Confira TUDO sobre gestão e boas práticas para sua agência

A gestão sempre foi um processo natural para empreendedores. São pessoas que querem fazer suas ideias e seus sonhos acontecerem e buscam formas de fazer isso enquanto se desenvolvem.

A questão é que, embora tenham sucesso, um pouco da base teórica se perde nessa vontade de fazer acontecer. Por isso, às vezes é importante dar um passo atrás e relembrar os fundamentos do que faz um grande profissional ter uma grande empresa.

E que tal tirar agora um tempinho para fazer exatamente isso? Fizemos um guia completo sobre gestão que vai realinhar seus objetivos e preparar para o que essa posição significa no futuro. Acompanhe! 

O que é gestão?

O significado mais puro e direto de gestão é o ato de gerenciar pessoas, processos, ativos e estratégias em um alinhamento comum em direção a um objetivo.

Essa última parte, inclusive, é o que determina o que é a gestão hoje para o mercado. A pessoa capaz de exercer essa função é aquela que define caminhos e cria metas, para então identificar os elementos a serem resolvidos ou reforçados dentro de uma organização para alcançar esse ponto desejado.

Ou seja, o gestor precisa de capacidades de pensamento estratégico, de análise de indicadores e também de liderança.

É um perfil agregador, como um maestro de orquestra, que se preocupa com o passo de cada instrumento para criar o resultado mais harmonioso possível.

Qual a diferença entre gestão e administração?

Existe uma diferença fundamental entre os dois termos que evita a confusão entre eles. A administração é voltada para processos: são as etapas de um planejamento estratégico que precisa ocorrer de forma otimizada para alcançar resultados esperados.

A gestão geralmente não se limita a esse lado técnico do trabalho de empreendedores, diretores e CEOs. Além de conhecer bem os processos operacionais da empresa, precisa entender do mercado, ficar de olho em novidades, como soluções tecnológicas, e inspirar pessoas.

O perfil da gestão, portanto, é mais completo do que o administrativo. Não é apenas fazer funcionar, mas o impacto de uma boa operação dentro da empresa e para seu público. Nesse sentido, a aliança entre o conhecimento de processos e o gerenciamento de colaboradores é fundamental.

Qual é a história por trás do conceito de gestão?

A origem latina do termo gestão dá uma boa ideia sobre o que ela significa até os dias de hoje para pessoas que querem sucesso em suas carreiras e com suas empresas.

No latim, a palavra começou como “gestio“, associado à origem de gesto — tanto um apontamento como o reconhecimento de algo feito. Estima-se também que o próprio termo latino tenha vindo do verbo “gerere“, que evoluiu tanto para a criação quanto para o gerenciamento.

A transição da palavra para o meio empresarial existe desde que o modelo de empresas particulares existe no mundo. Para entender melhor essa relação, podemos fazer uma ligação com outra palavra que tem a mesma origem nesses radicais do latim: gestação.

A gestação é o processo de cuidar, nutrir e preparar um organismo até que ele se torne formado o suficiente para sobreviver no mundo por conta própria. É ter o comando para dar autonomia.

Na gestão como conhecemos hoje, em suas diversas formas (que listaremos mais abaixo), esse é o equilíbrio que grandes profissionais trazem para seus negócios. A formação de um organismo eficiente, otimizado e que tem autonomia para operar sem que o líder precise cuidar de tudo o tempo todo.

Essa, inclusive, é uma grande pista para quem quer se tornar um bom gestor: saber delegar. Empreendedores que centralizam muito sua gestão acabam se tornando o gargalo da própria empresa.

Gerir é um ato de nutrição, de cuidado. Você cria as condições para que o negócio ande com as próprias pernas e não precise carregá-lo nas costas o tempo todo — até porque, se você alcançar o sucesso que deseja, ele vai ficar pesado demais para isso.

Quais são os tipos de gestão?

A gestão possui um conceito geral em volta dela, mas pode tomar diversas formas na rotina de um negócio. Ela pode significar coisas diferentes dependendo da situação ou pode se quebrar em atuações específicas. Veja os tipos de gestão mais comuns que todo profissional encontra e pode desenvolver em sua carreira:

Gestão empresarial

A gestão empresarial é o guarda-chuva que engloba todas as características necessárias para bons gestores. É o papel central que envolve administração, análise, previsão e coordenação tanto de processos quanto de pessoas.

Apesar de ser algo natural para muitas pessoas, é interessante notar que quanto mais dos tipos específicos de gerenciamento você tiver conhecimento, melhor será sua performance nessa função.

