O que é sistema de informação e quais são as suas características

Toda pessoa que deseja empreender tem dificuldade para gerir o negócio.

Mesmo tendo conhecimentos na área de administração e gestão financeira, é difícil aplicar a teoria na prática e as situações do dia a dia extrapolam os conhecimentos que se tem.

Então, o que fazer para ter mais eficiência e eficácia no gerenciamento da sua empresa? A dica é entender o que é sistema de informação.

Esse sistema tem como elemento fundamental a informação e, por isso, sua finalidade é tratar, armazenar e fornecer dados e informações que possam apoiar os processos e funções realizados na empresa, além de também subsidiar a tomada de decisões.

Para entender mais, siga a leitura conosco!

O que é sistema de informação?

A primeira questão a se pensar em relação a esse assunto é que o sistema de informação não está restrito a um hardware ou software.

Esse é um conceito bastante comum e que assusta algumas pessoas, mas que precisa ser desconstruído, já que esses sistemas são muito mais abrangentes.

Na verdade, o objetivo dos sistemas de informação é entender e analisar como ocorre o impacto da adoção das tecnologias de informação nos processos de decisão gerenciais e administrativos das empresas.

Por isso, como já foi afirmado, seu elemento principal é a informação, já que é isso que vai embasar as tomadas de decisão. Mas de onde surge essa informação?

Basicamente, da interação que ocorre entre procedimentos, pessoas e tecnologias, que trabalham em conjunto com os sistemas de informação para alcançar as metas definidas pela empresa.

Nesse sentido, vale destacar que o sistema é dividido em subsistemas.

Um deles é social (incluindo pessoas, informações, processos e documentos) e o outro, automatizado (composto por máquinas, redes de comunicação e computadores).

Isso demonstra que realmente as pessoas são fundamentais para essa ferramenta.

Quais são as características desse sistema?

O sistema de informação pode trabalhar com diversos elementos. Entre eles estão software, hardware, banco de dados, sistemas especialistas, sistemas de apoio à gestão etc.

Ou seja, estão inclusos todos os processos informatizados, que podem disponibilizar a informação correta e fazer a empresa funcionar de maneira adequada.

No entanto, existem algumas características inerentes a esse sistema que devem ser levadas em consideração. Veja quais são elas.

Relevância

O sistema deve gerar informações relevantes e necessárias à empresa, que devem ser geradas em tempo hábil e ser confiáveis.

Assim, essas informações têm um custo próximo ao esperado pela organização e atendem aos requisitos de gerenciamento e operação da empresa.

Integração

Deve haver uma integração entre o sistema de informação e a estrutura da empresa.

Dessa forma, é mais fácil coordenar os departamentos, setores, divisões e outros tipos de unidades organizacionais.

Além disso, esse processo de integração facilita e agiliza a tomada de decisões.

Fluxo independente

Essa característica é bastante diferenciada, porque, ao mesmo tempo em que há um fluxo de processamento de dados, que ocorre de maneira interna e externa, também há um fluxo independente dos sistemas de informação.

Ele está integrado aos subsistemas existentes e, por isso, age de forma mais rápida e com menos custo.

Controle

Não é obrigatório, mas os sistemas de informação podem conter ferramentas de controle interno, cuja finalidade é assegurar que as informações geradas são confiáveis e atuar de maneira a proteger os dados controlados.

Diretrizes

Servem para garantir que os objetivos da empresa serão atingidos de maneira objetiva, eficiente e direta.

Quais são os tipos de sistemas de informação?

Como existem diferentes tipos de informação e elas são categorizadas em nível, também há diferentes tipos de sistemas.

Cada um deles tem especificidades e particularidades, sendo voltado para o fornecimento de determinado tipo de informação.

Esses diversos tipos de sistemas trabalham de maneira integrada, atendendo a interesses empresariais diversificados. Eles atuam nos níveis estratégico, operacional, de conhecimento e tático.

Para simplificar, existem 4 sistemas de informação principais. Eles são bastante conhecidos e utilizados nas organizações do mundo todo. Veja quais são.

ERP

Os sistemas Enterprise Resource Planning (ou planejamento de recursos da empresa) são softwares que integram diferentes processos e dados da empresa, reunindo-os em apenas um local.

Dessa forma, os dados de todos os departamentos da organização são integrados e armazenados.

Os dados fornecidos pelos softwares ERP ajudam a trazer mais agilidade aos processos e permitem cumprir a produção por demanda, também chamada de just in time.

O objetivo é reduzir os estoques e até mesmo eliminá-lo, evitando os gastos com armazenamento.

