O uso do Excel nas empresas é importante, mas é suficiente? Descubra!

O uso do Excel nas empresas se popularizou antes mesmo da internet ou do crescimento no mercado dos computadores domésticos. A Microsoft, empresa que desenvolveu o programa, o mantém com versões atualizadas, oferecendo soluções para a rotina empresarial e facilitando a gestão de projetos com a inserção de fórmulas diversas que otimizam o preenchimento de planilhas.

Quem lida com a gestão de uma empresa sabe que essa ferramenta é fundamental para várias funcionalidades. Uma pesquisa realizada com pequenas, médias e microempresas no Brasil revelou que 6 a cada 10 ainda usam o Excel na gestão contábil.

Neste artigo, apresentaremos alguns hacks do Excel e como usá-lo para otimizar a gestão da agência e aumentar a produtividade. Além disso, confira se essa solução é completa para cobrir todos os processos de uma agência, quais outras inovações tecnológicas contribuem e como encontrar as ferramentas certas para cada situação. Boa leitura!

• Veja como o uso do Excel nas empresas ainda é importante
• Entenda as vantagens que as agências veem ao usar o Excel
• Conheça os principais hacks do Excel para aplicar na agência
• Descubra uma alternativa para o uso do Excel nas empresas
• Saiba por que os softwares de gestão têm ganhado mercado
• Confira as principais diferenças entre o uso do Excel e de softwares de gestão
• Aprenda como agências usam sistemas para otimizar processos do Excel
• Concilie o uso do Excel nas empresas com softwares de gestão

Veja como o uso do Excel nas empresas ainda é importante

Não só para a gestão da empresa, mas também para o universo do marketing, o Excel já se consolidou como uma das mais populares ferramentas. Profissionais dessa área sabem que as planilhas têm funções relevantes para acompanhar as ações, desenvolver planejamentos e acompanhar a rotina com base em um cronograma, por exemplo.

Mesmo que hoje existam aplicativos e programas que executem diversas funções apresentadas pelo Excel, ele ainda tem lugar no mercado. Para a gestão empresarial, principalmente na área contábil, ele apresenta um grande diferencial: a padronização de fórmulas e funções. Mesmo que o empreendimento mude de profissional, é possível que o próximo colaborador entenda e dê continuidade às informações apresentadas.

Entenda as vantagens que as agências veem ao usar o Excel

Mesmo que sua agência conte com softwares para facilitar as operações, é possível que o uso do Excel ainda aconteça. Seja sua versão oficial, da Microsoft, ou seu concorrente, o Google Sheets, que permite o uso em nuvem e apresenta várias funcionalidades e fórmulas similares, a verdade é que esse programa de planilhas ainda tem um grande número de adeptos devido aos muitos benefícios proporcionados. Dentre eles, podemos destacar:

• a facilidade da linguagem devida à sua popularidade, encontrando várias pessoas que podem contribuir com um projeto usando o programa;
• a possibilidade de automatizar cálculos, facilitando alguns processos da rotina contábil;
• o auxílio na visualização de dados com a geração de gráficos.

Conheça os principais hacks do Excel para aplicar na agência

Uma evolução dos cadernos contábeis, as planilhas do Excel podem não ter o pico de produtividade alcançado com um sistema de gestão, mas certamente facilitam a rotina da empresa, principalmente se compararmos ao processo anterior que consistia nas anotações manuais em livros-caixa e outros documentos.

Separamos alguns hacks do Excel que você pode aplicar na sua agência, transformando essa rotina em um processo mais eficiente. Confira!

Aproveitar modelos de planilhas estruturadas

Se você der uma olhada no nosso blog, vai conferir na parte de materiais ricos várias planilhas prontas para serem usadas. Essa é uma das dicas que deixa a rotina do negócio mais ágil. Vamos supor que você descubra mais sobre o conceito de timesheet e decida implementar o cálculo do tempo de trabalho. Basta fazer o download da planilha e incorporar a nova rotina.

Manter a versão atualizada e garantir redução de erros

Outro fator que contribui para o desempenho do uso do Excel é ter o programa sempre com a versão mais atualizada. Como a Microsoft está constantemente analisando erros e propondo melhorias, esse hack permite que você trabalhe com um programa limpo, reduza erros e ainda apresente novidades para aplicar na sua agência.

Usar a função PROCV para achar valores

De acordo com o nível de complexidade das suas planilhas do Excel, é possível reunir várias abas com muitas linhas e colunas repletas de informações relevantes. A questão é que nem sempre é simples encontrar rapidamente um dado importante e essa é uma função que facilita, já que limita o espaço para sua pesquisa. Veja a fórmula a seguir e confira exemplos práticos no site da Microsoft.

