Praticamente toda empresa ou profissional deseja aumentar sua produtividade. Em uma análise SWOT, por exemplo, diversas organizações apontam a falta de clareza na gestão do tempo como uma fraqueza.
No entanto, um dos maiores desafios é, justamente, entender quais ações devem ser tratadas como prioridade. Em meio a uma grande lista de afazeres, como saber quais devem ser cumpridos antes dos outros? Para isso, uma solução bastante eficaz é a Matriz de Esforço X Impacto.
Com essa ferramenta, gestores e equipes têm a possibilidade de identificar as ações capazes de gerar mais resultados. Assim, podem planejar corretamente suas agendas e rotinas, priorizando aquilo que realmente é necessário. Tem interesse em saber mais? Fique conosco!
O que é a Matriz de Esforço X Impacto?
A Matriz de Esforço X Impacto é uma ferramenta para priorização de tarefas. Ela divide os afazeres em 4 grupos, classificando-os de acordo com o impacto gerado e o esforço despendido.
Sua origem não é totalmente certa, mas costuma ser bastante utilizada no Lean Six Sigma. Já os principais objetivos desse modelo de análise são gerar consciência sobre a utilização do tempo e planejar a execução de projetos.
O formato da Matriz de Esforço X Impacto é bastante semelhante ao de outras metodologias utilizadas na gestão de tempo, como a matriz urgente e importante. No entanto, sua abordagem simples e direta pode ajudar a trazer ainda mais clareza na execução das atividades.
A matriz é dividida em dois eixos, vertical e horizontal. O primeiro, que trata do impacto, leva em conta fatores como lucro, vendas e satisfação do cliente. Já o segundo, esforço, considera o tempo, energia, dinheiro ou recursos humanos que serão empregados na tarefa.
Como funcionam os quadrantes da Matriz de Esforço X Impacto?
Apesar de serem bastante intuitivos, os quadrantes da Matriz de Esforço X Impacto podem ser analisados mais de perto para aumentar a compreensão. Acompanhe!
Quadrante I
Traz as tarefas produtivas, já que são aqueles que geram mais resultados com menor esforço. Essas ações devem ser executadas imediatamente, o máximo que a empresa puder — sempre que possível, faça pelo menos uma delas diariamente. Além de trazer recompensas rápidas, o primeiro quadrante ajuda a estimular a equipe.
Quadrante II
Essas ações também são importantes, mas têm difícil execução. Elas exigem disciplina, melhorias constantes e paciência. Por isso, devem ser tratadas com cuidado. Nesse caso, vale a pena investir tempo para planejar como as ações serão executadas, pois isso facilitará todo o processo.
Quadrante III
Tarefas do terceiro quadrante não são completamente inúteis, mas são um tanto perigosas. Por exigirem pouco esforço, costumam ser atrativas. O problema é que os resultados gerados também são baixos.
Então, esteja sempre atento a esse grupo e pergunte-se se esses afazeres são realmente necessários. Caso sejam, reserve períodos curtos de tempo para fazê-los — por exemplo, quando a equipe estiver cansada de tarefas maiores.
Quadrante IV
Além de possivelmente nocivo para a saúde financeira da empresa, o quarto quadrante é desestimulante, pois faz com que as equipes gastem sua energia sem ver qualquer tipo de resultado. Caso alguma dessas tarefas seja realmente necessária, procure maneiras mais criativas e divertidas de fazê-la.
Quais são os principais benefícios da aplicação dessa análise?
As principais vantagens de utilizar a Matriz de Esforço X Impacto são as seguintes.
Aumento de resultados
A grande vantagem dessa ferramenta é entender como gerar ganhos rápidos, otimizando tempo e recursos para maximizar a produtividade. Em outras palavras, a equipe passa a gerar mais resultados com menos esforços, o que é o sonho de toda empresa.
Foco e clareza
A matriz aponta rapidamente em quais tarefas uma equipe ou profissional deve se concentrar. Com isso, o foco e a concentração aumentam, trazendo mais produtividade.
Consenso na equipe
A Matriz de Esforço X Impacto pode ser aplicada com a participação dos colaboradores. Com isso, tende a gerar consenso na equipe, estimulando o espírito colaborativo e atuando como um fator de motivação. Afinal, todos ficam mais seguros e conscientes em relação às decisões tomadas.
5W2H: o que é, vantagens e como aplicar no seu negócio
Matriz Ansoff: como planejar as estratégias empresariais com ela
Diagrama de Ishikawa: o que é, vantagens e como usá-lo
Plano de ação: entenda o que é e como elaborar um para a sua empresa
Entenda como distribuir melhor as responsabilidades com a Matriz RACI
Matriz GUT: saiba o que é, para que serve e como montar a sua
Como aplicar a Matriz de Esforço X Impacto no dia a dia?
Se você não vê a hora de aplicar e medir a relação entre o esforço e o impacto das tarefas da sua empresa, aqui vão algumas dicas para aplicar a matriz no dia a dia. Veja só!
Liste as tarefas
O primeiro passo é listar todas as tarefas que precisam ser feitas. Se você tiver vários projetos na fila e não souber por qual deles começar, pode começar listando os projetos para, depois, desmembrar as tarefas de cada um deles.
Distribua as tarefas nos quadrantes
Essa etapa é autoexplicativa. No entanto, é importante ficar atento aos critérios que caracterizam impacto e esforço. O impacto não necessariamente é o faturamento, já que pode ser o lucro ou até mesmo a satisfação dos consumidores. Já o esforço não é apenas o tempo, mas também o desgaste da equipe, por exemplo.
Além disso, fique atento às urgências. Sabe aquelas tarefas que precisam ser feitas logo, independentemente do que aconteça? Separe-as e identifique em quais quadrantes se encontram. Por vezes, algo que parece inadiável pode não trazer o impacto necessário para ser considerado prioridade.
Analise os padrões atuais
Com as etapas acima, você já conseguirá priorizar tarefas. No entanto, a Matriz de Esforço X Impacto não é utilizada somente para planejar, mas também para trazer consciência à utilização do tempo.
Ao analisar como anda a sua distribuição de afazeres nos 4 quadrantes, será possível tirar boas conclusões. Uma dica, inclusive, é verificar a porcentagem de tempo gasto em cada quadrante.
Inclua novos hábitos
Para ter resultados constantes, não basta utilizar a matriz apenas uma vez e, depois, abandoná-la. O ideal é que, a partir da reflexão e análise geradas, você inclua novos hábitos de sucesso na rotina para que a empresa tenha mais produtividade.
Por exemplo, a equipe pode se reunir a cada semana para montar a matriz e decidir o que é prioritário. Outro hábito possível seria cronometrar as atividades e, após isso, classificá-las em quadrantes para calcular o tempo gasto em cada categoria.
No contexto empresarial, há muitas metodologias e ferramentas que permitem aumentar a produtividade e melhorar a gestão do tempo. Pela sua simplicidade e eficácia, a Matriz de Esforço X Impacto é uma das análises que costuma produzir melhores resultados.
De todo modo, é imprescindível testá-la na prática e aprender aos poucos com a sua utilização, verificando os resultados obtidos pela equipe.
Para continuar otimizando o trabalho do seu time, baixe gratuitamente a nossa central de ferramentas de marketing vendas e gestão!
Conteúdo criado por humanos
Encontre os melhores freelancers de conteúdo no WriterAccess.
