Conheça os principais tipos de sistema ERP para pequenas empresas

Como você faz a gestão do seu negócio? O sistema ERP para pequenas empresas precisa atender às demandas próprias desse tipo de empreendimento. Afinal, enquanto as grandes marcas normalmente lidam com muitas operações e uma infinidade de dados, para o empresário de um negócio menor, um erro que parece pequeno pode causar um forte impacto na gestão da agência.

Neste artigo, reunimos os principais tipos de sistema ERP para que você entenda como uma pequena empresa pode encontrar a melhor solução e impulsionar resultados. Automação de processos, armazenamento de dados na nuvem e inteligência artificial são alguns dos recursos que podem mudar o conceito de gestão empresarial.

A seguir, abordaremos os seguintes tópicos:

O legado ainda é opção de sistema ERP para pequenas empresas?

Assim como a revolução industrial, o processo de transformação digital vem acontecendo de maneira rápida, porém gradual. Todos os dias, novidades surgem para facilitar diversos processos do cotidiano das pessoas e também das empresas. Com a popularização da internet, um novo universo foi aberto, permitindo novas formas de se comunicar e também de gerir um negócio.

O legado é um sistema ERP mais antigo. Um dos modelos pioneiros do mercado, o legado representou um dos passos para o processo de digitalização das empresas.

Em pequenas empresas, esse modelo pode até atender o escopo inicialmente. Entretanto, para cada novidade ou atualização, será necessária a intervenção da equipe de TI, o que pode sair mais caro do que as opções atuais do mercado.

Por esse motivo, a tendência é que as empresas substituam o modelo de ERP legado por soluções de classe mundial. Mesmo sendo uma opção obsoleta, pode ser que o custo-benefício seja atrativo para determinadas empresas quando elas estão começando suas atividades. No entanto, vale a pena ter em mente a projeção de atualizações ou a necessidade de substituição futura.

O modelo engessado de ERP funciona bem em pequenas empresas?

Imagine que sua empresa trabalhe com vendas e decida implementar um sistema de ERP eficiente no seu segmento. Ao dar uma pesquisada, você descobre uma solução bastante atrativa que, apesar de não ter todas as funcionalidades de outras plataformas da área, consegue oferecer um valor mais em conta.

Caso esse modelo de ERP seja engessado, isso significa que não é possível fazer personalizações nem inserir outras funcionalidades na ferramenta. Nesse caso, o processo de uso do sistema ERP seria semelhante ao de um caranguejo ermitão que, com seu crescimento, precisa encontrar uma nova concha que abrigue a estrutura de um corpo maior.

De maneira bem planejada, esse modelo pode ser até positivo, pois permite um baixo investimento inicial. No entanto, é preciso ter um acompanhamento consciente das várias áreas da empresa — principalmente os setores financeiro e administrativo —, que podem ficar defasadas e prejudicadas em relação às técnicas usadas pela concorrência. Isso inclui, principalmente, o acompanhamento de métricas relevantes.

Por que o back office é um dos tipos de sistema ERP mais populares?

Provavelmente pelo fato de pequenas empresas decidirem (ou precisarem) iniciar seus processos optando por soluções mais em conta, o back office surgiu como opção para complementar e ajudar a integrar vários processos.

Um CRM, por exemplo, é capaz de prestar o suporte necessário para a equipe de vendas, otimizando o relacionamento com o cliente — mas não é necessariamente um sistema ERP.

Assim, o back office entra como um tipo de sistema ERP para pequenas empresas que, na verdade, auxilia no suporte e integração. O back office não pode ser considerado um sistema integrado de gestão empresarial por não incluir todas as operações da área financeira e administrativa, fundamental nesse tipo de ferramenta.

Quem abre uma pequena empresa sabe que, às vezes, é necessário optar por uma solução mais barata que não atenda a todas as necessidades do negócio em um primeiro momento.

Nesses casos, o gestor sonha com o dia em que será possível trabalhar com determinadas automações que substituirão processos feitos de forma manual, os quais tomam mais tempo. Nesse caso, o ideal é elaborar um planejamento que permita o uso de determinadas plataformas de acordo com o crescimento do negócio.

