A nota fiscal eletrônica está ajudando o seu negócio e você nem sabe

Você já parou para pensar quanto tempo perderia se tivesse que emitir os seus documentos fiscais naqueles antigos blocos de papel? Seriam muitas horas, não é mesmo? Então, para modernizar esse processo, surgiu a nota fiscal eletrônica.

Ela é totalmente digital, tem como objetivo fiscalizar as empresas de forma mais efetiva e pode ser gerada de qualquer lugar.

Portanto, você precisa basicamente de uma conexão à internet para emitir as suas notas, principalmente se utilizar um emissor de NF-e eficiente.

A tributação é complexa e deixa muita gente de cabelo em pé. Mas, ao contrário do que a maioria imagina, a nota fiscal eletrônica pode auxiliar (e muito) na produtividade do seu negócio.

É sobre isso que vamos falar no post de hoje. Descubra como ela está te ajudando e você nem sabe!

Você sabe o que é a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica é o documento que substitui aquela enorme quantidade de papéis, que você tinha que armazenar fisicamente e ainda era necessário imprimir.

Esse modelo, que já é obrigatório para muitas atividades, é utilizado como um recibo e serve para recolhimento de tributos. Com ele, você ganha mais praticidade e agilidade para manter o seu negócio legalizado.

Atualmente, tudo é feito pela internet, portanto, você precisa guardar as notas no em um local seguro ou em um software que faça essa tarefa, que é o mais recomendado.

Esse modelo começou a ser usado no Brasil em 2006 e já está presente em quase todos os estados (dependendo do tipo de nota) e em muitas cidades.

Por envolver diversas esferas governamentais e leis tributárias bastante complexas, o documento eletrônico vai sendo implantado no país gradativamente.

Diversos municípios, principalmente os pequenos, não contam com essa facilidade, mas a tendência é que todos trabalhem com ela num futuro bem próximo.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem vários tipos, porém, as mais comuns são as notas fiscais de produto e de serviço.

A nota fiscal eletrônica de produto, também chamada de nota de mercadoria ou de venda, é aquela utilizada quando se compra um produto físico em e-commerces.

Esse é o caso de empresas como Americanas, Submarino, Wine, ou ainda, em lojas físicas. Esse modelo deve ser emitido na Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada estado.

Já a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) é destinada para a prestação de serviços de todo tipo, como clínicas médicas, veterinários, escolas, academias e consultorias em geral.

Na internet ela é muito usada por quem vende cursos online, coaching a distância, congressos e até ebooks. Afiliados e a maioria das soluções SaaS também costumam emitir esse tipo de nota. Para isso, você precisa acessar o site da prefeitura.

O problema é que tanto a Sefaz quanto os órgãos municipais apresentam instabilidades constantemente. Além disso, elas solicitam informações que muitas vezes você não sabe o que é e nem como lidar com elas. Mas existe solução para isso, continue acompanhando o texto e descubra!

Por que vale a pena utilizar a NF-e?

A NF-e revolucionou o mercado da contabilidade no Brasil, pois, com ela, não é preciso utilizar aquela imensa quantidade de papéis. Além disso, para quem vende na internet, trabalhar com processos manuais de emissão é totalmente inviável.

Imagine que pessoas de todo o país e até do exterior comprem os seus conteúdos, como você iria até cada uma delas para entregar a nota fiscal se não fosse por email?

Pense nos custos disso e no tempo que você demoraria. Nesse caso, dependendo do valor do seu produto, nem valeria tanto a pena vender para fora da sua cidade ou mesmo do estado, pois seria algo extremamente complicado.

Vale ressaltar também que estamos na era digital e nada melhor do que aproveitar as oportunidades que a internet oferece para alavancar o seu negócio. Portanto, aposte na nota fiscal eletrônica.

Se o seu município não contar com essa facilidade, tente migrar para outro que trabalhe com a NF-e. Algumas contabilidades até oferecem sede virtual para facilitar.

Quais são os benefícios da nota fiscal eletrônica para o seu negócio?

Existem inúmeros benefícios da utilização da nota fiscal eletrônica, alguns deles até já citamos aqui, mas agora é hora de entender como ela é importante para o desenvolvimento da sua empresa. Confira:

1. Aumento de produtividade

Hoje você consegue ver a evolução da sua produtividade quando trabalha com a nota fiscal eletrônica. Diferentemente de quando a emissão era feita no papel, agora é possível automatizar esse processo que ainda é bem burocrático.

Por meio de emissores de NF-e especializados, você para de se preocupar com essas questões que tiram o sono de muitos empreendedores e tem tempo para focar em estratégias de venda.

Dessa forma, você não precisa acessar o site da prefeitura e sofrer com instabilidades que são bem comuns, infelizmente.

Até mesmo prefeituras estruturadas, como a de São Paulo, chegam a ficar horas instáveis ou até fora do ar. Isso pode impactar consideravelmente o seu fluxo de trabalho, já que terá que ficar tentando várias vezes até conseguir emitir suas notas.

E ainda, se você perder a data para gerar a nota fiscal, pode ter que arcar com juros e multas, que são bem elevados.

