O que é POP e como implantar procedimentos padrões em seu negócio

POP (procedimento operacional padrão) é um documento que estabelece o roteiro de cada tarefa a ser desenvolvida em uma organização. Seu principal propósito é garantir resultados consistentes, de acordo com os padrões de qualidade e o planejamento estratégico da empresa.

Os procedimentos operacionais padronizados são imprescindíveis, seja para realização de operações rotineiras como higienização, armazenamento e transporte de materiais, seja para execução de tarefas complexas como desenvolvimento de projetos, estudos e marketing.

Esse assunto está inserido na gestão de processos, disciplina que visa à contínua análise e melhoria dos processos de um negócio com objetivo de atender às necessidades e expectativas do consumidor.

Neste post, não só explicaremos o que é POP e suas aplicações, como também ensinaremos como elaborá-lo e os cuidados necessários ao adotá-lo. Vamos lá?

O que é POP?

Para ajudar você a entender de uma vez por todas o que é um procedimento operacional padronizado, podemos fazer uma analogia com a nossa memória.

Acredite ou não, existem milhares de “POPs” no seu cérebro, roteiros que o seu organismo usa para desempenhar diversas atividades no seu dia a dia, como escovar os dentes, tomar banho ou ler artigos como este.

Mesmo operações complexas, como guiar um veículo no tráfego intenso de uma cidade, por exemplo, se desenrolam quase automaticamente, deixando o motorista com a mente livre para pensar sobre coisas diferentes, enquanto seus “POPs cerebrais”, digamos assim, o conduzem até a sua casa.

É claro que há um abismo de diferenças entre nossa fisiologia e a gestão de processos de uma empresa, mas você deve ter percebido uma semelhança nos dois casos: as operações padronizadas são essenciais para manter resultados previsíveis.

O POP é, portanto, um documento que prevê de maneira detalhada todas as práticas e recomendações envolvidas em um processo.

Ao padronizar as operações de uma companhia, as chances de desvios, falhas e erros são minimizadas e, por isso, essa prática está diretamente relacionada à qualidade, embora também exerça um papel fundamental na segurança.

Esse documento também pode conter ou estar anexado a outros tipos de orientações, como a IT, a NOP e as BPF:

• IT (instrução de trabalho): apresenta informações mais específicas, focadas na aplicação das orientações do POP;
• NOP (norma operacional padrão): contém os padrões de conformidade de entidades regulamentadoras, como ISO, Inmetro, Anvisa, Anatel etc.;
• BPF (boas práticas de fabricação): abrangem um conjunto de medidas higiênicas, sanitárias e operacionais para garantir a qualidade, segurança e conformidade dos alimentos de acordo com as regulamentações técnicas previstas em lei.

Sendo assim, uma empresa que se empenha em entregar produtos ou serviços de maneira sólida e dentro das expectativas do seu mercado precisa padronizar a sua cadeia de processos.

Qual a importância de padronizar processos?

A cadeia produtiva de qualquer organização depende da execução integrada de inúmeros processos que se relacionam direta ou indiretamente. Logo, se padronizamos apenas algumas atividades isoladas e deixamos que algumas funções essenciais ocorram naturalmente, corremos o risco de desestabilizar todo o sistema.

Imagine a dinâmica de processos de uma indústria especializada na fabricação de ração animal. Existe uma série de exigências que essa empresa precisa cumprir, simplesmente, para se manter no mercado. Por exemplo, garantir a segurança e a qualidade do produto, assim como apresentar as devidas condições sanitárias obrigatórias.

Para que isso seja possível, é necessário um controle rígido da seleção de insumos para produção, captação e tratamento da água utilizada, limpeza adequada das instalações e equipamentos, prevenção de contaminações, empacotamento, armazenamento, logística, além dos cuidados com higiene, saúde e treinamento dos funcionários.

Bastaria que a execução de apenas uma dessas operações não estivesse alinhada com as demais para que toda a cadeia parasse ou a qualidade do produto final fosse comprometida.

Sendo assim, os POPs também devem prever eventuais problemas, atrasos ou emergências, orientando os trabalhadores sobre as medidas necessárias em cada um desses cenários.

Isso também se aplica às atividades administrativas, que também precisam obedecer a uma rotina previamente definida.

Isso inclui, por exemplo, garantir as liberações legais para comercialização, negociações com comerciantes e transportadoras, além do cumprimento do calendário promocional que envolve o plano de marketing e a publicidade, que também precisam estar em sintonia com a distribuição do produto.

Que tipo de atividades devem ser padronizadas?

Os POPs devem ser empregados em processos críticos, ou seja, as ações que impactam diretamente a entrega final ou o resultado da empresa. Demais atividades podem ser padronizadas ou não, dependendo das necessidades ou a análise de cada organização.

Existem diversos tipos de POP, a maioria deles voltada para as operações produtivas e administrativas, mas isso não quer dizer eles não possam ser usados em situações mais pontuais como a manutenção do local de trabalho ou higienização de espaços compartilhados.

