemplo, pode apresentar uma dependência maior das tarefas realizadas por um setor B, e ser pouco influenciado por um setor C.

Todas essas relações precisam ser evidenciadas para permitir ajustes otimizados de toda a cadeia de serviços, e também para facilitar a identificação de problemas e a execução de ajustes.

Direcionamento

É necessário definir e fixar um foco comum entre os colaboradores, uma visão que esclareça os objetivos que a organização pretende alcançar com a colaboração de todos. Esse direcionamento funciona como um eixo central que garante a sincronia entre as diferentes equipes de trabalho.

Um ponto importante nesse aspecto é adotar uma gestão motivadora com princípios e valores respeitáveis somada a uma comunicação clara e uma liderança firme. Os fatores intangíveis são tão importantes para o engajamento quanto os tangíveis.

Controle

Por fim, é também função do gerente implantar mecanismos de controle que assegurem o monitoramento constante das operações desenvolvidas.

O gerenciamento bem-sucedido de uma empresa depende do acompanhamento de resultados, índices e outros parâmetros.

Além disso, relaciona-se também com a realização de ajustes e melhorias necessárias para assegurar a entrega do produto ou serviço de acordo com os padrões e exigências estabelecidas previamente no plano de negócios.

O que fazer quando as operações da agência não estão bem?

Em primeiro lugar, é necessário que exista um responsável por comandar as operações da organização. Caso a sua agência não tenha uma diretoria ou gerência de operações consolidada, pense em criá-la quanto antes.

Quando não existe alguém que esteja totalmente focando no correto andamento das operações, a tendência é que em algum momento as atividades fiquem confusas. Isso acarreta problemas operacionais que acabam afetando negativamente as demais áreas do negócio, deixando o seu time estressado e desmotivado.

Por meio disso, a pessoa ou setor incumbido de administrar as operações tem que mapear todos os processos da companhia para identificar onde está a raiz do problema.

Se o problema inicial estiver nas pessoas, como quando um colaborador não está capacitado ou motivado para realizar a sua tarefa, recomenda-se contatar o departamento de gestão de pessoas, já que esse setor é o mais apropriado para planejar quais providencias tomar.

Porém, se o problema está na má internalização dos processos pela maioria da equipe, é indicado elaborar uma ação dinâmica e visual para que os envolvidos possam entender melhor os procedimentos a serem realizados.

Qual o papel de um gerente de operações?

A função de um gestor ou gerente de operações é realizar a manutenção e promover melhorias em todo o conjunto de processos desempenhados por uma companhia, assim como corrigi-los e reestruturá-los quando eventualmente necessário.

O controle das operações é realizado a partir do levantamento e análise de dados — que devem ilustrados de maneira clara com o auxílio de softwares, relatórios e fluxogramas — e tomando-os como parâmetro para promover ajustes e melhorias como:

• restaurar ou modernizar a infraestrutura da empresa;
• aumentar a segurança do estoque;
• implementar metodologias e recursos tecnológicos;
• rever as compras e contratos com fornecedores;
• eliminar setores que não estejam agregando valor aos processos.

Por fim, é importante destacar que, por mais que o gestor tenha acesso a um grande volume de dados, não é prudente realizar grandes alterações baseando-se apenas nesse tipo de análise.

Projetos complexos podem demandar estudos mais criteriosos, assim como outros aspectos da administração precisam ser considerados como o clima organizacional e as circunstâncias do mercado.

A gestão operacional é popularmente entendida como o princípio de ações capaz de gerar a maior produtividade possível com o mínimo de investimento e esforço empregado, mas sua proposta vai além.

Como um software pode ajudar na gestão operacional?

Conforme já vimos, a gestão operacional depende da análise de dados da performance das operações da empresa. Ao usar um software de gestão, como o Studio, você tem acesso a relatórios completos sobre os processos, ficando a par dos pontos positivos e negativos das operações do negócio. Dessa forma, há mais facilidade para identificar e corrigir erros, evitando refações.

Outra vantagem de um software de gestão é a organização que ele proporciona para os processos operacionais. Com isso, o gestor fica sabendo quais são as tarefas executadas e quem são os seus respectivos responsáveis, tendo mais controle sobre a sua qualidade e prazos.

É notório que a gestão operacional é um dos pilares de qualquer empresa, pois garante a assertividade das entregas feitas aos clientes. Portanto, quanto mais atenção você dedicar a essa questão, mais bem-sucedido será o seu negócio.

Este post chegou ao fim, mas ainda temos muito conteúdo sobre o assunto. Continue aprendendo e confira também a nossa central completa de ferramentas de gestão, marketing e vendas!