= PROCV (termo da pesquisa, local para realizar a busca, conseguir um resultado próximo ou exato indicando 1 para verdadeiro ou 0 para falso)

Descubra uma alternativa para o uso do Excel nas empresas

A criação de ferramentas para contribuir com a rotina administrativa e contábil ganham espaço no mercado. O principal diferencial da maioria delas é oferecer uma experiência que inclua o dinamismo da internet, permitindo a colaboração de equipes e um acompanhamento em tempo real de dados e alterações.

O Studio, por exemplo, é uma plataforma segura para que uma agência integre informações, acompanhe métricas e execute processos referentes à gestão empresarial. Sendo assim, é possível que o administrador melhore também sua gestão de tempo, além de abrir vários processos para pessoas relevantes como a diretoria e membros do time de gerenciamento.

Saiba por que os softwares de gestão têm ganhado mercado

Em softwares de gestão, é comum que existam planilhas com alguns aperfeiçoamentos como automatizações de processos e personalizações de soluções de acordo com a demanda do público atendido. Por isso, essas soluções têm alcançado um número cada vez maior de adeptos, em sua maioria empreendedores que perceberam como a tecnologia agrega a seus negócios. Os principais diferenciais são:

• apresentação de planilhas direcionadas para diferentes finalidades;
• backups em nuvem, os quais permitem a recuperação de dados mantendo a proteção das informações compartilhadas;
• acessibilidade de diversos locais, possibilitando o trabalho remoto e a contribuição de outras localizações (como filiais).

Confira as principais diferenças entre o uso do Excel e de softwares de gestão

Enquanto softwares atendem a uma demanda cada vez mais inovadora e personalizada do mercado, o Excel se mantém como solução genérica para a rotina administrativa e contábil. Veja a seguir algumas diferenças entre o uso do Excel nas empresas e um software de gestão:

• dashboard — a maioria dos softwares se concentram em apresentar um painel de controle, reunindo todas as informações relevantes em um único quadro, o que facilita as tomadas de decisão;
• integração — os programas e aplicativos têm a vantagem de trabalhar com um público recortado. Sendo assim, eles permitem a integração das principais ferramentas usadas por aquele tipo de empresa;
• redução de erros — com o preenchimento manual de uma planilha no Excel, os riscos de errar na digitação de algum dado ou fórmula são maiores;
• escalabilidade — apesar de as planilhas do Excel serem praticamente infinitas, quanto maior o volume de dados, mais lento fica o programa, o que abre espaço inclusive para travamentos do arquivo.

Aprenda como agências usam sistemas para otimizar processos do Excel

Na rotina de uma agência, aplicativos e softwares de gestão têm sido soluções para deixar processos realizados pelo Excel mais ágeis. Por exemplo, para o desenvolvimento de calendários editoriais ou a criação de workflow no gerenciamento de projetos. Além da inteligência que esse tipo de ferramenta apresenta, o dinamismo facilita nas tomadas de decisão.

Concilie o uso do Excel nas empresas com softwares de gestão

Para a gestão, muitas empresas têm optado pelo uso do Excel para desenvolver a rotina contábil básica. Mesmo que uma plataforma de gestão já apresente as soluções adequadas, muitas vezes o programa da Microsoft serve de suporte para o desenvolvimento de ideias e simulações, enquanto o aplicativo registra todos os processos. Desse modo, mesmo que a maior parte dos negócios prefira substituir o Excel pela nova ferramenta, muitos optam por:

• usar a plataforma para gerenciar times e construir coletivamente e o Excel para guardar anotações e ideias pessoais sobre os projetos;
• investir nos softwares para analisar dados confiáveis e ter tomadas de decisão rápidas e eficientes, apostando no Excel para fazer simulações de métricas, tentando analisar a performance da empresa em determinadas situações;
• contar com uma ferramenta de gestão para acompanhar toda a rotina da agência e com o Excel para o registro de processos em áreas com alta taxa de turnover.

Você deve ter percebido que o uso do Excel nas empresas gera muitas vantagens para a agência. Afinal, é uma ferramenta conhecida há bastante tempo no mercado e conta com a vantagem de haver profissionais habituados com suas fórmulas e hacks. Além disso, a utilização de outras soluções, como o Studio, que é um software para gestão de agências, tende a aumentar a produtividade, a eficiência, os insights para o negócio e as inovações.

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