Conheça a matriz RICE e saiba como priorizar os projetos do seu time

Você já se sentiu tão cheio de tarefas que não sabia por onde começar? Se a resposta for sim, você lembra por onde começou? Foi pela mais fácil ou pela mais desafiadora?

Essa pode ser uma situação banal, mas são decisões que, constantemente, precisam ser tomadas por quem ocupa cargos de gestão dentro de uma empresa.

Saber priorizar os projetos em que seu time está envolvido — e fazer com que a equipe inteira compreenda seus motivos — é uma característica marcante de um bom gestor. A pergunta que fica é: como isso pode ser alcançado?

Para responder, elaboramos este post. Nele, você vai conhecer a matriz RICE e entender os benefícios que ela pode trazer para o seu negócio. Além disso, vamos dar algumas dicas cruciais para você iniciar sua implementação. Aproveite a leitura!

O que é a matriz RICE?

Em qualquer tipo trabalho que envolva a gestão de projetos, saber como priorizar a ordem de execução é essencial para a otimização da produtividade. Porém, decisões tão pesadas não podem ser tomadas sem um embasamento técnico, ou correm o risco de sofrerem o efeito de agentes externos, como os interesses e opiniões pessoais do gestor.

Não estamos dizendo que a opinião do gestor seja descartável, mas sim que é preciso tomar cuidado para que ela não atrapalhe a eficiência da decisão.

Não é por acaso que, antes de decidir coisas que vão impactar o futuro da empresa, os responsáveis utilizem algum tipo de metodologia, como a análise SWOT ou a PESTEL. Afinal, é fácil imaginar situações em que a excitação por uma nova ideia possa ofuscar a opção por um investimento mais seguro, simplesmente, por causa da natureza humana.

Com o objetivo de tornar a priorização de projetos mais analítica e menos intuitiva, foi criada a matriz RICE. Seu nome é um acrônimo para os 4 elementos utilizados para rankear os projetos por prioridade. São eles:

• reach (alcance);
• impact (impacto);
• confidence (confiança);
• effort (esforço).

A seguir, vamos entender mais profundamente o que querem dizer cada um dos 4 elementos que formam a matriz RICE.

Reach

Em tradução livre para o português, significa alcance. O primeiro medidor da matriz RICE busca estimar quantas pessoas serão atingidas pelo projeto em um dado período de tempo, que deve ser igual para todos os projetos comparados.

Por exemplo, vamos imaginar que botar o projeto para andar vai trazer 500 novas assinaturas de newsletter por mês. Nesse caso, o alcance determinado é 500/mês. Se outro projeto resultar em 1000 novas assinaturas, seu alcance é naturalmente maior.

Impact

Impact é a palavra inglesa para impacto. Esse critério busca fazer uma estimativa do impacto que será sentido por um indivíduo. Por exemplo, em um projeto de Marketing Digital que avalia a compra de anúncios no Google Adwords, a pergunta a ser feita pode ser: quanto esse anúncio vai ajudar a converter um lead que se deparar com ele?

Mensurar e quantificar o impacto é uma tarefa difícil e não há um método completamente científico. Assim, você pode utilizar a seguinte escala:

• 3 = impacto muito grande;
• 2 = impacto grande;
• 1 = impacto médio;
• 0.5 = impacto pequeno;
• 0.25 = impacto mínimo.

Confidence

Confidence significa confiança. Esse é um fator importantíssimo para identificar projetos que são movidos mais por entusiasmo do que por pensamento analítico.

Se você acha que o impacto causado por um projeto vai ser grande, mas não tem dados para corroborar esse pensamento, seu nível de confiança não pode ser tão alto.

Na matriz RICE, confiança é medida por porcentagem. Para isso, a pessoa no comando precisa ser honesta consigo mesma e responder à seguinte pergunta: “o quão certo você está da veracidade de suas estimativas?”. Para colocar o conceito em números, utilizamos a seguinte tabela:

• alta confiança = 100%;
• confiança média = 80%;
• confiança baixa = 50%.

Qualquer valor abaixo de 50% não deve ser confiável o suficiente para ser considerado.

Effort

Trata-se da tradução para o inglês da palavra “esforço”. Aqui, busca-se uma estimativa do total de tempo demandado de cada membro de seu time para a realização do projeto.

A unidade de medida de esforço utilizada na matriz RICE é “pessoa-mês”. Em outras palavras, é o trabalho que um membro do time pode fazer em um mês. Ao contrário dos outros itens, quanto maior é o esforço, pior é para o projeto.

Então, um projeto que leva um mês de esforços combinados da equipe, vale uma pessoa-mês. Outro que exige 3 meses vale 3 pessoas-mês, e assim por diante.

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Como aplicar a matriz RICE no dia a dia de sua empresa?

Uma vez que todos os fatores sejam estimados, é hora de combiná-los para chegar a um único valor. Para isso, é usada a seguinte fórmula:

(Reach x Impact x Confidence) / Effort

Em outras palavras, você multiplica os valores determinados nos 3 primeiros itens e os divide pelo esforço necessário. O resultado final é o valor RICE.

Para implementar a matriz RICE em sua empresa, é preciso que todos os setores consigam agir de forma integrada. A partir daí, cabe ao gestor fazer com que todos entendam a importância e a necessidade de utilizar a matriz. Dessa forma, fica mais fácil coletar as informações que servirão de base para que o cálculo seja feito.

Além disso, é possível simplificar o cálculo com o desenvolvimento de uma planilha simples. Dessa forma, o processo fica cada vez mais rápido e seus resultados mais eficientes. Ao fim do processo, é essencial repetir as avaliações. Isso ajuda a garantir que nenhum número esteja muito distante da realidade.

Quais benefícios podem ser alcançados?

Existem diversas razões para utilizar a matriz RICE, mas a mais importante é, certamente, a possibilidade de trabalhar com prioridades claras e bem resolvidas. Assim, não há espaço para questionamentos ou falhas de julgamento que possam afetar a produtividade da empresa.

Além disso, quem nunca se viu em uma situação em que precisa escolher entre duas opções, mas ambas parecem igualmente boas? Ao utilizar uma matriz de priorização como a RICE, você pode tirar essa dúvida da sua cabeça e deixar a ferramenta “decidir” por você.

Por fim, a matriz é um ótimo recurso para auxiliar na tomada de decisões importantes, mas não deve ser sempre levada ao pé da letra.

É que, às vezes, por questões internas ou externas, uma empresa pode optar por trabalhar primeiro em projetos com menor nível de prioridade. O importante é que, com o rankeamento, é possível ter plena noção da opção que está sendo escolhida.

A gestão de projetos não é uma ciência exata. Mais do que matrizes e cálculos, é preciso entender os objetivos da empresa e conseguir visualizar o papel de cada projeto no caminho para alcançar as metas. Porém, utilizar a matriz RICE é uma forma de contar com algum tipo de base científica para corroborar as decisões tomadas. 

E aí, deu para entender o que é a matriz RICE e como ela pode ser implementada? Gostaria de saber mais sobre ferramentas úteis para a organização do seu negócio? Que tal dar uma olhada neste ebook sobre OKR’s? Vamos lá!