Ao adotar um sistema de emissão automática de NF-e eficiente, ele absorve essas instabilidades e faz diversas tentativas até conseguir emitir suas notas e encaminhá-las aos clientes.

2. Diminuição de custos

Como já dissemos, o modelo eletrônico dispensa gastos com papel, gráfica, armazenamento e estoque em geral, mas a economia não para por aí.

Você não necessita contratar uma ou mais pessoas para ficar em função da emissão de nota fiscal eletrônica. Se você tem um negócio, sabe que os custos com contratação de pessoal são bem altos.

Com o processo todo automatizado, você deixa o software cuidando de tudo, inclusive ele mesmo envia as notas para os seus clientes, de acordo com a sua demanda.

Com gastos menores, você consegue investir em outros sistemas para automatizar as suas atividades, como email marketing, qualificação de leads, outbound marketing e muito mais.

3. Menor margem de erro

O modelo tradicional de nota fiscal era muito passível de erro, já que uma pessoa poderia inserir dados indevidos no documento. E o que acontecia nessa situação? O empreendedor era eventualmente multado em virtude de notas emitidas incorretamente. E você não quer passar por isso, não é mesmo?

Quando você possui um software de emissão automática de nota fiscal eletrônica, as chances de erros são bem menores. Isso porque ele gerencia da melhor forma grande parte dos cenários, o que garante controle na legalização e na contabilidade da sua empresa.

Margens de erro sempre existirão, mas convenhamos que uma pessoa emitindo 300 notas por mês é muito mais suscetível a erro do que um sistema fazendo isso sozinho, concorda?

4. Funcionários mais motivados

Antes do formato eletrônico, o trabalho para preencher as notas fiscais manualmente e à caneta era muito maçante. Esse fator desmotivava os funcionários que chegavam a pedir demissão em virtude da função extremamente repetitiva que desempenhavam.

Já a NF-e permite que os colaboradores sejam valorizados em ações mais importantes e que não podem ser realizadas por um sistema.

Nesse caso, podemos citar a aplicação das técnicas de marketing de conteúdo, qualificação da sua equipe de atendimento, otimização do seu processo de venda, melhoria nos processos financeiros e tantos outros.

Isso quer dizer que, automatizando as suas emissões, você terá tempo para compreender quem são os membros mais efetivos e que possuem um papel fundamental no crescimento da sua empresa.

5. Melhor controle sobre os números do negócio

Os emissores de NF-e fornecem números relevantes. Você pode analisar as notas emitidas, qual foi o seu faturamento e ter uma projeção de quanto pagará de impostos.

Ainda é possível passar informações ao contador sem que nada seja esquecido, para que ele faça a contabilidade de forma fácil e rápida.

6. Fácil integração com o seu meio de pagamento

A nota fiscal eletrônica permite que haja a integração com o meio de pagamento que você utiliza, o que obviamente, não era possível com o modelo manual.

Softwares mais modernos conseguem fazer a emissão das suas notas fiscais automaticamente ao se conectarem com a sua plataforma de venda. Por exemplo, sempre que uma venda for autorizada, o documento pode ser gerado sozinho pelo próprio sistema, sem que você tenha que fazer nada.

Mesmo em prefeituras que não permitem a integração, como Joinville, Barueri ou Santana de Parnaíba, existem plataformas que conseguem automatizar o processo de forma inteligente.

Se preferir, você pode até integrar os procedimentos com algum sistema interno da empresa por meio de uma API para nota fiscal eletrônica.

Algumas soluções ainda permitem visualizar e gerenciar suas notas sem sair da própria plataforma de pagamento, como a iugu, MoIP, Hotmart ou Pagar.me.

Mas, você ainda acha esse assunto muito complicado?

Que a nota fiscal eletrônica veio para facilitar a vida de quem vende online, você já sabe, mas falar de tributação e legalização ainda é motivo de dor de cabeça para muitas pessoas. Esse é o seu caso? Calma que é possível solucionar esse problema!

Com um sistema especializado na emissão das suas notas fiscais, você não precisa se complicar com essas questões fiscais. Ele fará o todo o trabalho chato para você e saberá lidar com cada adversidade que aparecer.

Na hora de contratar o seu, lembre-se de avaliar se ele possui um suporte especializado. Assuntos contábeis e de fiscalização geralmente geram muitas dúvidas, ainda mais quando falamos de NFS-e que é específica de cada cidade.

Portanto, o atendimento deve ser realizado por empresas que realmente entendem do seu mercado em geral. Assim, você evita ter problemas quando necessitar se comunicar com os responsáveis pelo software.

A NF-e possui inúmeras vantagens para qualquer tipo de negócio. Com ela, é possível emitir os seus documentos de forma rápida e prática, tudo pela internet. Afinal, estamos na era digital e processos manuais são coisa do passado.

E, para facilitar ainda mais a sua vida, o mercado oferece opções para automatizar o seu procedimento fiscal. Assim, você não precisa se preocupar com tantas questões burocráticas.

Agora que você já conferiu o que a nota fiscal eletrônica pode fazer pelo seu negócio, que tal descobrir como calcular os impostos de uma venda online?

Artigo desenvolvido pela equipe da eNotas.