Como fazer a projeção financeira da agência para 2023?

[Atualizado: 10-11-2022]

Coronavírus, mudanças políticas, mercado financeiro mundial, entre tantos outros fatos fizeram de 2022 um ano tumultuado e cheio de surpresas. Nesse quadro, é muito importante pensar na projeção financeira de 2023 para não ser pego de calças curtas. E o melhor momento é agora.

Muitas lideranças administrativas em agências deixaram a criação e assumiram suas posições por pura obrigação operacional, devido ao crescimento descontrolado do negócio.

Nesse sentido, é preciso se capacitar para tocar o lado financeiro. Estar preparado para o pior dos cenários, prever ganhos e gastos e preservar os dados do fluxo de caixa em dia são algumas das providências essenciais.

Com suas contas pré-definidas desde já, será mais fácil conquistar resultados melhores. Afinal, você poderá montar um plano de ação mais ajustado às suas finanças.

Quer saber mais? Então veja neste post como fazer a gestão financeira da agência para o ano que vem!

Se prepare para situações desfavoráveis

Na hora de tentar retomar o controle sobre a gestão, um dos primeiros passos é se planejar. Como ninguém tem bola de cristal, situações inesperadas sempre podem acontecer. Por isso, procure não ser excessivamente otimista nas suas projeções.

Estime seus ganhos, mas sempre rebaixe esses valores para ter uma margem no caso de problemas e transtornos. Seus gastos com fornecedores estão sujeitos a reajustes, por exemplo.

Use seu fluxo de caixa como fonte de dados. Analise a média mensal nos últimos anos e esteja pronto para ter liquidez mesmo que ela não seja alcançada.

Uma dica importante nesse quesito é saber o lucro por cliente, isto é, quanto em ganhos reais a agência conquista depois das despesas para prestar os serviços.

Afinal, não adianta ter um contrato milionário se os gastos para ficar com esse cliente forem maiores do que seu rendimento, não é mesmo?

Com uma projeção financeira mais pessimista, naturalmente o gestor ganha mais condições de enfrentar as adversidades. Veja algumas dicas para se preparar:

• foque nos serviços mais rentáveis do portfólio;
• faça uma precificação criteriosa, com muito cuidado na hora de levantar seus custos;
• consulte sua projeção financeira antes de quaisquer investimentos;
• garanta que haja dinheiro suficiente para cobrir as contas todos os dias com folga.

Estruture seu plano de contas para ajudar a projeção financeira

Um plano de contas bem definido na agência contribuirá para que o gestor tenha uma visão panorâmica das despesas e dos ganhos com cada um dos clientes: gestão de bônus por veiculação (BVs), pagamentos aos fornecedores e repasses. Esse controle é muito importante, uma vez que no mercado da publicidade e da comunicação, na maioria dos casos, os pagamentos são feitos em parcelas.

Afora essa questão, as agências estão sob grande influência de períodos sazonais. Mais jobs costumam aparecer em datas como o Dia das Mães, Dia das Crianças, Dia dos Namorados, entre outras ocasiões que impulsionam a economia.

Por isso, todo cuidado é pouco na hora de fazer o planejamento das receitas. Com um plano de contas bem delineado, a tarefa de controlar a movimentação financeira fica bem mais fácil.

Afinal, você saberá o que entrará e sairá em cada conta. Veja as orientações a seguir:

• separe todas as informações sobre as expectativas de ganhos e de gastos com cada cliente;
• tenha modelos organizados e fixos para negociar o pagamento: ele poderá ser feito à vista, em seis vezes ou em dez vezes, por exemplo. Limite as variações na forma de fazer a cobrança para facilitar o seu controle;
• providencie uma estratégia para receber dados a cada vez que um lançamento se concretizar. Peça para o setor financeiro alertá-lo ou adote soluções tecnológicas com avisos automáticos.

Capriche no cálculo das despesas

Um dos grandes problemas na gestão financeira é não saber contabilizar os gastos com exatidão. Muitos líderes se perdem nessa contagem, e esse erro se multiplica em efeito cascata. Afinal, se a projeção financeira das despesas estiver distorcida, o cálculo da estimativa sobre os lucros será afetado.

Por esse motivo, não se esqueça de analisar os desembolsos fixos: salário de colaboradores, locação do imóvel, energia elétrica etc. Fique atento aos possíveis reajustes nesses itens. Desse modo, não basta apenas considerar o mesmo valor todos os meses.

