Saiba como usar a Matriz GUT para a priorização de resolução de problemas no seu negócio

Assim como a famosa análise SWOT, existem outras metodologias empresariais que permitem analisar os pontos fortes e fracos, favorecendo a tomada de decisões.

Uma delas é a matriz GUT, que avalia os aspectos de risco para o negócio e o impacto que cada um deles pode ter ao longo do tempo. Com isso, as organizações podem identificar o que precisa ser corrigido imediatamente e o que pode ficar para mais tarde.

Nos próximos tópicos, vamos mergulhar fundo na matriz GUT. Veremos sua origem e definição, as principais aplicações, os elementos que a compõem, além de dicas para montar a sua.

Ao final do conteúdo, você terá em mãos uma ferramenta poderosa para tomar decisões importantes na sua empresa, corrigindo erros e revertendo os pontos fracos do seu negócio em pontos fortes. Gostou? Então, fique conosco!

O que é a matriz GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta que ajuda na priorização das resoluções de problemas. Toda empresa tem diversas questões a serem resolvidas e, muitas vezes, é difícil saber por qual delas começar.

Essa matriz serve para classificar cada problema que os gestores julgam pertinente por meio de 3 critérios: gravidade, urgência e tendência (probabilidade de piorar em um determinado prazo).

A partir da classificação, torna-se possível identificar qual assunto merece ser priorizado. Essa ferramenta foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de problemas empresariais. No entanto, mais do que uma metodologia para “apagar incêndios”, a matriz GUT pode ser vista como uma base para tomadas de decisão.

Então, entre principais os benefícios da matriz GUT, estão:

• facilidade de utilização, sendo bastante intuitiva e podendo ser aplicada em qualquer área;
• apoio às tomadas de decisões estratégicas;
• eliminação ou redução dos problemas mais graves das empresas.

A limitação da metodologia está no fato de que ela não foca como resolver o problema, e sim a priorização (qual questão deve ser trabalhada). Por isso, em muitos casos, esse método é utilizado em conjunto com outros, como a já citada análise SWOT, o Diagrama de Pareto, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA. Assim, torna-se ainda mais completo e eficaz.

Como funcionam os 3 elementos da matriz GUT?

O segredo para compreender e utilizar a matriz GUT com eficiência está em conhecer seus 3 critérios de classificação dos problemas. Vamos ver cada um deles logo abaixo.

Gravidade (G)

Representada pela letra “G”, a gravidade é o critério que avalia o impacto ou intensidade que o problema pode gerar se não for solucionado. Os danos podem ser avaliados tanto de forma quantitativa como qualitativa, dependendo do assunto e do contexto.

Aqui, é preciso analisar todos os pontos que poderão ser afetados, como os colaboradores, os resultados, os processos etc. Um problema pode ser considerado extremamente grave quando corre o risco de levar a empresa à falência, por exemplo. Outros efeitos graves podem incluir a perda de clientes importantes ou até mesmo danos à imagem da marca.

A pontuação da gravidade varia de 1 a 5, conforme a seguinte escala:

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência (U)

Simbolizada pela letra “U”, a urgência está relacionada ao tempo. Quanto mais rápido determinada situação precisa ser resolvida, mais urgente ela é. Portanto, esse é um fator que leva em conta o prazo e a “pressão” para solucionar um problema.

Problemas urgentes costumam ser aqueles que têm prazos definidos por lei, ou ainda os que dependem do tempo de resposta para os clientes. Para fazer uma avaliação correta, você pode perguntar: “isso pode esperar?”.

A pontuação da urgência varia de 1 a 5, sendo:

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, merece atenção no curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessidade de ação imediata.

Tendência (T)

Representada pela letra “T”, a tendência diz respeito ao padrão de evolução da situação. Em outras palavras, ela indica se o problema tende a piorar rapidamente ou se deve permanecer estável caso não seja solucionado.

Diante disso, um assunto com alta pontuação de tendência é aquele que deve se tornar maior de uma hora para outra. A pergunta que pode ser feita é: “se não resolvermos isso hoje, esse problema vai piorar aos poucos ou rapidamente?”.

Você pode analisar problemas com base no desenvolvimento que eles terão na ausência de uma ação efetiva para solucioná-los. Representa o potencial de crescimento do problema a probabilidade de ele se tornar maior com o passar do tempo.

A pontuação da tendência também varia de 1 a 5. O critério é:

1. Não mudará;
2. Vai piorar em longo prazo;
3. Vai piorar em médio prazo;
4. Vai piorar em curto prazo;
5. Vai piorar rapidamente.

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Como montar a sua matriz GUT?

Agora que já exploramos o conceito da matriz GUT e as definições de suas 3 variáveis, é hora de ver o passo a passo para aplicá-la na sua empresa.

Como mencionamos, o uso é bastante simples e intuitivo. Basta pontuar os problemas existentes e depois multiplicar as pontuações para obter um ranking. Para tornar tudo mais concreto, vamos dar exemplos de problemas reais enfrentados por departamentos de marketing, ok? Acompanhe!

1. Liste seus problemas

Por exemplo:

• orçamento anual de marketing não aprovado;
• falta de controle do ROI das campanhas;
• time de marketing insuficiente para dar conta das demandas.

2. Atribua pontuações para os problemas nas 3 variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência)

Como são 3 variáveis, é preciso pontuar cada problema para cada critério. Um exemplo seria:

• orçamento de marketing anual não aprovado: Gravidade 5, Urgência 4, Tendência 3;
• falta de controle do ROI das campanhas: Gravidade 4, Urgência 3, Tendência 4;
• time de marketing insuficiente para dar conta das demandas: Gravidade 3, Urgência 3, Tendência 2.

3. Multiplique as 3 notas para obter o ranking dos seus principais problemas

Para saber qual dos problemas listados exige prioridade, basta multiplicar os resultados das variáveis “G”, “T” e “U”.

• orçamento anual de marketing não aprovado (5 x 4 x 3 = 60);
• falta de controle do ROI das campanhas (4 x 3 x 4 = 48);
• time de marketing insuficiente para dar conta das demandas (3 x 3 x 2 = 18).

No nosso exemplo, o problema de orçamento deve ser solucionado primeiro, seguido pela falta de controle do ROI.

4. Elabore planos de ação para solucionar ou reduzir os problemas

Depois de priorizar os problemas, é hora de elaborar planos de ação para solucioná-los. Para isso, é importante definir quem serão os responsáveis por coordenar a execução das atividades. Inclusive, é fundamental estipular um prazo para a entrega do plano, já que você lidará com problemas graves.

Como vimos, a matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) é uma excelente ferramenta para ser utilizada naqueles momentos em que a sua empresa precisa de mais clareza. Com ela, é possível priorizar corretamente as resoluções de problemas, focando seu tempo e energia nas questões que realmente exigem atenção.

Para evitar o mesmo problema que exemplificamos neste artigo, sugerimos a leitura do nosso conteúdo sobre Marketing e Vendas de Alta Performance!