Um exemplo de funcionamento do software ERP é no momento da venda de uma mercadoria.

Enquanto a venda é realizada, os departamentos de produção e de compras são automaticamente alertados.

Assim, é possível verificar se há todos os produtos ou se será necessário adquirir algo. Além disso, é possível identificar a necessidade de repor os estoques.

CRM

Os softwares Customer Relationship Management (ou gestão do relacionamento com os clientes) automatizam todas as funções relativas ao contato com os clientes, permitindo que as organizações coletem e armazenem os dados de contato, as preferências dos clientes, o histórico de compras deles etc.

Assim, a empresa pode contatar os clientes para estratégias específicas, com o objetivo principal de atender às necessidades dos consumidores de maneira antecipada.

SCM

Já os sistemas Supply Chain Management (ou gestão da cadeia de fornecimento) integram os diferentes processos relativos os fornecedores de serviços, produtos e informações.

A finalidade é criar valor para o consumidor, satisfazendo-o quando ele adquire um produto ou serviço.

Assim, esse tipo de software integra os dados relativos a fabricantes, fornecedores e pontos de venda, garantindo que os produtos sejam entregues nas quantidades necessárias e no prazo correto, evitando a falta de mercadorias e o excesso de estoque.

Assim, alcança-se um bom nível de serviço ao mesmo tempo em que os gastos são reduzidos.

É importante ressaltar que esse software é composto pelos sistemas de gestão de suprimentos e componentes, da cadeia de suprimentos, da estrutura de produto, do rastreamento de origem e uso e de controle da cadeia de suprimentos.

Dessa forma, consegue-se fazer desde a previsão de vendas, inventário e classificação de itens até reduzir o custo de manipulação e criação de peças.

SIG

Os Sistemas de Informação Gerenciais são bastante voltados para o apoio à tomada de decisões e atuam nos níveis estratégico, operacional e tático.

As informações podem ser fornecidas por meio de gráficos, planilhas ou, mais comumente, relatórios.

No caso dos relatórios, eles podem ser categorizados em 4 tipos, como você verá a seguir.

Relatórios programados

São uma das formas mais tradicionais para o fornecimento de informações. Como o próprio nome afirma, eles são programados, ou seja, são gerados de acordo com uma programação.

Alguns exemplos de relatórios programados são os de vendas por dia e por semana e as demonstrações financeiras mensais, por exemplo.

Relatórios de exceção

São gerados em situações excepcionais com a finalidade de obter informações específicas.

Por exemplo, um relatório focado na lista de inadimplentes ou um que apresente os clientes que ultrapassam o limite de crédito ofertado.

Informes e respostas por solicitação

Apresentam as informações de acordo com a solicitação do empreendedor. Por isso, não fornecem dados específicos, mas sim uma visão geral para que o gestor possa analisar os dados rapidamente e encontrar soluções imediatas.

Relatórios em pilhas

As informações são colocadas em pilha na área de trabalho em rede do gestor ou empreendedor. Assim, ele pode acessar o relatório sempre que quiser ou precisar.

Como o sistema de informação ajuda o funcionamento da empresa?

Como vimos, os sistemas de informação possuem diferentes níveis e funcionalidades. Por isso, é evidente que esses softwares ajudam a empresa a funcionarem de maneira mais adequada.

Por meio da adoção desses sistemas, o gestor consegue reunir uma série de informações importantes, que podem impactar tanto no atendimento aos clientes quanto nos processos internos.

Além disso, a obtenção desses dados permite que o gestor ou o empreendedor analise os dados e interprete-os.

Dessa forma, as informações podem ser usadas para a tomada de decisões estratégica, controlando as informações e os dados e assegurando que a empresa esteja funcionando com o máximo de eficiência.

Com isso, o resultado é um ganho de competitividade, já que o empreendedor consegue identificar falhas e oportunidades, atendendo a demandas não sanadas e a nichos específicos de mercado e diferenciando-se da concorrência.

Considerando tudo o que foi visto neste post, podemos entender que os sistemas de informação, independentemente de seu tipo ou características, é fundamental para qualquer empresa, desde as mais pequenas até as grandes corporações.

No caso das pequenas e médias, serve como um orientador para a tomada de decisões. Para as grandes, ajuda a organizar os dados, reunir as informações e organizar as tomadas de decisões, que passam a ser mais estratégicas.

Agora que você já sabe o que é sistema de informação, que tal conhecer um pouco mais sobre o mundo da Gestão Financeira? Veja nossa planilha sobre ferramentas para marketing, vendas e gestão!