Outro tipo de despesa que merece bastante atenção na agência é o CAC (Custo de Aquisição do Cliente). Com ele, você descobre o quanto terá de investir até obter um retorno positivo com uma nova conta. Isso evita deturpações na hora de prever as saídas de dinheiro.

Lembre-se de que conquistar um novo contrato costuma ser mais dispendioso do que preservar os atuais. Por isso, programas de retenção de clientes são muito saudáveis para a situação econômica.

Atualize os dados do fluxo de caixa

Tem sido muito frequente nas agências uma certa dificuldade para organizar os dados financeiros, para calcular as despesas e para fazer uma precificação inteligente.

Em grande parte desses casos, o problema surge por causa de um descontrole do fluxo de caixa. Sendo assim, cuidado para não cometer esse erro no ano que vem. A movimentação dos valores que entram e saem deve ser precisa e diária. Do contrário, o gestor não conseguirá usar o fluxo de caixa como instrumento estratégico de gestão, o que deixa a meta de aumentar o faturamento a cada dia mais distante.

Quando o controle de pagamentos e de recebimentos é bem-feito, os dados do caixa servem como uma bússola para a tomada de decisão mais segura. Quem faz essa supervisão da forma adequada percebe desempenhos anormais no mês corrente.

Assim, consegue pôr em prática estratégias para reverter esse quadro: capitalizar mais clientes, conceder descontos para aumentar o número de contas, reduzir os gastos etc.

Agora, sem esse gerenciamento, o desempenho pode seguir abaixo do esperado por um tempo excessivamente longo, o que tornará uma recuperação bem mais difícil e delicada.

Além disso, o fluxo de caixa de períodos anteriores é usado como referência para calcular a projeção financeira futura. Em outras palavras, com as suas operações de finanças desorganizadas, o seu planejamento estará embasado em informações não confiáveis.

Por outro lado, se tudo estiver em dia, você vai saber identificar os momentos mais propícios para investir por meio de uma estimativa eficiente.

Desse modo, será possível detectar os períodos mais tranquilos, nos quais costumam haver mais folga em dinheiro. Assim, a agência reduzirá significativamente a exposição a riscos.

Use a tecnologia a seu favor

Conforme a agência cresce, monitorar todas as atividades que envolvem o setor financeiro pode ser uma tarefa ingrata. Afinal, é preciso acompanhar os prazos de pagamentos e recebimentos todos os dias para garantir contas equilibradas.

Nesse contexto, softwares especializados têm sido escolhidos por muitos gestores de publicidade e de comunicação. Isso porque essas soluções tecnológicas conseguem resolver de forma automática as ações essenciais para uma gestão financeira de sucesso.

Dashboards financeiros apontam as previsões de lançamentos — a pagar e a receber—, os valores em atraso e o número de inadimplentes, entre outros informes. Ademais, existem funcionalidades para notificar o responsável pelas finanças sobre as obrigações e os rendimentos de cada dia.

Por meio do software é feito um primoroso controle automático do fluxo de caixa: receitas, despesas, transferências, lucros, prejuízos, abertura de novas contas e saldos, tanto iniciais como finais, são administrados por esses programas.

Ao cadastrar um novo cliente em um programa de ponta focado no mercado de agências, é possível estabelecer um percentual padrão para comissionar os serviços de mídia e de produção. Também é viável ter um modelo para a definição dos honorários.

Outro recurso importante é a tela de pré-faturamento, que lista todos os serviços escolhidos pelos clientes e contratados por sua agência. Você terá orientações de como distinguir as receitas operacionais dos repasses.

Assim, com esses dados separados, sua avaliação será simplificada. Isso porque as informações serão incluídas nos arquivos de modo correto, o que vai contribuir para ter um plano de contas de excelência, alimentado com extrema exatidão.

Como você já deve ter notado, a projeção financeira é essencial para manter a agência sob controle, fazer investimentos com segurança e se precaver da volatilidade do mercado. Por isso, não há como aperfeiçoar a gestão sem aprender a realizar um bom planejamento das finanças.

Com a ajuda de softwares especialmente desenvolvidos para agências, essa tarefa se torna mais simples, prática e rápida. Ficou com alguma dúvida? Quer saber mais? Então entre em contato!