O modelo verticalizado atende à estrutura de uma pequena empresa?

Quando se trata de produtos físicos, talvez o modelo verticalizado seja uma das soluções ideais para pequenas empresas. A questão mais delicada que gira em torno desse tipo de sistema ERP é sua pegada mais generalista. Com a opção verticalizada, provavelmente não será possível ter uma análise de dados completa, prejudicando a medição de métricas.

Assim, quando se trata da tomada de decisões mais estratégicas e dinâmicas, o desenvolvimento de planejamentos e as análises de mercado — como benchmarking e análise SWOT —, provavelmente o ERP verticalizado não conseguirá apresentar resultados consistentes.

Em contrapartida, com esse modelo, será possível:

• monitorar o PDV — sistema integrado com o ponto de vendas;
• fazer a retaguarda completa — controle de estoque e de compras e até um cadastro dos contatos;
• gerenciar as comissões de vendas;
• inserir e acompanhar promoções e preços diferenciados aplicados nas lojas.

Afinal, um ERP gratuito é uma opção que realmente vale a pena?

Mais uma vez, a visão que muitas vezes direciona as tomadas de decisão em uma pequena empresa pode apontar o ERP gratuito como um modelo bastante atrativo. Afinal, não é necessário fazer um investimento para contar com as diversas funcionalidades que um sistema gratuito pode oferecer para um negócio.

Entretanto, existem algumas questões que precisam ser consideradas antes de começar a usar modelos gratuitos de ERP. A primeira deles é que muitas funções que agilizam a rotina e a gestão empresarial não estão disponíveis nesses modelos. Além disso, também é preciso pesquisar para descobrir o nível de segurança que esse modelo oferece em relação às informações nele depositadas.

O outro ponto que deve ser considerado ao usar ERP gratuito para pequenas empresas é o fato de ele poder ser descontinuado a qualquer momento. O que pode parecer uma opção fácil e em conta para acessar um dashboard com as principais métricas do seu negócio pode sumir da noite para o dia.

Se isso acontecer, a empresa precisará migrar para outro modelo a qualquer momento, colocando em risco informações estratégicas como dados dos clientes e modelos de pipelines de vendas, por exemplo.

Como um ERP completo para agências de comunicação faz a diferença?

Um tipo de sistema ERP para pequenas empresas que pode valer muito a pena são aqueles direcionados para um segmento específico. Empresas da área de comunicação, marketing e vendas podem contar com modelos como o Studio, que oferece as principais funcionalidades voltadas para as demandas desse mercado.

Sempre atualizado de acordo com as novidades da área, essa opção oferece as soluções mais completas. O Studio conta, por exemplo, com versões para pequenas empresas que podem projetar o crescimento usando a ferramenta, fazendo upgrades necessários quando acontecerem mudanças na estrutura do negócio.

Além disso, com o Studio, que é um ERP completo para agências de comunicação, é possível:

• controlar toda a rotina administrativa e contábil da empresa;
• criar fluxos de trabalho personalizados de acordo com a agência;
• monitorar a produtividade de colaboradores, times e projetos;
• armazenar feedbacks e outras informações, integrando todo o ciclo de vendas e do pós-venda;
• fazer uma gestão de contratos;
• integrar o relacionamento entre parceiros, freelas e clientes, otimizando o processo de criação;
• fazer uma gestão de tempo abrangente, entendendo o tempo gasto para o desenvolvimento de determinadas tarefas e também de um projeto específico;
• integrar a gestão financeira com os outros setores da agência;
• ter acesso a um dashboard completo e personalizável.

Esperamos que você tenha gostado de conhecer mais sobre sistemas ERP para pequenas empresas. Como você deve ter percebido, o tipo de sistema também importa, sendo alguns ultrapassados, o que pode gerar, no fim das contas, ainda mais gastos. Vale lembrar: essa é uma ferramenta que garante um melhor desempenho do negócio, oferecendo mais recursos para uma gestão eficiente.

Para entender melhor como funciona um sistema ERP para agências, convidamos você a testar gratuitamente o Studio. Descubra como essa ferramenta pode otimizar os processos e a gestão da sua empresa!