Mesmo que algumas delas exijam a contratação de profissionais especializados, um conhecimento básico de todas elas só vai fazer bem à sua carreira.

Gestão financeira

Então vamos passar para esses tipos de gestão mais específicos dentro de um negócio, começando pela que mais impacta na saúde de uma empresa.

A gestão financeira tem as mesmas atribuições da empresarial, porém focada no gerenciamento de processos e registros do dinheiro relacionado ao negócio: transações financeiras, fluxo de caixa, investimento, orçamentos, etc.

O objetivo do profissional aqui é identificar e relacionar receitas e despesas e planejar para controlar melhor esse equilíbrio — possibilitando o máximo de fôlego para o crescimento do negócio ao longo do tempo.

Gestão de pessoas

A gestão de pessoas é igualmente importante para o sucesso de uma empresa. Afinal, elas formam o núcleo produtivo e estratégico que vai possibilitar a operação para entrega de produtos ou serviços.

Aqui entram as características importantes de liderança e empatia para bons gestores. É preciso ter essa visão plural desde a montagem de um time com habilidades e perfis diversos, trazendo backgrounds diferentes em sintonia para soluções criativas e inovadoras.

Gerir pessoas é também saber delegar e dar poder aos colaboradores para que se expressem e tomem decisões por conta própria.

Ao contrário do que profissionais mais atrasados acreditam, você não dilui o poder quando o compartilha. Você multiplica.

Gestão de processos

Pessoas e processos são as duas partes de uma operação empresarial que se completam no dia a dia do negócio. Não adianta ter profissionais super capacitados, bem preparados e criativos se a forma como eles trabalham é ineficiente e se torna um obstáculo.

Gestores de processos focam em otimização: quanto menor o número de passos para realizar uma tarefa, quanto menos burocracia, menos a empresa gasta em tempo e recursos para entregar um produto ou serviço ao público.

Ou seja, a gestão de processos está diretamente ligada à qualidade da entrega e o seu preço. Por isso esse papel vem ganhando cada vez mais importância dentro das empresas do futuro.

Gestão de logística

Principalmente em negócios que trabalham com produtos como o varejo, outro ponto fundamental para o sucesso está na forma como se lida com a logística interna e externa.

Gerir a logística envolve a estrutura de armazenamento, manuseio e transporte bem como os processos que possibilitam essa operação.

É outra área em ascensão no mercado devido à tecnologia. Quem tem sucesso hoje são gestores que apostam em automação de controle, rastreabilidade e uso inteligente de espaços físicos como estoques.

Gestão de marketing

Desde que a propaganda passou a ser utilizada em massa pelo mundo corporativo, toda empresa precisa de um setor de marketing para ser visível ao público.

A gestão de marketing, no entanto, não se resume a criar campanhas de publicidade. É o departamento responsável por pesquisar e conhecer o seu público, entender sua linguagem e qual abordagem é a melhor para atingi-lo.

Ou seja, o marketing é o responsável pela gestão da relação cliente-marca. É um aspecto cada vez mais importante para o sucesso no mercado.

Gestão de vendas

A gestão de vendas costuma ser uma aliada próxima do marketing, já que as duas utilizam de pools de dados semelhantes para traçar suas estratégias.

Mas, nesse caso, o foco não é tanto na mensagem, mas em quem é atingido por ela. Um bom gerenciamento de vendas é aquele que pega as oportunidades que o marketing cria e desenvolve estratégias para selar essa relação cliente-marca.

Além disso, é a função responsável por identificar tendências de mercado e adaptar-se a demandas para manter o faturamento constante do negócio.

Gestão de mudanças

A gestão de mudanças é um conceito mais recente dentro do mundo empresarial. Ela se popularizou quando ficou claro que o mercado está exigindo cada vez mais que organizações se adaptem constantemente a novos públicos, novos processos e novas soluções.

Como mudanças podem gerar atritos dentro de uma empresa, profissionais nesse gerenciamento precisam ser mediadores e planejadores.

O balanço perfeito no cargo está entre criar processos orgânicos e naturais de adaptação sem queimar etapas na pressa de chegar antes em um determinado ponto do mercado.

Gestão de inovação

Outra novidade na gestão empresarial é o gestor de inovação. Como falamos no último tópico, soluções (principalmente tecnológicas) são desses elementos que estão surgindo e se popularizando cada vez mais rápido no ambiente corporativo.