Os principais são:

• POPs fundamentais (ou modelos): fornecem as diretrizes para elaboração dos POPs;
• POPs metódicos: descrevem sistemas completos de testes ou métodos de investigação;
• POPs de segurança: procedimentos de segurança e ações emergenciais;
• POPs de produção: práticas necessárias dentro de cada etapa de produção;
• POPs de qualidade: orientações para análise e controle de qualidade;
• POPs de arquivamento: protocolos para organização e arquivamento de documentos;
• POPs de armazenamento: procedimento para armazenamento de produtos;
• POPs de atendimento: orientações para lidar com reclamações ou problemas;
• POPs administrativos: esclarecimento das tarefas essenciais de gestão.

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Quais os objetivos e vantagens que o POP oferece?

Como descrito, o principal objetivo dos POPs é garantir a plena execução das diferentes atividades desenvolvidas dentro de uma organização. Entretanto, seu propósito vai muito além disso.

Orientações para substitutos e novos funcionários

O procedimento operacional padrão também tem a função de assegurar que o trabalho entregue em cada etapa do processo produtivo seja consistente, mesmo com a eventual troca de profissionais ao longo da trajetória da empresa.

A partir das diretrizes apresentadas no documento, novatos ou substitutos conseguem exercer suas funções com mais segurança, pois estão cientes de todos os cuidados pelos quais a organização preza.

Preservação do espaço de trabalho e equipamentos

A rotatividade dos colaboradores implica o compartilhamento de ambientes e acessórios entre pessoas com práticas, comportamentos e costumes distintos. O problema é que a conduta do funcionário nem sempre é condizente com as medidas propostas pela empresa.

Nesse sentido, os POPs também podem ser criados para estabelecer regras sobre o uso e preservação de áreas de serviço, além do manuseio e armazenamento de documentos, utensílios e equipamentos.

Identificação de problemas e otimização de processos

Todo esse conjunto de orientações permite um controle preciso de cada fase do processo produtivo ou da entrega do serviço. Esses dados podem e devem ser usados para elaborar estudos de segurança e desempenho, além de garantirem um monitoramento constante que auxilia a detecção de problemas.

Os POPs preveem a adoção de uma rotina de trabalho, mas não é recomendável que ela seja permanente. Revisões e melhorias são fundamentais em qualquer companhia e, por isso, a padronização e o mapeamento dos processos devem ser adotados para facilitar a realização de ajustes e atualizações.

Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?

Para iniciar a elaboração dos procedimentos, será necessário definir:

• quem será o encarregado pela elaboração do POP;
• a que cargo ou setor são destinadas as orientações;
• quem será responsável por conferir o esboço (preferencialmente, um especialista ou funcionário que vai utilizá-lo);
• quem será responsável pela aprovação;
• qual será a data de implementação e quais funcionários deverão ser informados;
• como e quando deverão ser feitas revisões e sob que circunstâncias o POP deverá ser descontinuado.

Definidos os responsáveis e dados básicos, o documento poderá ser elaborado. Existem vários modelos de POP, muitos deles disponíveis na internet, e a sua empresa também pode desenvolver um formato exclusivo. O importante é que as informações sejam claras e garantam a padronização da operação. Para isso, alguns itens são fundamentais.

1. Nome;
2. Objetivo;
3. Referências (como livros, manuais e ITs);
4. Local da operação;
5. Siglas e termos (se houver);
6. Descrição das etapas de cada tarefa e seus responsáveis;
7. Fluxogramas ou ilustrações (pode ser necessário a descrição visual da interação entre as atividades da empresa);
8. Histórico de revisões;
9. Formato do documento (físico ou digital);
10. Gestor (responsável que deve ser procurado para tirar dúvidas ou informar problemas).

Quais os cuidados necessários ao desenvolver os POPs?

Antes de mais nada, é preciso ressaltar que o POP é um documento, ou seja, precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela empresa, assim como precisará de uma validação formal, como um selo ou assinatura de um responsável. Além disso, alguns outros cuidados precisam ser tomados.

Não copie de outras empresas

Utilizar esboços ou cópias de procedimentos operacionais de outras companhias como referência é natural, sobretudo, se é a primeira vez que a sua organização está formalizando os seus processos.

Não se esqueça, porém, de que empresas diferentes apresentam realidades que podem ser muito distintas, então, jamais copie informações completas.

Ouça seus colaboradores

Ninguém melhor para opinar sobre a eficácia do procedimento do que quem o executa todos os dias. Especialistas podem ser consultados, mas as sugestões do colaborador também devem ser utilizadas para revisões e atualizações nos POPs.

Dê atenção à linguagem

O documento só será realmente efetivo se ele for compreensível para todos os seus usuários. Adote uma linguagem clara e objetiva, além de esclarecer nomes e expressões que, embora façam parte do vocabulário da empresa, podem ser desconhecidos para novos colaboradores, técnicos ou substitutos.

O ponto-chave do POP (procedimento operacional padrão) é que ele permite que o conhecimento, outrora apenas na mente do profissional, faça parte da empresa e seja compartilhado entre dirigentes e colaboradores. Mas essas instruções não dispensam cursos e treinamentos, sendo mais uma forma de auxiliar e promover o sucesso do seu negócio.

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