Relatórios inteligentes: como criar e por que eles facilitam a sua gestão

A gestão de agências fica cada vez mais complexa à medida em que o negócio cresce, novos clientes chegam, e ainda trazem consigo especificidades de seus segmentos que demandam análise de dados e estratégias de marketing refinadas. Para isso, os relatórios inteligentes são determinantes.

Tratar diversos dados para tomadas de decisão não é uma tarefa fácil. O desafio é ainda maior quando consideramos o tempo de resposta para alcançar os resultados esperados, de acordo com a urgência ou a oportunidade identificada.

Então, como criar relatórios estratégicos e inseri-los na gestão da sua agência? Aprender a ganhar agilidade e precisão na sua gestão usando relatórios inteligentes. Confira:

O que são relatórios inteligentes?

Relatórios inteligentes são registros estruturados de diferentes dados do negócio em formatos que contribuem para diagnóstico, elaboração de estratégias, tomadas de decisão e acompanhamento de resultados. Ou seja, não se trata apenas de um histórico ou arquivo de dados, mas da sua organização e possibilidade de combinação para identificar padrões, inconsistências, pontos de atenção ou oportunidades.

É possível usar planilhas, comparações, gráficos, regras e formatações de alerta, dentre outros, para formar os relatórios inteligentes.

Características dos relatórios inteligentes

Veja as principais características que podemos apontar para a elaboração de um relatório gerencial valioso:

• pode reunir dados de diferentes fontes, melhorando a visibilidade de como eles se relacionam;
• oferece uma estruturação de informações, ou seja, não é apenas um repositório de dados, eles têm sentidos passíveis de interpretação;
• permite fazer análises de situações específicas ou gerais;
• garante a agilidade na tomada de decisão.

Principais tipos de relatórios gerenciais de alto valor

Entre os relatórios mais comuns de serem produzidos para a tomada de decisão baseada em dados, temos:

• faturamento de clientes de acordo com sua relevância para o negócio;
• gestão de contratos por cliente, considerando os serviços contratados, prazos etc;
• gestão de fornecedores e prestadores de serviço;
• relatório de qualidade;
• relatório da gestão de times.

Vale mencionar que eles podem ser desenvolvidos dentro da área do negócio e também pela área de Business Intelligence (BI), dependendo da estrutura da agência. A união do usuário dos relatórios inteligentes com o time de BI, inclusive, é o que permite criar soluções completas e alinhadas com as demandas do negócio.

Como criar um relatório inteligente?

É possível criar relatórios inteligentes usando o Excel, por exemplo, ou ferramentas mais completas, como o Power BI da Microsoft. Além disso, profissionais de cada setor de uma agência sabem quais são os dados mais importantes e usados em suas rotinas.

Então, o primeiro passo é considerar quem vai criar os relatórios, um time interno ou específico de BI. Isso porque, no primeiro caso, torna-se um projeto interno, enquanto na outra situação, mais áreas serão relacionadas e precisarão interagir. Depois disso, uma reunião ou estudo vai seguir uma sequência lógica.

 Crie um escopo

O primeiro ponto será: qual o objetivo do relatório inteligente? Controle de clientes, gestão de fornecedores ou dados dos canais de vendas? Essa informação vai direcionar quais fontes de dados serão acionadas, com qual regularidade haverá atualização de dados, quem são os responsáveis envolvidos etc.

Outro ponto que o escopo vai contribuir é na associação da visão do relatório com as metas do negócio. No caso de gestão de clientes, é possível focar as entregas, o cumprimento do contrato, o nível de satisfação etc.

Utilize recursos tecnológicos

Com o escopo montado e as fontes de dados mapeadas, é preciso escolher qual tecnologia ou ferramenta abrigará os dados tratados. Nesse momento, vale considerar quem serão os usuários desses relatórios, seus respectivos níveis de acessos, familiaridade com os sistemas, dentre outros.

Compare os períodos

Já com o relatório em produção, compare períodos na fonte e no relatório para garantir que os dados estão sendo coletados eficientemente. Também nessa etapa, comece a realizar algumas análises para confirmar que elas estão trazendo uma visão prática das informações.

Use um sistema de gestão

Escolha o sistema de gestão mais adequado, inclusive, para a rotina das pessoas que vão usar os relatórios. Quem será o responsável por eventuais atualizações, report para demais áreas ou clientes etc.

A função do relatório é trazer organização e visibilidade de informações, mas se o restante do processo não estiver bem delimitado, não conseguirá demonstrar suas contribuições.

Outras dicas para usar relatórios inteligentes

Considere formas de associar dois ou mais relatórios inteligentes. Isso vai trazer novas visões, permitir comparativos e com menos esforço. Outra dica importante é fortalecer a cultura do uso de dados para a tomada de decisão em todo o time.

Por que fazer relatórios inteligentes?

Elaborar relatórios gerenciais inteligentes, em um primeiro momento, é trabalhoso. É preciso identificar seus objetivos, fontes de dados, melhor metodologia e apresentação dos dados, como eles serão analisados etc. Todavia, uma vez que eles foram criados, vão alimentar diferentes processos, trazendo informações valiosas para suas respectivas execuções.

Mas, afinal, quais são suas principais contribuições? É possível usar os relatórios inteligentes antes, durante e depois de qualquer ação do negócio.

Antes da tomada de decisão

Com um relatório gerencial inteligente para a estratégia de marketing de conteúdo, por exemplo, é possível identificar palavras-chaves importantes para um cliente que não estão performando bem, e outras que podem ser novas oportunidades de crescimento.

Assim, o gestor da área de conteúdo pode usar essa informação para priorizar suas ações, alinhar com o time de produção de pautas, considerar a possibilidade de fazer campanhas no Adsense etc.

Durante a tomada de decisão

Depois que as necessidades são identificadas usando os relatórios gerenciais, também é possível usar seus dados para a tomada de decisão. Para um cliente que tenha mais de um canal de vendas, por exemplo, o relatório inteligente pode apontar qual deles tem melhor receptividade para alguma oferta, ou qual tem resposta mais rápida.

Vale lembrar que uma das características dos relatórios inteligentes é reunir dados de diferentes fontes e organizá-los eficientemente. Assim, tal ferramenta pode agregar dados do Google Analytics e do sistema de vendas, por exemplo. A combinação dos dados vai trazer uma visão muito mais realista do cenário que a empresa deseja performar melhor.

Após a tomada de decisão

Depois que a estratégia ou decisão é lançada, os relatórios também podem ser usados para acompanhamento dos resultados. Dependendo da sua agilidade de atualização, suas informações em tempo real vão permitir estimar resultados no horizonte ou, se for o caso, abortar a ação para evitar eventuais perdas.

Os relatórios inteligentes também podem ser usados para gerar aprendizados sobre a estratégia adotada. Ou seja, apontar onde houve acertos e pontos de melhoria.

Os relatórios inteligentes não contemplam a visão apenas das metas do negócio. Eles trazem uma análise geral de tudo que precisa ser observado para sua gestão, e não apenas o foco do momento. Assim, eles são complementos da gestão.

Usá-los para definir metas e estratégias, por exemplo, depende do entendimento de quais são os indicadores de desempenho que vão qualificar o sucesso ou não da empresa. Veja como definir e quais são os principais KPIs que seu negócio pode trabalhar usando os relatórios inteligentes.