Gestores de inovação são pessoas enxergando sempre o próximo passo. Buscam tendências, criam modelos de teste dentro da empresa e demonstram os resultados de cada nova tecnologia adicionada aos processos do dia a dia.

Por isso, também é importante que tenham a autonomia para experimentar, buscar insights, criar. Pessoas criativas e empreendedoras costumam se dar bem nessa posição. 

Gestão de projetos

Pense em vários tipos de gestão que apontamos aqui: inovação, marketing, vendas, mudanças. O que todas elas têm em comum é que precisam de ações constantes buscando a melhora da performance e a melhoria de indicadores para contribuir com o crescimento da empresa.

Geralmente, essas ações se tornam projetos. Mas como incluir projetos de mudança ao mesmo tempo que a empresa segue sua operação rotineira?

Esse é o papel de gestores de projeto. São profissionais que, a partir de objetivos traçados e recursos disponíveis elaboram as etapas e as pessoas necessárias para chegar ao ponto que a empresa almeja.

Quais são as principais metodologias de gestão?

Como você deve ter imaginado lendo sobre todas essas formas de gestão, não existe um método único e concreto para realizar melhor esse trabalho.

Mas existem sim várias metodologias e frameworks que entregam a base pronta desses processos para que você adapte às suas necessidades. Veja as mais populares:

Análise SWOT

SWOT é uma sigla para Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Também é conhecida em português como matriz FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas, Ameaças).

Ela não é bem uma metodologia de projeto, mas de análise do cenário atual da empresa antes de colocá-lo em prática. São diretrizes que te ajudam a definir como você pode fazer uma mudança na empresa e quais desafios estão atrelados a essa decisão.

PDCA

O PDCA (Plan, Do, Check, Act) é um método muito eficiente para gestões em constante mudanças, bem como o controle de qualidade e melhoria em processos.

Ela cria um ciclo virtuoso de repetição, em que o gestor planeja uma mudança, executa, testa o seu sucesso e adapta para otimizar os resultados.

PMBOK

Ideal para gestão de projetos, o PMBOK não é exatamente uma metodologia, mas uma coletânea de boas práticas para garantir otimização no planejamento e execução desses processos. Isso fica claro até em sua sigla, que significa em português Guia para o Corpo de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos.

Metodologia ágil

As metodologias ágeis são mais comuns na gestão de empresas tecnológicas que trabalham com o desenvolvimento de softwares, mas pode ser bem interessante adaptá-las em outros cenários.

A ideia principal é trocar os processos completos de início, meio e fim por uma abordagem mais iterativa: os processos são realizados para sua entrega mínima e, já em funcionamento, recebem constante aprimoramento para alcançar o resultado esperado.

BSC

O Balanced Scorecard se torna uma estrutura e um apoio para gestores empresariais. É um modelo de performance organizacional que abrange em uma única tabela vários aspectos diferentes da administração e operação da empresa.

A ideia é enxergar o balanço entre áreas diferentes, evitando que gestores foquem muito em alguns aspectos (financeiro, vendas) e não aprimorem partes igualmente importantes como a gestão de pessoas, o marketing e a gestão de ativos.

GDP

O Gerenciamento por Diretrizes, ou GPD, é uma metodologia também focada na melhoria constante de qualidade em um processo ou produto.

Assim, ele se assemelha a metodologias ágeis, mas com uma abordagem mais próxima (e que pode até englobar) da PDCA.

Caracteriza-se pelo foco nos resultados e detalhamento de etapas de projeto, sempre deixando espaço para ajustes de percurso ao longo do tempo.

Qual a importância da gestão para as agências?

Depois de tudo que falamos, alguns pontos se tornam evidentes a serem analisados quando falamos que uma boa gestão determina um negócio de sucesso.

Na realidade de uma agência, várias dessas características vão influenciar na otimização de processos, na harmonia entre colaboradores e na capacidade de ajustar estratégias ao mercado.

O que determina essa importância? Dá para responder a essa questão listando as vantagens que uma boa gestão traz para a sua empresa. Confira:

Organização de processos e pessoas

O principal resultado de uma boa gestão é a otimização do ambiente de trabalho em todos os aspectos que ele engloba. O cenário ideal de uma agência de sucesso tem processos otimizados de trabalho, definições claras de responsabilidades e espaço para flexibilizar a atuação de pessoas e uso de ferramentas.

O retorno dessa preocupação vem em todos os benefícios que apontaremos a seguir. Buscar uma empresa otimizada e eficiente é o centro de todas as estratégias que você vai colocar em prática daqui para a frente.

Redução de custos e falhas

Uma empresa com gestão focada na otimização tem visão mais clara do que é necessário gastar de tempo e recursos para sua cadeia produtiva.

Isso reduz os custos e a necessidade de retrabalho por falhas operacionais. Em uma agência, você ganha um ambiente propício para oferecer condições melhores de pagamento e prazo, questões fundamentais para a sua competitividade no mercado.

Mais produtividade

Uma gestão moderna aumenta a produtividade da empresa oferecendo ferramentas e processos que beneficiam o trabalho dos colaboradores.

Hoje, inclusive, há uma tendência de flexibilização de horários e o foco mais no resultado do que no turno. Isso vem aumentando consideravelmente a capacidade produtiva das empresas — uma mudança que só é bem feita com gestores preparados para esse novo momento.

Capacidade de aprender com os erros

Lá nas metodologias que citamos, você pôde perceber que muitas deles focam na estruturação da análise de resultados. Por que esse aspecto da gestão é tão predominante?

A resposta é o que faz os verdadeiros gestores do futuro: é preciso assumir os erros, aprender com eles e usá-los como degrau para os próximos projetos. É impossível não errar no dia a dia de uma empresa. A forma como você lida com a falha é que faz a diferença. 

Previsão de resultados

Se você tem um bom controle sobre processos e faz questão de registrar e analisar resultados para identificar os erros e acertos da empresa, tem todas as informações que precisa para traçar objetivos e analisar se são alcançáveis.

Este é o foco da gestão do futuro: coletar, comparar, acompanhar. Esse tipo de visão, quando bem implementada em um negócio, vira quase que um poder de prever o futuro. O mercado se torna mais previsível, suas ações mais controladas e o resultado tem menos variáveis. 

Tomada de decisões mais assertivas

Junte uma gestão bem feita do que acontece no presente, um aprendizado com o passado e uma previsão do futuro. É disso que se trata o Business Intelligence.

Com visão, integração e automação, profissionais ganham a capacidade de tomar decisões baseadas em dados confiáveis, deixando de lado as “escolhas no chute”.

Isso é vital para o sucesso nos próximos anos. Como dissemos, a capacidade de adaptação rápida vai ser uma característica indispensável para bons gestores.

E, se você tem que decidir rápido, que seja com base em informações completas e seguras sobre todos os aspectos que isso envolve.

Como um ERP pode ajudar na gestão da agência?

Esse é o gancho perfeito para terminarmos falando um pouco sobre o futuro. A gestão empresarial é um conceito que existe há muito tempo, originada de um termo com séculos de idade. Mas talvez ela nunca tenha mudado tanto quanto recentemente.

A tecnologia (principalmente a cloud computing e a capacidade de processamento que ela trouxe) está revolucionando a gestão. Empreendedores, gestores e diretores nunca tiveram acesso a tantos dados e a relação entre eles para diagnosticar problemas, oportunidades e características atuais de um negócio.

Pense em tudo que envolve a gestão de uma agência: a situação administrativa e financeira, a sinergia entre colaboradores em funções bem distintas, o contato e a relação com o cliente, a busca por inovação constante e um posicionamento arrojado no mercado.

Tudo isso é de responsabilidade de gestores, mas só agora profissionais como você têm o poder real de lidar diretamente com todos esses aspectos.

O responsável por isso é o ERP, ou software de gestão empresarial. Soluções desse tipo permitem centralizar, padronizar e integrar dados de um negócio em um único ambiente virtual.

Além disso, fornecem automação para análise, relatórios e utilização dessas informações, facilitando o trabalho de gestores sem comprometer seu tempo e seu esforço. A rotina de quem gerencia um negócio já foi muito mais braçal. Hoje ela é estratégica.

Um ERP permite flexibilizar a gestão

A vantagem principal por trás da popularização dos ERPs é que um negócio se torna mais flexível e ágil com visão completa de negócio, processos bem desenhados e atuação colaborativa de profissionais.

No cenário que apontamos para o futuro, em que decisões rápidas e assertivas colocam uma empresa sempre à frente dos concorrentes, ter esse poder é fundamental. O poder de se adaptar, de agir e iterar.

Portanto, agora que você entende mais sobre os fundamentos da gestão, analise sua rotina, suas ações, suas possibilidades.

Invista em um ERP para ter esse apoio dos dados e revolucione a sua própria atitude como gerente para se focar na otimização e na eficiência. Dessa forma, você garante o sucesso para o futuro.